Crear una directiva de eliminación de documentos en SharePoint Server 2016

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Las organizaciones suelen ser necesarias para conservar los documentos para un período de tiempo el cumplimiento de legal, u otras reglamentaciones. Sin embargo, conservar los documentos durante más de necesarios puede exponer la organización a riesgos legales.

Con una directiva de eliminación del documento, proactiva puede reducir el riesgo eliminando documentos de un sitio después de un período de tiempo específico, por ejemplo, puede eliminar automáticamente documentos en OneDrive de los usuarios de cinco años después de que se crearon los documentos de sitios de la empresa.

Después de crear una directiva de eliminación del documento, puede asignar a una plantilla de colección de sitios para que la directiva está disponible para todas las colecciones de sitios creadas a partir de esa plantilla. También puede asignar una directiva a una determinada una colección de sitios, que reemplaza las directivas que se han asignado a la plantilla para esa colección de sitios.

Centro de cumplimiento de directivas

Plantillas de directiva

Puede crear una directiva de eliminación de documento desde cero, o puede usar una de las directivas de ejemplo. El centro de cumplimiento de directivas incluye directivas de ejemplo que puede usar tal cual, o puede usarlas como punto de partida y, a continuación, cambie el nombre o modificarlos.

Plantillas de directiva

Ejemplos de cómo utilizar las directivas de eliminación del documento

Una colección de sitios o una plantilla de la colección de sitios puede tener una más directivas asignadas, y cada una de estas directivas puede tener una o más reglas. Sin embargo, puede haber solo una directiva que está activa por sitio y puede haber solo una regla de eliminación está activa en cualquier momento para las bibliotecas del sitio.

Diagrama que muestra las directivas y reglas

Además, puede seleccionar una directiva como obligatorios o predeterminada y se puede seleccionar una regla de eliminación como una regla predeterminada:

  • Directiva de cumplimiento obligatorio : cuando una directiva está marcada como obligatoria, solo directiva puede asignarse a la colección de sitios o la plantilla. La directiva debe marcarse como predeterminado y se aplicará a todos los sitios. Los propietarios del sitio no se pueden optar por la directiva.

  • Directiva de forma predeterminada , cuando se establece una directiva predeterminada, la directiva está activa automáticamente en todos los sitios que está asignado a ninguna acción necesarios para el propietario del sitio.

  • Regla de forma predeterminada , cuando una regla de eliminación se establece como predeterminada, se aplica automáticamente a todas las bibliotecas en los sitios que utilizan la directiva.

Los siguientes ejemplos explican cuando desee utilizar una directiva de cumplimiento obligatorio o directivas predeterminadas y reglas.

Ejemplo 1: Aplicar una directiva solo con una sola regla a una plantilla de la colección de sitios

Puede que desee aplicar una directiva de eliminación de documento en una amplia gama de contenido no estructurado, como OneDrive todos los sitios de la empresa o todos los sitios de grupo. Si desea asegurarse de que una directiva de eliminación único documento está activa en todos los sitios creados desde una plantilla de la colección de sitios, puede:

  1. Crear una directiva con una regla de eliminación predeterminado único.

  2. Establecer la directiva como obligatorio y predeterminado.

  3. Asigne la directiva a una plantilla de la colección de sitios.

En este ejemplo, la regla de eliminación predeterminada se aplicará a todas las bibliotecas en todas las colecciones de sitios creadas a partir de la plantilla y los propietarios de sitios no se pueden optar por la directiva. Esta es la manera más sencilla de manera amplia y estrictamente exigir una directiva de eliminación del documento.

Diagrama de regla y única directiva obligatorio

Ejemplo 2: Aplicar una directiva con varias reglas a una plantilla de la colección de sitios

Los propietarios de sitios a menudo sabe mejor qué tipo de contenido que contiene su sitio, por lo que puede elegir permitir que los propietarios de sitios seleccionar la regla de eliminación que mejor se aplica a su sitio. También puede permitir a los propietarios optar por completo una directiva.

Aún centralmente al mismo tiempo, puede crear y administrar las directivas. También puede seleccionar una directiva y regla como la predeterminada, para que una directiva esté siempre en vigor hasta que el propietario del sitio elige uno diferente u opte. Si desea proporcionar dicha flexibilidad a los propietarios de sitios, puede:

  1. Crear una directiva con varias reglas de eliminación y una regla de establecer como predeterminado.

  2. Establecer la directiva como la directiva predeterminada.

  3. Asigne la directiva a una plantilla de la colección de sitios.

Los propietarios del sitio pueden seleccionar una de las reglas de eliminación alternativo, no participar en la directiva, o no haga nada y estar sujetas a la directiva predeterminada y una regla.

