Convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo

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Una tabla dinámica tiene varios diseños que proporcionan una estructura predefinida al informe, pero no podrá personalizar estos diseños. Si necesita más flexibilidad en el diseño de un informe de tabla dinámica, puede convertir las celdas en fórmulas de hoja de cálculo y, a continuación, cambie el diseño de estas celdas aprovechando completa de todas las características disponibles en una hoja de cálculo. Puede convertir las celdas en fórmulas que utilicen funciones de cubo o use la función IMPORTARDATOSDINAMICOS. Convertir celdas en fórmulas en gran medida simplifica el proceso de creación, actualizar, y mantener estos personalizar las tablas dinámicas.

Al convertir celdas en fórmulas, estas fórmulas tener acceso a los mismos datos que la tabla dinámica y se pueden actualizadas para ver los resultados actualizados. Sin embargo, con la excepción posible de filtros de informe, ya no tiene acceso a las características interactivas de una tabla dinámica, como filtrar, ordenar, o expandir y contraer niveles.

Nota: Al convertir una tabla dinámica de procesamiento analítico en línea (OLAP), puede seguir actualizar los datos para obtener valores de medición actualizados, pero no puede actualizar a los miembros reales que se muestran en el informe.

Obtenga más información sobre escenarios comunes para convertir las tablas dinámicas en fórmulas de hoja de cálculo

A continuación, se incluyen ejemplos típicos de lo que se puede hacer una vez convertidas las celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja cálculo para personalizar el diseño de las celdas convertidas.

Reorganizar y eliminar celdas   

Suponga que tiene un informe periódico que debe crear cada mes para sus empleados. Sólo necesita una parte de la información del informe y prefiere diseñar los datos de una forma personalizada. Puede mover y ordenar las celdas en el diseño que desee, eliminar las celdas que no sean necesarias para el informe de personal mensual y, a continuación, aplicar formato a las celdas y a la hoja de cálculo del modo que desee.

Insertar filas y columnas   

Supongamos que desea mostrar la información de ventas de los dos años anteriores, desglosados por región y grupo de productos y que desea insertar comentarios extensos en filas adicionales. Simplemente insertar una fila y escriba el texto. Además, que desea agregar una columna que muestra las ventas por región y grupo de productos que no está en la tabla dinámica original. Insertar solo una columna, agregar una fórmula para obtener los resultados que desee y, a continuación, rellene la columna hacia abajo para obtener los resultados de cada fila.

Usar varios orígenes de datos   

Suponga que desea comparar los resultados entre una base de datos de producción y una de prueba para asegurarse de que la base de datos de prueba produce los resultados previstos. Puede copiar fácilmente fórmulas de celdas y, después, cambiar el argumento de conexión de forma que apunte a la base de datos de prueba para comparar los dos resultados.

Usar referencias de celdas para modificar los datos especificados por el usuario   

Suponga que desea cambiar todo el informe según los datos especificados por el usuario. Podría cambiar los argumentos de las fórmulas de cubo por referencias de celda en la hoja de cálculo y, a continuación, especificar valores diferentes en esas celdas para obtener resultados distintos.

Crear un diseño de filas y columnas no uniforme (denominado también informe asimétrico)   

Supongamos que necesita crear un informe que contiene una columna 2008 denominada ventas reales y una columna 2009 denominada ventas previstas, pero no desea que las demás columnas. Puede crear un informe que contenga solamente esas columnas, a diferencia de una tabla dinámica, que requiere informes simétrica.

Crear sus propias fórmulas de cubo y expresiones MDX   

Suponga que desea crear un informe que contenga las ventas de un determinado producto realizadas por tres vendedores específicos en el mes de julio. Si está familiarizado con las expresiones MDX y las consultas OLAP, puede especificar usted mismo las fórmulas de cubo. Aunque estas fórmulas pueden ser bastante complejas, puede simplificar y mejorar la precisión de estas fórmulas mediante Fórmula Autocompletar. Para obtener más información, vea Usar Fórmula Autocompletar.

Nota: Solo puede convertir una tabla dinámica de procesamiento analítico en línea (OLAP) mediante este procedimiento.

