Crear o personalizar un tipo de contenido de sitio

Crear o personalizar un tipo de contenido de sitio

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Tipos de contenido de sitio le sea más fácil proporcionar coherencia a través de un sitio. Como propietario del sitio, crear o personalizar un tipo de contenido con las características que desee, como una determinada plantilla, metadatos específicos y así sucesivamente. Por ejemplo, cuando un usuario elige un elemento en el menú Nuevo documento o Elemento de nuevo, puede asegurarse de que se usa el contenido personalizado.

Menú Nuevo documento con tipos de contenido personalizados en un sitio de SharePoint

Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y a la publicación del tipo de contenido.

Importante: Para crear tipos de contenido de sitio, debe tener Control total en dicho sitio y, para crear tipos de contenido de sitio para el sitio de nivel superior de una colección de sitios, debe ser administrador de esta colección.

Para crear un tipo de contenido que los usuarios puedan usar en cualquier lugar del sitio, haga lo siguiente:

Crear un tipo de contenido

  1. Vaya al sitio para el que desea crear un tipo de contenido de sitio.

  2. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. Haga clic en tipos de contenido de sitio en Galerías del Diseñador Web.

    Las opciones de Galerías de diseñador web de la página Configuración del sitio de SharePoint Online

    En la galería se muestran todos los tipos de contenido de sitio existentes, agrupados por categorías. El tipo que elija se convertirá en el primario para el nuevo tipo de contenido.

  4. En el cuadro Mostrar grupo, seleccione el grupo que desee usar y, a continuación, elija Crear.

  5. En la página Nuevo contenido de sitio, proporcione un nombre y una descripción del nuevo tipo de contenido.

    Cuadro de diálogo de creación de tipos de contenido
  6. En la sección Tipo de contenido primario, seleccione el nombre del grupo principal y a continuación, elija el Tipo de contenido primario.

  7. En la sección Grupo, elija si desea almacenar este nuevo tipo de contenido de sitio dentro de un grupo existente o de un grupo nuevo.

  8. Haga clic en Aceptar.

Cuando SharePoint crea el nuevo tipo de contenido, se abre la página Tipo de contenido de sitio para el mismo, donde puede personalizarlo más.

  1. Vaya a la página de inicio del sitio que contiene el tipo de contenido al que desee cambiarle el nombre.

  2. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En el grupo Galerías del Diseñador Web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido que desea cambiar.

  5. En la página Información de tipo de contenido de sitio, en Configuración, haga clic en Nombre, descripción y grupo.

  6. En el cuadro de texto Nombre de la sección Nombre y descripción, cambie el nombre del tipo de contenido.

  7. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Para garantizar la coherencia de los documentos en todo el sitio y sus subsitios, puede asociar una plantilla de Word, Excel o PowerPoint con un tipo de contenido.

Por ejemplo, imaginemos que desea que los empleados usen una plantilla estándar de Excel para crear una planilla semanal de horas trabajadas. Asocie la plantilla con un tipo de contenido de planilla de horas trabajadas y, siempre que un usuario use este tipo de contenido, se cargará la plantilla automáticamente en la hoja de cálculo.

Incluso puede resultar más sencillo para los usuarios si agrega el tipo de contenido de planilla de horas trabajadas a una biblioteca puesto que, para abrir la planilla correcta, solo tendrán que ir al menú Nuevos documentos y hacer clic en Parte de horas. Para más información sobre este procedimiento, vea Agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca.

Para asociar una plantilla con un tipo de contenido, haga lo siguiente.

  1. Vaya al sitio para el que desea asociar una plantilla con un tipo de contenido de sitio.

  2. Haga clic en el botón de configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. Haga clic en el nombre del tipo de contenido que desea cambiar asociando una plantilla de Word, Excel o PowerPoint.

  5. En Configuración, haga clic en Configuración avanzada.

  6. Escriba la ubicación de la plantilla:

    • Si la plantilla se almacena en su sitio, haga clic en Especificar la dirección URL de un documento de plantilla existente y, a continuación, escriba la dirección URL para la plantilla que desee utilizar.

    • Si la plantilla del documento se encuentra almacenada en el equipo local, haga clic en Cargar una nueva plantilla de documentos y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Elegir archivo, busque el archivo que desea usar, selecciónelo y haga clic en Abrir.

      Agregar cuadros de texto de plantilla en la página Configuración avanzada en un tipo de contenido

  7. En ¿Desea actualizar todos los tipos de contenido que han heredado de este tipo?, haga clic en si desea actualizar todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido con la plantilla de documento.