Diagrama de una directiva con muchas reglas

Ejemplo 3: Aplicar varias directivas con una o más reglas a una colección de sitios

Este ejemplo proporciona la máxima flexibilidad a los propietarios de sitios porque puede elegir entre varias directivas y después de seleccionar una directiva a menudo puede elegir entre varias reglas. Una directiva y regla se configuran de forma predeterminada, para que una directiva esté siempre en vigor hasta que el propietario del sitio elige uno diferente u opte. Observe que si no establece una regla y una directiva como la predeterminada, a continuación, directivas o reglas no estará activas para las bibliotecas de documentos del sitio hasta que el propietario del sitio realiza una acción para seleccionar y aplicar.

A diferencia de los dos ejemplos anteriores, estas directivas se asignan a una colección de sitios específica, no la plantilla de la colección de sitios. Esto significa que las directivas pueden personalizarse específicamente para el contenido de una colección de sitios específica.

Directivas y reglas se heredan. Los propietarios del sitio pueden seleccionar una regla para su sitio y la directiva y todos los subsitios heredan la directiva del elemento primario. Sin embargo, un propietario de un subsitio puede interrumpir la herencia seleccionando una directiva diferente y la regla, que a su vez se aplica a todos los subsitios hasta que se interrumpe la herencia nuevamente.

Para configurar este escenario, puede:

  1. Crear varias directivas que cada una contiene una o más reglas.

  2. Establecer una directiva y regla como predeterminado.

  3. Asignar las directivas de colección de sitios específica.

Además, las reglas y directivas están diseñadas para una colección de sitios específica, donde los propietarios de sitios pueden interrumpir la herencia, seleccione la directiva y la regla que mejor se aplica a su sitio.

Diagrama de muchas directivas con muchas reglas

Crear una directiva de eliminación del documento

  1. En el centro de la directiva de cumplimiento > en el panel de navegación izquierdo, seleccione Directivas de eliminación.

    Vínculo de directivas de eliminación

  2. Elija nuevo elemento.

  3. Escriba un nombre y descripción. Los propietarios del sitio pueden ser tan seleccionando una directiva para su sitio basado en este nombre y una descripción, incluir suficiente información para elegir la directiva correcta.

  4. Para crear una regla, elija nuevo.

  5. Escriba un nombre y elija las opciones siguientes:

    • Elija si la regla de forma permanente eliminar documentos o eliminarlos a la Papelera de reciclaje. La Papelera de reciclaje proporciona una red de seguridad de la segunda etapa antes de elimina permanentemente un elemento desde un sitio. Para obtener más información acerca de la Papelera de reciclaje, vea Vaciar la Papelera de reciclaje o restaurar archivos.

    • Elija si la fecha de eliminación se calcula desde la fecha de cuando se creó o se modificó por última vez un documento.

    • Escriba un número de días, meses o años como el período de tiempo después de que un documento se eliminará.

    • Elija si la regla es una regla de forma predeterminada. La primera regla que cree se establece automáticamente como regla predeterminada. Una regla predeterminada se aplica automáticamente a todas las bibliotecas en los sitios que utilizan la directiva.

    Nueva página de regla

  6. Elija Guardar.

  7. Crear reglas adicionales si desea que los propietarios del sitio puedan elegir diferentes reglas para aplicar a su sitio. La regla predeterminada, si la hay, se aplicará si el propietario del sitio no realiza ninguna acción.

  8. Para quitar una regla de una directiva, seleccione la regla > Eliminar.

    Nota: Tenga en cuenta que si elimina una regla y la directiva no contiene una regla de forma predeterminada, a continuación, ninguna regla estará en vigor para esa directiva, es decir, documentos no se eliminarán.

Asignar la directiva de eliminación de documento a una plantilla de la colección de sitios

Es importante comprender que el período de tiempo especificado para un documento de directiva de eliminación significa el tiempo porque el documento se ha creado o modificado, no el tiempo desde que se ha asignado la directiva. Cuando se asigna la directiva por primera vez, se evalúan todos los documentos en el sitio y, si se cumplen los criterios, se eliminarán. Esto se aplica a todos los documentos existentes, no solo nuevos documentos creados desde que se ha asignado la directiva.

  1. En el centro de la directiva de cumplimiento > en el panel de navegación izquierdo, elija Las asignaciones de directivas de plantillas.

    Vincular las asignaciones de directivas de plantillas

  2. Elija nuevo elemento.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para asignar la directiva a una plantilla de la colección de sitios como la plantilla de sitio de grupo, seleccione asignar a una plantilla de la colección de sitios y, a continuación, seleccione la plantilla de la colección de sitios.

    • Para asignar la directiva a la unidad de uno de los usuarios para los sitios de la empresa, elija asignar a OneDrive para la plantilla de empresa, resaltado.

      Cuando se asigna una directiva a una plantilla de colección de sitios que Directiva estará disponible tanto para colecciones de sitios existente creadas a partir de esa plantilla y colecciones de sitios creadas en el futuro.

