Crear una alerta para recibir una notificación cuando cambia un archivo o carpeta en SharePoint

Crear una alerta para recibir una notificación cuando cambia un archivo o carpeta en SharePoint

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Para mantenerse actualizado al cambian su SharePoint documentos o elementos en su sitio, puede crear alertas. Las alertas se pueden enviar a su equipo a través de mensajes de correo electrónico o de texto (SMS), según cómo el administrador ha configurado el servidor. Si su sitio es parte de una suscripción de Office 365, se habilitan las alertas cuando se crea el sitio. Si su sitio es parte de una implementación local de SharePoint que su organización administra alertas y correo electrónico en su propia.

Un administrador del servidor debe configurar el correo electrónico saliente en SharePoint Administración Central para poder recibir una alerta como mensaje de correo electrónico. Asimismo, antes de que pueda recibir una alerta como mensaje de texto, un administrador del servidor debe habilitar a la configuración del servicio SMS y MMS en Administración Central.

Otra forma de obtener notificaciones es usar fuentes RSS. Para obtener más información, vea crear o suscribirse a una fuente RSS.

Actualizar el 20 de diciembre de 2016 gracias a los comentariosde los clientes.

Puede configurar una alerta para una lista, biblioteca, carpeta, archivo o elemento de lista. Por ejemplo, puede configurar una alerta para una carpeta específica en una biblioteca, sin recibir alertas cuando se producen cambios en el resto de la biblioteca.

Recibir alertas de cambios de elemento de SharePoint Online

Puede obtener una alerta siempre que un archivo, un vínculo o se cambia la carpeta en una biblioteca de documentos de SharePoint Online. Dependiendo del elemento (archivo, carpeta, vínculo), puede ver diferentes opciones al configurar una alerta.

  1. Abra la biblioteca de documentos y mantener el mouse sobre el archivo, un vínculo o una carpeta para la que desea obtener una alerta y haga clic en la marca de verificación.

    Documento que se resalta con el cursor sobre la casilla de verificación
  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) a la derecha del nombre del elemento y, a continuación, haga clic en Enviarme alertas.

    Menú de elipses con alerta que resaltado
  3. En el diálogo Enviarme alertas cuando cambien los elementos, seleccione y cambie las opciones que desee. Para la configuración y sus descripciones, consulte Opciones de alerta .

  4. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Recibir alertas de todos los cambios en una biblioteca de documentos en SharePoint Online

Puede obtener una alerta cada vez que cambie cualquier archivo, un vínculo o una carpeta. Dependiendo del elemento (archivo, carpeta, vínculo), hay algunas opciones de alerta diferentes.

  1. Abra la biblioteca de documentos de SharePoint Online y asegúrese de que no hay elementos seleccionados.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) en la barra de herramientas en la parte superior de la página y, a continuación, haga clic en Enviarme alertas.

    Menú de elipses con alerta que resaltado (para toda biblioteca)
  3. En el diálogo Enviarme alertas cuando cambien los elementos, cambiar o rellenar las opciones que desee. Para la configuración y sus descripciones, consulte Opciones de alerta .

  4. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Cancelar las alertas de SharePoint Online

  1. Para ver sus alertas desde una página en el sitio, haga clic en los puntos suspensivos (...) en la línea superior y, a continuación, haga clic en Administrar mis alertas.

    Botón de alertas de SharePoint Online administrar resaltado

    Nota: Desde una lista o biblioteca de documentos, haga clic en biblioteca o lista (en lugar de la página ) para buscar el botón Enviarme alertas. Los nombres exactos de las pestañas varían si se encuentra en una lista especializada, como una lista de tareas o calendario. Por ejemplo, una lista de calendario tiene pestañas eventos y calendario donde encontrará el botón Enviarme alertas.

  2. Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre de la alerta que desea eliminar.

