Configurar la administración de registros locales

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La capacidad de administrar registros en cualquier sitio permite a los administradores de registros tener más control sobre la forma en que se manejan los registros empresariales y jurídicos con valor a largo plazo. La administración de registros locales también permite que estos registros formen parte de un área de trabajo de colaboración, junto con los demás documentos con los que está trabajando.

Dependiendo de la estructura organizativa de su solución de administración de registros, puede activar la administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios y desactivar la declaración manual de registros en el nivel de la lista o de la biblioteca. Sin embargo, para las listas y bibliotecas, la opción predeterminada es que la declaración manual de registros se habilite cuando se active la característica en el nivel de la colección de sitios.

Activar la administración de registros locales de SharePoint

Si no lo ha hecho, debe activar la administración de registros locales para poder realizar estas tareas. Si activó, omita estos pasos.

  1. Vaya al sitio de primer nivel.

  2. Haga clic en configuración de Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio

    En un sitio de grupo conectados SharePoint, haga clic en configuración, haga clic en Contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  4. En características de la colección de sitios, busque la Administración de registros locales y haga clic en Activar.

Configurar la administración de registros locales para una colección de sitios

Si su solución de administración de registros abarca varios sitios, puede configurar las opciones de administración de registros de las siguientes formas:

  • Especifique los tipos de restricciones a las que estará sujeto un documento cuando se declare como registro.

  • Especifique si todas las listas o bibliotecas de un sitio permiten la declaración manual de registros.

  • Especifique quiénes pueden declarar y revocar manualmente la declaración de documentos como registros.

Para configurar la administración de registros locales para una colección de sitios

Nota:  Debe activar en primer lugar la característica de administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios para poder completar este procedimiento.

  1. Vaya al sitio de primer nivel.

  2. Haga clic en configuración de Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio

    En un sitio de grupo conectados SharePoint, haga clic en configuración, haga clic en Contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de declaración como registro.

  4. En la página Configuración de declaración como registro, en la sección Restricciones de registro, seleccione la opción que especifique el tipo de restricciones a las que estará sujeto un elemento cuando se declare como registro. Esta configuración no afectará a los elementos que ya se declararon como registros.

    • Sin restricciones adicionales   esta restricción es útil si desea que tengan una directiva de retención independiente que no son registros registros, pero no desea bloquear los registros de ser eliminado o editado.

    • Eliminar bloque   esta es la predeterminada del centro de registros.

    • Bloquear edición y eliminación    Esta restricción es útil si desea bloquear completamente un documento para que no se pueda editar ni eliminar. Se asocia al documento el icono de un candado para mostrar visualmente que el elemento está bloqueado.

  5. En la sección Disponibilidad de declaración como registro, seleccione la opción que especifica si o no elementos pueden manualmente declarar como registros en listas y bibliotecas de forma predeterminada. Si se selecciona la opción no está disponible en todas las ubicaciones de forma predeterminada, los elementos se pueden declarados como registros a través de una directiva o un flujo de trabajo.

    Una opción en la sección Disponibilidad de declaración como registro le permite Revocar declaración como un registro. Para ello, en Detalles de cumplimiento, junto al Estado de registro, haga clic en Anular registro. Se le pide que confirme que desea revocar el elemento como registro.

    Nota:  La opción Revocar declaración como registro solo aparece para los elementos previamente declarados como registros.

  6. En la sección Roles de declaración, especifique los tipos de usuarios que pueden declarar elementos como registros o revocar la declaración.

    • Todos los administradores y colaboradores de la lista    Cualquier usuario con permisos de edición de elementos para una lista puede declarar elementos como registros y revocar la declaración.

    • Solo los administradores de la lista    Solo los usuarios con permisos de administración para una lista pueden declarar elementos como registros y revocar la declaración.

    • Solo acciones de directiva    Solo acciones de directiva o código personalizado que se ejecuta como la cuenta del sistema pueden declarar elementos como registros y revocar la declaración.

  7. Haga clic en Aceptar.

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Configurar la administración de registros locales para una lista o una biblioteca

Puede configurar opciones de administración de registros para permitir o impedir la creación de registros en determinadas listas o bibliotecas en un sitio. También puede configurar listas y bibliotecas, de modo que todos los elementos agregados a ellas automáticamente declarados como registros.

Para configurar la administración de registros locales para una lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca que desea configurar para la administración de registros.

  2. Para bibliotecas, en Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca. Para listas, en Herramientas de listas, haga clic en la pestaña Lista.

  3. En la cinta de opciones de la biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca. Para listas, haga clic en Configuración de la lista.

    En SharePoint Online, haga clic en configuración y, a continuación, haga clic en configuración de la lista o configuración de biblioteca.

    Nota: Si no ve el botón de la cinta de opciones al que se hace referencia en este procedimiento, es posible que deba ajustar la resolución de pantalla o el tamaño de la ventana del explorador para expandir todos los botones de la cinta de opciones disponibles. También puede hacer clic en el botón del grupo para expandir la selección de botones de dicho grupo.

  4. En la página Configuración de la lista, haga clic en Configuración de declaración como registro.

  5. En la página configuración de declaración como registro, en la sección Disponibilidad de declaración Manual como registro, siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione si desea usar la configuración predeterminada de colección de sitios.

    • Permitir la declaración manual como registro para esta lista o biblioteca.

    • No permita nunca la declaración manual como registro para esta lista o biblioteca.

  6. En la sección Declaración automática, seleccione si desea que los elementos que se agregan a esta lista o biblioteca se declaren automáticamente como registros.

  7. Haga clic en Aceptar.

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