Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

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Puede crear vistas personalizadas de bibliotecas y listas para organizar y mostrar los elementos que son más importantes para usted (por ejemplo, algunas columnas), para agregar filtrado u ordenación, o tener un estilo más atractivo. Puede crear una vista personal (que solo puede ver), o bien, si tiene permisos para ello, puede crear una vista pública para todos los usuarios para ver la lista.

Nota: Si las pantallas no coinciden con los que se muestra a continuación, puede usar la nueva experiencia en SharePoint Online. Si es así, haga clic en aquí.

Nota: Si va a crear las vistas que serán accesibles mediante teléfonos y otros dispositivos móviles, debe considerar las capacidades de los dispositivos móviles. Para obtener más información, consulte configurar un sitio de SharePoint para dispositivos móviles.

Para crear una vista:

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desee crear una vista, haga clic en la pestaña lista o biblioteca y, a continuación, haga clic en Crear vista.

    Nota: Si Crear vista está deshabilitada, no tiene los permisos para crear una vista. Para obtener información acerca de los permisos que necesita para crear vistas personal y pública, vea la sección configuración de las vistas .

    El botón Crear vista de la biblioteca de SharePoint en la cinta.

  2. En la página configuración, elija un tipo de vista. Para obtener información sobre cada tipo, vea tipos de vistas que puede elegir .

  3. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista. Seleccione Establecer como vista predeterminada si quiere que esta sea la vista predeterminada para la lista o la biblioteca. Únicamente una vista pública puede ser la vista predeterminada para una lista o biblioteca.

    Crear página de configuración de la vista
  4. En la sección audiencia, bajo Audiencia de la vista, seleccione crear una vista Personal o crear una vista pública. Crear una vista personal cuando desee una vista únicamente para usted mismo. Crear una vista pública cuando desee que todas las personas que usa la lista para verlo.

    Nota: Si la opción Crear una vista pública está deshabilitada, no cuenta con los permisos necesarios para crear una vista pública para esta lista o biblioteca.

  5. En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea mostrar. Junto a los números de columna, seleccione el orden en que desea que se muestren las columnas en la vista.

  6. Configurar las otras opciones para la vista, como Ordenar y filtrar y haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener una descripción de todos los valores que puede elegir, consulte configuración de las vistas .

Siga estos pasos para cambiar una vista; por ejemplo, para establecerla como predeterminada, agregar o quitar columnas y cambiar el orden de los elementos de la vista.

Nota: Una vez que se crea una vista, no puede cambiar el tipo de vista (por ejemplo, no puede cambiar de vista estándar a la vista Hoja de datos o vista de Gantt a la vista de calendario, o viceversa). Tendrá que crear una nueva vista con el tipo de vista que desee. Si solo desea para modificar columnas y filas en listas o bibliotecas rápidamente, sin embargo, se puede cambiar temporalmente la vista estándar a la vista Hoja de datos mediante el uso de edición rápida. Para ello, vaya a la pestaña lista o biblioteca en la cinta de opciones y haga clic en Edición rápida. Cuando haya terminado, la vista se vuelva a lo que estaba previamente. Tenga en cuenta que no puede utilizar Edición rápida en vistas donde los elementos están agrupados. Para obtener más información sobre la vista Hoja de datos, vea la sección de la vista Hoja de datos debajo de tipos de vistas que puede elegir.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde desea cambiar una vista y haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

  2. Haga clic en Modificar vista.

    Nota: Si se deshabilita Modificar vista, no tiene los permisos para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar las vistas personales. Para obtener información acerca de los permisos que necesita para crear vistas personal y pública, vea la sección en la configuración de las vistas más adelante en el artículo.

  3. Seleccione la vista que desea cambiar en la lista desplegable Vista actual.

  4. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener una descripción de todos los valores que desea modificar, consulte configuración de las vistas .

    Nota: Vistas en la lista desplegable Vista actual se ordenan alfabéticamente y no se puede cambiar. Sin embargo, puede cambiar el nombre de la vista para que sea la primera letra en el orden alfabético que desee.

Use los siguientes pasos para eliminar una vista.

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea eliminar una vista y haga clic en la lista o biblioteca.

  2. Seleccione la vista que quiere eliminar en la lista desplegable Vista actual.

    Lista desplegable de vistas de lista actuales

  3. Haga clic en Modificar vista.

    Nota: Si se deshabilita Modificar vista, no tiene los permisos necesarios para modificar la vista actual. Sin embargo, puede modificar las vistas personales. Para obtener información acerca de los permisos que necesita para crear vistas personal y pública, consulte configuración de las vistas más adelante en este artículo.

