Consolidar datos en varias hojas de cálculo

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Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada hoja en una hoja de cálculo maestra. Pueden ser las hojas en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Cuando consolidar datos, ensamblar datos de modo que puede actualizar con más facilidad y agregar según sea necesario.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si suele consolidar datos, puede ser útil para crear nuevas hojas de cálculo a partir de una plantilla de hoja de cálculo que usa un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, vea: crear una plantilla. También es un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Hay dos formas de consolidar datos por posición o por categoría.

Consolidación por posición: los datos en las áreas de origen tiene el mismo orden y utiliza las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo del presupuesto departamental que hayan sido creadas desde la misma plantilla.

Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

  • Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. Sin embargo, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Considere la posibilidad de crear una tabla dinámica si necesita más flexible consolidación por categoría.

Nota: Los ejemplos de este artículo se crearon con Excel 2016. Aunque la vista puede diferir si está utilizando otra versión de Excel, los pasos son los mismos.

Siga estos pasos para consolidar varias hojas de cálculo en una hoja de cálculo maestra:

  1. Si todavía no lo ha hecho, prepare los datos en cada hoja constituyente haciendo lo siguiente:

    • Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista. Cada columna debe tener una etiqueta (encabezado) en la primera fila y contener datos similares. No debe haber filas en blanco ni columnas en cualquier lugar de la lista.

    • Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no se escribe nada en la hoja de cálculo maestra donde va a consolidar los datos. Excel hace esto.

    • Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

  2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

    Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo maestra, asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

  3. Haga clic en datos>consolidar (en el grupo Herramientas de datos ).

    Grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos

  4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.

    Aquí tenemos un ejemplo en el que se han seleccionado tres rangos de hoja de cálculo:

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos

  5. Seleccione los datos.

    A continuación, en el cuadro referencia, haga clic en el botón Contraer para reducir el panel y seleccione los datos de la hoja de cálculo.

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos contraído

    Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo a la derecha para volver al cuadro de diálogo consolidar .

    Si una hoja de cálculo que contiene los datos que necesita consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar ese libro. Después de buscar y haga clic en Aceptar, Excel se escriba la ruta de acceso del archivo en el cuadro referencia y anexar un signo de exclamación a esa ruta de acceso. A continuación, puede seguir seleccionar otros datos.

    Aquí se muestra un ejemplo en el que se han seleccionado tres rangos de hoja de cálculo seleccionado:

    Cuadro de diálogo Consolidación de datos

  6. En la ventana emergente de consolidar, haga clic en Agregar. Repita el proceso para agregar todos los rangos de consolidación.

  7. Actualizaciones automáticas y manuales: Si desea que Excel para actualizar la tabla de consolidación automáticamente cuando el origen de datos cambia, simplemente marque la casilla crear vínculos con los datos de origen. Si esta casilla permanece desactivada, puede actualizar la consolidación manualmente.

    Notas: 

    • No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.

    • Si necesita cambiar el grado de un rango, o reemplazar un rango, haga clic en el rango en el menú emergente de consolidar y lo actualiza con los pasos anteriores. Se creará una nueva referencia de rango, así que deberá eliminar anterior antes de consolidar nuevamente. Simplemente elija la antigua referencia y presione la tecla SUPR.

  8. Haga clic en Aceptar, y Excel generará la consolidación por usted. Si lo desea, puede aplicar formato. Solo es necesario dar formato a la vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.

    • Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

    • Asegúrese de que las categorías que no desea consolidar tienen rótulos únicos que aparecen en solo un rango de origen.

Si los datos a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo:

Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Referencia de fórmula de varias hojas de Excel

Sugerencia: Para introducir una referencia de celda, como ventas! B4: en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto donde se necesita la referencia, haga clic en la hoja de cálculo de la pestaña y, a continuación, haga clic en la celda. Excel completará la dirección de nombre y las celdas de la hoja para usted. Nota: fórmulas en estos casos pueden ser susceptible de error, porque es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede ser difícil de detectar un error después de escribir una fórmula compleja.

Si los datos a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo:

Escriba una fórmula con una referencia 3D que usa una referencia a un rango de nombres de hoja de cálculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde ventas hasta Marketing inclusive, en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra especificaría lo siguiente:

Fórmula de referencia de hoja 3D de Excel

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