Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

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Puede crear vistas personalizadas de bibliotecas y listas para organizar y mostrar elementos que sean más importantes (como ciertas columnas), para agregar filtrado u ordenación o para tener un estilo más atractivo. Puede crear una vista personal (que solo usted puede ver) o, si tiene permisos para hacerlo, puede crear una vista pública para todos los usuarios que usen la lista para ver.

Nota: Si las pantallas no coinciden con las que se muestran a continuación, es posible que esté usando la nueva experiencia de SharePoint Online. Si es así, haga clic aquí.

Nota: Si está creando vistas a las que tendrán acceso los teléfonos y otros dispositivos móviles, debe tener en cuenta las capacidades de los dispositivos móviles. Para obtener más información, vea configurar un sitio de SharePoint para dispositivos móviles.

Para crear una vista:

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desee crear una vista, haga clic en la pestaña lista o biblioteca y, a continuación, haga clic en crear vista.

    Nota: Si crear vista está deshabilitado, no tiene permisos para crear una vista. Para obtener información sobre los permisos necesarios para crear vistas personales y públicas, vea la siguiente sección configuración de vistas .

    El botón Crear vista de la biblioteca de SharePoint en la cinta.

  2. En la página configuración, elija un tipo de vista. Para obtener información sobre cada tipo, vea tipos de vistas que puede elegir a continuación.

  3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer como vista predeterminada si quiere que esta sea la vista predeterminada para la lista o la biblioteca. Únicamente una vista pública puede ser la vista predeterminada para una lista o biblioteca.

    Página crear configuración de vista
  4. En la sección audiencia, en Ver público, seleccione crear una vista personal o crear una vista pública. Cree una vista personal cuando quiera una vista para usted mismo. Cree una vista pública cuando quiera que todo el mundo que use la lista pueda verla.

    Nota: Si la opción Crear una vista pública está deshabilitada, no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.

  5. En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea mostrar. Junto a los números de columna, seleccione el orden en que desea que se muestren las columnas en la vista.

  6. Configure las otras opciones de la vista, como ordenar y filtrar y haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener descripciones de todas las opciones de configuración que puede elegir, consulte configuración de las vistas a continuación.

Siga estos pasos para cambiar una vista; por ejemplo, para establecerla como predeterminada, agregar o quitar columnas y cambiar el orden de los elementos de la vista.

Nota: Una vez creada una vista, no se puede cambiar el tipo de vista (por ejemplo, no se puede cambiar de la vista estándar a la vista Hoja de información o de Gantt a la vista Calendario, o viceversa). Tendrá que crear una nueva vista con el tipo de vista que desee. Sin embargo, si solo está pensando en editar rápidamente columnas y filas en listas o bibliotecas, puede cambiar temporalmente la vista estándar a la vista Hoja de información con la edición rápida. Para ello, vaya a la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones y haga clic en edición rápida. Cuando haya terminado, la vista volverá a la que estaba anteriormente. Tenga en cuenta que no puede usar la edición rápida en las vistas donde están agrupados los elementos. Para obtener más información sobre la vista Hoja de datos, vea la sección de la vista Hoja de datos que se muestra a continuación en tipos de vistas que puede elegir.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desee cambiar una vista y haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

  2. Haga clic en modificar vista.

    Nota: Si modificar vista está deshabilitado, no tiene permisos para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales. Para obtener información sobre los permisos necesarios para crear vistas personales y públicas, vea la sección sobre configuración de las vistas , más adelante en este artículo.

  3. Seleccione la vista que desea cambiar en la lista desplegable Vista actual.

  4. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener las descripciones de todas las opciones de configuración que desee modificar, vea configuración de las vistas a continuación.

    Nota: Las vistas de la lista desplegable Vista actual están ordenadas alfabéticamente y no se pueden cambiar. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la vista para que la primera letra esté en el orden alfabético que desee.

Siga estos pasos para eliminar una vista.

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea eliminar una vista y haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

  2. Seleccione la vista que quiere eliminar en la lista desplegable Vista actual.

    Lista desplegable de vistas de lista actuales

  3. Haga clic en modificar vista.

    Nota: Si modificar vista está deshabilitado, no tiene los permisos necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar sus vistas personales. Para obtener información sobre los permisos necesarios para crear vistas personales y públicas, vea configuración de las vistas más adelante en este artículo.