    Modificar botón Vista con lista desplegable abierta

  4. Desplácese hasta la página de configuración en la sección vistas y haga clic en la vista que desea eliminar.

  5. En el área superior de la vista, haga clic en Eliminar.

    Botón Vista eliminar

    Nota: Si Eliminar no es una opción, puede ser la vista predeterminada de una lista o biblioteca y no se puede eliminar una vista predeterminada. En primer lugar debe modificar otra vista y establecerlo como predeterminado.

  6. Cuando se le pida, haga clic en Aceptar.

Página de tipos de vista

Nota: Una vez creada, no puede cambiar el formato de una vista, como desde un calendario a una vista de Gantt. Sin embargo, puede crear vistas adicionales de los mismos datos para cada nuevo formato que desea usar.

Estos son los tipos de vistas que puede elegir entre:

Vista Estándar    Esta vista muestra los elementos de la lista o biblioteca una fila después de la otra. La vista Estándar es la predeterminada para la mayoría de los tipos de listas y bibliotecas. Puede personalizar la vista de diferentes maneras; por ejemplo, puede agregar o quitar columnas de la vista.

Vista Estándar

Vista Calendario    Esta vista muestra la lista y biblioteca en un formato similar a un calendario de pared. Puede aplicar vistas diarias, semanales o mensuales en este formato. Esta vista puede ser útil si desea ver los elementos de la lista o biblioteca cronológico. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con las fechas de inicio y final de los elementos de calendario.

Vista Calendario

Vista Hoja de datos    Esta vista muestra los elementos de listas y bibliotecas en una cuadrícula, similar a una hoja de cálculo. Esta vista, también conocido como edición rápida, puede ser útil si necesita modificar muchos elementos de una lista o biblioteca a la vez. Esta vista también es útil si desea exportar los datos a un programa de hoja de cálculo o base de datos. Existen algunas limitaciones a la vista Hoja de datos: no todas las funciones de Excel está disponible, por ejemplo. Si un elemento de una columna está atenuado, ese tipo de columna no es editable.

Vista Hoja de datos

Vista de Gantt    Esta vista muestra los elementos de listas y bibliotecas en las barras de seguimiento. Una vista de Gantt puede ayudarle a administrar proyectos. Puede usar esta vista, por ejemplo, para ver qué tareas superponen entre sí y visualizar el progreso general. Para usar esta vista, la lista o biblioteca debe contener columnas con las fechas de inicio y final.

Vista Gantt

Vista de Access    Usar Microsoft Access para crear formularios e informes basados en la lista o biblioteca. Sólo está disponible cuando esté instalado Microsoft Access.

Crear una vista con Microsoft Access

Vista personalizada en SharePoint Designer    Iniciar y utilizar la aplicación de SharePoint Designer para crear vistas personalizadas avanzadas. Esto requiere permisos avanzados y SharePoint Designer.

Imagen de la página principal de SharePoint Designer 2013.

Vista existente     Si una vista existente es prácticamente la vista que desea, puede ahorrar tiempo utilizando una vista existente como punto de partida para crear la nueva vista. En el encabezado de inicio de una vista existente, verá una lista de las vistas del actuales. Haga clic en una vista para crear una nueva vista.

Comenzar a partir de una vista existente

Las vistas tienen muchas configuraciones para facilitarle la búsqueda rápida de la información que necesita en una lista o la biblioteca. A continuación se indica la configuración para las vistas de SharePoint. No todas las configuraciones están disponibles para todos los tipos de vistas. La configuración para las vistas de calendario difiere de otros tipos de vistas.

El número máximo de elementos en una vista es 5000. Puede administrar el número de elementos en una vista mediante la configuración de límite de filtro y elemento. Para obtener más información, vea Administrar listas y bibliotecas con muchos elementos .

  • Vista predeterminada    Todas las listas y bibliotecas tienen una vista predeterminada, que es la vista que las personas ven cuando accedan a la lista o biblioteca. Puede cambiar la vista predeterminada a cualquier vista pública para dicha lista o biblioteca. pero no puede establecer una vista personal como la vista predeterminada. Para eliminar una vista de la vista predeterminada, primero debe realizar otra vista pública predeterminada para dicha lista o biblioteca.

    Nota: Si establecer como vista predeterminada no se muestra en la crear o editar páginas de la vista, no tiene los permisos para crear una vista pública o la vista es una vista personal. Para crear una vista pública debe estar en el grupo de diseñadores de la lista o biblioteca, o que tenga los permisos equivalentes. Para obtener más información, vea niveles de permisos de descripción en SharePoint .

  • Audiencia    Cuando se crea una vista, puede establecer la audiencia de la vista sea la Vista Personal o Pública. Una vista personal es una vista que solo puede ver. Una vista pública es una vista que cualquier usuario puede ver.

    No puede cambiar una vista personal a vista pública ni una vista pública a vista personal. Puede utilizar una vista pública como punto de partida para las vistas personales o públicas. Puede utilizar una vista personal como punto de partida solo para las vistas personales.

