Crear documentos accesibles en Office

Uso de colores

Nunca use solo el color para transmitir información, ya que una parte de su público podría no verlo correctamente. Si es importante conocer el color exacto, mencione el color en la etiqueta de la imagen, por ejemplo.

Evite usar el color azul claro, ya que es el primer color que provoca problemas a medida que los ojos envejecen y pierden su sensibilidad.

Uso de sonidos

Si usa sonidos en un documento, asegúrese de que la información sea accesible también visualmente.

Para que los archivos de audio y vídeo sean accesibles, puede agregar subtítulos en el documento. Hacen que el documento sea adecuado para un público más amplio, incluidas las personas con discapacidades auditivas y aquéllos que hablan un idioma distinto al del clip multimedia.

Faltan textos alternativos en elementos visuales

Si usa un lector de pantalla, el texto alternativo (o Alt) describe un elemento visual para aquellos usuarios que no pueden verlo. Use siempre textos alternativos efectivos para todas las formas, imágenes, tablas, gráficos normales y gráficos SmartArt, con el fin de que el documento sea más accesible. Para obtener más información sobre el uso apropiado de texto alternativo, vea Texto alternativo.

Estilo de escritura complejo

Si el público no entiende su mensaje, el documento pierde inmediatamente su propósito.

Use frases breves y una estructura gramatical simple. Si el contenido se puede presentar en una lista con viñetas, preséntelo de esta forma. Las listas con viñetas son un método muy sencillo para crear oraciones breves.

Si tiene dos palabras a elegir, seleccione siempre la más sencilla. No intente impresionar a su público con un vocabulario rebuscado.

Tablas en documentos

Evite usar tablas en los documentos siempre que sea posible, ya que seguir el contenido de la tabla con un lector de pantalla puede ser difícil. Si necesita usar una tabla, diséñela cuidadosamente para que sea lo más sencilla posible. Presente siempre la tabla con un título.

Si va a crear una tabla con HTML para una página web, utilice el etiquetado adecuado para permitir que el lector de pantalla o la pantalla de Braille proporcionen la información de encabezado de tabla y los datos con el contexto apropiado. Use las etiquetas <th> para los encabezados y las etiquetas <td> para las celdas de datos. Y no olvide incluir un resumen de tabla en la etiqueta <table> para explicar el propósito de la tabla.

Diseños de documentos basados en tablas

Los diseños basados en tablas se usan especialmente en boletines de noticias creados con Word y Outlook. Al crear una tabla con bordes invisibles y colocar los distintos artículos del boletín en celdas individuales, puede crear fácilmente un documento con un aspecto impactante. Sin embargo, los lectores con problemas de accesibilidad no podrán leer el contenido. Nunca use tablas como una herramienta de diseño.

Al desplazarse por un documento con el diseño de tabla, los lectores de pantalla y de Braille muestran las tablas fila a fila en todas las columnas. Por ello, si el boletín se ha diseñado para leerse columna por columna y de arriba abajo, su lector se perderá.

Intente diseñar el documento sin usar tablas. Si necesita ideas y un conjunto de plantillas accesibles que se puedan usar con diferentes aplicaciones de Office, vea Mejorar la accesibilidad de las plantillas y Obtener plantillas accesibles para Office. Si se ve obligado a usar un diseño de tabla, asegúrese de que está concebido para que se lea fila por fila en todas las columnas y, a continuación, intente minimizar el número de desplazamientos necesarios para llegar al final (el número de pulsaciones de la tecla TAB o de deslizamientos con el dedo).

Navegación y orden del foco

Los usuarios del lector de pantalla se desplazan por el documento pulsando la tecla TAB o deslizando el dedo. Cada vez que se presiona la tecla TAB o se desliza el dedo, el foco pasa a la parte siguiente del documento y el lector de pantalla puede leer el contenido de ese elemento.

Otro punto importante a la hora de implementar una navegación accesible es asegurarse de que las partes del contenido del documento tengan un orden lógico. Esto es especialmente importante si el contenido del documento está formado por fragmentos de texto e imágenes separados, como en una diapositiva de PowerPoint. Si los elementos no están organizados lógicamente, el lector de pantalla los leerá en un orden incorrecto y el usuario no podrá entender el contenido. Para probar la navegación, active el lector de pantalla y desplácese por el documento pulsando la tecla TAB o deslizando el dedo hacia la izquierda o la derecha en la pantalla. Asegúrese de que el foco se mueve a través del documento de la forma esperada.