Crear sondeos en mensajes de correo y revisar los resultados

Crear sondeos en mensajes de correo y revisar los resultados

Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

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Es fácil crear un sondeo en Microsoft Outlook, incluyendo los botones de voto en un mensaje de correo electrónico. Cuando los destinatarios responden a un sondeo, puede automáticamente incluir los resultados de la votación en Outlook o exportar las respuestas a una hoja de cálculo Excel.

Nota: Se requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server.

  1. Cree un mensaje de correo electrónico, o bien responda a un mensaje recibido o reenvíelo.

  2. En la ficha Opciones, en el grupo Seguimiento, haga clic en Utilizar botones de voto.

  3. Elija una de estas opciones:

    • Aprobar; Rechazar    
      Use esta opción cuando se necesita una autorización para una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud de correo electrónico a varios destinatarios conseguir la aprobación de una propuesta de proyecto.

    • Sí; No    
      Use esta opción cuando necesita un Sí o un no. Esto es una buena manera de realizar un sondeo rápido.

    • Sí; No; ¿    
      Use esta opción cuando no desea limitar las opciones en Sí y no. Esta opción de voto ofrece una alternativa.

    • Personalizar    
      Usar para crear sus propios nombres de botones de voto personalizados. Por ejemplo, pida a sus compañeros para elegir entre tres días de la semana para una reunión periódica de personal semanal.

Personalizar botón de voto

Si elige una personalizada en el botón de voto, haga lo siguiente:

  1. En el cuadro de diálogo Propiedades, en Opciones de votación y seguimiento, active la casilla Usar botones de voto.

  2. Use las opciones de botones predeterminadas o elimine las opciones predeterminadas y escriba el texto que desee. Para separar los nombres de los botones, use punto y coma.

  3. Haga clic en Cerrar.

Importante: Si aplica permisos de Information Rights Management (IRM) (pestañaOpciones > comando permiso ) a un mensaje, el destinatario no verá las opciones de votación.

  • Los destinatarios puedan votar en la Panel de lectura o en un mensaje abierto. En el panel de lectura, haga clic en la línea haga clic aquí para votar en el encabezado del mensaje y, a continuación, haga clic en la opción que desee. En un mensaje abierto, en la ficha mensaje , en el grupo responder, haga clic en votar y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

  • El remitente puede ver todas las respuestas en una tabla. En uno de los mensajes de respuesta, haga clic en la línea de remitente respondido en el encabezado del mensaje, haga clic en Ver respuestas de voto.

  1. Abra el mensaje original enviado con los botones de voto. Este mensaje, normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: Seguimiento no aparece hasta que al menos uno de los destinatarios del mensaje de correo electrónico haya enviado su voto.

Realizar el seguimiento y los resultados de sondeo de impresión

Cuando crea un sondeo por correo electrónico y lo envía a otras personas, es posible que desee realizar un seguimiento de los resultados e imprimirlos. Puede copiar rápidamente los resultados de la votación en un documento de Word en blanco o en un mensaje de correo electrónico nuevo, así como copiarlos en Excel para poder trabajar con los datos posteriormente.

  1. En Outlook, en la carpeta Elementos enviados, abra el mensaje de correo electrónico enviado que contiene el sondeo de votación.

  2. Haga clic en Mensaje > Seguimiento.

    Sugerencia: El botón Seguimiento no aparece hasta que se haya emitido un voto como mínimo.

    Seguimiento de votos a través de un sondeo

  3. Para imprimir los resultados del sondeo, realice una de las siguientes acciones:

    • Para realizar una impresión rápida, pulse Alt+Impr Pant en el teclado y realice una de las siguientes acciones:

      • En Word, haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Pegar.

      • En Outlook, haga clic en Inicio >Nuevo correo el. y, a continuación, en Pegar.

        Haga clic en Archivo > Imprimir, especifique una impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    • Para ordenar los resultados de los datos y trabajar con ellos en Excel, haga lo siguiente antes de nada:

      1. Haga clic en Mensaje > Seguimiento.

      2. En el teclado, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic con el mouse y arrastre todos los nombres y respuestas de la lista.

      3. En el teclado, pulse Ctrl+C.

      4. Abra Excel y seleccione Libro en blanco.

      5. Haga clic con el botón secundario en la celda superior izquierda y, a continuación, haga clic en Pegar.

        Haga clic con el botón secundario y seleccione Pegar.

    • Si desea ajustar las columnas para que se adapten al texto, coloque el cursor entre los encabezados de las columnas y haga doble clic.

      Haga clic entre las columnas A y B, y haga doble clic.

      Haga clic en archivo > Imprimir, especifique una impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Nota: Se requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La mayoría de cuentas personales no utilizan Microsoft Exchange.

  1. Cree un mensaje de correo electrónico, o bien responda a un mensaje recibido o reenvíelo.

  2. En la ficha Opciones, en el grupo Seguimiento, haga clic en Utilizar botones de voto.

  3. Elija una de estas opciones:

    • Aprobar; Rechazar    
      Esta opción es mejor cuando se necesita una autorización para una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud de correo electrónico a varios destinatarios conseguir la aprobación de una propuesta de proyecto.

    • Sí; No    
      Esta es una buena manera de realizar un sondeo rápido cuando todo lo que necesita es un Sí o un no.

    • Sí; No; ¿    
      Cuando no desee limitar las opciones a sí o no, esta opción de voto ofrece una alternativa.

    • Personalizar    
      Crear sus propios nombres de botones de voto personalizados. Por ejemplo, pida a sus compañeros para elegir entre tres días de la semana para una reunión periódica de personal semanal.

      • En el cuadro de diálogo Opciones de mensaje, en de votación y seguimiento de opciones, seleccione la casilla de verificación Usar botones de voto.

      • Seleccione y elimine los nombres predeterminados y escriba el texto que desee. Separe los nombres de los botones con punto y coma.

        Cuadro de diálogo Opciones de mensajes

      • Haga clic en Cerrar.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en Opciones de correo electrónico y en Opciones de seguimiento.

  3. Para seleccionar las opciones de procesamiento, siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Registrar automáticamente las respuestas en el elemento original   
      Active la casilla de verificación Procesar convocatorias y respuestas al recibirlas.

    • Eliminar respuestas en blanco   
      Una respuesta en blanco es un mensaje que no contiene ningún comentario del remitente que no sea un voto.

Nota: Para revisar las respuestas de la Bandeja de entrada antes de registrarlas, desactive la casilla de verificación Procesar convocatorias y respuestas al recibirlas.

  1. Abra el mensaje original enviado con los botones de voto. Este mensaje, normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: Seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo electrónico haya enviado su voto.

  3. Seleccione las respuestas que desee copiar. Siga uno de estos procedimientos:

    • Todas las filas   

      • Haga clic en la primera fila, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última fila.

    • Filas no contiguas   

      • Haga clic en la primera fila, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las otras filas que desee.

  4. Presione CTRL+C.

  5. Inicie Excel.

  6. Seleccione una celda y después presione CTRL+V.

  1. Abra el mensaje original enviado con los botones de voto. Este mensaje, normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: Seguimiento no aparece hasta que al menos uno de los destinatarios del mensaje de correo electrónico haya enviado su voto.

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