    Botón modificar vista con la lista desplegable abierta

  4. Desplácese hacia abajo en la página Configuración hasta la sección vistas y haga clic en la vista que desea eliminar.

  5. En el área superior de la vista, haga clic en Eliminar.

    Botón Eliminar vista

    Nota: Si eliminar no es una opción, puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca, y no puede eliminar una vista predeterminada. Primero debe modificar otra vista y convertirla en la predeterminada.

  6. Cuando se le pida, haga clic en Aceptar.

Página Tipos de vistas

Nota: Una vez creado, no puede cambiar el formato de una vista, por ejemplo, de un calendario a una vista de Gantt. Sin embargo, puede crear vistas adicionales de los mismos datos para cada nuevo formato que desee usar.

Estos son los tipos de vistas que puede elegir:

Vista Estándar    Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca una fila después de la otra. La vista Estándar es la predeterminada para la mayoría de los tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de diferentes maneras; por ejemplo, puede agregar o quitar columnas de la vista.

Vista Estándar

Vista Calendario    Esta vista muestra la lista y la biblioteca en un formato similar a un calendario de pared. Puede aplicar vistas diarias, semanales o mensuales en este formato. Esta vista puede ser útil si desea ver los elementos de la lista o biblioteca cronológicamente. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con las fechas de inicio y finalización de los elementos del calendario.

Vista Calendario

Vista Hoja de información    Esta vista muestra los elementos de lista y biblioteca en una cuadrícula, de forma similar a una hoja de cálculo. Esta vista, también conocida como edición rápida, puede ser útil si tiene que modificar muchos elementos de una lista o biblioteca al mismo tiempo. Esta vista también es útil si desea exportar los datos a un programa de hoja de cálculo o base de datos. Existen algunas limitaciones en la vista Hoja de información: no toda la funcionalidad de Excel está disponible, por ejemplo. Si un elemento de una columna está atenuado, entonces ese tipo de columna no es editable.

Vista Hoja de datos

Vista de Gantt    Esta vista muestra los elementos de lista y biblioteca en las barras que controlan el progreso. Una vista de Gantt puede ayudarle a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas se superponen entre sí y para visualizar el progreso general. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con las fechas de inicio y finalización.

Vista Gantt

Vista de Access    Use Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o biblioteca. Solo está disponible cuando tiene Microsoft Access instalado.

Crear una vista con Microsoft Access

Vista personalizada en SharePoint Designer    Inicie y use la aplicación SharePoint Designer para crear vistas personalizadas avanzadas. Esto requiere permisos avanzados y SharePoint Designer.

Imagen de la Página principal de SharePoint Designer 2013.

Vista existente     Si una vista existente es casi la vista que desea, puede ahorrar tiempo si usa una vista existente como punto de partida para crear la nueva vista. En el encabezado empezar a partir de una vista existente, verá una lista de las vistas actuales. Haga clic en una vista para crear una vista nueva.

Comenzar a partir de una vista existente

Las vistas tienen muchas configuraciones para facilitarle la búsqueda rápida de la información que necesita en una lista o la biblioteca. A continuación se indica la configuración para las vistas de SharePoint. No todas las configuraciones están disponibles para todos los tipos de vistas. La configuración para las vistas de calendario difiere de otros tipos de vistas.

El número máximo de elementos en una vista es de 5000. Puede administrar el número de elementos de una vista mediante la configuración de filtro y límite de elementos. Para obtener más información , vea administrar listas y bibliotecas con muchos elementos .

  • Vista predeterminada    Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada, que es la vista que los usuarios ven cuando van a la lista o biblioteca. Puede cambiar la vista predeterminada a cualquier vista pública de esa lista o biblioteca. sin embargo, no puede establecer una vista personal como la vista predeterminada. Para eliminar una vista que es la vista predeterminada, primero debe hacer que otra vista pública sea la predeterminada para esa lista o biblioteca.

    Nota: Si no se muestra la vista predeterminada en las páginas crear o Editar vista, no tiene permisos para crear una vista pública o la vista es una vista personal. Para crear una vista pública debe estar en el grupo diseñador de la lista o biblioteca, o tener los permisos equivalentes. Consulte Descripción de los niveles de permisos en SharePoint para obtener más información.

  • Público    Al crear una vista, puede configurar la audiencia de la vista para que sea vista personal o vista pública. Una vista personal es una vista que solo usted puede ver. Una vista pública es una vista que cualquiera puede ver.

