Consideraciones de diseño para la actualización de datos

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Una base de datos bien diseñada no solo ayuda a garantizar la integridad de los datos, sino que es más fácil de mantener y actualizar. Una base de datos de Access no es un archivo en el mismo sentido que un documento de Microsoft Word o una presentación de diapositivas de Microsoft PowerPoint. En su lugar, se trata de una colección de objetos (tablas, formularios, informes, consultas, etc.) que deben funcionar conjuntamente para funcionar correctamente.

Los usuarios escriben datos principalmente a través de controles. Lo que se hace con un control determinado depende del conjunto de tipos de datos para el campo de la tabla subyacente, de las propiedades establecidas para ese campo y de las propiedades establecidas para el control. Por último, considere la posibilidad de usar técnicas de base de datos adicionales, como validación, valores predeterminados, listas y búsquedas, y actualizaciones en cascada. 

Para obtener más información sobre cómo actualizar datos desde un punto de vista de usuario, consulte formas de agregar, editar y eliminar registros.

En este artículo

Cómo afecta el diseño de base de datos a la entrada de datos

La información que se guarda en una base de datos se almacena en tablas, que contienen datos sobre un tema concreto, como activos o contactos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un contacto determinado. Un registro se compone de campos, como el nombre, la dirección y el número de teléfono. Un registro suele denominarse fila y, generalmente, un campo se denomina columna. Estos objetos deben adherirse a un conjunto de principios de diseño o la base de datos funcionará incorrectamente o fallará por completo. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Tablas    Access almacena todos los datos en una o más tablas. El número de tablas que use depende del diseño y la complejidad de la base de datos. Aunque puede ver los datos en un formulario, un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos solo en tablas y los otros objetos de la base de datos se crean encima de esas tablas. Cada tabla debe basarse en un tema. Por ejemplo, una tabla de información de contacto profesional no debe contener información de ventas. Si lo hace, puede resultar difícil buscar y editar la información correcta, si no es posible.

  • Tipos de datos    Normalmente, cada uno de los campos de una tabla acepta solo un tipo de datos. Por ejemplo, no puede almacenar las notas en un campo configurado para aceptar números. Si intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error. Sin embargo, eso no es una regla rápida y rápida. Por ejemplo, puede almacenar números (como códigos postales) en un campo establecido en el tipo de datos texto corto, pero no puede realizar cálculos con esos datos porque Access lo considera como un fragmento de texto.

    Con algunas excepciones, los campos de un registro deben aceptar solo un valor. Por ejemplo, no puede escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto contrasta con Microsoft Excel, que le permite introducir cualquier número de nombres o direcciones o imágenes en una sola celda, a menos que configure esa celda para que acepte tipos limitados de datos. 

  • Campos multivalor    Access proporciona una característica denominada campo multivalor para adjuntar varios fragmentos de datos a un solo registro y para crear listas que acepten varios valores. Siempre puede identificar una lista multivalor porque Access muestra una casilla junto a cada elemento de la lista. Por ejemplo, puede adjuntar una presentación de diapositivas de Microsoft PowerPoint y un número de imágenes a un registro de la base de datos. También puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos nombres como sea necesario. El uso de campos multivalor puede parecer romper las reglas de diseño de base de datos, ya que puede almacenar más de un registro por campo de tabla. Pero Access exige las reglas "en segundo plano" almacenando los datos en tablas ocultas especiales.

  • Usar formularios    Normalmente, los formularios se crean cuando se desea que una base de datos sea más fácil de usar y se puede garantizar que los usuarios escriben los datos con precisión. El uso de un formulario para modificar datos depende del diseño del formulario. Los formularios pueden contener cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto, botones e incluso hojas de información. A su vez, cada uno de los controles del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente.

Para obtener más información, vea conceptos básicos del diseño de base de datos y crear una tabla y agregar campos.

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Establecer un valor predeterminado para un campo o control

Si un gran número de registros comparten el mismo valor para un campo determinado, como una ciudad o un país o una región, puede ahorrar tiempo si establece un valor predeterminado para el control enlazado a ese campo o al propio campo. Al abrir el formulario o la tabla para crear un nuevo registro, el valor predeterminado aparece en ese control o campo.

