Crear un archivo de datos de Outlook para guardar la información

Crear un archivo de datos de Outlook para guardar la información

  1. En la Bandeja de entrada, seleccione Nuevos elementos > Más elementos > Archivo de datos de Outlook.

  2. Escriba un nombre de archivo.

  3. Para agregar una contraseña, marque el cuadro Agregar contraseña opcional.

  4. Haga clic en Aceptar. Escriba una contraseña en los cuadros de texto Contraseña y Repetir contraseña y vuelva a hacer clic en Aceptar.

    Si establece una contraseña, deberá escribirla cada vez que abra el archivo de datos, por ejemplo, cuando se inicia Outlook o cuando se abre el archivo de datos en Outlook.

Crear un archivo de datos de Outlook

Sobre los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

La primera vez que inicie Outlook, se crearán automáticamente los archivos de datos necesarios.

Sin embargo, en algunas ocasiones, necesitará archivos de datos adicionales. Por ejemplo, puede archivar los elementos y mensajes antiguos que no usa con frecuencia en un Archivo de datos de Outlook (.pst). También puede mover algunos elementos a un archivo de datos de Outlook (.pst) si el buzón en línea está casi al máximo de su capacidad de almacenamiento.

Los archivos de datos de Outlook (.pst) se guardan en el equipo dentro de la carpeta Documentos\Archivos de Outlook.

Para las cuentas de correo electrónico POP3 se usa un archivo de datos de Outlook (.pst). Además, cuando desee crear archivos de almacenamiento o de copia de seguridad de cualquiera de las cuentas de Outlook, se usarán archivos de datos de Outlook (.pst).

Algunas cuentas usan un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). Se trata de una copia sincronizada de los mensajes que se guarda en un servidor y a la que se puede obtener acceso desde varios dispositivos y aplicaciones, como Outlook. Entre estas cuentas cabe destacar las IMAP y las de Microsoft Exchange Server y Microsoft Hotmail.

Los archivos de datos de Outlook sin conexión se guardan en la carpeta unidad:\Usuarios\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook. No es necesario hacer una copia de seguridad de los archivos de datos de Outlook sin conexión (.ost), ya que estos son copias de la información del servidor. Si vuelve a configurar la cuenta o la configura en otro PC o dispositivo, se descargará del servidor una copia sincronizada de los mensajes de la cuenta.

Acerca de los archivos de datos de Outlook

Al guardar los elementos en el equipo, Outlook usa un archivo de datos denominado archivo de carpetas personales de Outlook (.pst). Si usa una cuenta de Microsoft Exchange, normalmente los elementos se entregan y se guardan en el servidor de correo electrónico. Para que pueda trabajar con los mensajes incluso cuando no pueda conectarse al servidor de correo electrónico, Outlook ofrece carpetas sin conexión, que se guardan en un archivo de carpeta sin conexión (.ost) en el equipo.

Las principales diferencias entre los dos tipos de archivo de datos de Outlook son:

  • Los archivos .ost de Outlook solo se usan cuando tiene una cuenta de Exchange y eligió trabajar sin conexión, o bien si se usa el modo de intercambio en caché.

  • Los archivos .pst de Outlook se usan para las cuentas POP3, IMAP y HTTP. Para crear archivos o archivos de copia de seguridad de los elementos y carpetas de Outlook en el equipo, incluidas las cuentas de Exchange, debe crear y usar archivos .pst adicionales.

La primera vez que ejecute Outlook, se crean automáticamente los archivos de datos necesarios. Pero en ocasiones tendrá que crear otros archivos de datos. Por ejemplo, los elementos archivados se pueden guardar en otro archivo .pst. También es posible guardar proyectos diferentes en sus propios archivos .pst.

Crear un archivo .pst en formato de Outlook 2003/Office Outlook 2007

De forma predeterminada, Outlook crea un archivo .pst en el formato de archivo más reciente, que admite archivos más grandes y los juegos de caracteres Unicode. Este formato de archivo no se puede leer con Microsoft Outlook 97, 98, 2000 o 2002.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, después, haga clic en Archivo de datos de Outlook.