    No puede cambiar una vista personal a vista pública ni una vista pública a vista personal. Puede utilizar una vista pública como punto de partida para las vistas personales o públicas. Puede utilizar una vista personal como punto de partida solo para las vistas personales.

    Si crear vista está deshabilitado al intentar crear una vista, no tiene los permisos necesarios para crear una vista. Si está disponible crear vista, pero la opción crear una vista pública está deshabilitada, debe estar en el grupo diseñador o permisos equivalentes. Con crear una vista personal, tiene que estar en el grupo de miembros de la lista o biblioteca, o tener los permisos equivalentes.

  • Columnas    Las columnas de una vista contienen la información que necesita ver para los elementos de lista o biblioteca. Las columnas, junto con otras características de las vistas, como filtros, pueden ayudarle a ver solo la información que es más importante para su trabajo. Esto es especialmente útil si la lista o biblioteca contiene muchos elementos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con columnas para crear vistas personalizadas, vea crear una columna en una lista o biblioteca.

  • Columnas de Gantt    Seleccione las columnas que estarán en la vista de Gantt. Título es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de datos obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Título, si no se muestra ninguna opción en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista.

  • Ordenar    Establezca el orden en el que aparecen los elementos en la vista. Puede tener hasta dos criterios. Por ejemplo, puede mostrar los elementos de una lista de tareas ordenados por prioridad y después por fecha de vencimiento.

  • Filtro    Configure una vista para mostrar un subconjunto de los elementos en una lista o biblioteca filtrándolos con información en las columnas de la lista o la biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto específico.

    Sugerencia: Puede usar filtros o columnas calculadas que usen cálculos, como [hoy] para mostrar elementos cuando la fecha coincida hoy o [yo] para mostrar los elementos del usuario de la vista. También puede combinar ecuaciones simples con funciones. Por ejemplo, para mostrar los elementos creados en los últimos siete días, filtre la columna creado , establezca el operador en es menory establezca el valor en [hoy]-7 (sin espacios). Vea ejemplos de fórmulas comunes en listas de SharePoint para obtener más información.

  • Vista tabular    Proporciona casillas de verificación para cada elemento, para que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de lista o biblioteca para realizar operaciones masivas. Esto puede ahorrar mucho tiempo si deben cambiarse muchos elementos de una lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos.

  • Agrupar por    Agrupa los elementos de la lista o biblioteca según la información de las columnas. Por ejemplo, puede agrupar los elementos de una lista de tareas por prioridad y después por porcentaje completado.

  • Totales    Muestra cálculos de resumen para las columnas de la vista, por ejemplo: recuento, promedio, máximo, mínimo. Por ejemplo, al establecer la columna de título en Recuento en una biblioteca de documentos, la vista mostrará la cantidad de documentos en la vista y en los grupos de la vista. Las columnas disponibles para los totales y las opciones de configuración disponibles para cada columna difieren según el tipo de columna, por ejemplo número, y el tipo de lista o biblioteca para la que se ha creado la vista.

  • Estilo    Determina el diseño de la vista, por ejemplo, un boletín. No todos los estilos están disponibles para todos los tipos de vista.

    • Tabla básica    Muestra los elementos en filas.

    • Encuadrado    Muestra los elementos de la lista usando un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible únicamente para las listas.

    • Encuadrado, sin etiquetas    Similar al estilo encuadrado, pero las etiquetas para las columnas no están en la vista. Este estilo está disponible únicamente para las listas.

    • Predeterminada    La vista predeterminada varía, dependiendo del tipo y la configuración de la lista o la biblioteca.

    • Detalles del documento    Muestra los archivos de una biblioteca usando un diseño similar al de las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible para la mayoría de las bibliotecas, pero no para las listas.

    • Boletín    Muestra los elementos en filas, con líneas entre las filas.

    • Boletín, sin líneas    Muestra los elementos en filas con sombreado alternativo, sin las líneas entre las filas.

    • Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos en el lado izquierdo de la página. Cuando apunta al nombre de un elemento, las columnas seleccionadas para la vista se muestran en el lado derecho de la página.

    • Con sombreado    Muestra los elementos en filas de sombreados alternativos.

