Consejos para preparar las publicaciones para la impresión comercial

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Si necesita opciones de impresión que no tiene en la impresora de escritorio, puede llevar la publicación a una imprenta comercial que reproduzca el trabajo en una imprenta offset o en una impresora digital de alta calidad.

Por ejemplo, es posible que desee imprimir una publicación en cantidades mayores, imprimirla en papeles especiales (como VELLUM o cartulina), o usar las opciones de encuadernación, recorte y acabado.

Si necesita cientos de copias o incluso miles, una imprenta comercial puede ser la forma más económica y eficaz de imprimir la publicación.

Microsoft Office Publisher 2007 tiene muchas características que facilitan la preparación de la publicación para el proceso de impresión a las impresoras comerciales y a los talleres de copia. Las siguientes sugerencias le ayudarán a preparar la publicación para su salida por parte de una imprenta comercial o un centro de copiado.

Sugerencia 1: discutir el proyecto con el impresor comercial

Consulte con el impresor comercial antes y durante el proceso de diseño para ahorrar tiempo y dinero más adelante. Antes de comenzar el proyecto, describa el proyecto y los objetivos, y averigüe los requisitos de la impresora.

Antes de crear la publicación, comente lo siguiente:

  • Pregunte si la impresora acepta archivos de Publisher. Si no puede encontrar una imprenta comercial que lo tenga, puede preguntar por otras formas de enviar la publicación para su impresión. La mayoría de las imprentas comerciales aceptan archivos postScript o PDF y proporcionan instrucciones sobre cómo crear estos archivos a partir de la publicación.

  • Indique a la impresora las necesidades de impresión de su proyecto, como cantidad, calidad, cartulina, tamaño del papel, modelo de color recomendado, encuadernación, plegamiento, recorte, presupuesto, limitaciones de tamaño de archivo y fechas límite. Pregunte siempre si la impresora tiene los elementos que desea en existencias.

  • Deje que la impresora sepa si la publicación incluirá imágenes digitalizadas y, si es así, si digitalizará usted mismo o hará que una imprenta comercial o una oficina de servicios los exploren.

  • Pregunte si habrá alguna tarea previa a la impresión, como el reventado y la imposición de la página.

  • Solicite las recomendaciones que le puedan ahorrar dinero.

Sugerencia 2: elegir antes el modelo de color

Antes de dedicar mucho tiempo a diseñar la publicación, decida si desea imprimir la publicación en color. Si imprime la publicación en una impresora de color digital de alta calidad, no es necesario preocuparse por el color. Las impresoras de color digital reproducen con precisión millones de colores. Si tiene previsto imprimir la publicación en una imprenta offset, tiene varias opciones de modelo de color.

La impresión offset requiere que un operador de prensa profesional configure y ejecute el trabajo de impresión. Por lo general, cada entrada de lápiz necesaria para imprimir la publicación requiere más configuración para el operador y aumenta el costo. El número de tintas que necesita depende del modelo de color que elija.

Al configurar la impresión en color para la publicación, puede elegir entre los siguientes modelos de color:

  • Cualquier color (RGB)

  • Color único

  • Colores directos

  • Cuatricromía

  • Procesar más manchas de color

Cualquier color (RGB)

Si imprime con una impresora de color digital (como una impresora de escritorio de color), use el modelo de color RGB (rojo, verde, azul). Cuando se imprimen varias copias, este es el modelo de color menos costoso para imprimir. Sin embargo, los colores RGB tienen el mayor grado de variabilidad de cualquier modelo de color, lo que dificulta la coincidencia de los colores entre los trabajos de impresión.

Color único

Si imprime con un color, todos los de la publicación se imprimen como un tinte de una sola tinta, que suele ser el negro. Este es el modelo de color menos costoso para imprimir en una imprenta offset porque solo requiere una tinta.

Colores directos

Si imprime con una mancha de color, todos los colores de la publicación se imprimen como un tinte de una sola tinta, normalmente negro, y un matiz de un color adicional, la mancha de color, que suele usarse como énfasis. Publisher usa colores PANTONE ® para los trabajos de mancha de color.

Este modelo de color requiere un mínimo de dos tintas y puede aumentar el coste de impresión en una imprenta offset con cada tinta que agregue.

Nota: En algunos casos, es posible que la impresión de manchas de color sea más costosa que usar colores de cuatricromía. Esto suele ser el caso de los trabajos de ejecución corta.

