Crear o eliminar un campo multivalor

En la mayoría de los sistemas de base de datos solo se puede almacenar un único valor en un campo. Pero en Access, también puede crear un campo que contenga varios valores (hasta 100). Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de los empleados encargados de los problemas. Un empleado puede encargarse de varios problemas y cada problema puede tener varios empleados trabajando en él. Este tipo de estructura de datos se denomina una relación de varios a varios. Un campo multivalor de Access también es útil cuando se trabaja con una lista de SharePoint que usa una columna Opción. Para ver un ejemplo de base de datos que usa campos multivalor, vea la Plantilla de seguimiento de problemas.

Nota    Access tiene otros tipos de campos de lista: un campo de búsqueda que busca datos coincidentes en una tabla (como un campo de Id. que busca un nombre completo) y un campo de lista de valores que almacena un único valor con los valores válidos definidos en una propiedad. Para obtener más información, vea Crear o eliminar un campo de búsqueda y Crear o eliminar un campo de lista de valores.

En este artículo

¿Qué es un campo multivalor?

Crear un campo multivalor

Cambiar el tamaño de un control de cuadro combinado de selección múltiple

Actualizar las propiedades de un campo multivalor

Eliminar un campo multivalor

Propiedades de campo de búsqueda

¿Qué es un campo multivalor?

Supongamos que tiene un problema que desea asignar a uno de sus empleados, pero decide que quiere asignárselo a más de un empleado. Puede crear un campo multivalor que le permite seleccionar a los empleados de una lista.

Un campo multivalor

Al hacer clic en la flecha de un cuadro combinado de selección múltiple, aparecen casillas de verificación que indican sus opciones.

Un cuadro combinado de campo multivalor

Puede seleccionar y anular la selección de elementos de la lista y, a continuación, hacer clic en Aceptar para guardar las opciones. Los elementos seleccionados se almacenan en el campo multivalor y están separados por comas (de forma predeterminada) cuando aparecen.

Un campo multivalor con valores separados por comas

El objetivo de los campos multivalor es facilitar la compatibilidad de esas instancias en las que desea seleccionar y almacenar más de una opción, sin tener que crear un diseño de base de datos más avanzado. Access se encarga de ello en un segundo plano, separando automáticamente los datos y reuniéndolos de nuevo para mostrar los valores de un campo. Un campo multivalor de Access modela una relación de varios a varios.

Importante   Al migrar una base de datos de Access a SQL Server, el campo multivalor de Access se convierte a SQL Server como un campo ntext que contiene el conjunto de valores delimitado. SQL Server no admite un tipo de datos multivalor que modele una relación de varios a varios, por lo que podrían hacer falta trabajos de conversión y diseño adicionales.

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Crear un campo multivalor

  1. Abrir una tabla en la Vista Diseño.

  2. En la primera fila vacía disponible, haga clic en la columna Nombre de campo y escriba un nombre de campo.

  3. Haga clic en la columna Tipo de datos de dicha fila, haga clic en la flecha y, a continuación, en la lista desplegable, seleccione Asistente para búsquedas.

    Nota    El Asistente para búsquedas crea tres tipos de listas, según las opciones que elija en el asistente: búsqueda, valores y campos multivalor.

  4. Siga con cuidado estos pasos en el asistente:

    1. En la primera página, haga clic en Escribiré los valores que desee y, después, haga clic en Siguiente.

    2. En la segunda página, mantenga 1 columna seleccionada, escriba varios valores, uno en cada fila bajo el encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    3. En la tercera página, en ¿Desea almacenar varios valores para esta búsqueda?, seleccione la casilla Permitir varios valores y, a continuación, haga clic en Finalizar.

  5. Guarde los cambios.

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Cambiar el tamaño de un control de cuadro combinado de selección múltiple

  1. Abra el formulario o informe en la Vista Diseño o Vista Presentación.

  2. Haga clic en el control de cuadro combinado, apunte a uno de los controladores de tamaño y arrastre el borde del control hasta que alcance la altura o anchura que desee:

    Cambiar el tamaño de un campo multivalor

    Access mueve los controles adyacentes en el formulario o informe hacia abajo o hacia la izquierda o derecha automáticamente.

