Colaboración y coautoría en los documentos

Colaboración y coautoría en los documentos

Con Office y OneDrive o SharePoint, varias personas pueden trabajar en conjunto en un documento de Word, en una hoja de cálculo de Excel o en una presentación de PowerPoint. Cuando todos los usuarios trabajan al mismo tiempo, se le llama “coautoría”.

Marcas que indican que hay dos autores trabajando en un documento de Word

¿Qué necesito para trabajar en coautoría en un documento?

La coautoría está disponible para los documentos almacenados en OneDrive o en SharePoint. 

Para trabajar en coautoría con otros usuarios, necesitará lo siguiente:    

  • Un área de almacenamiento compartido   OneDrive. OneDrive para la Empresa, SharePoint Online y SharePoint Server son áreas de almacenamiento compartido que habilitan la coautoría.

  • Las aplicaciones que admiten la    coautoríaWord y el PowerPoint en todos los dispositivos y versiones más recientes que Office 2010 admiten la coautoría. Las aplicaciones móviles Excel y la última versión de Excel para Office 365 también admiten la coautoría.

  • Un documento válido para la coautoría   . La co-autoría solo se admite en formatos de archivo modernos como:. docx (Word ),. pptx (PowerPoint ) y. xlsx (Excel ).

  • Permisos de edición para los coautores   . Todos los coautores deben tener permiso para obtener acceso y editar los documentos.

Crear o abrir documentos para la coautoría

Estos temas le ayudarán a obtener información sobre cómo coautoríaOffice documentos:

Compartir los documentos para trabajar en coautoría y colaborar en ellos con otros usuarios

La clave de la colaboración y la coautoría es compartir los documentos. En SharePoint, OneDrive y las aplicaciones de Office, puede compartir archivos con otros usuarios.

Para obtener más información sobre el uso compartido de documentos en OneDrive y SharePoint, lea estos temas:

Cuando abra un documento compartido en una aplicación de escritorio o para móviles, podrá seguir trabajando en él independientemente de si lo está realizando en línea o sin conexión. Si hay otros usuarios editando el mismo documento, estos no podrán ver los cambios que realice si está trabajando sin conexión. Cuando vuelva a conectarse, se le notificarán los cambios disponibles y los demás usuarios verán los suyos.

Cuando trabaje en Word, el párrafo que esté editando se bloqueará para que ningún usuario pueda sobrescribir su trabajo. Al trabajar sin conexión en Word, se puede editar el mismo párrafo que otro miembro del grupo. Al guardar los cambios, recibirá un mensaje emergente en el que se le indicará que hay un conflicto. En ese momento, podrá hacer clic para ir al lugar en el que podrá solucionar el problema.

Frase en conflicto en Word

Si está trabajando en un archivo que está almacenado en una carpeta de sincronización (como OneDrive o OneDrive para la Empresa), este se sincronizará cuando vuelva a conectarse, independientemente de si se está ejecutando o no la aplicación (Word o PowerPoint). Cuando vuelva a conectarse, el archivo se sincronizará automáticamente. Si hay conflictos, recibirá una alerta. Para obtener más información, vea sincronizar archivos con el cliente de sincronización de OneDrive en Windows.

De forma predeterminada, en SharePoint, todos los documentos de una biblioteca heredan los grupos y los permisos asignados a esa biblioteca en la que almacena y crea documentos. Por ejemplo, en un sitio de grupo en el que todos los usuarios tengan permisos de lectura y escritura, cualquier miembro puede ser coautor. Si bien una biblioteca de documentos SharePoint Online con permisos de solo lectura solo permite a las personas ver documentos, pero nadie puede realizar cambios a menos que se les invite explícitamente.

Los permisos de SharePoint son heredados, pero puede establecer otros diferentes para usuarios específicos. Si una biblioteca de SharePoint se comparte solo con permisos de visualización, puede conceder permiso de edición a algunos usuarios. Sin embargo, si se han establecido permisos de edición para todos los usuarios en la biblioteca, no puede restringir esta configuración para que algunos usuarios solo tengan permisos de visualización. Puede reemplazar un permiso heredado por uno más restrictivo, pero no por uno con una restricción menor. Para obtener más información sobre los permisos, vea Información sobre los niveles de permisos en SharePoint.

Los archivos almacenados enOneDrive deben compartirse explícitamente. De forma predeterminada, solo los puede ver y editar el propietario de la biblioteca. Puede seleccionar quién puede editar archivos individuales compartiéndolos con usuarios o grupos con permisos de edición. Para obtener más información sobre el uso compartido, vea Compartir archivos o carpetas en Office 365.

Aunque puede cargar archivos a través Word y PowerPoint 2007 o versiones anteriores a SharePoint Online o OneDrive y puede abrirlos para editarlos, no puede coautores de estos documentos con esas aplicaciones heredadas. Cuando un usuario abre un documento con Word o PowerPoint 2007,SharePoint Online o OneDrive crea un bloqueo en el documento e impide que otros usuarios de Office editen ese documento. Para sacar el máximo partido de la coautoría en Word o PowerPoint, se recomienda que todos los usuarios trabajen con al menos Office 2010 o versiones más recientes, entre las que se incluyen Internet y teléfonos móviles.

Sí, Microsoft ha trabajado con decenas de socios de todo el mundo para que pueda trabajar en coautoría con Office para la Web. Compruebe el proveedor de almacenamiento para ver si se admite la coautoría con Office para la Web.

Sin embargo, los proveedores de terceros no son compatibles con la versión de escritorio de Office u otras plataformas y Microsoft no admite la coautoría de documentos almacenados en Google Drive.

Estos son algunos vínculos útiles para empezar.

Si la coautoría no funciona correctamente, hay varios aspectos que podrían ser los causantes del problema. Como ayuda para solucionar los problemas de la configuración y las sesiones de coautoría, vea Solucionar problemas de coautoría en Office.

Si ha compartido sus documentos conOneDrive es posible que reciba un mensaje de correo electrónico que le permita saber que el documento se ha actualizado.

Otros temas de interés

Si no has usado Word para la web, puedes probarlo desde Office.com. Inicie sesión y seleccione el iniciador de aplicaciones Botón de selector de aplicaciones para elegir en la lista completa de aplicaciones.

Para administradores de SharePoint:

Nota: La coautoría no está disponible para los documentos protegidos con Information Rights Management (IRM) o Rights Management Service (RMS).

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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