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Configurar el almacenamiento y el uso compartido de archivos de Office 365

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Una de las mejores formas de configurar el almacenamiento de archivos y uso compartido de su empresa es utilizar juntos OneDrive para la Empresa y un sitio de grupo. Esto es ideal si tiene una pequeña empresa con unos pocos empleados.

Office 365 incluye un sitio de grupo básico para comenzar. Puede empezar inmediatamente a almacenar archivos en OneDrive y colaborar en archivos en el sitio de grupo.

Última actualización: 7 de junio de 2018

Dónde puede almacenar documentos en Office 365

  • OneDrive está diseñado para uso individual, con la ocasionales de uso compartido de archivos.

  • Un sitio de grupo de SharePoint está diseñado para compartir y colaborar en archivos con regularidad. Un sitio de grupo es ideal para almacenar los archivos que comparten propiedad donde varias personas el propietario de los archivos y pueden colaborar en ellos. En una empresa con solo unos cuantos empleados, solo puede que tenga un sitio de grupo.

Sitios de grupo y OneDrive desde cualquier lugar proporcionan acceso para usted y sus empleados.

Un diagrama de cómo puede usar dos tipos de almacenamiento: OneDrive o Sitios de grupo

Estas son las recomendaciones para saber qué almacenar en cada ubicación al usar sitios de grupo y OneDrive juntos:

Ubicación de almacenamiento

Para qué sirve

Qué almacenar aquí

OneDrive

Almacenar contenido en OneDrive es similar a almacenar archivos en su equipo; nadie más puede acceder fácilmente a ellos.

Para obtener más información, vea ¿Qué es OneDrive para la empresa?

Archivos empresariales en los que otros miembros del equipo no necesitan colaborar ni obtener acceso de forma habitual.

sitios de grupo de SharePoint

Colaboración. Al crear un grupo de Office 365 (por ejemplo, en el centro de administración de Office 365, en Outlook o mediante la creación de un grupo en Microsoft Teams) se crea un sitio de grupo de SharePoint para dicho grupo. Del mismo modo, cuando se crea un nuevo sitio de grupo de SharePoint desde la página de inicio de SharePoint o desde la nueva vista previa de centro de administración de SharePoint, también crea un grupo de Office 365. Para obtener más información, vea ¿Qué es un sitio de grupo de SharePoint? y crear un sitio de grupo de SharePoint Online.

Archivos que comparten la propiedad. Se recomienda sitios de grupo independiente para cada unidad de trabajo de su organización. Por ejemplo, para mantener personal y documentos financieros en privado a un equipo pequeño, cree un sitio de grupo independiente.

Nota: SharePoint también tiene otros tipos de sitios que puede usar para su empresa. Puede usar los sitios de comunicación de la intranet para publicar información para una amplia audiencia. Y puede usar sitios de concentrador para conectar los sitios de la intranet.

Empezar a usar OneDrive y el sitio de grupo

Cada persona de su empresa que se ha asignado una licencia de Office 365 (y SharePoint Online seleccionado) Obtiene OneDrive almacenamiento en nube. Pueden almacenar profesionales archivos aquí para obtener acceso desde cualquier dispositivo y solo están disponibles para ese usuario. Por ejemplo, podría almacenar una propuesta de borrador, sus notas de la reunión o la secuencia de comandos para una demostración que se van a entregar.

También pueden compartir empleados OneDrive archivos y carpetas. Si un empleado está ausente o abandona la compañía, otros usuarios pueden acceder a archivos compartidos almacenados en OneDrive.

Le mostramos cómo cada persona del equipo puede configurar OneDrive y compartir archivos.

Pantalla principal de Office 365 con select OneDrive

  1. Ir a office.com para iniciar sesión e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.

  2. En la página de inicio Office 365, elija OneDrive.

  3. En OneDrive, los miembros del equipo pueden almacenar sus propios archivos de empresa. Puede compartir archivos individuales o toda la carpeta. Elija un archivo o carpeta, haga clic en y, a continuación, seleccione Compartir.

    Compartir una carpeta

  4. En la página Enviar vínculo, deje la selección predeterminada, todos los usuarios con el vínculo pueden ver y editar.

    Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo que desea tener acceso a la carpeta y a continuación, agregue un mensaje opcional.

    Si desea que su propia copia del correo electrónico que se enviará, agregue la dirección de correo electrónico a la lista.

    Compartir un cuadro de diálogo vínculo, que muestra que muestra escribir y seleccione un nombre.

  5. Cuando haya terminado introducir que desea compartir con, elija Enviar. El correo electrónico se envía inmediatamente a las personas a las invita a.

    Compartir un vínculo, que muestra la lista de nombres

  6. Aquí es lo que el correo electrónico es similar.

    Enviar por correo electrónico con el vínculo para compartir la carpeta OneDrive

Para que le resulte más fácil empezar a usarlo, Office 365 incluye un sitio de grupo básico con algunas características. Solo los usuarios de su empresa pueden obtener acceso a este sitio web interno.

Siga estos pasos para obtener acceso al sitio de grupo:

  1. Ir a office.com para iniciar sesión e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.

  2. En la pantalla de inicio de Office 365, elija SharePoint y, a continuación, elija el vínculo de sitio de grupo en el menú de navegación de la izquierda.

  3. Verá la página de inicio de su equipo. Esta página incluye:

    • La página principal muestra grupo de noticias y actividad, como archivos nuevos que se ha agregado o modificado recientemente.

    • El botón + nuevo para agregar elementos a la página principal, por ejemplo, una biblioteca de documentos, una lista o una página nueva.