      Asignar a OneDrive para la opción de plantilla de empresa

  4. Elija Guardar.

    Nota: Cada plantilla puede tener un único conjunto de directivas asignadas a él. Si ve un error que indica que esta plantilla ya tiene asignadas directivas, elija Cancelar > Asignaciones de directivas para plantillas en el panel de navegación izquierda > Seleccionar una plantilla para ver y administrar el conjunto de directivas que ya están asignados.

  5. Elija Administrar directivas asignadas, seleccione las directivas que desee asignar y, a continuación, elija si una directiva es la directiva predeterminada. Cuando se establece una directiva de forma predeterminada, todos los sitios que se asigna automáticamente a la directiva tienen la directiva activa con ninguna acción necesaria para el propietario del sitio.

    Agregar y administrar la página directivas

  6. Elija Guardar.

  7. Si desea aplicar la directiva de todos los sitios sin permitir que los propietarios de sitios cambiar de opinión, seleccione la Directiva de marcar como obligatoria. Cuando realiza una directiva obligatorios, solo esa directiva solo se puede asignar a la plantilla de la colección de sitios. La directiva también debe marcarse como predeterminado.

    Si esta opción está atenuada, elija Administrar directivas asignadas y asegúrese de que al menos una directiva asignada y establecer como predeterminado.

  8. Elija Guardar.

Asignar la directiva de eliminación de documento a una colección de sitios

Es importante comprender que el período de tiempo especificado para un documento de directiva de eliminación significa el tiempo porque el documento se ha creado o modificado, no el tiempo desde que se ha asignado la directiva. Cuando se asigna la directiva por primera vez, se evalúan todos los documentos en el sitio y, si se cumplen los criterios, se eliminarán. Esto se aplica a todos los documentos existentes, no solo nuevos documentos creados desde que se ha asignado la directiva.

  1. En el centro de la directiva de cumplimiento > en el panel de navegación izquierdo, elija Las asignaciones de directivas para colecciones de sitios.

    Vincular las asignaciones de directivas para colecciones de sitios

  2. Elija nuevo elemento.

  3. Elija una colección de sitios > Buscar por nombre o dirección URL de la colección de sitios > Seleccionar la colección de sitios > Guardar.

    Sugerencia: Cuando busque colecciones de sitios, puede usar el carácter comodín asterisco (*) cuando busque el título de una colección de búsqueda. Por ejemplo, buscando * sitio * devuelve el "Sitio contenido" y colecciones de sitios de "Publicación sitio predeterminado". Además, introducir solo un único asterisco en el cuadro de búsqueda y, a continuación, buscar es una forma rápida de ver muchas (pero no todos) de las colecciones de sitios.

    Elija un cuadro de diálogo de colección de sitios

    Nota: Cada colección de sitios puede tener solo un conjunto de directivas asignadas a él. Si ve un error que indica que esta colección de sitios ya tiene asignadas directivas, elija Cancelar > Asignaciones de directivas para colecciones de sitios en el panel de navegación izquierda > Seleccionar una colección de sitios para ver y administrar el conjunto de directivas ya se ha asignado.

  4. Elija Administrar directivas asignadas, seleccione las directivas que desee asignar y, a continuación, elija si una directiva es la directiva predeterminada. Cuando se establece una directiva de forma predeterminada, todos los sitios que se asigna automáticamente a la directiva tienen la directiva activa con ninguna acción necesaria para el propietario del sitio.

    Agregar y administrar la página directivas

  5. Elija Guardar.

  6. Si desea aplicar la directiva de todos los sitios sin permitir que los propietarios de sitios cambiar de opinión, seleccione la Directiva de marcar como obligatoria. Cuando realiza una directiva obligatorios, solo esa directiva solo se puede asignar a la plantilla de la colección de sitios. La directiva también debe marcarse como predeterminado.

    Si esta opción está atenuada, elija Administrar directivas asignadas y asegúrese de que al menos una directiva asignada y establecer como predeterminado.

  7. Elija Guardar.

Eliminar una asignación de directiva

Cuando se elimina una asignación, las directivas asignadas ya no se aplicarán a todos los sitios incluidos en la colección de sitios o creado a partir de la plantilla de la colección de sitios.

  1. En el centro de la directiva de cumplimiento > en el panel de navegación izquierdo, elija Las asignaciones de directivas para plantillas o Asignaciones de directivas para colecciones de sitios.

  2. Seleccione el elemento de asignación > ... > Eliminar elemento.

Eliminar una directiva

No puede eliminar una directiva que está en uso. Para poder eliminar una directiva, debe eliminar todas las asignaciones para colecciones de sitios y plantillas que incluyan esa directiva.

  1. En el centro de la directiva de cumplimiento > en el panel de navegación izquierdo, seleccione Directivas de eliminación.

  2. Seleccione la directiva.

  3. En la cinta de opciones > ficha elementos > Quitar directiva.

    Quitar el botón de directiva en la cinta de opciones

  4. Si la directiva está en uso, se le pedirá si desea quitar la directiva de todas las colecciones de sitios donde se va a utilizar. Si está seguro, elija Aceptar.

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