Cuatricromía

Si usa este modelo de color, la publicación se imprimirá a todo color combinando porcentajes variables de las tintas de cuatricromía, cian, magenta, amarillo y negro, que se acortan normalmente a CMYK (cian, magenta, amarillo, clave). Aunque puede combinar estas cuatro tintas para obtener casi una gama completa de colores, no puede obtener algunos colores. Por ejemplo, el modelo de color CMYK no puede producir colores metálicos ni colores muy saturados.

La impresión en cuatricromía requiere siempre la configuración de la presión con las cuatro tintas CMYK. También requiere aptitud sobre la parte del operador de presión para alinear la impresión de una tinta con las otras, que se denomina registro. Estos requisitos hacen que la impresión en cuatricromía sea más costosa que la impresión con manchas de color.

Procesar más manchas de color

Este modelo de color es el más caro de imprimir porque combina la impresión en cuatricromía (cuatro tintas) con una o más tintas de mancha de color. Este modelo de color solo se usa si se quiere tanto color completo más un color metálico o muy saturado que no se puede producir mediante el uso de CMYK.

Elegir un modelo de color

Cuando elige un modelo de color en Microsoft Office Publisher, el selector de color muestra solo los colores que están disponibles en el modelo de color que elija. Por ejemplo, si establece el modelo de color en un solo color, puede elegir únicamente líneas, relleno y colores de texto que puede hacer con un solo color de tinta. Si establece el modelo de color en manchas de color, puede elegir únicamente los colores de texto, relleno y línea que se pueden realizar con las tintas de mancha de color.

Sugerencia 3: Asegúrese de que las páginas de la publicación tienen el tamaño correcto

Antes de crear la publicación, debe decidir el tamaño que desea para la publicación impresa finalizada. Asegúrese de consultar el servicio de impresión comercial.

Después de determinar el tamaño de página que desea, configúrelo en el cuadro de diálogo Configurar página.

Asegúrese en este momento de que el tamaño de página que elija en el cuadro de diálogo Configurar página tenga el tamaño que desee. Es difícil cambiar el tamaño de página después de empezar a diseñar la publicación. Además, el impresor comercial tendrá problemas para imprimir la publicación en un tamaño de página distinto al configurado.

Es importante tener en cuenta que, en la configuración e impresión de páginas, el tamaño de página y el tamaño de papel son dos cosas diferentes:

  • El tamaño de página siempre hace referencia al tamaño de la página final, después de recortarla.

  • El tamaño del papel siempre hace referencia al tamaño de la hoja de papel en la que se imprime la publicación, antes de recortarla.

En muchos casos, el tamaño de papel tiene que ser mayor que el tamaño de página para permitir una a sangre y marcas de impresora o para que pueda imprimir más de una página en cada hoja de papel.

Si desea imprimir varias copias o páginas en una sola hoja de papel para crear un folleto, puede hacerlo fácilmente en Publisher. Imprimir varias páginas en una sola hoja para que se puedan plegar y recortar para formar una secuencia de páginas se denomina imposición.

Sugerencia: Para obtener los mejores resultados con la imposición, hable con el impresor comercial antes de configurar la publicación. El servicio de impresión comercial puede usar un programa de imposición de otro fabricante para imponer la publicación.

Como regla general, tanto si va a usar la imposición como si no, debe configurar el tamaño de página para que tenga el tamaño final del elemento.

  • Tamaños de tarjeta de presentación, de índice y de postal    Si desea imprimir varios elementos pequeños, como tarjetas de presentación, en una hoja de un solo tamaño (de 8,5 pulgadas x 11 pulgadas), configure el tamaño de página de la publicación para que tenga el tamaño de las tarjetas (2 x 3,5 pulgadas por tarjeta de presentación), no el tamaño del papel que va a imprimir o n. en el cuadro de diálogo Configurar página, puede establecer el número de copias que se imprimirán en cada hoja.

    ¿Cómo?

    1. En la pestaña diseño de página, haga clic en el selector de cuadro de diálogo en el grupo Configurar página.

    2. En el cuadro de diálogo Configurar página, en tipo de diseño, haga clic en varias páginas en cada hoja u otra opción adecuada.

    3. En Opciones, escriba los valores que desee en los cuadros margen lateral, margen superior, separación horizontal y separación vertical.

    4. Haga clic en Aceptar.

      Según el tamaño del papel que haya seleccionado y los valores de márgenes que haya especificado, Publisher ajustará tantas copias del elemento a la página como sea posible. Aún verá una sola copia en la ventana de la publicación, pero cuando imprima la publicación, Publisher imprime varias copias en una hoja de papel.

