Crear documentos de Office accesibles

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Al crear contenido con Office, puede hacer que sea accesible para personas con discapacidades a través de algunos ajustes simples. Puede usar varias características de Office integradas para asegurarse de que todos puedan leer y comprender los documentos. Si aumenta la accesibilidad de los documentos, puede satisfacer a todo el público, no solo a una parte del mismo.

Puede usar el comProbador de accesibilidad para asegurarse de que el contenido es verdaderamente accesible. La herramienta gratuita está disponible en Word, Excel, Outlook, OneNote y PowerPoint en Windows o Mac y Visio en Windows. El comProbador de accesibilidad encuentra los problemas de accesibilidad en el documento y explica por qué cada uno puede ser un problema potencial para un usuario con discapacidad. También ofrece sugerencias para solucionar cada problema.

En la tabla siguiente se incluyen algunos procedimientos recomendados para crear documentos de Office que sean accesibles para personas con discapacidades. Para obtener información detallada sobre cómo encontrar y solucionar el problema en una aplicación específica de Office, consulte las instrucciones correspondientes:

Qué corregir

Por qué corregirlo

Uso de colores

Nunca se base únicamente en el color para transmitir información, en caso de que la audiencia no la pueda ver correctamente. Si es importante conocer el color exacto, mencione el color, por ejemplo, en la etiqueta de la imagen.

Evite el uso de color azul pálido, ya que es el primer color que causa problemas como edad y pérdida de sensibilidad.

Uso de sonido

Si usa sonido en un documento, asegúrese de que la información es accesible incluso si no puede escucharla.

Para hacer que los vídeos y archivos de audio sean accesibles, puede agregar subtítulos o subtítulos al documento. Hacen que el documento sea adecuado para un público más amplio, incluidas las personas con discapacidades auditivas y aquellos que hablan otros idiomas que no sean los de su clip multimedia.

Falta texto alternativo en elementos visuales

Si está usando un lector de pantalla, el texto alternativo (Alt) describe un elemento visual para aquellos que no pueden verlo. Aplique siempre texto alternativo efectivo a todas las formas, imágenes, gráficos, tablas y elementos gráficos SmartArt para que el documento sea más accesible. Para obtener más información sobre el uso adecuado de texto alternativo, consulte texto alternativo.

Estilo de escritura compleja

Si su público no puede comprender a usted, el documento falla automáticamente.

Use frases cortas y gramática simple. Si el contenido se presta a una lista con viñetas, preséntelo de esta manera. Una lista con viñetas es una forma muy sencilla de imponer frases cortas.

Cuando se enfrente a las opciones, seleccione siempre la palabra más sencilla disponible, en lugar de expresar la audiencia con su vocabulario.

Tablas dentro de documentos

Evite usar tablas en los documentos, si es posible, ya que puede resultar difícil seguir el contenido de la tabla mediante un lector de pantalla. Si necesita usar una tabla, puede diseñarla con cuidado para que sea lo más simple posible. Use siempre un título para presentar la tabla.

Si va a crear una tabla con HTML para una página web, use el etiquetado adecuado para que el lector de pantalla o la pantalla braille proporcionen la información de encabezado de tabla y los datos en contexto. Use las etiquetas <TH> para los encabezados y las etiquetas <TD> para las celdas de datos. Y no olvide incluir un resumen de tabla en la etiqueta <table> para explicar el propósito de la tabla.

Diseños de documentos basados en tablas

Los diseños basados en tablas son populares especialmente en los boletines creados con Word y Outlook. Creando una tabla con bordes invisibles y colocando los distintos artículos de boletín dentro de celdas individuales, puede crear fácilmente un documento de aspecto impresionante. Sin embargo, los lectores con problemas de accesibilidad no le agradecerán. No use nunca tablas como una herramienta de diseño.

Al desplazarse por un documento con un diseño de tabla, los lectores de pantalla y Braille muestran las tablas fila por fila de las columnas: Si el boletín se ha diseñado para que se lea de arriba a abajo columna por fila, se perderá el lector.

Objetivo de diseñar el documento sin usar tablas. Para obtener ideas y una colección de plantillas accesibles que puede usar con distintas aplicaciones de Office, vea hacer que las plantillas sean más accesibles y obtener plantillas accesibles para Office. Si necesita usar un diseño de tabla, asegúrese de que está diseñado para que se lea fila a fila en las columnas y trate de minimizar el número de presiones o deslizadores de teclas de tabulación necesarios para llegar al final.

Navegación y orden de foco

Los usuarios del lector de pantalla dependen de la tecla TAB o deslizan el dedo para desplazarse por el documento. Cada tecla de tabulación, presione o deslice el dedo mueve el foco en el documento a la parte siguiente y permite al lector de pantalla leer el contenido de ese elemento.

Para implementar la navegación accesible, asegúrese de que las partes del contenido del documento se hayan ordenado lógicamente. Esto es especialmente importante si el contenido del documento se compone de texto separado e imágenes colocadas al lado o al principio unos de otros, como en una diapositiva de PowerPoint. Si las partes no se organizan de forma lógica, el lector de pantalla las leerá en el orden equivocado, lo que ofrecerá al usuario poca oportunidad de comprender el contenido. Para probar la navegación, active el lector de pantalla y desplácese por el documento presionando la tecla TAB o deslizando hacia la izquierda o hacia la derecha en la pantalla. Asegúrese de que el foco se desplaza por el documento de la forma esperada.

Vea también

Vídeo: Creación de documentos accesibles

Vídeo: Crear tablas más accesibles en Excel

Vídeo: Crear gráficos más accesibles en Excel

Vídeo: crear diapositivas más accesibles en PowerPoint

Crear PDF accesibles

Soporte técnico para los clientes con discapacidades

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