Crear un diagrama dinámico de Visio 2007 de los datos de hoja de cálculo de Excel 2007

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Un diagrama dinámico es simplemente lo que suena como, un diagrama que muestra datos como una tabla dinámica o un gráfico dinámico de Excel. Un diagrama dinámico es un diagrama jerárquico (similar a la estructura de un organigrama) que permanece conectado a datos, para que pueda ver visualmente los datos en todas las configuraciones diferentes que permitan los datos.

Generar un diagrama dinámico

Para crear un diagrama dinámico, empiece por la configuración de datos en Excel como para una tabla dinámica (datos en columnas con una sola fila de títulos y valores en todas las celdas) y, después, siga uno de estos procedimientos.

  • Si los datos de Excel tienen formato de tabla, en la pestaña diseño de herramientas de tabla, haga clic en las opciones de exportación y, a continuación, haga clic en Exportar tabla a diagrama dinámico de Visio.

  • Si los datos de Excel tienen formato de tabla o rango, también puede crear el diagrama de flujo de Visio. Para ello, en el menú archivo, seleccione nuevo, empresa y, a continuación, haga clic en Diagrama dinámico. Siga el Asistente para seleccionar el archivo de Excel y, si es necesario, seleccione la hoja o el rango específico en el archivo. A continuación, siga haciendo clic en siguiente hasta que aparezca la opción Finalizar. Haga clic en Finalizar para crear la tabla.

    Cuando se crea el diagrama dinámico mediante este asistente, los datos de origen pueden originarse en un libro de Excel, una base de datos de Access, una lista de Windows SharePoint Services, una base de datos de SQL Server u otra OLEBD (base de datos incrustada vinculada a objetos) u ODBC (abrir base de datos Conectividad) origen de datos compatible.

    Importante: Si el archivo de Excel contiene gráficos en sus propias hojas, use el método que se proporciona aquí para generar el diagrama dinámico desde la pestaña diseño de herramientas de tabla en Excel. O bien, abra el archivo de Excel antes de iniciar el Asistente para diagramas dinámicos de Visio. El asistente no puede obtener acceso a los archivos de Excel que contienen hojas de gráficos a menos que el archivo esté abierto actualmente.

Con cualquiera de los métodos anteriores, la página de diagrama dinámico se genera con una única forma para designar el nivel superior del diagrama y una forma que identifica los datos de origen, la última actualización y los filtros vigentes, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Formas en la página Diagrama dinámico en Visio 2007

Observe que todos los campos disponibles para el diagrama dinámico se proporcionan en el panel Diagrama dinámico, dividido en categorías (el equivalente de los campos de fila o columna en una tabla dinámica) y los totales (el equivalente de los campos de valor en una tabla dinámica).

Principio de página

Aplicar formato y administrar un diagrama dinámico

Solo tiene que hacer clic para aplicar una categoría del panel de diagramas dinámicos a la página y Visio generará las formas correspondientes. También en el panel, seleccione los totales que desea que aparezcan en cada forma. En el siguiente ejemplo, el costo de formación por persona se muestra por área empresarial.

Diagrama dinámico que muestra los costos de formación, desglosados por área empresarial

A continuación se muestran algunas sugerencias de teclas que le ayudarán a crear el diagrama dinámico que necesita.

  • El total del ejemplo anterior del diagrama dinámico se muestra como costo por persona, ya que es el nombre del encabezado de columna aplicable en los datos de Excel. Pero, como realmente se muestra el costo de formación total para el Departamento, en este caso, es posible que desee cambiar el nombre del campo. Para cambiar el nombre de cualquier categoría o campo de totales tal como aparecerá en el diagrama, haga clic en la flecha que aparece cuando elige el campo en el panel Diagrama dinámico y, a continuación, haga clic en configurar columna. Edite el nombre según sea necesario y haga clic en Aceptar. El nombre de campo cambiará automáticamente en toda la tabla.

  • Para desglosar las categorías, seleccione las formas que representan las categorías que desea dividir y, a continuación, haga clic en la categoría para la que desea ver los detalles. Por ejemplo, para mostrar el costo por persona en el Departamento de desarrollo empresarial, seleccione la forma desarrollo de negocios que contiene el total y, a continuación, haga clic en nombre en el panel Diagrama dinámico. El resultado tiene el siguiente aspecto.

