Configurar una biblioteca de SharePoint para requerir la desprotección de los archivos

Configurar una biblioteca de SharePoint para requerir la desprotección de los archivos

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Es una manera de controlar la colaboración con documentos requerir la desprotección de archivos, especialmente cuando varios usuarios que tienen acceso a la biblioteca. Si se requiere la desprotección de una biblioteca, otras personas no pueden sobrescribir. Sin embargo, corre el riesgo de impedir que otras personas vean los cambios más recientes o realicen cambios propios. Si otras personas necesitan trabajar en el documento es importante que los archivos están desprotegidos en rápidamente.

Nota: No configure una biblioteca para requerir la desprotección si los usuarios planean ser co-autores de los documentos que contiene. Cuando el requisito de desprotección está activado, los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en los documentos.

Requerir la desprotección de archivos para su edición

Nota: Solo los usuarios con permisos de control total o de diseño pueden configurar las bibliotecas para requerir la desprotección de los archivos.

  1. Vaya a la biblioteca que planea usar.

  2. Haga clic en configuración de Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube , configuración de biblioteca.

    Si no ve estos elementos de menú, haga clic en la biblioteca en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en

    Configuración de biblioteca en el grupo Configuración.

  3. En la página Configuración, vaya a Configuración general y haga clic en Configuración de versiones.

  4. En la sección Requerir desprotección, bajo solicitar que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos?, haga clic en .

  5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y volver a la página Configuración de biblioteca.

Si hace esto...

Esto es lo que ocurre...

Crea o agrega un archivo a una biblioteca

Al principio, el archivo permanece desprotegido. Debe protegerlo en la biblioteca para que otros usuarios puedan verlo y trabajar en él.

Abre un archivo para editarlo.

El archivo se desprotege de forma automática al hacer clic en Editar. Un cuadro de mensaje advierte que está a punto de desproteger el archivo y ofrece la oportunidad de editarlo en la carpeta local de borradores.

Después de desprotección, el icono del archivo está cubierto con una flecha verde, hacia abajo, que indica que el archivo está desprotegido. Nadie más puede cambiar el archivo y nadie más podrá ver sus cambios, mientras que ha desprotegido.

Implementa cambios en la información relacionada con el archivo (propiedades).

Si el archivo no se encuentra desprotegido, debe desprotegerlo para poder implementar cambios en sus propiedades como el título, el nombre de autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Los cambios no se aplicarán hasta que vuelva a proteger el archivo.

Intenta abrir un archivo que se encuentra desprotegido para otro usuario.

Las opciones Desproteger y Proteger no se encuentran disponibles. No puede desproteger un archivo que otro usuario ha desprotegido. Si intenta hacerlo, un mensaje le notificará que otro usuario ha desprotegido el archivo.

Sin embargo, si mantiene el mouse sobre el icono de archivo, sabrá qué usuario tiene el archivo. El nombre de la persona que lo ha desprotegido aparecerá en un mensaje de información sobre herramientas. De este modo, podrá ponerse en contacto con él para pedirle que proteja el archivo en caso de que lo necesite con urgencia.

Protege el archivo.

Se le pide que escriba un comentario sobre los cambios realizados. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario se incluye en el historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pide que elija el tipo de versión que está protegiendo. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea la sección Vea también de este artículo.

Mantiene el archivo desprotegido durante un largo tiempo.

Mientras el archivo se encuentra desprotegido, ningún otro usuario puede ver los cambios realizados o editar el archivo. Si bien esta opción es útil durante la implementación de los cambios, también puede evitar que otros usuarios lleven a cabo las tareas que se les asignaron. Proteger nuevamente el archivo tan rápido como sea posible después de desprotegerlo es un procedimiento comercial recomendado y un gesto de cortesía común. En algunas circunstancias, es posible que el administrador deba forzar la protección de un archivo.

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