Combinación de correspondencia: Asignar campos

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Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a cada dirección o elemento de saludo, debe coincidir con los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas en el archivo de datos.

Al hacer clic en Asignar campos en el grupo escribir e insertar campos de la pestaña envíos, se abre el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hace coincidir automáticamente columna de título del archivo de datos a los títulos de cortesía. Pero Word no pudo para que coincida con otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar segundo nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. Bien es de cortesía, Identificador único no coincide. La etiqueta de combinación de correspondencia no es necesario utilizar cada campo. Si agrega un campo que no contiene datos del archivo de datos, aparecerá en el documento combinado como marcador de posición vacío, normalmente una línea en blanco o un campo oculto.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la pestaña Correspondencia.

En Word, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos

Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna nombre coincide ahora con nombre. Es correcto que cortesía, Identificador único y segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega un campo que no contiene datos del archivo de datos, aparecerá en el documento combinado como marcador de posición vacío, normalmente una línea en blanco o un campo oculto.

Cuadro de diálogo Asignar campos

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