    Si se deshabilita Create View cuando intenta crear una vista, no tiene los permisos adecuados para crear una vista. Si Crear vista está disponible, pero la opción de crear una vista pública está deshabilitada debe estar en el grupo de diseñadores o permisos equivalentes. Con crear una vista Personal, debe estar en el grupo de miembros de la lista o biblioteca, o que tenga los permisos equivalentes.

  • Columnas    Las columnas en una vista contienen la información que necesita ver elementos de lista o biblioteca. Columnas, en combinación con otras características de vistas, como filtros, pueden ayudarle a ver la información más importante para su trabajo. Esto es especialmente útil si la lista o biblioteca contiene una gran cantidad de elementos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con columnas para crear vistas personalizadas, vea crear una columna en una lista o biblioteca.

  • Columnas de Gantt    Seleccione las columnas que estarán en la vista de Gantt. Título es un campo de texto obligatorio. Fecha de inicio y Fecha de vencimiento son campos de datos obligatorios. Cuando selecciona una columna, como Título, si no se muestra ninguna opción en la lista desplegable, debe crear la columna para admitir esta vista.

  • Ordenar    Establezca el orden en el que aparecen los elementos en la vista. Puede tener hasta dos criterios. Por ejemplo, puede mostrar los elementos de una lista de tareas ordenados por prioridad y después por fecha de vencimiento.

  • Filtro    Configure una vista para mostrar un subconjunto de los elementos en una lista o biblioteca filtrándolos con información en las columnas de la lista o la biblioteca. Por ejemplo, una vista puede mostrar los documentos de una biblioteca que son para un proyecto específico.

    Sugerencia: Puede usar columnas calculadas o filtros que utilizar cálculos, como [Hoy] para mostrar los elementos cuando coincide con la fecha de hoy o [Yo] para mostrar los elementos de la vista del usuario. También puede combinar ecuaciones simples con funciones. Por ejemplo, para mostrar los elementos creados en los siete últimos días, filtro en la columna creado , establezca el operador en es menor quey establezca el valor a [Hoy] -7 (sin espacios). Para obtener más información, vea ejemplos de fórmulas comunes en listas de SharePoint .

  • Vista tabular    Proporciona casillas de verificación para cada elemento, para que los usuarios puedan seleccionar varios elementos de lista o biblioteca para realizar operaciones masivas. Esto puede ahorrar mucho tiempo si deben cambiarse muchos elementos de una lista o biblioteca. Por ejemplo, un usuario puede seleccionar y desproteger varios documentos.

  • Agrupar por    Agrupa los elementos de la lista o biblioteca según la información de las columnas. Por ejemplo, puede agrupar los elementos de una lista de tareas por prioridad y después por porcentaje completado.

  • Totales    Muestra cálculos de resumen para las columnas de la vista, por ejemplo: recuento, promedio, máximo, mínimo. Por ejemplo, al establecer la columna de título en Recuento en una biblioteca de documentos, la vista mostrará la cantidad de documentos en la vista y en los grupos de la vista. Las columnas disponibles para los totales y las opciones de configuración disponibles para cada columna difieren según el tipo de columna, por ejemplo número, y el tipo de lista o biblioteca para la que se ha creado la vista.

  • Estilo    Determina el diseño de la vista, por ejemplo, un boletín. No todos los estilos están disponibles para todos los tipos de vista.

    • Tabla básica    Muestra los elementos en filas.
      Vista Estándar

    • En caja    Muestra los elementos de la lista mediante un diseño similar a las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible únicamente para las listas.
      Vista estilo encuadrado

    • Encuadrado, sin etiquetas    Similar al estilo encuadrado, pero las etiquetas para las columnas no están en la vista. Este estilo está disponible únicamente para las listas.

    • Predeterminada    La vista predeterminada varía, dependiendo del tipo y la configuración de la lista o la biblioteca.

    • Detalles del documento    Muestra los archivos en una biblioteca con un diseño similar a las tarjetas de presentación. Este estilo está disponible para la mayoría de las bibliotecas, pero no se muestra.
      Vista de detalles del documento

    • Boletín    Muestra los elementos en filas con líneas entre las filas.
      Vista de estilo de boletín

    • Boletín, sin líneas    Muestra los elementos en filas con sombras alternativas, sin las líneas entre las filas.
      Vista de boletín sin líneas

    • Panel de vista previa Muestra el nombre de los elementos en el lado izquierdo de la página. Cuando seleccione el nombre de un elemento, se muestran las columnas seleccionadas para la vista en el lado derecho de la página.
      Estilo de vista Panel de vista previa

    • Sombreado    Muestra los elementos en filas con sombras alternativas.
      Vista Sombreado

  • Carpetas    Seleccione Mostrar elementos dentro de carpetas para mostrar las carpetas de lista o biblioteca en la vista con los elementos. Seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas para mostrar únicamente los elementos de lista o biblioteca en la vista, que se denomina también vista plana. También puede seleccionar si la vista que crea se aplica en todas las carpetas, únicamente en la carpeta de nivel superior o en carpetas de un tipo de contenido específico.