  3. Haga clic en Eliminar alertas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Mi administrador de avisos con la opción Eliminar seleccionada alertas resaltadas
  4. Haga clic en Aceptar.

Ver actualizaciones sin alertas de correo electrónico o mensaje de texto

Si prefiere no podría recibir mensajes de correo electrónico o texto, pero todavía desea mantener sobre cambios en las bibliotecas de documentos, eche un vistazo a actividad de archivo en una biblioteca de documentos.

Establecer una alerta en SharePoint 2016, 2013 o 2010

  1. Vaya a la lista o biblioteca SharePoint donde desea establecer el aviso. Si está buscando en una vista de la lista o biblioteca en otra página, debe hacer clic primero en el título de la lista o biblioteca. Por ejemplo, tendrá que hacer clic en documentos en primer lugar para ir a la biblioteca de documentos.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para establecer una alerta para la lista o biblioteca completa, haga clic en biblioteca o lista y, a continuación, haga clic en Enviarme alerta y, a continuación, haga clic en Configurar alerta para esta biblioteca.

      Ficha biblioteca con establecer alertas en esta biblioteca resaltada
    • Establecer una alerta para un documento, seleccione el documento y haga clic en documentos, o archivos, a continuación, haga clic en Enviarme alerta y, a continuación, haga clic en Configurar alerta para este documento.

      En la ficha archivos, establecer alertas en este documento resaltado
    • Establecer una alerta en un elemento de lista, seleccione el elemento y haga clic en la pestaña elementos, a continuación, haga clic en Enviarme alerta y, a continuación, haga clic en Configurar alerta para este elemento.

      SharePoint 2016 Configurar alerta para un elemento con el elemento seleccionado
  3. Seleccione las opciones que desee para la alerta. Para la configuración y sus descripciones, consulte Opciones de alerta .

Nota: Los nombres exactos de las pestañas y los botones en los pasos 1 y 2 varían si se encuentra en especializadas biblioteca o lista, como una biblioteca de imágenes, listas de tareas o lista Calendario. Por ejemplo, una lista de calendario tiene pestañas eventos y calendario donde puede encontrar Enviarme alertas.

En función de la configuración del sitio y los servidores, la persona para la que creó una alerta puede recibir un mensaje de correo electrónico que confirme que ha creado una alerta. El mensaje de correo electrónico de alerta puede incluir vínculos a la lista o la biblioteca, la configuración de alertas, el nombre de la persona que creó la alerta, una vista móvil y otros datos y comandos.

Cancelar las alertas de SharePoint 2016, 2013 o 2010

  1. Vaya a la lista o biblioteca SharePoint donde desea establecer el aviso. Si está buscando en una vista de la lista o biblioteca en otra página, debe hacer clic primero en el título de la lista o biblioteca. Por ejemplo, tendrá que hacer clic en documentos en primer lugar para ir a la biblioteca de documentos.

  2. Haga clic en la lista o biblioteca, haga clic en Enviarme alertas y, a continuación, haga clic en Administrar mis alertas.

    Botón de alerta de SharePoint 2016 administrar resaltado

    Nota: Desde una lista o biblioteca de documentos, haga clic en biblioteca o lista (en lugar de la página ) para buscar el botón Enviarme alertas. Los nombres exactos de las pestañas varían si se encuentra en una lista especializada, como una lista de tareas o calendario. Por ejemplo, una lista de calendario tiene pestañas eventos y calendario donde encontrará el botón Enviarme alertas.

  3. Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre de la alerta que desea eliminar.

  4. Haga clic en Eliminar alertas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Mi administrador de avisos con la opción Eliminar seleccionada alertas resaltadas
  5. Haga clic en Aceptar.

Crear una alerta en SharePoint 2007

  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en el nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de la lista o de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, luego, haga clic en el nombre de la lista o de la biblioteca.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para establecer una alerta para una lista o biblioteca, en el menú de acciones Imagen del menú , haga clic en Enviarme alertas.