En una tabla

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la parte superior de la vista, seleccione el campo.

  3. En la parte inferior de la vista, seleccione la pestaña General .

  4. Establezca la propiedad valor predeterminado en el valor que desee.

En un formulario

  1. Abra el formulario en la vista diseño o diseño.

  2. Haga clic con el botón secundario en el control con el que desea trabajar y, a continuación, haga clic en propiedades.

  3. En la pestaña datos , establezca la propiedad valor predeterminado en el valor que desee.

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Usar reglas de validación para limitar los datos

Puede validar los datos de las bases de datos de escritorio de Access a medida que las escribe con las reglas de validación. Puede establecer reglas de validación en la vista de diseño de tabla o en la de hoja de datos de tabla. Hay tres tipos de reglas de reglas de validación en Access:

  • Regla de validación de campo    Puede usar una regla de validación de campo para especificar un criterio que todos los valores de campo válidos deben cumplir. No debería tener que especificar el campo actual como parte de la regla a no ser que use el campo en una función. Las restricciones sobre los tipos de caracteres que se escriban en un campo pueden aplicarse más fácilmente con una máscara de entrada. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener una regla de validación que no permita valores del pasado.

  • Regla de validación de registro    Puede usar una regla de validación de registros para especificar una condición que todos los registros válidos deben cumplir. Puede comparar valores de distintos campos con una regla de validación de registro. Por ejemplo, un registro con dos campos de fecha puede requerir que los valores de un campo estén siempre delante de los valores del otro campo (por ejemplo, StartDate es antes de EndDate).

  • Validación en un formulario    Puede usar la propiedad regla de validación de un control en un formulario para especificar un criterio que todos los valores introducidos en ese control deben cumplir. La propiedad de control Regla de validación funciona como una regla de validación de campo. Normalmente, se usa una regla de validación de formulario en lugar de una regla de validación de campo si se trata de una regla específica del formulario y no de la tabla, sin importar donde se use.

Para obtener más información, vea restringir la entrada de datos mediante reglas de validación.

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Trabajar con listas de valores y campos de búsqueda

Hay dos tipos de datos de lista en Access:

  • Listas de valores    Contienen un conjunto de valores que se escriben de forma manual. Los valores residen en la propiedad origen de la fila del campo.

  • Campos de búsqueda    Usan una consulta para recuperar valores de otra tabla. La propiedad origen de la fila del campo contiene una consulta en lugar de una lista codificada de valores. La consulta recupera los valores de una o más tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores en el formulario de una lista. En función de cómo haya establecido el campo de búsqueda, puede seleccionar uno o varios elementos de la lista.

    Nota    Los campos de búsqueda pueden confundir a usuarios de acceso nuevos porque una lista de elementos aparece en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos en el campo de búsqueda), pero los datos pueden residir en otra ubicación (la tabla que contiene los datos).

De forma predeterminada, Access muestra los datos de la lista en un control de cuadro combinado, aunque se puede especificar un control de cuadro de lista. Se abrirá un cuadro combinado para presentar la lista y, después, se cerrará una vez que haya realizado una selección. Por el contrario, un cuadro de lista permanece abierto en todo momento.

Para editar listas, también puede ejecutar el comando Editar elementos de lista o puede editar los datos directamente en la propiedad origen de la fila de la tabla de origen. Al actualizar los datos de un campo de búsqueda, se actualiza la tabla de origen.

Si la propiedad Tipo de origen de la fila del cuadro de lista o del cuadro combinado está establecida como Lista de valores, puede modificar la lista de valores mientras el formulario está abierto en la vista Formulario . De esta forma, evita tener que cambiar a la vista Diseño o a la vista Presentación, abrir la hoja de propiedades y modificar la propiedad Origen de la fila del control cada vez que deba hacer un cambio en la lista. Para modificar la lista de valores, la propiedad Permitir ediciones de lista de valores del cuadro de lista o del cuadro combinado debe estar establecida en .

Para obtener más información, vea crear una lista de opciones con un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Impedir la modificación de la lista de valores en la vista Formulario

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño o Vista Presentación.

