Configurar la administración de registros locales

La capacidad de administrar los registros de cualquier sitio permite a los administradores de registros más control sobre la forma en que se administran los registros legales y empresariales con un valor a largo plazo. La administración de registros "en contexto" también permite que estos registros formen parte de un espacio de trabajo de colaboración y que viven en otros documentos en los que está trabajando.

En función de la estructura organizativa de su solución de administración de registros, puede activar la administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios y puede deshabilitar aún más la declaración de registros manuales en el nivel de la lista o biblioteca. Sin embargo, el valor predeterminado de las listas y bibliotecas es que la declaración manual de registros está habilitada cuando la característica se activa en el nivel de la colección de sitios.

Nota: En SharePoint Online, hemos introducido el uso de etiquetas de retención para declarar el contenido como registros, lo cual sustituye de forma eficaz la necesidad de usar el centro de registros. Si está usando el centro de registros, puede continuar utilizándolo junto con las etiquetas de retención. Pero, para el propósito de la administración de registros, le recomendamos que use etiquetas de retención en lugar del centro de registros.

Activar la administración de registros locales en SharePoint

Si aún no lo ha hecho, debe activar la administración de registros de ubicación antes de poder realizar estas tareas. Si la activó, omita estos pasos.

  1. Vaya al sitio de nivel superior.

  2. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, en configuración del sitio

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  4. En característicasde la colección de sitios, busque Administración de registros en el lugar y haga clic en Activar.

Configurar la administración de registros locales para una colección de sitios

Si la solución de administración de registros abarca varios sitios, puede configurar la administración de registros de las siguientes maneras:

  • Especificar los tipos de restricciones que se aplican a un documento cuando se declara como un registro.

  • Especificar si todas las listas o bibliotecas de un sitio permiten la declaración manual de registros.

  • Especificar quién puede declarar y anular la declaración de documentos como registros de forma manual.

Para configurar la administración de registros locales para una colección de sitios

Nota: Primero debe activar la característica de administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios para poder completar este procedimiento.

  1. Vaya al sitio de nivel superior.

  2. Haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, en configuración del sitio

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de declaración como registro.

  4. En la página Configuración de declaración de registro, en la sección restricciones de registro , seleccione la opción que especifica el tipo de restricciones que se aplicará a un elemento cuando se declare un registro. Esta configuración no afecta a los elementos ya declarados como registros.

    • No hay restricciones   adicionales esta restricción es útil si desea que los registros tengan una directiva de retención separada que no sea de registros, pero no desea bloquear la eliminación o la edición de los registros.

    • Bloquear eliminación   esta es la restricción predeterminada para el centro de registros.

    • Bloquear editar y eliminar    Esta restricción es útil si desea bloquear completamente un documento para que no se pueda modificar ni eliminar. Un icono de "candado" está asociado con el documento para mostrar visualmente que el elemento está bloqueado.

  5. En la sección disponibilidad de declaración de registro , seleccione la opción que especifique si los elementos se pueden declarar manualmente como registros en listas y bibliotecas de forma predeterminada. Si la opción no está disponible en todas las ubicaciones de forma predeterminada está seleccionada, los elementos se pueden declarar como registros solo a través de una directiva o flujo de trabajo.

    Una opción de la sección disponibilidad de declaración de registro le permite anular la declaración de un registro. Para ello, en detalles de cumplimiento, junto al Estado de registro, haga clic en declarar registro. Se le pedirá que confirme que desea anular la declaración del elemento como un registro.

    Nota: La opción declare solo aparece para los elementos declarados previamente como registros.

  6. En la sección roles de declaración , especifique los tipos de usuarios que pueden declarar o anular la declaración de elementos como registros.

    • Todos los colaboradores y administradores de la lista    Cualquier usuario con los permisos "editar elementos" para una lista puede declarar y no declarar elementos como registros.

    • Solo administradores de la lista    Solo los usuarios con permisos de "administrar lista" en una lista pueden declarar y revocar la declaración de elementos como registros.

    • Solo acciones de Directiva    Solo las acciones de directiva o el código personalizado que se ejecuta como la cuenta del sistema pueden declarar y revocar la declaración de elementos como registros.

  7. Haga clic en Aceptar.

Principio de página

Configurar la administración de registros locales para una lista o biblioteca

Puede configurar la configuración de administración de registros para permitir o impedir la creación de registros en listas o bibliotecas específicas de un sitio. También puede configurar listas y bibliotecas para que todos los elementos que se agreguen se declaren automáticamente como registros.

Para configurar la administración de registros locales para una lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca que desea configurar para la administración de registros.

  2. Para bibliotecas, en herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña biblioteca . Para las listas, en herramientas de lista, haga clic en la pestaña lista .

  3. En la cinta biblioteca, haga clic en configuración de biblioteca. Para listas, haga clic en configuración de lista.

    En SharePoint Online, haga clic en configuración y, a continuación, haga clic en configuración de la lista o configuración de biblioteca.

    Nota: Si no ve el botón de la cinta de opciones al que se hace referencia en este procedimiento, es posible que tenga que ajustar la resolución de pantalla o el tamaño de la ventana del explorador para expandir todos los botones disponibles de la cinta de opciones. También puede hacer clic en el botón agrupar para expandir la selección de botones de ese grupo.

  4. En la página Configuración de la lista, haga clic en configuración de declaración de registro.

  5. En la página configuración de declaración de registro , en la sección disponibilidad de declaración manual de registro , realice una de las siguientes acciones:

    • Seleccione si desea usar la configuración predeterminada de la colección de sitios.

    • Permite la declaración manual de registros de esta lista o biblioteca.

    • Nunca permita la declaración manual de registros para esta lista o biblioteca.

  6. En la sección declaración automática , seleccione si desea que los elementos que se agreguen a esta lista o biblioteca se declaren automáticamente como registros.

  7. Haga clic en Aceptar.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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