Crear un centro de registros

El centro de registros está destinado a servir como repositorio central en el que una organización puede almacenar y administrar todos sus registros, como documentos legales o financieros. El centro de registros admite todo el proceso de administración de registros, desde la recopilación de registros hasta la eliminación de los registros, pasando por la administración de registros.

La plantilla de sitio del centro de registros se parece a otros sitios de SharePoint en que sirve de repositorio general para documentos y permite la colaboración entre los usuarios del sitio. Sin embargo, la plantilla de sitio del centro de registros es un sitio preconfigurado diseñado especialmente para ayudar a las organizaciones a implementar sus programas de retención y administración de registros. El control de versiones, la auditoría, la administración de metadatos, la exhibición de documentos electrónicos y el enrutamiento de registros personalizables son características integradas que le pueden ayudar a administrar registros de manera más eficaz.

Ejemplo del flujo de trabajo para retener registros

Nota: SharePoint también permite administrar registros “locales”. Con la administración de registros locales, usted puede usar cualquier característica disponible en el centro de registros, como la aplicación, el enrutamiento y la retención de la directiva de administración de información, para administrar registros en cualquier sitio.

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Definición de un plan de administración de registros

En el nivel superior, existen dos pasos principales en el diseño de un sitio del centro de registros para implementar un programa de administración de registros:

  1. Una organización debe desarrollar una estrategia de administración de registros y un plan formal de administración de registros. Se trata de un esfuerzo de colaboración que involucra la coordinación entre administradores de registros, responsables de cumplimiento, profesionales de TI y trabajadores de la información.

  2. Una organización debe configurar uno o más sitios del centro de registros para implementar el plan de administración de registros.

En las siguientes secciones se describen los principales elementos involucrados en cada uno de estos pasos.

Planeación de la administración de registros

Antes de que una organización pueda configurar un sitio del centro de registros como solución de administración de registros, debe desarrollar un plan formal para la estrategia de administración de registros. Es probable que los elementos específicos de un plan formal de administración de registros sean exclusivos de las empresas o las organizaciones individuales. Sin embargo, prácticamente todos los planes de administración de registros incluyen los siguientes documentos y procesos:

Plan de archivos     Un plan de archivos describe los tipos de documentos o elementos que una organización reconoce como sus registros profesionales oficiales. Indica dónde se almacenan estos registros y da información que diferencia un tipo de registro de otro. El plan de archivos sirve como una colección exhaustiva de directivas, procesos e instrucciones para crear, almacenar y administrar registros. Un plan de archivos debe abarcar todos los registros, independientemente del soporte físico, incluidos papel, blogs, wikis, correo y archivos electrónicos. También debe especificar la forma en que cada registro se clasifica, protege y finalmente se destruye. Además debe incluir consideraciones para categorías especiales de registros, como Confidencial, Vital, Secreto empresarial o Registros privilegiados. Por último, un plan de archivos debe indicar quiénes son las personas responsables de administrar cada tipo de registro.

Bibliotecas de registros    Las bibliotecas de registros son, básicamente, bibliotecas de documentos que se crean para clasificar y almacenar registros importantes. Puede crear una biblioteca de registros para cada tipo de registro que quiera conservar. Los registros se redirigen automáticamente a la biblioteca apropiada en función de las opciones configuradas en el Organizador de contenido.

Tipos de contenido    Puede crear tipos de contenido para definir los tipos de registros que la organización necesita almacenar y, así, identificar las propiedades únicas de cada tipo de registro. Al definir tipos de contenidos para tipos específicos de registros, la organización puede garantizar que cada uno de estos grupos de contenido se administre de forma coherente. Los documentos de Office, archivos PDF, archivos TIFF (imágenes digitalizadas), mensajes de correo, conversaciones instantáneas, vídeos y registros físicos se pueden clasificar y almacenar con los tipos de contenido que cree. Todos los registros llamados “contrato”, por ejemplo, se tratarán de la misma forma y de manera coherente en el sistema de administración de registros de SharePoint. El uso de tipos de contenido para clasificar y almacenar registros es un método alternativo al uso de bibliotecas de registros.

Programación de retención     Una programación de retención especifica el tiempo que debe conservarse cada tipo de registro en el plan de archivos (el período de retención) y el proceso para eliminarlo cuando llegue al final de este período (el proceso de eliminación). Las instrucciones de una programación de retención generalmente se basan en requisitos legales, riesgos de la organización y necesidades del negocio. Además, una programación de retención suele describir las contingencias de administración de riesgos que determinan el período de retención de cada tipo de registro.

Documento de requisitos de cumplimiento     Un documento de requisitos de cumplimiento define las reglas que deben observar los sistemas de TI para la administración de registros, las funciones que deben tener y los tipos de supervisión regular que deben permitir a fin de garantizar el cumplimiento.

  • Proceso formal para suspender la eliminación de registros     Este proceso, que a menudo se denomina retención, explica con detalle la forma en que una organización suspende la eliminación de registros cuando se producen eventos como un litigio, una auditoría o una investigación.

  • Sistema para supervisar y crear informes sobre el tratamiento de registros     Para garantizar que los empleados archiven, consulten y administren los registros según las directivas y los procesos definidos, un programa de administración de registros debe tener un proceso o sistema para supervisar el tratamiento de registros y para crear informes sobre el mismo.

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Configuración de un sitio del centro de registros

Después de que una organización emprende una planeación detallada de administración de registros y desarrolla un plan formal para la administración de registros, puede crear y configurar un sitio del centro de registros para ayudar a implementar este programa.

Debe seguir estos pasos para configurar un sitio del centro de registros:

  1. Cree listas o bibliotecas de registros para administrar y almacenar cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.

    • Recomendamos crear una biblioteca de registros para cada tipo de contenido del plan de registros.

    • Cuando los registros se envían al centro de registros, se redirigen a la biblioteca o lista correspondiente.

  2. Cree columnas para las listas o bibliotecas de documentos pertinentes, o bien tipos de contenido para incluir y mostrar los metadatos de cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.

  3. Especifique las directivas de administración de información para cada tipo de registro en el sitio del centro de registros. Estas directivas deben reflejar los períodos de retención y los requisitos de auditoría que se especifican en la programación de retención y el plan de archivos de la organización.

  4. Configure el Organizador de contenido para redirigir cada tipo de registro a la ubicación apropiada. Cuando los registros se envían al sitio del centro de registros, ya sea de forma manual o con programación, la aplicación usa esta característica para determinar cómo clasificar el registro dentro del sitio del centro de registros y adónde enviarlo.

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