  2. Haga clic en Archivo de carpetas personales de Office Outlook (.pst) y después en Aceptar.

  3. En el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo y después haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Crear carpetas personales de Microsoft, escriba un nombre para mostrar para la carpeta .pst en el cuadro Nombre.

    Nota: Especificar un nombre para mostrar ayuda a distinguir los diferentes archivos de datos de Outlook cuando trabaje con más de un archivo .pst. Se recomienda escribir un nombre significativo para usted.

  5. Si quiere proteger el archivo de datos mediante contraseña, en Contraseña, escríbala en los cuadros de texto Contraseña y Comprobar contraseña.

    Nota: Para mayor seguridad, solo aparecen puntos mientras escribe.

    Cuadro de diálogo Crear Carpetas personales de Microsoft

    1. Escriba un nombre significativo para usted.

    2. Si quiere, escriba una contraseña para este archivo de datos.

    3. Si quiere, active la casilla Guardar contraseña en la lista de contraseñas para que no se le solicite la contraseña del archivo de datos cada vez que lo abra.

    Información de la contraseña

    La contraseña puede tener un máximo de 15 caracteres.

    Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: House27. Las contraseñas deben tener 8 caracteres o más de longitud. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

    Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

    Si activa la casilla Guardar contraseña en la lista de contraseñas, anote la contraseña en caso de que tenga que abrir el archivo .pst en otro equipo. Seleccione esta casilla solo si la cuenta de usuario de Microsoft Windows está protegida con contraseña y nadie más tiene acceso a la cuenta de equipo.

    Importante: Ni Microsoft, ni su proveedor de acceso a Internet (ISP), ni el administrador de correo tienen acceso a su contraseña. Esto significa que no podrán ayudarlo a recuperar el contenido del archivo .pst si la olvida.

El nombre de la carpeta que está asociada el archivo de datos aparece en la lista de carpetas. Para ver la lista de carpetas en el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas. De forma predeterminada, la carpeta se denomina Carpetas personales.

Crear un archivo .pst en formato de Outlook 97-2002

Para crear un archivo de datos que sea compatible con Outlook 97, 98, 2000 o 2002, puede crear un archivo de carpetas personales (.pst) de Outlook 97-2002. El formato de archivo para este archivo .pst es el mismo que el formato que estaba disponible en Outlook 97, 98, 2000 y 2002.

  1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, después, haga clic en Archivo de datos de Outlook.

  2. Haga clic en Archivo de carpetas personales de Outlook 97-2002 (.pst) y después en Aceptar.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo y, después, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para mostrar para la carpeta .pst.

  5. Si quiere proteger el archivo de datos mediante contraseña, en Contraseña, escríbala en los cuadros de texto Contraseña y Comprobar contraseña.

    Nota: Para mayor seguridad, solo aparecen puntos mientras escribe.

    Información de la contraseña

    La contraseña puede tener un máximo de 15 caracteres.

    Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras no se mezclan estos elementos. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: House27. Las contraseñas deben tener ocho caracteres o más de longitud. Una frase de contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

    Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

    Si activa la casilla Guardar contraseña en la lista de contraseñas, anote la contraseña en caso de que tenga que abrir el archivo .pst en otro equipo. Seleccione esta casilla solo si la cuenta de usuario de Microsoft Windows está protegida con contraseña y nadie más tiene acceso a la cuenta de equipo.

    Importante: Ni Microsoft, ni su proveedor de acceso a Internet (ISP), ni el administrador de correo tienen acceso a su contraseña. Esto significa que no podrán ayudarlo a recuperar el contenido del archivo .pst si la olvida.

El nombre de la carpeta que está asociada el archivo de datos aparece en la lista de carpetas. Para ver la lista de carpetas en el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas. De forma predeterminada, la carpeta se denomina Carpetas personales.

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