  2. Haga clic en el control para seleccionarlo y luego presione F4 para ver la hoja de propiedades.

  3. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Permitir ediciones de lista de valores como No.

  4. Haga clic en archivo y, después, haga clic en GuardarO presione CTRL + g Imagen del botón .

Especificar un formulario distinto para modificar la lista de valores

De forma predeterminada, Access proporciona un formulario integrado para modificar la lista de valores. Si hay otro formulario que hubiera preferido usar para este propósito, puede especificar el nombre del formulario en la propiedad Formulario de edición de elementos de lista, de la siguiente manera:

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño o en Vista Presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control para seleccionarlo y luego presione F4 para ver la hoja de propiedades.

  3. En la pestaña Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la flecha desplegable en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de elementos de lista.

  4. Haga clic en el formulario que quiera usar para modificar la lista de valores.

  5. Haga clic en el archivo y, a continuación, haga clic en GuardarO presione CTRL + g Imagen del botón .

Examinar un campo de búsqueda en un formulario

  1. Abra el formulario en la vista diseño o diseño.

  2. Haga clic con el botón secundario en el control de cuadro de lista o cuadro combinado y haga clic en propiedades.

  3. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña todas y busque las propiedades tipo de origen de la fila y origen de la fila . La propiedad tipo de origen de la fila debe contener tanto una lista de valores como una tabla o consulta, y la propiedad origen de la fila debe contener una lista de elementos separados por puntos y comas o una consulta. Para obtener más espacio, haga clic con el botón derecho en la propiedad y seleccione zoom o presione Mayús + F2.

    Normalmente, las listas de valores usan esta sintaxis básica: "elemento"; " elemento";" elemento"

    En este caso, la lista es un conjunto de elementos rodeados por comillas dobles y separados por punto y coma.

    Seleccione consultas use esta sintaxis básica: Seleccione [table_or_query_name]. [ field_name] de [table_or_query_name].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y a un campo de esa tabla o consulta. La segunda cláusula solo hace referencia a la tabla o consulta. Recuerde este punto clave: las cláusulas SELECT no tienen que contener el nombre de una tabla o consulta, aunque se recomienda, y deben contener el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. Por tanto, siempre puede encontrar la tabla de origen o la consulta de origen para un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

  4. Siga uno de estos procedimientos.

    • Si está usando una lista de valores, edite los elementos de la lista. Asegúrese de que rodea cada elemento con comillas dobles y separe cada elemento con un punto y coma.

    • Si la consulta en la lista de búsqueda hace referencia a otra consulta, abra la segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de navegación y haga clic en vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a continuación, vaya al siguiente paso.

      En caso contrario, si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y vaya al paso siguiente.

  5. Abra la tabla en la vista Hoja de informacióny, a continuación, edite los elementos de la lista según sea necesario.

Examinar un campo de búsqueda en una tabla

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna tipo de datos , haga clic o Sitúe el foco de otro modo en cualquier campo texto, número o sí/no.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en la pestaña búsqueda y, a continuación, mire las propiedades tipo de origen de la fila y origen de la fila .

    La propiedad tipo de origen de la fila debe tener la lista de valores o la tabla o consulta. La propiedad origen de la fila debe contener una lista de valores o una consulta.

    Las listas de valores usan esta sintaxis básica: "elemento"; " elemento";" elemento"

    En este caso, la lista es un conjunto de elementos rodeados por comillas dobles y separados por punto y coma.

    Normalmente, las consultas de selección usan esta sintaxis básica: Seleccione [table_or_query_name]. [ field_name] de [table_or_query_name].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla o consulta y a un campo de esa tabla o consulta. La segunda cláusula solo hace referencia a la tabla o consulta. Recuerde este punto clave: las cláusulas SELECT no tienen que contener el nombre de una tabla o consulta, aunque se recomienda, y deben contener el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta. Por tanto, siempre puede encontrar la tabla de origen o la consulta de origen para un campo de búsqueda leyendo la cláusula FROM.

  4. Siga uno de estos procedimientos.

    • Si está usando una lista de valores, edite los elementos de la lista. Asegúrese de que rodea cada elemento con comillas dobles y separe cada elemento con un punto y coma.

    • Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, en el panel de navegación, abra esa segunda consulta en la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la consulta y haga clic en vista Diseño). Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del diseñador de consultas y, a continuación, vaya al siguiente paso.

      En caso contrario, si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y vaya al paso siguiente.

  5. Abra la tabla en la vista Hoja de informacióny, a continuación, edite los elementos de la lista según sea necesario.

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Eliminar los datos de una lista de valores o de un campo de búsqueda

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. Por el contrario, los datos de un campo de búsqueda residen en una o más tablas. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.

Eliminar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales y estos varían dependiendo de si la consulta para las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla o de otra consulta. Si la consulta para la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique esa tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. Después, abra la tabla de origen y modifique los datos de ese campo. Si la consulta para la lista de búsqueda se basa en otra consulta, debe abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla de origen y el campo desde el que la segunda consulta toma sus datos y cambiar los valores de esa tabla.

Quitar datos de una lista de valores

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contiene la lista de valores.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la pestaña Búsqueda y después busque la propiedad Origen de la fila.

    De forma predeterminada, las comillas se encuentran alrededor de los elementos de una lista de valores y el punto y coma separa cada elemento:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Elimine elementos de la lista según sea necesario. Recuerde que debe eliminar las comillas que se encuentran alrededor de cada elemento eliminado. Además, no debe dejar un punto y coma inicial ni pares de punto y coma juntos (;;) y si quita el último elemento de la lista, debe eliminar el punto y coma final.

    Importante    Si elimina un elemento de una lista de valores y los registros de la tabla usan ese elemento eliminado, dicho elemento seguirá formando parte del registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene un almacén en la ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie estos valores.

Quitar datos de un campo de búsqueda

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione la lista de búsqueda.

  3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la pestaña Búsqueda y busque las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de la fila.

    La propiedad Tipo de origen de la fila debería mostrar Tabla/consulta y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga referencia a una tabla o a otra consulta. Las consultas de campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra Select.

    Normalmente (pero no siempre) una consulta de selección usa esta sintaxis básica: SELECT [nombre_de_tabla_o_consulta]. [ nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

    En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera cláusula hace referencia a una tabla y a un campo de esa tabla; a la inversa, la segunda cláusula solo hace referencia a la tabla. Un punto para recordar: la cláusula FROM siempre le indicará el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o una consulta, aunque siempre contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas FROM deben hacer referencia a una tabla o consulta.

  4. Siga uno de estos pasos:

    • Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón generar (en la pestaña datos de la hoja de propiedades, haga clic en Botón Generador siguiente) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección superior del Diseñador de consultas y después continúe con el paso 5.

    • Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y después continúe con el paso 5.

  5. Abra la tabla de origen en la vista Hoja de información.

  6. Busque el campo que contiene los datos que se usan en la lista de búsqueda y después edite los datos según sea necesario.

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Cómo afectan los tipos de datos a la forma de introducir datos

Al diseñar una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada campo de la tabla, un proceso que ayuda a garantizar una entrada de datos más precisa.

Ver tipos de datos

Siga uno de estos procedimientos:

Usar la vista Hoja de información

  1. Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.

  2. En la pestaña campos , en el grupo formato , mire el valor de la lista tipo de datos. El valor cambia a medida que coloca el cursor en los distintos campos de la tabla:

    Lista Tipo de datos

Usar la vista Diseño

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. Mire la cuadrícula de diseño. La sección superior de la cuadrícula muestra el nombre y el tipo de datos de cada campo de tabla.

    Campos en la vista Diseño

Cómo afectan los tipos de datos a la entrada de datos

El tipo de datos que se establece para cada campo de tabla proporciona el primer nivel de control sobre el tipo de datos permitido en un campo. En algunos casos, como un campo de texto largo, puede escribir los datos que desee. En otros casos, como un campo autoNumeración, la configuración del tipo de datos para el campo le impide escribir información. En la tabla siguiente se enumeran los tipos de datos que proporciona Access y describe cómo afectan a la entrada de datos.

Para obtener más información, vea tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access y modificar o cambiar la configuración del tipo de datos de un campo.