  8. Haga clic en Aceptar.

Las columnas de los tipos de contenido representan metadatos. Para agregar elementos de metadatos, agregue una nueva columna.

Por ejemplo, imaginemos que una organización desea realizar un seguimiento de una serie específica de metadatos para pedidos de compra, como número de cuenta, número de proyecto y jefe de proyecto. Si agrega las columnas para estos datos al tipo de contenido del pedido de compra, cuando los usuarios guarden el trabajo, SharePoint les solicitará que incluyan estos metadatos. Además, si agrega el tipo de contenido a una lista o una biblioteca, puede definir una vista para mostrar las columnas.

Nota: Para agregar una columna a un tipo de contenido debe seleccionarlo previamente. Si no puede seleccionar los tipos de contenido que aparecen, el sitio hereda los tipos de contenido de un sitio primario. Para agregar una columna al tipo de contenido, debe cambiarla en sitio primario.

  1. Vaya al sitio donde desea agregar una columna para cambiar el tipo de contenido de sitio.

  2. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. Haga clic en el nombre del tipo de contenido al que desea agregar una columna.

  5. En Columnas, haga clic en Agregar desde columnas de sitio existentes.

  6. En la sección Seleccionar columnas, en Seleccionar columnas de, elija el grupo primario para la columna.

  7. En Columnas disponibles, seleccione el nombre de la columna que desee y, a continuación, haga clic en Agregar.

  8. En la sección Actualizar tipos de contenido de sitio y lista, decida si desea actualizar todos los tipos de contenido que heredan de este tipo de contenido de sitio marcando o No.

El Panel de información del documento está disponible para Word, Excel y PowerPoint en Microsoft Office 2010 y versiones posteriores. El Panel de información del documento, se muestra un formulario de InfoPath en estos documentos donde los usuarios puedan introducir información de metadatos en el panel.

El Panel de información del documento muestra cuadros de texto en un formulario para recopilar metadatos de los usuarios

Por ejemplo, supongamos que desea asegurarse de que el personal de ventas proporciona el nombre de la compañía y el número de teléfono en cada propuesta de ventas. Puede crear un tipo de contenido de Proposición e incluir nombre de compañía y el número de teléfono en el Panel de información del documento. Al abrir un documento de Proposición, los usuarios pueden escribir o actualizar el nombre deseado y su número de teléfono. Cuando el usuario guarda el documento, SharePoint actualiza automáticamente los metadatos almacenados como columnas en la biblioteca de documentos.

Para obtener más información sobre los tipos de contenido y metadatos, vea Agregar columnas de metadatos a un tipo de contenido.

Para configurar un Panel de información del documento para un tipo de contenido de documento, siga estos pasos.

  1. Vaya al sitio para el que desea cambiar un tipo de contenido de sitio.

  2. Haga clic en el botón de opciones Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Galerías del diseñador web, haga clic en Tipos de contenido de sitio.

  4. Haga clic en el tipo de contenido de sitio que desea cambiar.

    Nota: Si los nombres de los tipos de contenido que aparecen no son hipervínculos, significa que este sitio hereda los tipos de contenido de sitio de otro sitio. Para actualizar el tipo de contenido de sitio, vaya al sitio primario.

  5. En Configuración, haga clic en Configuración del panel de información del documento.

  6. En la sección Plantilla del panel de información del documento, siga uno de estos procedimientos:

    • Para usar una plantilla predeterminada que muestre las propiedades (columnas) que ha definido para el tipo de contenido, haga clic en Utilizar la plantilla predeterminada para las aplicaciones de Microsoft Office.

    • Para usar una plantilla personalizada existente, haga clic en Utilizar una plantilla personalizada existente (URL, UNC o URN) y escriba la ruta de acceso de la ubicación de la plantilla.

    • Para cargar una plantilla personalizada existente (XSN), haga clic en Cargar una plantilla personalizada existente (XSN) para utilizar y haga clic en Examinar para localizar la plantilla que desee utilizar.

    • Para crear un panel personalizado en InfoPath, haga clic en Crear una nueva plantilla personalizada.

      Nota: Si selecciona esta opción, InfoPath inicia y muestra la plantilla predeterminada, que puede personalizar para crear un panel personalizado.

  7. En la sección Mostrar siempre, especifique si desea documentos de este tipo de contenido para mostrar el panel de información automáticamente.

  8. Haga clic en Aceptar.

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