  • Tamaños    de folletos doblados Si la publicación es una sola hoja de papel que se dobla una o varias veces, como un folleto tríptico o una tarjeta de felicitación, el tamaño de la página debe ser el mismo que el tamaño final antes de plegarla. No debe considerar que cada panel del folleto sea una página independiente. Por ejemplo, si la publicación es un folleto tríptico que se imprimirá en papel de tamaño carta, haga clic en el tamaño de la página de cartas en el cuadro de diálogo Configurar página.

  • Tamaños    de folletos Si la publicación es un folleto con varias páginas plegadas (por ejemplo, un catálogo o una revista), el tamaño de página debe ser el mismo que una sola página después de que se haya doblado la pieza. Por ejemplo, si el tamaño de página de la publicación es de 5,5 pulgadas x 8,5 pulgadas, puede imprimir estas páginas una junto a la otra en una sola hoja de papel de tamaño carta. La función de impresión de folletos de Publisher organiza las páginas de modo que, al combinar y doblar las hojas impresas, las páginas estén en la secuencia correcta.

    Para configurar un folleto, vea configurar e imprimir un folleto o un boletín de tamaño de carta.

  • Imposición compleja    Cierta imposición implica un gran número de páginas que se imprimen en una sola hoja, que después se dobla varias veces y se recortan en tres lados para producir un grupo de páginas numeradas secuencialmente. Este tipo de imposición solo se puede realizar mediante un programa de imposición de terceros.

Sugerencia 4: permitir sangrados

Si tiene elementos en la publicación que desea imprimir en el borde de la página, configúrelo como sangrados. Un sangrado es el lugar donde se extiende el elemento fuera de la página de publicación. La publicación se imprime con un tamaño de papel mayor que el tamaño de página terminado y, a continuación, se recorta. Las impresiones a sangre son necesarias porque la mayoría de los dispositivos de impresión, incluidas las presiones de impresión offset, no pueden imprimir en el borde del papel y recortar el papel puede dejar un borde fino, blanco y sin imprimir.

Para crear una impresión a sangre en Publisher, amplíe los elementos que desee a la impresión a sangre para que superen el borde de la página por un mínimo de 0,125 pulgadas.

Publicación con impresión a sangre

Si el elemento es una autoForma que ha creado en Publisher, puede expandirlo fácilmente. Sin embargo, si la forma es una imagen, debe tener más cuidado para asegurarse de no perder la imagen en su proporción o de que no pierda parte de la imagen que desea mantener cuando se recorte la página.

Sugerencia 5: Evite usar estilos de fuentes sintéticas

Los tipos de letra normalmente se diseñan con fuentes diferentes para representar las variaciones del tipo de letra. Por ejemplo, el tipo de letra Times New Roman es, en realidad, cuatro fuentes:

  • Times New Roman

  • Times New Roman Bold

  • Times New Roman cursiva

  • Times New Roman negrita cursiva

Para simplificar el uso de las variaciones, cuando se aplica el formato de negrita o cursiva a un texto en Publisher, Microsoft Windows aplica la fuente correspondiente si está disponible. Por ejemplo, si selecciona un texto con el tipo de letra Times New Roman y, a continuación, hace clic en negrita en la barra de herramientas formato, Windows sustituye la fuente Times New Roman Bold por la fuente.

Muchos tipos de letra no tienen fuentes independientes para representar negrita y cursiva. Cuando se aplica formato de negrita o cursiva a estas fuentes, Windows crea una versión sintética del tipo de letra en ese estilo. Por ejemplo, el tipo de letra Comic Sans MS no tiene una versión de fuente en cursiva. Cuando aplique formato de cursiva a texto en Comic Sans MS, Windows inclinará los caracteres para que el texto quede en cursiva.

La mayoría de las impresoras de escritorio imprimen estilos de fuentes sintéticas según lo previsto, pero los dispositivos de impresión de alta calidad, como las fotocomponedoras, normalmente no imprimen fuentes sintéticas como se espera. Asegúrese de que la publicación no tiene ningún estilo de fuente sintética cuando lo entregue al equipo de impresión comercial.

Busque las fuentes independientes que desea imprimir

Para asegurarse de que no tiene ningún estilo de fuente sintética, necesita saber qué tipos de letra usa y qué variaciones están disponibles como fuentes separadas. Para ver los tipos de letra que ha usado en la publicación, haga lo siguiente:

  • En la pestaña archivo, haga clic en información y, a continuación, haga clic en administrar fuentes incrustadas.