    • Establecer una alerta en un elemento o documento, seleccione el elemento que desea crear un alerta, clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Enviarme alertas.

      Lista desplegable de SharePoint 2007 a una alerta de mí resaltado

      En algunas vistas, como una vista de los elementos de un calendario, debe haga clic en el elemento y, a continuación, haga clic en Enviarme alertas.

  3. En la página nueva alerta, seleccione las opciones que desee para la alerta. Para la configuración y sus descripciones, consulte Opciones de alerta .

    Página de opciones de alerta de SharePoint 2007
  4. Haga clic en Aceptar.

Según cómo en su sitio y los servidores están configurados, la persona que ha creado una alerta para que reciba un mensaje de correo electrónico que confirma que ha creado una alerta. El mensaje de correo electrónico de alerta puede proporcionar vínculos a la lista o biblioteca, configuración de alertas, el nombre de la persona que creó la alerta, una vista móvil y otra información y comandos.

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Cancelar las alertas de SharePoint 2007

  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en el nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de la lista o de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, luego, haga clic en el nombre de la lista o de la biblioteca.

  2. En el menú de acciones Imagen del menú , haga clic en Enviarme alertas.

  3. En la página nueva alerta, haga clic en Ver Mis alertas de este sitio.

    Página de opciones de alerta de SharePoint 2007
  4. Haga clic en la casilla de verificación junto al nombre de la alerta que desea eliminar.

  5. Haga clic en Eliminar alertas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Mi administrador de avisos con la opción Eliminar seleccionada alertas resaltadas
  6. Haga clic en Aceptar.

Opciones de alerta

En el diálogo Enviarme alertas cuando cambien los elementos, los valores siguientes están disponibles para alertas en un elemento, el archivo, el vínculo (donde se admiten) o una carpeta.

Nota: No todas las opciones pueden estar disponibles para todos los tipos de alertas o versiones de SharePoint.

  • Título de la alerta    Este es el asunto del mensaje de correo electrónico o el texto. Se rellena previamente con el nombre de la biblioteca de documentos y el nombre del elemento, pero puede cambiarlo.

  • Enviar alertas a    Este es el nombre de usuario o el correo electrónico que desea que la alerta que se envían a. Para especificar más de uno, separe las direcciones con punto y coma.

  • Método de entrega    Seleccione correo electrónico o un mensaje de texto para las alertas. Para mensajes de texto, agregue el número de teléfono y Active la casilla si desea que la dirección URL del elemento que se envíen. Si desea que SMS y está atenuado, póngase en contacto con su administrador de SharePoint o el departamento de TI

  • Cambiar tipo    Elija recibir alertas para todos los cambios cuando se agregan nuevos elementos o los elementos existentes se ha modificado o eliminados. Cuando se elimina un elemento de una vista, no se envía ninguna alerta.

  • Enviar alertas para estos cambios    Esto le permite elegir el tipo de cambios de los que recibe alertas. Puede seleccionar cuando alguien cambia cualquier archivo, un vínculo o una carpeta, o cuando alguien cambia un archivo, un vínculo o una carpeta creó o se modificó por última vez.

  • Al enviar alertas    Especifica la frecuencia con recibe las alertas. Puede obtener notificaciones de inmediato cuando se producen cambios, o diaria o semanal resumen. Para resúmenes diarios, puede establecer la hora del día para enviar. Notificaciones semanales, puede establecer el día y la hora de envío. El valor predeterminado es enviar notificaciones inmediatamente, pero si su sitio está activo o no es necesario saber inmediatamente, desea elegir resúmenes diarias o semanales.

Lista de opciones de alerta

Configuración de correo electrónico o los servicios de SMS

Buscar información sobre cómo configurar el correo electrónico saliente, o el servicio SMS vea Configurar saliente de correo electrónico de SharePoint o Configurar cuentas móviles en SharePoint.

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