Crear una regla en Outlook para Mac 2011

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Una regla es una acción que se realiza automáticamente en los mensajes entrantes y salientes en función de las condiciones que especifique. Puede crear reglas para ayudarle a organizarse. Por ejemplo, puede crear reglas para almacenar automáticamente los mensajes carpetas o asignar categorías a los mensajes.

En este artículo se describe cómo crear algunas reglas de uso común. También se describe cómo averiguar qué tipo de cuenta de correo electrónico tiene.

Un tipo común de regla indica a Outlook que mueva los mensajes a una carpeta según el remitente o el destinatario. Por ejemplo, puede crear una regla que mueva todos los mensajes de "Toni Poe" a una carpeta denominada "mail from Toni". Outlook tiene un acceso directo para crear estos tipos de reglas a partir de un mensaje existente.

Sugerencia: Si recibe mensajes de un grupo de contactos (también conocido como una lista de distribución), puede crear una regla que mueva automáticamente los mensajes que se envían al grupo a una carpeta.

  1. En la lista de mensajes, haga clic en el mensaje con el remitente o destinatario para el que desea crear una regla.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Reglas y después, haga clic en Mover los mensajes de (nombre del remitente) o Mover mensajes a (nombre del destinatario).

    Ficha Inicio, grupo 4

  3. En el cuadro de búsqueda de carpetas, empiece a escribir el nombre de la carpeta a la que desea mover los mensajes.

  4. Cuando aparezca la carpeta que desee, haga clic en el nombre de la carpeta, haga clic en Elegir y, a continuación, en Aceptar.

    Notas: 

    • Si tiene un cuenta de Microsoft Exchange administrado por Microsoft Exchange Server 2010 o posterior, la regla se guardará automáticamente en el servidor de Exchange. Para obtener más información, vaya a la ayuda de Outlook para Mac 2011.

    • Si crea varias reglas, Outlook ejecuta las reglas en el orden en que aparecen en la ventana reglas. .

    • Antes de ejecutar reglas en los mensajes, Outlook aplica primero las reglas del Administrador de listas de distribución de correo y después, las reglas de protección contra correo no deseado. Por último, se aplican las reglas habituales. Sin embargo, estas se aplican a los mensajes incluso si están en la categoría No deseado. Para obtener más información sobre las reglas del Administrador de listas de distribución de correo, vea Organizar los mensajes de la lista de distribución.

Al crear una regla de un mensaje existente, el remitente, el destinatario y el asunto aparecen automáticamente en las instrucciones de las reglas.

  1. En la lista de mensajes, haga clic en el mensaje desde el cual desea crear una regla.

  2. En la pestaña Inicio, haga clic en Reglas y, a continuación, en Crear regla.

    Ficha Inicio, grupo 4

  3. En Cuando llegue un mensaje nuevo, modifique los criterios para adaptarlos a sus necesidades.

    Para quitar uno de los criterios, haga clic en Botón Quitar criterio de búsqueda . Para agregar criterios adicionales, haga clic en Botón Agregar criterio de búsqueda

  4. En Hacer lo siguiente, especifique las acciones que desea que se realicen.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • Si tiene un cuenta de Microsoft Exchange administrado por Microsoft Exchange Server 2010 o posterior, la regla se guardará automáticamente en el servidor de Exchange. Para obtener más información, vaya a la ayuda de Outlook para Mac 2011.

    • Si crea varias reglas, Outlook ejecuta las reglas en el orden en que aparecen en la ventana reglas.

    • Antes de ejecutar reglas en los mensajes, Outlook aplica primero las reglas del Administrador de listas de distribución de correo y después, las reglas de protección contra correo no deseado. Por último, se aplican las reglas habituales. Sin embargo, estas se aplican a los mensajes incluso si están en la categoría No deseado. Para obtener más información sobre las reglas del Administrador de listas de distribución de correo, vea Organizar los mensajes de la lista de distribución.

