Crear un flujo para una lista o biblioteca en SharePoint Online o OneDrive para la empresa

Crear un flujo para una lista o biblioteca en SharePoint Online o OneDrive para la empresa

Use Microsoft Flow para configurar flujos de trabajo para listas y bibliotecas en SharePoint Online y OneDrive para la Empresa. Microsoft Flow ayuda a automatizar tareas comunes entre SharePoint y otros servicios Office 365 y de terceros.

Crear un flujo para una lista o biblioteca

  1. Vaya a una lista o biblioteca de SharePoint Online. El botón flujo estará disponible en la barra de comandos de SharePoint listas y bibliotecas y OneDrive para la Empresa en la Web. Por SharePoint Online, la opción para crear una flujo solo estará disponible para los miembros del sitio que puedan agregar y editar elementos. La opción siempre está disponible para OneDrive para la Empresa en el explorador.

    Nota: Microsoft Flow se puede conectar con SharePoint Server a través de una puerta de enlace de datos local. El botón flujo no se mostrará en SharePoint Server.

  2. En la parte superior de la lista o biblioteca, haga clic en flujoy, a continuación, haga clic en crear un flujo.

    Crear un flujo en una lista o biblioteca
  3. Seleccione una flujo plantilla en el panel de la derecha. Se muestran algunos flujos usados con frecuencia. Introducción a los escenarios comunes, como el envío de un correo electrónico personalizado cuando se agrega un nuevo elemento a la biblioteca. Use estas plantillas como punto de partida para crear sus propios flujos. También puede elegir las plantillas de flujo de acción personalizadas que se encuentran en la parte inferior de la lista para crear un flujo desde cero. Después de seleccionar una plantilla, complete los pasos restantes en el sitio de Microsoft Flow.

    Selección de una plantilla de flujo
  4. Siga las instrucciones de la Microsoft Flow sitio para conectarse a una lista o biblioteca. Se comprobarán las credenciales de cada servicio usado en el flujo. Para Office 365 servicios como SharePoint y Outlook, las conexiones se crearán automáticamente. Para servicios de terceros, haga clic en el vínculo que se proporciona para iniciar sesión en cada servicio.

  5. Los pasos siguientes se realizarán en el diseñador de Microsoft Flow. La primera acción que se muestra, también conocida como desencadenador, determinará cómo se iniciará el flujo. Después del primero se pueden agregar acciones adicionales. Cada nueva acción dependerá de la acción anterior.

    Un tipo de flujo realiza acciones automáticamente cuando se agregan o cambian elementos en una lista o biblioteca. Por ejemplo, la plantilla de flujo que se muestra a continuación envía un correo electrónico cuando se agrega un elemento a la lista. Un segundo tipo de flujo solo se puede iniciar después de que se seleccione un elemento. Este segundo tipo de flujo se inicia con el menú Flow de la barra de comandos en SharePoint. El tipo de desencadenador seleccionado determina si el flujo se inicia automáticamente o manualmente desde la barra de comandos.

    Agregue la información que necesite o cambie los valores predeterminados proporcionados para la plantilla en el diseñador. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, seleccione Editar en Enviar correo electrónico para modificar los valores predeterminados. Las opciones para la acción Enviar correo electrónico incluyen cambios en el aspecto del correo electrónico y en la visualización de campos adicionales del elemento SharePoint.

    Siga las instrucciones del sitio Microsoft Flow para conectar el flujo
  6. Configure el flujo y, a continuación, haga clic en Crear flujo.

    Nota: Para obtener más información sobre Microsoft Flow, vea los vídeos de aprendizaje guiado.

  7. Una vez creada la flujo, haga clic en listo.

Nota: Puede ver todos sus flujos y comprobar el estado en el sitio web de Microsoft Flow.

Después de crear el flujo que se muestra anteriormente, agregar un correo electrónico a la lista o biblioteca enviará un mensaje de correo electrónico como el que se muestra a continuación.

Correo electrónico enviado por Microsoft flujo al cambiar un elemento

Para obtener información sobre cómo editar un flujo en una lista de SharePoint, vea editar un flujo para una lista en SharePoint Online. Para obtener información sobre cómo eliminar un flujo en una lista de SharePoint, vea eliminar un flujo de una lista en SharePoint Online.

Nota: el botónMicrosoft Flow no está disponible en la experiencia clásica. 

Si el comportamiento predeterminado se establece en la experiencia clásica, no verá el botón flujo en la barra de comandos de la lista o biblioteca. Si la nueva experiencia está disponible, puede habilitarla para su lista o biblioteca yendo a configuración de la lista y haciendo clic en Configuración avanzada. Para obtener más información, vea cambiar la experiencia predeterminada para las listas o bibliotecas de documentos desde nuevo o clásico.

Para obtener más información sobre las listas de SharePoint, consulte ¿Qué es una lista de SharePoint Online?. Para obtener más información sobre Microsoft Flow, consulte Introducción a Microsoft Flow.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×