  3. Guarde los cambios.

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Actualizar las propiedades de un campo multivalor

Al usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de búsqueda, se establecen las propiedades de campo de búsqueda por usted. Para cambiar el diseño del campo multivalor, configure sus propiedades de Búsqueda.

  1. Abra una tabla en la Vista Diseño.

  2. Haga clic en el nombre del campo multivalor en la columna Nombre de campo.

  3. En Propiedades de campo, haga clic en la pestaña Búsqueda.

  4. Configure la propiedad Mostrar Control en Cuadro combinado para ver todas las propiedades disponibles. Para obtener más información, vea Propiedades de campo de búsqueda.

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Eliminar un campo multivalor

Importante    Si elimina un campo multivalor que contiene datos, esos datos se pierden definitivamente, no puede deshacer la eliminación. Por este motivo, debería realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar de la vista Hoja de datos

  1. Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.

  2. Busque el campo multivalor, haga clic en la fila de encabezado (el nombre) y, a continuación, haga clic en Eliminar campo.

  3. Haga clic en para confirmar la eliminación.

Eliminar de la vista Diseño

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. Haga clic en el selector de filas situado junto al campo multivalor y presione la tecla Suprimir, o bien haga clic derecho en el selector de filas y, a continuación, en Eliminar filas.

  3. Haga clic en para confirmar la eliminación.

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Propiedades de campo de búsqueda

Establecer esta propiedad

Para

Mostrar Control

Establezca esta propiedad para controlar qué propiedades se muestran:

  • Cuadro combinado enumera todas las propiedades disponibles.

  • Cuadro de lista enumera todas las propiedades disponibles, excepto Filas en lista, Ancho de la lista y Limitar a la lista.

  • Cuadro de texto no muestra ninguna propiedad y convierte el campo en solo lectura.

Tipo de origen de fila

Elija si desea rellenar el campo de búsqueda con valores de otra tabla o consulta, o de una lista de valores específica. También puede rellenar la lista con los nombres de los campos de una tabla o consulta.

Origen de fila

Especifique la tabla, consulta o lista de valores que proporciona los valores del campo de búsqueda. Cuando la propiedad Tipo de origen de fila se establece en Tabla/consulta o Lista de campos, se debe establecer esta propiedad en un nombre de tabla o consulta o una instrucción SQL que represente la consulta. Cuando la propiedad Tipo de origen de fila se establece en Lista de valores, esta propiedad debe contener una lista de valores separados por punto y coma.

Columna dependiente

Especifique la columna en el origen de fila que proporcione el valor almacenado por el campo de búsqueda. Este valor puede ir desde 1 hasta el número de columnas en el origen de fila.

La columna que proporciona el valor para almacenar no tiene que ser la misma que la columna que se muestra.

Número de columnas

Especificar el número de columnas de origen de fila que se pueden mostrar en el campo de búsqueda. Para seleccionar las columnas que se pueden mostrar, debe proporcionar el ancho de una columna en la propiedad Anchos de columna.

Encabezados de columna

Especifique si desea mostrar los encabezados de columna.

Anchos de columna

Escriba el ancho de columna para cada una de ellas. El valor de visualización de un campo de búsqueda es la columna o columnas que se representan en la propiedad Anchos de columna con un ancho distinto de cero.

Si no desea mostrar una columna, como una columna de identificador, indique 0 en el ancho.

Filas de lista

Especifique el número de filas que aparecen al mostrar el campo de búsqueda.

Ancho de la lista

Especifique el ancho del control que aparecen al mostrar el campo de búsqueda.

Limitar a la lista

Elija si puede escribir un valor que no está en la lista.

Permitir varios valores

Indica si el campo de búsqueda permite seleccionar varios valores.

No puede cambiar el valor de esta propiedad de Sí a No.

Permitir ediciones de listas de valor

Especifique si puede editar los elementos de un campo de búsqueda basado en una lista de valores. Si esta propiedad se establece en y hace clic con el botón derecho en un campo de búsqueda basado en una lista de valores de una columna, verá la opción del menú Editar elementos de lista. Si el campo de búsqueda tiene más de una columna, se omite esta propiedad.

Formulario de edición de elementos de lista

Nombre el formulario que desee usar para editar los elementos de lista en un campo de búsqueda basado en una tabla o consulta.

Mostrar solo los valores de origen de fila

Mostrar solo los valores que coincidan con el origen de fila actual cuando Permitir varios valores se establezca en .

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