    Diagrama dinámico que muestra los costos de formación, desglosados por empleados de Desarrollo empresarial

    Dado que puede mostrar detalles para formas individuales, debe seleccionar todas las formas de una categoría cuando desee agregar una nueva subcategoría para todas. Asegúrese de seleccionar la parte de la forma que contiene el total y no el encabezado de la forma. Para seleccionar rápidamente todas las formas de la categoría, seleccione el nombre de la categoría en el panel Diagrama dinámico, haga clic en la flecha desplegable que aparece y, a continuación, haga clic en seleccionar todo.

  • Puede dar formato y cambiar el tamaño de formas como lo haría con cualquier forma en un diagrama de Visio. Para cambiar el tamaño de varias formas a la vez, seleccione todas las formas cuyo tamaño va a cambiar y, a continuación, arrastre desde los controladores que rodean a la selección para cambiar el tamaño como un grupo.

  • Para cambiar el formato de número de los totales, en el menú Diagrama dinámico, haga clic en Editar gráfico de datos. O bien, en el panel Diagrama dinámico, haga clic en otras acciones y, a continuación, haga clic en Editar gráfico de datos. A continuación, haga lo siguiente:

    1. Seleccione el gráfico de datos que contiene el nombre del campo cuyo formato desea cambiar y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

    2. En el campo formato de valor, haga clic en los puntos suspensivos para abrir un cuadro de diálogo formato de datos en el que puede especificar el formato de número que necesita.

  • Las formas de un diagrama dinámico que contienen los totales de cada forma de una categoría se conocen como nodos dinámicos. Puede aplicar formas más interesantes a los nodos dinámicos con la opción aplicar forma en el panel o el menú Diagrama dinámico. Simplemente seleccione los nodos dinámicos a los que desea aplicar una forma y, a continuación, en el cuadro de diálogo aplicar formas, haga clic en una forma y luego haga clic en Aceptar. Las formas de las galerías de símbolos departamentos y objetos de flujo de trabajo están disponibles automáticamente en este cuadro de diálogo.

    Para hacer que otras formas estén disponibles para el diagrama dinámico, en el menú archivo, seleccione formas y, a continuación, seleccione las galerías de símbolos que desee. Una vez que abra una nueva galería de símbolos, estará disponible en la lista desplegable de galerías de símbolos del cuadro de diálogo aplicar forma

  • Para obtener acceso a las opciones de filtro de cualquier campo del diagrama, haga clic en la flecha que aparece al elegir un campo en el panel Diagrama dinámico y, a continuación, haga clic en configurar columna.

  • En el menú Diagrama dinámico, puede administrar el diseño del diagrama, ordenar las formas seleccionadas en el diagrama, combinar las formas seleccionadas en una sola forma (puede ser una forma excelente de ahorrar espacio cuando desee dividir varias categorías en un único diagrama) y establecer una variedad de opciones para el diagrama dinámico.

    Use el cuadro de diálogo Opciones de diagrama dinámico, disponible en el menú Diagrama dinámico, para cambiar el nombre de la tabla, elija si desea mostrar u ocultar los elementos del diagrama, y revise el origen de datos como se muestra en la siguiente imagen.

    Cuadro de diálogo Opciones de diagrama dinámico en Visio 2007

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¿Cómo puedo editar la información en pantalla de una forma aplicada en un diagrama dinámico?

Si aplica una forma a un nodo de tabla dinámica, como se explicó en la lista anterior, es posible que desee cambiar la información en pantalla que aparece cuando apunta a la forma. Sin embargo, si selecciona la forma y, a continuación, hace clic en el menú Insertar en el que se espera encontrar la opción editar información en pantalla, es posible que vea la información en pantalla de la forma opción. La última opción indica que no hay información en pantalla actualmente para la selección.

La razón por la que no ve la opción Editar es que su selección es realmente un grupo de formas. La forma aplicada se agrupa automáticamente con el nodo dinámico. Para editar la información en pantalla existente para la forma aplicada, haga clic una vez en la forma aplicada (Esto selecciona el grupo) y, a continuación, haga clic en una segunda vez (esto es más lento que un doble clic) para seleccionar solo la forma aplicada dentro del grupo. Cuando la forma en sí está seleccionada, verá una x en cada uno de los controladores de forma. Una vez que solo esté seleccionada la forma, haga clic en el menú Insertar y la opción editar información en pantalla de forma estará disponible.

Gracias al ingeniero de soporte técnico Jagadeesh Parameswaran, un miembro Intrepid del equipo de pruebas de Visio 2007, y algunas sugerencias de este capítulo.

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