Crear sondeos en mensajes de correo y revisar los resultados

Crear sondeos en mensajes de correo y revisar los resultados

Outlook para Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Es fácil realizar un sondeo en Microsoft Outlook al incluir botones de voto en un mensaje de correo electrónico. Cuando los destinatarios responden a la encuesta, puede tabular automáticamente los resultados de la votación en Outlook o exportar las respuestas a una hoja de cálculo de Excel.

Nota: Se requiere una cuenta de Microsoft Exchange Server.

  1. Cree un mensaje de correo electrónico o responda o reenvíe un mensaje que haya recibido.

  2. En la pestaña Opciones , en el grupo seguimiento , haga clic en usar botones de voto.

  3. Elija una de estas opciones:

    • Unánime Rechazar    
      Usar cuando necesite una autorización para una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud de correo electrónico a varios destinatarios que busquen su aprobación de una propuesta de proyecto.

    • Afirmativa No    
      Use esta opciones cuando necesite un sí o un no. Esta es una buena forma de realizar un sondeo rápido.

    • Afirmativa No Tal vez    
      Use esta opción cuando no desee limitar las opciones a sí y no. Esta opción de votación ofrece una respuesta alternativa.

    • Personalizado    
      Use esta para crear sus propios nombres de botones de voto personalizados. Por ejemplo, puede pedir a sus compañeros que elijan entre tres días de la semana para celebrar una reunión de personal semanal periódica.

Botón de votación personalizado

Si elige un botón de votación personalizado , haga lo siguiente:

  1. En el cuadro de diálogo propiedades , en Opciones de votación y seguimiento, active la casilla usar botones de voto .

  2. Use las opciones predeterminadas de botón o elimine las opciones predeterminadas y, a continuación, escriba el texto que desee y use signos de punto y coma para separar los nombres de los botones.

  3. Haga clic en Cerrar.

Importante: Si aplica los permisos de Information Rights Management (IRM) (pestañaopciones > comando permiso ) a un mensaje, el destinatario no verá las opciones de votación.

  • Los destinatarios pueden votar en el Panel de lectura o en un mensaje abierto. En el panel de lectura, haga clic en la línea haga clic aquí para votar en el encabezado del mensaje y, a continuación, haga clic en la opción que desee. En un mensaje abierto, en la pestaña mensaje , en el grupo responder , haga clic en votoy, a continuación, haga clic en la opción que desee.

  • El remitente puede ver todas las respuestas de una tabla. En uno de los mensajes de respuesta, haga clic en la línea remitente respondido en el encabezado del mensaje y, a continuación, haga clic en Ver respuestas de votación.

  1. Abra el mensaje original con los botones de voto que envió. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: El seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo electrónico haya respondido con su voto.

Seguimiento e impresión de resultados de sondeos

Cuando crea un sondeo por correo electrónico y lo envía a otras personas, es posible que desee realizar un seguimiento de los resultados e imprimirlos. Puede copiar rápidamente los resultados de la votación en un documento de Word en blanco o en un mensaje de correo electrónico nuevo, así como copiarlos en Excel para poder trabajar con los datos posteriormente.

  1. En Outlook, en la carpeta Elementos enviados, abra el mensaje de correo electrónico enviado que contiene el sondeo de votación.

  2. Haga clic en Mensaje > Seguimiento.

    Sugerencia: El botón Seguimiento no aparece hasta que se haya emitido un voto como mínimo.

    Seguimiento de votos a través de un sondeo

  3. Para imprimir los resultados del sondeo, realice una de las siguientes acciones:

    • Para realizar una impresión rápida, pulse Alt+Impr Pant en el teclado y realice una de las siguientes acciones:

      • En Word, haga clic en Documento en blanco y, a continuación, haga clic en Pegar.

      • En Outlook, haga clic en Inicio >Nuevo correo el. y, a continuación, en Pegar.

        Haga clic en Archivo > Imprimir, especifique una impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

    • Para ordenar los resultados de los datos y trabajar con ellos en Excel, haga lo siguiente antes de nada:

      1. Haga clic en Mensaje > Seguimiento.

      2. En el teclado, mantenga pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, haga clic con el mouse y arrastre todos los nombres y respuestas de la lista.

      3. En el teclado, pulse Ctrl+C.

      4. Abra Excel y seleccione Libro en blanco.

      5. Haga clic con el botón secundario en la celda superior izquierda y, a continuación, haga clic en Pegar.

        Haga clic con el botón secundario y seleccione Pegar.

    • Si desea ajustar las columnas para que se adapten al texto, coloque el cursor entre los encabezados de las columnas y haga doble clic.

      Haga clic entre las columnas A y B, y haga doble clic.

      Haga clic en archivo > Imprimir, especifique una impresora y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Nota: Es necesario disponer de una cuenta de Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La mayoría de las cuentas domésticas y personales no usan Microsoft Exchange.

  1. Cree un mensaje de correo electrónico o responda o reenvíe un mensaje que haya recibido.

  2. En la pestaña Opciones , en el grupo seguimiento , haga clic en usar botones de voto.

  3. Elija una de estas opciones:

    • Unánime Rechazar    
      Esta opción es la mejor cuando necesita una autorización para una acción. Por ejemplo, puede enviar una solicitud de correo electrónico a varios destinatarios que busquen su aprobación de una propuesta de proyecto.

    • Afirmativa No    
      Cuando todo lo que necesitas es un sí o un no, esta es una buena forma de realizar un sondeo rápido.

    • Afirmativa No Tal vez    
      Si no desea limitar las opciones a sí y no, esta opción de votación ofrece una respuesta alternativa.

    • Personalizado    
      Cree sus propios nombres de botones de voto personalizados. Por ejemplo, puede pedir a sus compañeros que elijan entre tres días de la semana para celebrar una reunión de personal semanal periódica.

      • En el cuadro de diálogo Opciones de mensaje , en Opciones de votación y seguimiento, active la casilla usar botones de voto .

      • Seleccione y elimine los nombres de botones predeterminados y escriba el texto que desee. Separe los nombres de los botones con punto y coma.

        Cuadro de diálogo Opciones de mensajes

      • Haga clic en Cerrar.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en Opciones de correo electrónico y en Opciones de seguimiento.

  3. Para seleccionar las opciones de procesamiento, siga uno o varios de estos procedimientos:

    • Registrar automáticamente las respuestas en el elemento original   
      Active la casilla de verificación procesar convocatorias y respuestas al recibirlas .

    • Eliminar respuestas   
      en blanco Una respuesta en blanco es un mensaje que no contiene comentarios del remitente que no sea un voto.

Nota: Para revisar las respuestas de la bandeja de entrada antes de registrarlas, desactive la casilla procesar convocatorias y respuestas al recibirlas .

  1. Abra el mensaje original con los botones de voto que envió. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: El seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo electrónico haya respondido con su voto.

  3. Seleccione las respuestas que desea copiar. Siga uno de estos pasos:

    • Todas las filas    

      • Haga clic en la primera fila, mantenga presionada la tecla Mayús y, a continuación, haga clic en la última fila.

    • Filas no adyacentes    

      • Haga clic en la primera fila, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en filas adicionales.

  4. Presione CTRL+C.

  5. Inicie Excel.

  6. Seleccione una celda y, a continuación, presione CTRL + V.

  1. Abra el mensaje original con los botones de voto que envió. Este mensaje normalmente se encuentra en la carpeta Elementos enviados.

  2. En la ficha Mensaje, en el grupo Mostrar, haga clic en Seguimiento.

    Nota: El seguimiento no aparece hasta que al menos un destinatario del mensaje de correo electrónico haya respondido con su voto.

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