Tipo de datos

Efecto en la entrada de datos

Texto corto

Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Los campos de texto corto aceptan texto o caracteres numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo de texto acepta un número de caracteres más pequeño que un campo de texto largo, de 0 a 255 caracteres. En algunos casos, puede usar las funciones de conversión para realizar cálculos con los datos de un campo de texto corto.

Texto largo

Nota: a partir de Access 2013, se ha cambiado el nombre de los tipos de datos memo a texto largo.

Puede escribir grandes cantidades de texto y datos numéricos en este tipo de campo de hasta 64.000 caracteres. Además, puede establecer el campo para que admita formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que normalmente encuentra en los programas de procesamiento de texto, como Word. Por ejemplo, puede aplicar diferentes fuentes y tamaños de fuente a caracteres específicos del texto y ponerlos en negrita o cursiva, y así sucesivamente. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcado de hiperTexto (HTML) a los datos. Para obtener más información, vea Insertar o agregar un campo de texto enriquecido.

Además, los campos de texto largo tienen una propiedad denominada solo anexar. Al habilitar esta propiedad, puede anexar nuevos datos a un campo de texto largo, pero no puede cambiar los datos existentes. La característica está pensada para usarse en aplicaciones como bases de datos de seguimiento de problemas, en las que es posible que tenga que mantener un registro permanente que permanece inalterable. Al colocar el cursor en un campo de texto largo con la propiedad solo anexar habilitada, de forma predeterminada, el texto del campo desaparecerá. No se puede aplicar formato u otros cambios en el texto.

Al igual que los campos de texto cortos, también puede ejecutar funciones de conversión en los datos de un campo de texto largo.

Número

Solo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo numérico.

Número grande

Nota, los tipos de datos número grande solo están disponibles en la versión de Office 365 suscripción de Access.

Solo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo de número grande.

Para obtener más información, vea Usando el tipo de datos de número grande.

Fecha y hora

Solo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. 

Puede establecer una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres literales y marcadores de posición que aparecen al seleccionar el campo), debe escribir los datos en los espacios y el formato que proporciona la máscara. Por ejemplo, si ve una máscara como MMM_DD_YYYY, debe escribir Oct 11 2017 en los espacios proporcionados. No puede escribir un nombre de mes completo o un valor de año de dos dígitos. Para obtener más información, consulte control de los formatos de entrada de datos con máscaras de entrada.

Si no crea una máscara de entrada, puede escribir el valor con cualquier formato de fecha u hora válido. Por ejemplo, puede escribir 11 Oct. 2017, 10/11/17, 11 de octubre, 2017 y así sucesivamente.

También puede aplicar un formato de presentación en el campo. En ese caso, si no hay ninguna máscara de entrada, puede escribir un valor en casi cualquier formato, pero Access muestra las fechas de acuerdo con el formato de presentación. Por ejemplo, puede escribir 10/11/2017, pero el formato de presentación puede estar establecido para que muestre el valor como 11-Oct-2017.

Para obtener más información, vea Insertar la fecha de hoy.

Moneda

Solo puede especificar valores de moneda en este tipo de campo. Además, no tiene que introducir manualmente un símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda (¥, £, $, etc.) especificado en la configuración regional de Windows. Puede cambiar este símbolo de moneda para que refleje otra moneda, si es necesario.

Autonumeración

No puede introducir ni cambiar los datos en este tipo de campo en cualquier momento. Access incrementa los valores de un campo autoNumeración cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Calculado

No puede introducir ni cambiar los datos en este tipo de campo en cualquier momento. Los resultados de este campo se determinan mediante una expresión definida por el usuario. Access actualiza los valores de un campo calculado siempre que agregue o edite un nuevo registro a una tabla.

Sí/No

Al hacer clic en un campo establecido en este tipo de datos, Access muestra una casilla o una lista desplegable, dependiendo de cómo se aplique formato al campo. Si da formato al campo para que muestre una lista, puede seleccionar o no, verdadero o falsoo activado o desactivado en la lista, en función del formato aplicado al campo. No se pueden especificar valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o una tabla.