    El cuadro de diálogo fuentes muestra todos los tipos de letra que se usan en la publicación.

Para ver qué variaciones de estilo del tipo de letra están disponibles como fuentes independientes, haga lo siguiente:

  1. En el menú Inicio, haga clic en Ejecutar.

  2. En el cuadro de diálogo Ejecutar, en el cuadro abrir, escriba fuentesy, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Se abre la ventana fuentes y se muestra una lista de todas las fuentes y variaciones de fuentes instaladas en el equipo.

  3. Compruebe si los tipos de letra que está usando en la publicación tienen fuentes independientes disponibles para los estilos que desea usar.

Si un tipo de letra aparece con una sola variación, no hay fuentes independientes disponibles para el formato de negrita, cursiva o negrita cursiva. La mayoría de los tipos de letra que solo tienen una fuente disponible son fuentes decorativas y no están diseñadas para su uso en otras variantes.

Sugerencia 6: Evite usar matices para el texto con tamaños de fuente pequeños

Si el texto de color está en un tamaño de fuente pequeño, use colores que sean tintas de manchas de color sólidas o colores que se puedan crear con una combinación de tintas de colores de cuatricromía sólidas. Evite usar un matiz de color.

Publisher imprime los matices como una pantalla, o porcentaje, de un color de trazo sólido. Cuando se ve en primer plano, la pantalla aparece como un patrón de puntos. Por ejemplo, un 50 por ciento de tinte verde se imprime como una pantalla del 50 por ciento de la tinta verde sólida.

Versión ampliada de un texto con un tono de color y un texto con color uniforme

Cuando el texto de tinta está en un tamaño de fuente pequeño, los puntos que componen la pantalla pueden ser insuficientes para definir claramente la forma de los caracteres. El texto resultante es borroso o moteado y difícil de leer. Si el matiz es un color de cuatricromía (con varias tintas), es posible que el registro de las tintas no esté alineado de forma perfecta, lo que puede Agregar un borde aproximado al texto.

Si desea aplicar color al texto en tamaños de fuente pequeños, asegúrese de usar colores que se imprimirán como tintas sólidas, no tonos. A continuación se muestran algunas opciones de color posibles:

  • Negro

  • Blanco

  • Azul

  • Ese

  • Amarillo

  • Rojo (100 por ciento magenta, 100 por ciento de amarillo)

  • Verde (100 por ciento cian, 100 por ciento de amarillo)

  • Azul (100 por ciento cian, 100 por ciento de rojo)

  • 100 por ciento de una mancha de color

Nota: En el caso de los tamaños de fuente de mayor tamaño, aproximadamente 18 puntos o más, los matices no son un problema. Asegúrese de discutir las fuentes que desea colorear con el impresor comercial.

Sugerencia 7: cambiar el tamaño de las fotos digitales y las imágenes digitalizadas según corresponda

Los gráficos creados por un programa de dibujo, un programa de digitalización o una cámara digital se componen de una cuadrícula de cuadrados de distintos colores denominados píxeles. Cuanto más píxeles tenga el gráfico, más detalles mostrará.

La resolución de una imagen se expresa en píxeles por pulgada (PPP). Cada imagen tiene un número finito de píxeles. Aumentar la escala de una imagen reduce la resolución (menos PPP). Cambiar la escala de la imagen a un tamaño menor aumenta la resolución (más PPI).

Si la resolución de la imagen es demasiado baja, se imprimirá con más bloqueos. Si la resolución de la imagen es demasiado alta, el tamaño de archivo de la publicación será innecesariamente grande y se tardará más tiempo en abrirlo, editarlo e imprimirlo. Las imágenes con más de 1.000 PPI no se pueden imprimir.

Si la resolución de la imagen es mayor a la que la impresora puede imprimir (por ejemplo, una imagen de 800 ppp en una impresora de 300 ppp), la impresora tardará más tiempo en procesar los datos de la imagen sin mostrar más detalles en la pieza impresa. Intenta hacer coincidir la resolución de la imagen con la resolución de la impresora.

Las imágenes de color que tiene previsto imprimir en una imprenta comercial deberían estar entre 200 y 300 PPI. Las imágenes pueden tener una resolución mayor, hasta 800 PPI, pero no deberían tener una resolución menor.

Nota: A veces puede ver la resolución de una imagen expresada en puntos por pulgada (PPP) en lugar de PPP. Estos términos se usan a menudo indistintamente.

