Crear reglas del organizador de contenido para redirigir documentos

Crear reglas del organizador de contenido para redirigir documentos

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A la hora de determinar cómo enrutar un documento, el Organizador de contenido usará reglas que usted debe crear y que se basan en una combinación de metadatos y tipos de contenido.

Este artículo describe cómo crear reglas para organizar y enrutar documentos o registros. Todas las empresas de SharePoint pueden habilitarse para enrutar documentos.

Importante: Primero debe habilitar la característica Organizador de contenido y configurarla para enrutar registros. Para más información sobre cómo configurar el Organizador de contenido, vaya a la sección Vea también.

En este artículo

Antes de crear reglas: primeros pasos

Comprender cómo se enrutan los documentos

Crear reglas para distribuir documentos

Antes de crear reglas: primeros pasos

Antes de crear las reglas necesarias para enrutar los documentos, debe realizar varios pasos importantes.

  1. Active la característica Organizador de contenido.

  2. Cree las bibliotecas y las carpetas a las que desea enrutar los documentos. Es posible que desee crear carpetas para los distintos tipos de documento que va a enrutar. Por ejemplo, crear una biblioteca solo para registros de correo electrónico u hojas de cálculo de Excel. Para más información sobre cómo crear bibliotecas, vea los vínculos de la sección Vea también.

  3. Debe asociar los tipos de contenido con los documentos que va a enrutar. De este modo, el tipo de contenido puede formar parte de los criterios que determinan la ubicación final donde se va a almacenar un documento.

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Cómo se enrutan los documentos

Puede enrutar los documentos a las bibliotecas o carpetas de sitios del centro de registros, o de sitios de cualquier otro tipo de SharePoint. La ubicación predeterminada es la biblioteca temporal, que se creará automáticamente cuando active la característica Organizador de contenido. El proceso para enrutar documentos comprende varios elementos:

  • Carpetas y bibliotecas de destino    Contenido los administradores o registros manualmente crean bibliotecas y carpetas donde enrutar los documentos y designan como bibliotecas de destino.

  • Tipos de contenido de sitio    Cada documento debe tener un tipo de contenido y los usuarios pueden agregar tipos de contenido de sitio adecuados manualmente a las bibliotecas de destino.

  • Biblioteca temporal    Documentos que no coincidan con una regla o que faltan metadatos requeridos se envían a la biblioteca temporal para que los usuarios puedan introducir metadatos necesarios. O bien, puede configurar el organizador de contenido para que todos los documentos cargados temporalmente se enrutan a la biblioteca temporal.

  • Lista de reglas de documentos    Es una colección que contiene todas las reglas de enrutamiento. Los administradores de contenido o registros visitan esta lista para crear, administrar y ver las reglas de enrutamiento.

El diagrama siguiente muestra cómo se enrutan los mensajes de correo electrónico y los documentos en función de criterios específicos, y cómo se devuelven a la biblioteca temporal los documentos a los que les falta información.

Enrutamiento de documentos con el Organizador de contenido. Muestra varios orígenes y también cómo se devuelven a la biblioteca temporal varios documentos a los que les faltan metadatos.

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Crear reglas para distribuir documentos

Para cada tipo de registro que agregue a la lista de enrutamiento de registros, deberá especificar un título, una descripción y la ubicación del sitio donde desea almacenarlo. Para asegurarse de que todos los registros relevantes se enrutan a la ubicación apropiada, puede especificar nombres alternativos para el tipo de registro.

Nota: Debe tener al menos permisos de propietario del sitio para crear reglas para redirigir documentos.

  1. Navegue hacia el sitio para el cual desea crear reglas del organizador de contenido.

  2. En el panel Inicio rápido, haga clic en Más… para ver las opciones de contenido del sitio.

  3. En la línea del menú Aplicaciones, haga clic en Configuración.

  4. En la página Configuración del sitio, en la sección Administración del sitio, haga clic en Reglas del organizador de contenido.

  5. En la página Reglas del organizador de contenido, vaya a Haga clic para agregar un nuevo elemento y haga clic en agregar.

  6. En la sección Nombre de la regla, escriba un nombre que describa las condiciones y las acciones de la regla.

  7. En la sección Prioridad y estado de reglas, seleccione Activa para aplicar la regla al contenido entrante. A continuación, seleccione la prioridad que determinará cómo se va a enrutar el contenido en caso de que coincida con más de una regla del Organizador de contenido.
    Si no desea aplicar esta regla al contenido entrante, seleccione Inactiva.

  8. En la sección Tipo de contenido de envío, asocie la regla con un tipo de contenido. Al hacerlo, se identificarán con el tipo de contenido seleccionado todos los envíos que se realicen al Organizador y se identificarán las propiedades de las condiciones que usa la regla.

    • Seleccione el grupo de contenido adecuado. El grupo que seleccione determinará los tipos de contenido que puede elegir en el siguiente paso.

    • Seleccione el tipo de contenido adecuado.

    • Si el tipo de contenido que ha seleccionado tiene un nombre diferente en otro sitio de SharePoint, active la casilla de verificación en nombres alternativos. A continuación, escriba el nombre que se utiliza en el otro sitio en el campo correspondiente y haga clic enAgregar. Los nombres de los tipos de contenido alternativos aparecen en la lista debajo.

  9. En la sección Condiciones, seleccione las condiciones que deben cumplir las propiedades de un envío para la regla. Puede desear, por ejemplo, que la regla se aplique a todos los documentos que tengan la palabra “presupuesto” en el título. Para agregar más condiciones, haga clic en el vínculo Agregar otra condición.

    Nota: Las propiedades disponibles en la lista desplegable propiedad variarán dependiendo del tipo de contenido que seleccionó en el paso 6.

  10. En la sección Ubicación de destino, escriba o busque la ubicación donde desea situar el contenido que coincida con la regla. Active la casilla Crear automáticamente una carpeta para agrupar en carpetas los documentos similares. Por ejemplo, si una propiedad muestra todos los documentos de los proyectos de una organización, puede hacer que el Organizador cree una carpeta diferente para cada proyecto.

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