    • El menú de navegación izquierdo para ir a otras áreas de su sitio de grupo, como la biblioteca de documentos del equipo.

Página de inicio del sitio de grupo de SharePoint Online

Para que le resulte más fácil empezar a almacenar y compartir archivos, en el sitio de grupo se incluye una ubicación para tal fin. Se llama la biblioteca de documentos.

Estos son los pasos para agregar archivos:

  1. En la página de inicio del sitio de grupo, elija documentos en el menú de navegación de la izquierda. Esto le llevará a su biblioteca de documentos.

    Biblioteca de documentos de equipo

  2. Mientras sigue haya iniciado sesión en Office 365, abra el Explorador de archivos de Windows desde la barra de tareas o en otra ubicación. Vaya a los archivos que desea cargar en su sitio de grupo.

  3. Seleccione los archivos que desea cargar en su sitio de grupo y, a continuación, arrástrelos a la biblioteca de documentos.

    Arrastre un archivo desde una carpeta de escritorio a la biblioteca

  4. Cuando haya terminado, los archivos se almacenarán en el sitio de grupo y el equipo.

    Biblioteca de sitio de grupo con archivos

  5. Puede eliminar los archivos de su equipo. En el siguiente paso, sincronizar archivos en línea con el escritorio, va a crear una nueva ubicación para estos archivos en su equipo.

    Si tiene un gran número de archivos o archivos de gran tamaño que quiere subir al sitio de grupo, lea estas sugerencias sobre cómo subir un gran número de archivos o archivos de gran tamaño a una biblioteca.

    Si necesita más espacio de almacenamiento, vea Cambiar el espacio de almacenamiento de la suscripción.

Ahora que ya tiene archivos en su sitio de grupo, puede configurarlos para sincronizar con su PC o Mac. De este modo, puede trabajar en sus archivos desde su PC o Mac en lugar de trabajar en Microsoft Edge, Chrome o en otro explorador. También es útil tener una versión de los archivos sincronizados en su PC para las situaciones cuando necesite obtener acceso a un archivo y no está conectado a Internet.

Después de configurar los archivos para sincronizarlos con su equipo, cuando esté conectado a Internet, deberá sincronizan automáticamente.

Siga estos pasos para sincronizar archivos en el sitio de grupo con el equipo de escritorio:

  1. En la página de inicio del sitio de grupo, elija documentos en el menú de navegación de la izquierda. Esto le llevará a su biblioteca de documentos.

    Sugerencia: Al sincronizar archivos en su sitio de grupo, que está sincronizando cada biblioteca de archivo en el sitio, no a todo el sitio.

    Biblioteca de documentos de equipo

  2. Seleccione sincronizar para sincronizar todos los archivos. O bien, vaya a la carpeta específica que desea sincronizar.

    Biblioteca de documentos con el botón Sincronizar seleccionado

  3. Si se le pide elegir entre distintas aplicaciones, elija . OneDrive es el proceso de la sincronización.

    Indicador de aplicaciones de cambiar de Office 365
  4. Si, a continuación, obtendrá un conjunto de OneDrive del mensaje, inicie sesión con su trabajo o escuela cuenta.

    Pantalla de configuración de OneDrive

  5. Si aún no ha sincronizado su OneDrive, es posible que vea una pantalla Esta es la carpeta OneDrive. Compruebe la ruta de acceso en la carpeta de su OneDrive está aquí. Elija Cambiar ubicación si desea usar una ruta diferente y, a continuación, haga clic en siguiente.

    Cambiar la carpeta local en esta pantalla

  6. Los archivos en los sitios de grupo aparecerá en el panel izquierdo del explorador de archivos en el nombre de su organización. Los archivos en OneDrive aparecerán en "OneDrive - < nombre de organización >"

    Consulte ¿Cuál ha sido la sincronización tuvo en su carpeta local

  7. Abrir un archivo en la carpeta del equipo en el equipo para probar la sincronización. Realice un cambio y, a continuación, elija Guardar.

Procedimientos recomendados para el almacenamiento y el uso compartido de archivos

Estas son algunas sugerencias para obtener el máximo partido de OneDrive o el sitio de grupo SharePoint.

  • Cuasisociedades: usar OneDrive para almacenar sus propios archivos y compartirlos con los clientes en caso por caso.

  • CO-ownerships: ambos propietarios usar OneDrive y compartir archivos y hacia atrás.

  • Empresas con clientes externos o socios que necesitan acceso a archivos: crear un sitio de grupo para almacenar y compartir documentos para un cliente específico. Configurar el sitio para permitir el acceso a ese solo de cliente. A continuación, no es necesario preocuparse de que un cliente accidentalmente obtendrá acceso a información destinada a otro cliente.

Cuando guarde un archivo en OneDrive solo es accesible por el usuario, a menos que comparta con otras personas. Al compartir archivos, puede elegir para crear un vínculo que se puede reenviar o compartir con personas específicas. También puede crear carpetas independientes en OneDrive para diferentes fines como público, personal, o para proyectos individuales. Cada carpeta se puede compartir con a otra persona o grupo o nadie en absoluto.

Para obtener más información sobre el uso compartido, vea también Compartir archivos y carpetas en OneDrive para la empresa.

Para ver cuánto espacio de almacenamiento queda en OneDrive, vea administrar el almacenamiento de OneDrive para empresas.

Aunque puede cargar casi todos los tipos de archivos, no se admiten algunos nombres de archivo y caracteres en nombres de archivo. Para obtener más información, vea tipos de archivos en OneDrive para la empresa y caracteres de archivo no válidos.

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