Crear una lista desplegable

Ayude a que los usuarios trabajen de forma más eficiente en las hojas de cálculo mediante el uso de listas desplegables en celdas donde puedan seleccionar un elemento de una lista que cree.

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  1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que quiera que se muestren en la lista desplegable. Le recomendamos que muestre los elementos de lista en una tabla de Excel. Si no lo hace, puede convertir rápidamente la lista en una tabla si selecciona cualquier celda del rango y presiona Ctrl+T.

    Tabla de Excel usada como un origen de lista de validación de datos

    Notas: 

  2. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiera crear la lista desplegable.

  3. Vaya a la pestaña Datos de la cinta de opciones y, después, seleccione Validación de datos.

    Nota: Si no puede hacer clic en Validación de datos, es posible que la hoja de cálculo esté protegida o compartida. Desbloquee áreas específicas del libro protegido o deje de compartir la hoja de cálculo y, después, vuelva a intentar realizar el paso 3.

  4. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

  5. Haga clic en el cuadro Origen y, después, seleccione el rango de lista. Colocaremos el nuestro en una hoja denominada “Ciudades”, en el rango A2:A9. Como puede ver, no incluimos la fila de encabezado porque no queremos que sea una opción de selección:

    Opciones de lista de validación de datos

  6. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir blancos.

  7. Active la casilla Celda con lista desplegable.

  8. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

    • Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el cuadro Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y escriba un título y un mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no desea que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

      Opción Mensaje de entrada de validación de datos

  9. Haga clic en la pestaña Mensaje de error.

    • Si quiere que se muestre un mensaje cuando un usuario escriba un valor que no se encuentre en la lista, active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos, seleccione una opción en el cuadro Estilo y escriba un título y un mensaje. Si no quiere que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

      Opciones del mensaje de error desplegable de la validación de datos

  10. ¿No está seguro de qué opción elegir en el cuadro Estilo?

    • Para mostrar un mensaje que no impida que los usuarios introduzcan datos que no se encuentren en la lista desplegable, haga clic en Información o Advertencia. “Información” mostrará un mensaje con este icono El mensaje muestra el icono de información, pero no impide que los usuarios lo elijan desde la lista desplegable y “Advertencia” mostrará un mensaje con este icono El mensaje muestra el icono de advertencia, pero no impide que los usuarios lo elijan desde la lista desplegable .

    • Para evitar que los usuarios introduzcan datos que no se encuentran en la lista desplegable, haga clic en Detener.

      Nota: Si no agrega un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario solo puede escribir ciertos valores en esta celda".

Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que desea. Por ejemplo, puede que desee comprobar si la celda es lo bastante ancha para mostrar todas sus entradas.

Si la lista de entradas para lista desplegable está en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo. Para obtener más información acerca de cómo proteger una hoja de cálculo, vea Bloquear celdas para protegerlas.

Si decide que desea cambiar las opciones de su lista desplegable, vea Agregar o quitar elementos de una lista desplegable.

Para eliminar una lista desplegable, vea Quitar una lista desplegable.

Puede descargar un libro con varios ejemplos de validación de datos, como los que encontrará en este artículo. Puede seguirlos o crear sus propios escenarios de validación de datos. Descargue ejemplos de validación de datos de Excel.

La entrada de datos es más rápida y precisa al restringir los valores de una celda a las opciones de una lista desplegable.

Lista desplegable con los valores Alto, Medio y Bajo

Para empezar, realice una lista de las entradas válidas de una hoja y, después, ordene o reorganice las entradas para que se muestren en el orden en que prefiera. Después, puede usar las entradas como el origen para la lista desplegable de datos. Si la lista no es larga, puede hacer referencia a esta fácilmente y escribir las entradas directamente en la herramienta de validación de datos.

  1. Para crear una lista de las entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una única fila o columna sin celdas en blanco de una hoja.

  2. Seleccione las celdas para las que quiera restringir la entrada de datos.

  3. En la pestaña Datos, en Herramientas, haga clic en Validación de datos o en Validar.

    Menú Datos de la barra de herramientas de Excel con la opción “Validación de datos” seleccionada

    Nota: Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  4. Haga clic en la pestaña Configuración y, después, en el menú emergente Permitir, haga clic en Lista.

  5. Haga clic en el cuadro Origen y, después, en la hoja, seleccione la lista de entradas válidas.

    Se minimizará el cuadro de diálogo para que pueda verse mejor la hoja.

  6. Presione RETORNO o haga clic en el botón Expandir Botón Expandir validación de datos para restaurar el cuadro de diálogo y, después, seleccione Aceptar.

    Sugerencias: 

    • También puede escribir valores directamente en el cuadro Origen, separados por signos de punto y coma.

    • Para modificar la lista de entradas válidas, solo tiene que cambiar los valores en la lista de origen o editar el rango en el cuadro Origen.

    • Puede especificar su propio mensaje de error para responder a entradas de datos no válidas. En la pestaña Datos, haga clic en Validación de datos o Validar y, después, seleccione la pestaña Mensaje de error.

Vea también

Aplicar la validación de datos en celdas

Simplificar la entrada de datos con un formulario de datos

  1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que quiera que se muestren en la lista desplegable. Le recomendamos que muestre los elementos de lista en una tabla de Excel.

    Notas: 

  2. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiera crear la lista desplegable.

  3. Vaya a la pestaña Datos en la cinta de opciones y, después, haga clic en Validación de datos.

  4. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

  5. Si ya creó una tabla con las entradas de la lista desplegable, haga clic en el cuadro Origen y, después, haga clic y arrastre las celdas que contengan esas entradas. Pero no incluya la celda del encabezado. Incluya solo las celdas que tienen que aparecer en la lista desplegable. También puede escribir una lista de entradas en el cuadro Origen, separadas por signos de punto y coma, como en el ejemplo siguiente:

    Fruta;Verdura;Granos;Lácteos;Tentempiés

  6. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir blancos.

  7. Active la casilla Celda con lista desplegable.

  8. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

    • Si quiere que aparezca un mensaje al hacer clic en la celda, active la casilla Mostrar mensaje y escriba un título y un mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no quiere que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

  9. Haga clic en la pestaña Mensaje de error.

    • Si quiere que se muestre un mensaje cuando un usuario escriba un valor que no se encuentre en la lista, active la casilla Mostrar alerta, seleccione una opción en Tipo y escriba un título y un mensaje. Si no quiere que se muestre un mensaje, desactive la casilla.

  10. Haga clic en Aceptar.

Después de crear la lista desplegable, asegúrese de que funcione del modo previsto. Por ejemplo, asegúrese de que la celda sea lo suficientemente ancha para que se muestren todas las entradas. Para obtener información sobre cómo cambiar las opciones de su lista desplegable, vea Agregar o quitar elementos de una lista desplegable. Para eliminar una lista desplegable, vea Quitar una lista desplegable.

¿Necesita más ayuda?

Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.

Vea también

Aplicar la validación de datos en celdas

Funciones de Excel (por categoría)

Crear listas desplegables (vista preliminar gratuita)

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