  • Límite de elementos    Puede especificar cuántos elementos se muestran al mismo tiempo (lotes) en cada vista o el número total de elementos que mostrará la vista. Cuanto más grande sea el lote de elementos en una vista, más tiempo se necesitará para realizar la descarga en el explorador.

  • Móvil    Puede especificar que esta vista sea para dispositivos móviles, que sea la vista móvil predeterminada para dispositivos móviles, y el número de elementos para mostrar en el elemento web de vista de lista para esta vista. Esta opción no está disponible para todas las listas y bibliotecas. La vista debe ser una vista pública.

Nota: ¿Tiene un aspecto diferente a los ejemplos siguientes la pantalla? El administrador puede tener establecido en la lista de modo clásico o está usando una versión anterior. Si es así, haga clic en aquí.

Crear vistas de listas de SharePoint para organizar y mostrar u ocultar columnas. Una vista es la vista predeterminada. Vistas adicionales que agrega están disponibles en el menú de Opciones de vista. Puede crear una vista para guardar diferentes al ordenar, filtrar y selecciones de agrupación que haya realizado desde el panel de filtros o encabezados de columna. Las columnas se muestra u oculta y también se guardarán los anchos de columna con la vista.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

    Si las opciones de vista Icono de opciones de vista de listas no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o no se ha seleccionado uno o varios elementos. Además, puede que no se tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con el Administrador de Office 365 o los propietarios de sitio o lista.

  2. Haga clic en Guardar vista como.

  3. Escriba el nuevo nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  1. Vaya a configuración de la lista.

  2. En la parte inferior de la página Configuración, haga clic en Crear vista.

  3. En la página Tipo de vista, elija un tipo de vista, que abre la página Crear vista para ese tipo de vista. El tipo más habitual de la vista es la Vista estándar que muestra la lista elementos una fila siguiendo otra. Vista estándar es el valor predeterminado para la mayoría de los tipos de listas.

    Importante: Una vez que elija un tipo de vista, no se puede cambiar, pero puede crear otra vista con un tipo de vista diferente. Para obtener más información, vea tipos de vista que puede elegir.

  4. En el cuadro Nombre de vista, escriba el nombre para la vista.

  5. Si desea que esta sea la vista predeterminada de la lista, seleccione establecer como vista predeterminada. Solo una vista pública puede ser la vista predeterminada.

  6. En la sección audiencia, bajo Audiencia de la vista, seleccione crear una vista Personal o crear una vista pública. Crear una vista personal cuando desee una vista únicamente para usted mismo. Crear una vista pública cuando desee que todas las personas que usa la lista para verlo.

    Nota: Si crear una vista pública está deshabilitada, no tiene permisos de Diseño o niveles superiores.

  7. En la sección Columnas, seleccione las columnas que desea para la vista y borre las columnas que no desea mostrar. Junto a los números de columna, seleccione el orden en que desea que se muestren las columnas en la vista.

  8. Cambiar otras opciones de la vista, como Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Para obtener más información, vea modificar una vista de lista en SharePoint Online.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

    Si las opciones de vista Icono de opciones de vista de listas no está visible, asegúrese de que no está editando la lista o no se ha seleccionado uno o varios elementos. Además, puede que no se tenga permiso. En ese caso, póngase en contacto con el Administrador de Office 365 o los propietarios de sitio o lista.

  2. Haga clic en el nombre de la vista que desea cambiar.

  3. Haga clic nuevamente en Opciones de vista y, a continuación, seleccione Editar vista actual.

  4. En la página Editar vista, realice los cambios. Puede agregar o quitar columnas, agregue el criterio de ordenación o filtro, configurar carpetas y mucho más.

  5. Cuando haya terminado con los cambios, haga clic en Aceptar.

Nota: También puede realizar algunos cambios directamente en la vista de lista. Para ello, haga clic en el nombre de columna. Puede cambiar el orden de los elementos, filtrarlos, agrúpelos, agregar columnas y cambiar otras opciones de configuración de la columna. Cuando haya terminado, haga clic en Opciones de vista y, a continuación, haga clic en Guardar vista como. Guardar la vista con su nombre actual o escriba un nombre nuevo para crear una nueva vista.

  1. En la barra de comandos de la lista, seleccione Opciones de vista Icono de opciones de vista de listas .

  2. Haga clic en el nombre de la vista que desea eliminar.

  3. Haga clic nuevamente en Opciones de vista y, a continuación, seleccione Editar vista actual.

  4. En la página Editar vista, haga clic en Eliminar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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