Objeto OLE

Use este tipo de campo cuando desee Mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo, puede mostrar un archivo de texto, un gráfico de Excel o un conjunto de diapositivas de PowerPoint en un campo objeto OLE.

Los datos adJuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros programas.

Hipervínculo

Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo envuelve en una dirección Web. Por ejemplo, si escribe un valor en el campo, Access coloca el texto con http://www.your_text. com. Si escribe una dirección web válida, el vínculo funcionará. De lo contrario, el vínculo provocará un mensaje de error.

Además, editar hipervínculos existentes puede resultar difícil porque al hacer clic en un campo de hipervínculo con el mouse se inicia el explorador y le lleva al sitio especificado en el vínculo. Para editar un campo de hipervínculo, seleccione un campo adyacente, use las teclas TAB o de dirección para mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para habilitar la edición.

Datos adjuntos

Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni escribir texto o datos numéricos.

Para obtener más información, consulte adJuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.

Asistente para búsquedas

El Asistente para búsquedas no es un tipo de datos. En su lugar, use el Asistente para crear dos tipos de listas desplegables: listas de valores y campos de búsqueda. Una lista de valores usa una lista delimitada de elementos que se escriben manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Esos valores pueden ser independientes de cualquier otro tipo de datos u objeto de la base de datos.

Por el contrario, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de una base de datos. El campo de búsqueda muestra los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el Asistente para búsquedas establece el campo de tabla en el tipo de datos número.

Puede trabajar con campos de búsqueda directamente en las tablas, así como en formularios e informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista denominado cuadro combinado (una lista con una flecha desplegable):

Lista de búsqueda en blanco

También puede usar un cuadro de lista que muestre varios elementos con una barra de desplazamiento para ver más elementos:

Control de cuadro de lista básico en un formulario.

En función de cómo haya establecido el campo de búsqueda y el cuadro combinado, puede editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista desactivando la propiedad limitar a la lista del campo de búsqueda.

Si no puede editar directamente los valores de una lista, tiene que agregar o cambiar los datos en la lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda.

Por último, al crear un campo de búsqueda, también puede configurarlo para que admita varios valores. Al hacerlo, la lista resultante muestra una casilla junto a cada elemento de la lista, y puede seleccionar o borrar todos los elementos que sea necesario. Esta ilustración muestra una lista de valores múltiples típica:

Lista de casillas de verificación.

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea almacenar varios valores en un campo de búsqueda.

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Cómo las propiedades del campo de tabla afectan al modo en que se escriben los datos

Además de los principios de diseño que controlan la estructura de una base de datos y los tipos de datos que controlan lo que se puede escribir en un campo dado, varias propiedades de campo también pueden influir en el modo en que se escriben los datos en una base de datos de Access.

Ver las propiedades de un campo de tabla

Access proporciona dos maneras de ver las propiedades de un campo de tabla.

En la vista Hoja de información

  1. Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.

  2. Haga clic en la pestaña campos y use los controles del grupo formato para ver las propiedades de cada campo de tabla.

En la vista Diseño

  1. Abra la tabla en la Vista Diseño.

  2. En la parte inferior de la cuadrícula, haga clic en la pestaña General , si aún no está seleccionada.

  3. Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la pestaña búsqueda .

Cómo afectan las propiedades a la entrada de datos

En la tabla siguiente se enumeran las propiedades que tienen el mayor impacto en la entrada de datos y se explica cómo afectan a la entrada de datos.

Propiedad

Ubicación en la cuadrícula de diseño de la tabla

Valores posibles

Comportamiento al intentar introducir datos

Tamaño de campo

Pestaña General

0-255

El límite de caracteres se aplica únicamente a los campos establecidos en el tipo de datos texto. Si intenta introducir más de la cantidad especificada de caracteres, el campo los cortará.

Requerido

Pestaña General

Sí/No

Cuando está activado, esta propiedad le obliga a introducir un valor en un campo, y Access no le permitirá guardar los nuevos datos hasta que haya completado un campo obligatorio. Cuando se desactiva, el campo acepta valores nulos, lo que significa que el campo puede permanecer en blanco.