Resolución eficaz

Una imagen contiene la misma cantidad de información, ya sea mayor o menor en la publicación. Si desea que aparezcan más detalles en la imagen al ampliarla, debe empezar con una imagen que tenga una resolución más eficaz.

Para cada imagen de la publicación hay una resolución eficaz que tiene en cuenta la resolución original del gráfico y el efecto de modificar su escala en Publisher. Por ejemplo, una imagen cuya resolución original es de 300 ppi y cuyo tamaño se haya aumentado un 200 por ciento tendrá una resolución eficaz de 150 ppi.

Para averiguar la resolución eficaz de una imagen de la publicación, siga este procedimiento:

  1. En la pestaña vista, active la casilla situada junto a Administrador de gráficos.

  2. En el panel de tareas Administrador de gráficos, en seleccionar una imagen, haga clic en la flecha situada junto a la imagen y, a continuación, haga clic en detalles.

  3. En la ventana detalles, el campo resolución eficaz muestra la resolución en puntos por pulgada (PPP).

Reducción de los gráficos de alta resolución

Si solo tiene unos cuantos gráficos cuya resolución es demasiado alta, es posible que no tenga problemas para imprimirlas. Si tiene varios gráficos de alta resolución, la publicación se imprimirá más eficazmente si reduce sus resoluciones.

Importante: Antes de reducir la resolución de un gráfico, consulte con el servicio de impresión comercial acerca de la resolución que necesita.

En Publisher, puede reducir la resolución de una, varias o de todas las imágenes comprimiéndolas.

  1. En Publisher, seleccione una o más imágenes cuya resolución desee reducir, haga clic con el botón secundario en una de ellas y, a continuación, haga clic en formato de imagen.

  2. En el cuadro de diálogo formato de imagen, haga clic en la pestaña imagen.

  3. Haga clic en Comprimir.

  4. En el cuadro de diálogo comprimir imágenes, en destino, haga clic en impresión comercial.

  5. En Aplicar ahora la configuración de compresión, elija si desea comprimir todas las imágenes de la publicación o solo las imágenes seleccionadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Si aparece un mensaje preguntándole si desea aplicar la optimización de imágenes, haga clic en .

    Una versión de 300 ppp de la misma imagen o imágenes reemplaza la imagen o imágenes originales de alta resolución.

Sugerencia 8: usar imágenes vinculadas

Al insertar imágenes en la publicación, puede incrustarlas en la publicación o vincular a los archivos de imagen. Insertar imágenes en la publicación como vínculos reduce el tamaño de la publicación y permite que la impresora edite cualquiera de las imágenes por separado o administre los colores de todas ellas en un lote.

Si inserta imágenes vinculadas, asegúrese de entregar los archivos de imagen junto con la publicación a la imprenta comercial. Si usa el Asistente para empaquetar publicaciones para preparar su publicación para impresión comercial, las imágenes vinculadas se incluyen en el archivo empaquetado.

La entrega de una publicación con imágenes vinculadas es especialmente importante si usa gráficos postScript encapsulado (EPS), porque no puede guardar una imagen de Publisher en formato EPS. El gráfico EPS solo está disponible para su impresora comercial si se proporciona como un archivo vinculado independiente.

Para insertar una imagen como vínculo, haga lo siguiente:

  1. En el menú Insertar, elija Imagen y, a continuación, haga clic en Desde archivo.

  2. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, busque la imagen que desee y, a continuación, haga clic en ella.

  3. Haga clic en la flecha junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Vincular al archivo.

Sugerencia 9: Use el Asistente para empaquetar publicaciones para preparar el archivo de la publicación

El Asistente para empaquetar publicaciones empaqueta una publicación y sus archivos vinculados en un único archivo comprimido que puede llevar a una imprenta comercial. Al usar el Asistente para empaquetar publicaciones, Publisher hace lo siguiente:

  • Guarda una copia del archivo e incrusta esas fuentes TrueType que conceden permiso para incrustar.

  • Crea un archivo de almacenamiento comprimido, que incluye la publicación y todos sus gráficos vinculados.

  • Crea un archivo PDF que es preferible usar en la impresora.

    Nota: Puede guardar como un archivo PDF o XPS desde un programa 2007 Microsoft Office system solo después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Guardar o convertir en PDF o XPS.

  • Copia el archivo empaquetado en la unidad de su elección.

Para ejecutar el Asistente para empaquetar publicaciones, vea usar el Asistente para empaquetar publicaciones para guardar un archivo para impresión comercial.

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