En lugar de crear una regla a partir de un mensaje existente, puede crear una regla personalizada en función de los criterios que desee. Es necesario crear una regla personalizada si tiene una cuenta administrada por Microsoft Exchange Server 2010 o posterior y desea guardar la regla en su equipo. (Si crea la regla basada en un mensaje existente, las reglas de una cuenta administrada por Microsoft Exchange Server 2010 o posterior se guardan en el servidor de Exchange, no en el equipo).

Si no sabe si Exchange administra su cuenta, vaya a averiguar qué tipo de cuenta tiene.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Reglas.

  2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Reglas, realice una de las siguientes acciones:

    • Para crear una regla que se ejecute en el equipo mientras Outlook está abierto, en en mi PC, haga clic en el tipo de cuenta.

    • Para crear una regla que se ejecute en el servidor de Exchange, en servidores de Exchange, haga clic en el nombre de la cuenta. (Esta opción solo está disponible para la administración de cuentas con Microsoft Exchange Server 2010 o posterior).

  3. Haga clic en Agregar Agregar .

  4. En el cuadro Nombre de regla , escriba un nombre para la regla.

  5. En Cuando llega un mensaje nuevo, en el extremo izquierdo del menú emergente, haga clic en el tipo de información que desea identificar.

    Para la mayoría de los criterios, se desplaza de izquierda a derecha para usar más menús emergentes o cuadros de texto. Por ejemplo, para identificar todos los mensajes enviados por sus compañeros de trabajo, el criterio puede ser "from" "contiene" "@alpineskihouse. com".

    Si desea tener varios criterios separados por "o", para las reglas guardadas en el servidor de Exchange, haga lo siguiente:

    1. En el menú emergente situado más a la izquierda de los criterios, seleccione un campo que contenga texto, como desde, destinatarios o asunto.

    2. A la derecha, en el segundo menú emergente, seleccione Contiene.

    3. Haga clic en Agregar términos de búsqueda y, a continuación, en la lista buscar, haga clic en Agregar   Agregar para cada término que desee agregar.

    Para reglas guardadas en el ordenador, puede utilizar el menú emergente sobre los criterios para seleccionar Si se cumplen los criterios u otras opciones.

  6. Para quitar uno de los criterios, haga clic en Botón Quitar criterio de búsqueda . Para agregar criterios adicionales, haga clic en Botón Agregar criterio de búsqueda

  7. En Hacer lo siguiente, especifique las acciones que desea que se realicen.

  8. Haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • Con un cuenta de Microsoft Exchange administrado por Microsoft Exchange Server 2007, no puede usar Outlook para Mac para editar o crear reglas que se guardan en el servidor de Exchange (como las reglas que ha creado en Outlook para Windows). Las reglas que se crean en Outlook para Mac se guardan en el equipo y se ejecutan en mensajes únicamente cuando se sincronizan con Outlook para Mac. Para obtener más información, vaya a la ayuda de Outlook para Mac 2011.

    • Si crea varias reglas, Outlook ejecuta las reglas en el orden en que aparecen en la ventana reglas.

    • Antes de ejecutar reglas en los mensajes, Outlook aplica primero las reglas del Administrador de listas de distribución de correo y después, las reglas de protección contra correo no deseado. Por último, se aplican las reglas habituales. Sin embargo, estas se aplican a los mensajes incluso si están en la categoría No deseado. Para obtener más información sobre las reglas del Administrador de listas de distribución de correo, vea Organizar los mensajes de la lista de distribución.

  1. En el cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Mostrar todo y, en Configuración personal, haga clic en Cuentas.

  2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo cuentas, haga clic en la cuenta. El tipo de cuenta aparece debajo de la descripción de la cuenta. En este ejemplo, la cuenta es una cuenta POP.

    Indicador de tipo de cuenta

  3. Para regresar al cuadro de diálogo Reglas, haga clic en Mostrar todo y, en Correo electrónico, haga clic en Reglas.

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