Un valor nulo no es lo mismo que un valor cero. Cero es un dígito y "nulo" es un valor ausente, sin definir o desconocido.

Permitir cadenas de longitud cero

Pestaña General

Sí/No

Cuando está activado, puede escribir cadenas de longitud cero (cadenas que no contienen caracteres). Para crear una cadena de longitud cero, escriba un par de comillas dobles en el campo ("").

Indexado

Pestaña General

Sí/No

Al indizar un campo de tabla, Access impide que se agreguen valores duplicados. También puede crear un índice de más de un campo. Si lo hace, puede duplicar los valores en un campo, pero no en ambos campos.

Máscara de entrada

Pestaña General

Conjuntos predefinidos o personalizados de caracteres literales y marcadores de posición

Una máscara de entrada obliga a introducir los datos en un formato predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una tabla o un control de un formulario. Por ejemplo, suponga que hace clic en un campo de fecha y ve este conjunto de caracteres: MMM-DD-AAAA. Es una máscara de entrada. Le obliga a introducir los valores de los meses como abreviaturas de tres letras, como OCT, y el valor de año como cuatro dígitos, por ejemplo, OCT-15-2017.

Las máscaras de entrada solo controlan cómo se escriben los datos, no cómo Access los almacena o los muestra.

Para obtener más información, vea control de los formatos de entrada de datos con máscaras de entrada y formato de un campo de fecha y hora.

Limitar a la lista

Pestaña búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita los cambios realizados en los elementos de un campo de búsqueda. A veces, los usuarios intentan cambiar los elementos de un campo de búsqueda de forma manual. Cuando Access le impide cambiar los elementos de un campo, esta propiedad se establece en . Si esta propiedad está habilitada y necesita cambiar los elementos de una lista, debe abrir la lista (si desea editar una lista de valores) o la tabla que contiene los datos de origen de la lista (si desea editar un campo de búsqueda) y cambiar los valores allí.

Permitir ediciones de listas de valor

Pestaña búsqueda

Sí/No

Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para listas de valores, pero no para campos de búsqueda. Para habilitar ese comando para los campos de búsqueda, escriba un nombre de formulario válido en la propiedad formulario de edición de elementos de lista . El comando permitir ediciones de lista de valores aparece en un menú contextual que se abre haciendo clic con el botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado. Al ejecutar el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar elementos de lista . Como alternativa, si especifica el nombre de un formulario en la propiedad formulario de edición de elementos de lista , Access inicia ese formulario en lugar de mostrar el cuadro de diálogo.

Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los controles de cuadro de lista y cuadro combinado que se encuentran en formularios, y de los controles de cuadro combinado ubicados en las tablas y en los conjuntos de resultados de consultas. Los formularios deben estar abiertos en la vista Diseño o en la vista examinar. las tablas y los conjuntos de resultados de consultas deben estar abiertos en la vista Hoja de información.

Formulario de edición de elementos de lista

Pestaña búsqueda

Nombre de un formulario de entrada de datos

Si escribe el nombre de un formulario de entrada de datos como el valor de esta propiedad de tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta el comando Editar elementos de lista . En caso contrario, el cuadro de diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecutan el comando.

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Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves principales y externas

En ocasiones, es posible que tenga que actualizar un valor de clave principal. Si usa esa clave principal como clave externa, puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa.

Como recordatorio, una clave principal es un valor que identifica de forma inequívoca cada fila (registro) en una tabla de base de datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.

Por ejemplo, supongamos que usa un número de identificación de producto como clave principal. Un número de identificación identifica de forma única un producto. También puede usar ese número de identificación como clave externa en una tabla de datos de pedidos. De ese modo, puede encontrar todos los pedidos que incluyen cada producto, ya que cada vez que alguien realiza un pedido de ese producto, el identificador pasa a ser parte del pedido.

A veces, cambian esos números de identificación (u otros tipos de claves principales). Al hacerlo, puede modificar el valor de la clave principal y hacer que ese cambio se haga automáticamente en cascada a través de todos los registros secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las actualizaciones en cascada entre las dos tablas.

Recuerde estas reglas importantes:

  • Puede habilitar actualizaciones en cascada solo para los campos de clave principal establecidos en los tipos de datos texto o número. No se pueden usar actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos autoNumeración.