  1. Para guardar la tabla dinámica para usos futuros, se recomienda realizar una copia del libro antes de convertir la tabla dinámica haciendo clic en archivo > Guardar como. Para obtener más información, vea Guardar un archivo.

  2. Preparar la tabla dinámica para que puede minimizar la reorganización de las celdas tras la conversión haciendo lo siguiente:

    • Cambie a un diseño que se parezca lo más posible al diseño que desea.

    • Interactúe con el informe, filtrándolo, ordenándolo y rediseñándolo, para obtener los resultados deseados.

  3. Haga clic en la tabla dinámica.

  4. En la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Herramientas OLAP y luego en Convertir en fórmulas.

    Si no hay filtros de informe, se completa la operación de conversión. Si hay uno o más filtros de informe, se muestra el cuadro de diálogo Convertir en fórmulas.

  5. Decida cómo desea convertir la tabla dinámica:

    Convertir toda la tabla dinámica   

    • Active la casilla de verificación Convertir filtros de informe.

      Esto convierte todas las celdas en fórmulas de hoja de cálculo y elimina toda la tabla dinámica.

      Convertir sólo las etiquetas de fila, las etiquetas de columna y el área de valores de la tabla dinámica, pero conservar los filtros de informe   

    • Asegúrese de que esté desactivada la casilla de verificación Convertir filtros de informe (estado predeterminado).

      Esto convierte todas las etiquetas de fila, etiquetas de columna y los valores de las celdas en fórmulas de hoja de cálculo y conserva la tabla dinámica original, pero con los filtros de informe de área para que puedan continuar filtrar mediante los filtros de informe.

      Nota: Si el formato de tabla dinámica es la versión 2000-2003 o versiones anteriores, sólo se puede convertir toda la tabla dinámica.

  6. Haga clic en Convertir.

    La operación de conversión actualiza en primer lugar la tabla dinámica para asegurarse de que se usan datos actualizados.

    Se muestra un mensaje en la barra de estado mientras se realiza la operación de conversión. Si la operación tarda mucho tiempo y prefiere realizar la conversión en otro momento, presione ESC para cancelar la operación.

    Notas: 

    • No se pueden convertir celdas con filtros aplicados a niveles que están ocultos.

    • No puede convertir celdas que contengan campos con cálculos personalizados creados mediante la ficha Mostrar valores como del cuadro de diálogo Configuración de campo de valor (en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Campo activo y luego en Configuración de campo de valor).

    • El formato de las celdas convertidas se conserva, pero los estilos de la tabla dinámica se quitan ya que sólo se pueden aplicar a tablas dinámicas.

Puede usar la función IMPORTARDATOSDINAMICOS en una fórmula para convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo cuando desee trabajar con orígenes de datos distintos de OLAP, cuando no desee actualizar directamente al nuevo formato de la versión 2007 de tabla dinámica o cuando desee evitar la complejidad de las funciones de cubo.

  1. Asegúrese de que el comando Generar GetPivotData del grupo Tabla dinámica de la ficha Opciones está activado.

    Nota: El comando Generar GetPivotData establece o borra la opción Usar funciones GetPivotData para referencias a tablas dinámicas en la categoría Fórmulas de la sección Trabajando con fórmulas del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

  2. En la tabla dinámica, asegúrese de que la celda que desea utilizar en cada fórmula está visible.

  3. En una celda de hoja de cálculo fuera de la tabla dinámica, escriba la fórmula que desee hasta el punto donde desea incluir datos del informe.

  4. Haga clic en la celda de la tabla dinámica que desea usar en su fórmula en la tabla dinámica. Se agrega una función IMPORTARDATOSDINAMICOS a la fórmula que recupera los datos de la tabla dinámica. Esta función sigue recuperando los datos correctos si cambia el diseño de informe o actualizar los datos.

  5. Acabe de escribir la fórmula y presione ENTRAR.

Nota: Si quita alguna de las celdas a las que se hace referencia en la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS del informe, la fórmula devuelve #¡REF!.

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Problema: no se pueden convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo

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