  • Carpetas    Seleccione Mostrar elementos dentro de carpetas para mostrar las carpetas de lista o biblioteca en la vista con los elementos. Seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas para mostrar únicamente los elementos de lista o biblioteca en la vista, que se denomina también vista plana. También puede seleccionar si la vista que crea se aplica en todas las carpetas, únicamente en la carpeta de nivel superior o en carpetas de un tipo de contenido específico.

  • Límite de elementos    Puede especificar cuántos elementos se muestran al mismo tiempo (lotes) en cada vista o el número total de elementos que mostrará la vista. Cuanto más grande sea el lote de elementos en una vista, más tiempo se necesitará para realizar la descarga en el explorador.

  • Móvil    Puede especificar que esta vista sea para dispositivos móviles, que sea la vista móvil predeterminada para dispositivos móviles, y el número de elementos para mostrar en el elemento web de vista de lista para esta vista. Esta opción no está disponible para todas las listas y bibliotecas. La vista debe ser una vista pública.

Nota: ¿La pantalla tiene un aspecto diferente al de los ejemplos aquí? Es posible que el administrador haya establecido el modo clásico en la lista o que estés usando una versión anterior. Si es así, haga clic aquí.

Crear nuevas vistas de listas de SharePoint para organizar y ocultar o mostrar columnas. Una vista es la predeterminada. Las vistas adicionales que agregue estarán disponibles en el menú Opciones de vista. Puede crear una vista para guardar diferentes selecciones de ordenación, filtro y agrupación que ha realizado desde el panel encabezados de columna o filtros. Las columnas que ha mostrado u ocultado y los anchos de columna también se guardarán con la vista.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

    Si Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o de que no ha seleccionado uno o más elementos. Además, es posible que no tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con el administrador de Office 365 o los propietarios de la lista o del sitio.

  2. Haga clic en Guardar vista como.

  3. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  1. Vaya a configuración de la lista.

  2. En la parte inferior de la página Configuración, haga clic en crear vista.

  3. En la página tipo de vista, elija un tipo de vista, que abre la página crear vista para ese tipo de vista. El tipo de vista más común es vista estándar, que muestra los elementos de lista en una fila después de otra. La vista estándar es la predeterminada para la mayoría de los tipos de listas.

    Importante: Una vez que elija un tipo de vista, no podrá cambiarlo, pero puede crear otra vista con un tipo de vista diferente. Para obtener más información, vea crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

  4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista.

  5. Seleccione establecer como vista predeterminada si desea que sea la vista predeterminada de la lista. Solo la vista pública puede ser la vista predeterminada.

  6. En la sección audiencia, en Ver público, seleccione crear una vista personal o crear una vista pública. Cree una vista personal cuando quiera una vista para usted mismo. Cree una vista pública cuando quiera que todo el mundo que use la lista pueda verla.

    Nota: Si crear una vista pública está deshabilitada, no tiene un nivel de permisos de diseño o superior.

  7. En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea mostrar. Junto a los números de columna, seleccione el orden en que desea que se muestren las columnas en la vista.

  8. Cambie otras opciones de configuración de la vista, como ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener más información, vea editar una vista de lista en SharePoint Online.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

    Si Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o de que no ha seleccionado uno o más elementos. Además, es posible que no tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con el administrador de Office 365 o los propietarios de la lista o del sitio.

  2. Haga clic en el nombre de la vista que desee cambiar.

  3. Vuelva a hacer clic en Opciones de vista y, a continuación, seleccione Editar vista actual.

  4. En la página Editar vista, realice los cambios. Puede Agregar o quitar columnas, agregar criterios de ordenación o filtrado, configurar carpetas, etc.

  5. Cuando haya terminado de realizar los cambios, haga clic en Aceptar.

Nota: También puedes realizar algunos cambios directamente en la vista de lista. Para ello, haga clic en el nombre de la columna. Puede cambiar el orden de los elementos, filtrarlos, agruparlos, Agregar columnas y cambiar otras opciones de configuración de columna. Cuando haya terminado, haga clic en Opciones de vista y, a continuación, haga clic en Guardar vista como. Guarde la vista con su nombre actual o escriba un nombre nuevo para crear una vista nueva.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

  2. Haga clic en el nombre de la vista que desea eliminar.

  3. Vuelva a hacer clic en Opciones de vista y, a continuación, seleccione Editar vista actual.

  4. En la página Editar vista, haga clic en eliminar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vea también

Tipos y opciones de columnas de sitio

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