  • Puede habilitar actualizaciones en cascada solo entre tablas con una relación uno a varios.

Para obtener más información sobre la creación de relaciones. vea Guía de relaciones de tablas y crear, modificar o eliminar una relación.

Los siguientes procedimientos van a mano y explican cómo crear una relación en primer lugar y, a continuación, habilitar actualizaciones en cascada para esa relación.

Crear la relación

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  2. En la pestaña diseño , en el grupo relaciones , haga clic en Mostrar tabla.

  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla , seleccione la pestaña tablas , seleccione las tablas que desea cambiar, haga clic en Agregary, a continuación, haga clic en cerrar.

    Puede presionar Mayús para seleccionar varias tablas, o puede agregar cada tabla individualmente. Seleccione solo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.

  4. En la ventana relaciones , arrastre la clave principal de la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios" de la relación.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo:

    Cuadro de diálogo Modificar relaciones con una relación existente

  5. Active la casilla exigir integridad referencial y haga clic en crear.

Habilitar actualizaciones en cascada en claves principales

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

  2. Aparece la ventana relaciones , que muestra las combinaciones (que se muestran como líneas de conexión) entre las tablas de la base de datos. En la siguiente ilustración se muestra una relación típica:

  3. Haga clic con el botón secundario en la línea de combinación entre las tablas principal y secundaria y haga clic en Editar relación.

    Relación entre dos tablas

    Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo:

    Cuadro de diálogo Modificar relaciones

  4. Seleccione actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla exigir integridad referencial está activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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¿Por qué a veces los números de identificación parecen omitir un número?

Cuando se crea un campo que se establece en el tipo de datos autoNumeración, Access genera automáticamente un valor para ese campo en cada registro nuevo. El valor se incrementa de forma predeterminada, de modo que cada registro nuevo obtiene el siguiente número secuencial disponible. El propósito del tipo de datos autoNumeración es proporcionar un valor adecuado para usar como clave principal. Para obtener más información, vea Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

Cuando se elimina una fila de una tabla que contiene un campo con el tipo de datos autoNumeración, el valor en el campo autoNumeración para esa fila no siempre se reutiliza automáticamente. Por ese motivo, es posible que el número que genera Access no sea el número que espera ver, y que aparezcan huecos en la secuencia de números de identificación, que es una función de diseño. Debe confiar únicamente en la exclusividad de los valores de un campo autoNumeración y no en su secuencia.

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Actualización masiva de datos mediante consultas

Las consultas de datos anexados, actualización y eliminación son formas eficaces de agregar, modificar o quitar registros en masa. Además, las actualizaciones masivas son más sencillas y eficientes cuando se usan buenos principios del diseño de una base de datos. El uso de una consulta de datos anexados, de actualización o de eliminación puede ser un ahorro de tiempo porque también se puede volver a usar la consulta.

Importante    Haga una copia de seguridad de los datos antes de usar estas consultas. Tener una copia de seguridad disponible puede ayudarte a corregir rápidamente cualquier error que puedes hacer.

Anexar consultas    Use esta para agregar muchos registros a una o más tablas. Uno de los usos más frecuentes de una consulta de datos anexados es agregar un grupo de registros de una o más tablas de una base de datos de origen a una o más tablas de una base de datos de destino. Por ejemplo, supongamos que adquiere algunos nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar introducir los nuevos datos manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Para obtener más información, vea agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Consultas de actualización    Se usa para agregar, cambiar o eliminar parte de un gran número de registros existentes (pero no todos). Se trata de una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Escriba un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de actualización pueden aceptar varios criterios, permitir actualizar un gran número de registros de una sola vez y permitirle cambiar registros en más de una tabla. Para obtener más información, consulte crear y ejecutar una consulta de actualización.

Eliminar consultas    Cuando desee eliminar rápidamente una gran cantidad de datos o eliminar un conjunto de datos con regularidad, una eliminación es útil porque las consultas permiten especificar criterios para buscar y eliminar los datos rápidamente. Para obtener más información, consulte formas de agregar, editar y eliminar registros.

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