Colaboración y coautoría en los documentos

Colaboración y coautoría en los documentos

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Con Office y OneDrive o SharePoint, varias personas pueden trabajar en conjunto en un documento de Word, en una hoja de cálculo de Excel o en una presentación de PowerPoint. Cuando todos los usuarios trabajan al mismo tiempo, se le llama “coautoría”.

Marcas que indican que hay dos autores trabajando en un documento de Word

¿Qué necesito para trabajar en coautoría en un documento?

La coautoría está disponible para los documentos almacenados en OneDrive o en SharePoint. 

Para trabajar en coautoría con otros usuarios, necesitará lo siguiente:    

  • Un área de almacenamiento compartido   OneDrive. OneDrive para la Empresa, SharePoint Online y SharePoint Server son áreas de almacenamiento compartido que habilitan la coautoría.

  • Aplicaciones que admitan la coautoría   . Word y PowerPoint en todos los dispositivos y versiones posteriores a Office 2010 admiten la coautoría. Las aplicaciones para móviles de Excel y Excel 2016 con Office 365 también admiten la coautoría.

  • Un documento válido para la coautoría   . La coautoría solo se admite en los formatos de archivo modernos, entre los cuales se incluyen los siguientes: .docx (Word), .pptx (PowerPoint) y .xlsx (Excel).

  • Permisos de edición para los coautores   . Todos los coautores deben tener permiso para obtener acceso y editar los documentos.

Crear o abrir documentos para la coautoría

Puede crear documentos en Office Online o en los productos de escritorio de Office. Con estos temas, podrá obtener información sobre cómo trabajar en coautoría en los documentos:

Compartir los documentos para trabajar en coautoría y colaborar en ellos con otros usuarios

La clave de la colaboración y la coautoría es compartir los documentos. En SharePoint, OneDrive y las aplicaciones de Office, puede compartir archivos con otros usuarios.

Para obtener más información sobre el uso compartido de documentos en OneDrive y SharePoint, lea estos temas:

Cuando abra un documento compartido en una aplicación de escritorio o para móviles, podrá seguir trabajando en él independientemente de si lo está realizando en línea o sin conexión. Si hay otros usuarios editando el mismo documento, estos no podrán ver los cambios que realice si está trabajando sin conexión. Cuando vuelva a conectarse, se le notificarán los cambios disponibles y los demás usuarios verán los suyos.

Cuando trabaje en Word, el párrafo que esté editando se bloqueará para que ningún usuario pueda sobrescribir su trabajo. Al trabajar sin conexión en Word, se puede editar el mismo párrafo que otro miembro del grupo. Al guardar los cambios, recibirá un mensaje emergente en el que se le indicará que hay un conflicto. En ese momento, podrá hacer clic para ir al lugar en el que podrá solucionar el problema.

Frase en conflicto en Word
Resolución de un conflicto en Word 2016

Si está trabajando en un archivo que está almacenado en una carpeta de sincronización (como OneDrive o OneDrive para la Empresa), este se sincronizará cuando vuelva a conectarse, independientemente de si se está ejecutando o no la aplicación (Word o PowerPoint). Cuando vuelva a conectarse, el archivo se sincronizará automáticamente. Si hay conflictos, recibirá una alerta. Para obtener más información, vea Sincronizar OneDrive.

De forma predeterminada, en SharePoint los grupos y los permisos asignados a una biblioteca donde almacenar o crear un documento heredan todos los documentos en la biblioteca. Por ejemplo, en un sitio de grupo donde todos tienen permisos de lectura y escritura, cualquier persona puede co-autoría. Mientras una biblioteca de documentos de SharePoint Online con permisos de sólo lectura solo permite a personas para ver documentos, aunque nadie pero el autor puede realizar cambios a menos que explícitamente invitadas.

Los permisos de SharePoint son heredados, pero puede establecer otros diferentes para usuarios específicos. Si una biblioteca de SharePoint se comparte solo con permisos de visualización, puede conceder permiso de edición a algunos usuarios. Sin embargo, si se han establecido permisos de edición para todos los usuarios en la biblioteca, no puede restringir esta configuración para que algunos usuarios solo tengan permisos de visualización. Puede reemplazar un permiso heredado por uno más restrictivo, pero no por uno con una restricción menor. Para obtener más información sobre los permisos, vea Información sobre los niveles de permisos en SharePoint.

Con Mi sitio de SharePoint, la biblioteca personal de OneDrive para la Empresa o OneDrive para consumidores, es necesario compartir de forma explícita los archivos. De forma predeterminada, solo los puede ver y editar el propietario de la biblioteca. Puede seleccionar quién puede editar archivos individuales compartiéndolos con usuarios o grupos con permisos de edición. Para obtener más información sobre el uso compartido, vea Compartir archivos o carpetas en Office 365.

Aunque puede cargar archivos a través de Word y PowerPoint 2007 o una versión anterior a SharePoint Online o OneDrive y puede abrir para su edición, no puede compartir la autoría de estos documentos con esas aplicaciones heredados. Cuando un usuario abre un documento con Word o PowerPoint 2007,SharePoint Online o OneDrive crea un bloqueo en el documento y evita que otros usuarios de Office desde la edición del documento. Para aprovechar mejor la co-autoría en Word o PowerPoint, se recomienda que todos los usuarios trabajan con al menos Office 2010 en el escritorio, Office Online, Mac más reciente o una aplicación móvil.

Sí, Microsoft ha trabajado con docenas de socios en todo el mundo para que pueda compartir la autoría con Office en línea. Compruebe su proveedor de almacenamiento para ver si coautoría con Office Online es compatible.

Sin embargo, los proveedores de terceros no son compatibles con la versión de escritorio de Office u otras plataformas y Microsoft no admite la coautoría de documentos almacenados en Google Drive.

Estos son algunos vínculos útiles para empezar.

Si la coautoría no funciona correctamente, hay varios aspectos que podrían ser los causantes del problema. Como ayuda para solucionar los problemas de la configuración y las sesiones de coautoría, vea Solucionar problemas de coautoría en Office.

Si ha compartido sus documentos con OneDrive o OneDrive para la Empresa, es posible que reciba un mensaje de correo electrónico en el que se le informará de que el documento se ha actualizado.

Otros temas de interés

Si no ha usado Word Online u Office Online, puede obtener una versión de prueba aquí: Word Online. Para cambiar a una aplicación en línea diferente, haga clic en el iniciador de aplicaciones Botón de selector de aplicaciones y elija otra aplicación.

Para administradores de SharePoint:

Nota: Para obtener más información sobre cómo trabajar en coautoría en los documentos, busque en la ayuda de Word, PowerPoint y Office Online. Para obtener más información sobre cómo configurar SharePoint para la coautoría y la colaboración con documentos, vea el sitio web de TechNet.

Nota: La coautoría no está disponible para los documentos protegidos con Information Rights Management (IRM) o Rights Management Service (RMS).

Actualización de octubre de 2018.

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