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Colaboración de documento es un elemento crítico para poder trabajar eficazmente como un grupo de la empresa. La combinación de tecnologías de SharePoint y Office 2010 ofrece una variedad de métodos de colaboración de documentos, ya sea coautoría una hoja de cálculo o el enrutamiento de un plan de negocios a través de un flujo de trabajo. Descripción de las maneras en que puede colaborar en documentos es fundamental al realizar la mejor opción para sus necesidades y para mejorar la productividad como trabajador de la información.
Sin embargo, colaborar en los documentos, los días de reenvío de datos adjuntos de correo electrónico son historial. Desde este día, nunca debe pasar el documento alrededor y, a continuación, deben lidiar con la conciliación de conflictos de versión, el manual combinar y coordinar de cambios, la realizar un seguimiento de quién ha realizado qué y la ubicación de la versión más actualizada.
Notas:
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Para obtener más información acerca de cómo coautores de documentos, vea los sistemas de Ayuda de Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 y Office Web Apps.
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Para obtener más información acerca de cómo configurar las tecnologías de SharePoint para la co-autoría y colaboración en documentos, vea el sitio web de TechNet.
En este artículo
Gama de la colaboración con documentos
Colaboración en documentos significa que varios autores colaboran en un documento o un conjunto de documentos. Podría ser simultáneamente CO-autor de un documento o una especificación como parte de un flujo de trabajo estructurado de revisiones. Coautoría de documentos, que es un subconjunto de colaboración en documentos, significa que trabajar en un documento al mismo tiempo con uno o más usuarios. Existen diferentes métodos para la colaboración con documentos y coautoría gradualmente implican más estructura y controlar alrededor de la experiencia de colaboración de documentos. Una buena forma para ayudarle a decidir qué método de colaboración de documentos y el producto es adecuado para usted es imaginar las opciones en un espectro de opciones.
Coautoría Semiformal : Varios autores editan simultáneamente en cualquier lugar del documento. Algunos ejemplos: minutos periódicas, sesiones de lluvia de ideas y material de referencia para OneNote; y equipo desarrollado modelos financieros, presupuestos y bienes de listas de Excel.
Coautoría formal: Varios autores editan simultáneamente de manera controlada guardando contenido cuando esté listo para mostrarse. Algunos ejemplos: planes de empresas, boletines e informes para Word. y marketing y conferencia presentaciones de PowerPoint.
Comentarios y revisión:Un autor principal solicita correcciones y comentarios (que pueden ser discusiones en serie) por el enrutamiento del documento en un flujo de trabajo, pero la publicación de documento final de controles. Por ejemplo, especificaciones, notas del producto y la Ayuda en línea.
Conjuntos de documentos: Varios autores se asignan documentos distintos como parte de un flujo de trabajo y, a continuación, se publica un conjunto de documento maestro. Algunos ejemplos: libreta de tono de nueva documentación de productos y ventas.
Coautoría con Office 2010 y Office Web Apps
Las siguientes secciones describen las formas que puede coautoría mediante Office 2010 y Office Web Apps y los procedimientos recomendados al usar bibliotecas para conservar los archivos.
Resumen de coautoría productos
Productos de varios Office 2010 y Office Web Apps habilitar varios autores editar documentos al mismo tiempo. Para cada producto, la función de co-autoría es muy similar. Sin embargo, existen algunas diferencias de diseño que admiten diferentes métodos de colaboración y escenarios previstos. La siguiente tabla resume cada producto co-autoría.
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Aplicación |
Servidor requisitos |
Escenarios comunes |
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Word 2010 |
Tecnologías de SharePoint |
Cualquier documento, incluidas propuestas, planes, declaraciones de principios, minutos, boletines e informes |
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PowerPoint 2010 |
Tecnologías de SharePoint |
Cualquier presentación incluidos cursos, conferencias, análisis finales, introducciones a productos, manuales e informes de estado del proyecto |
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Excel Online |
Tecnologías de SharePoint |
Cualquier hoja de cálculo, incluidos modelado financiero de grupo, business-actualización de línea de producto de empresa en una página web y objetos de seguimiento de hoja de cálculo comerciales en tiempo real |
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OneNote 2010 |
Tecnologías de SharePoint |
Cualquier Bloc de notas, incluidas minutas de reuniones, periódicas proyecto reflexión ("grupo"), material referencia e investigación compartido y cursos de aprendizaje compartidos |
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OneNote Online |
Tecnologías de SharePoint y Office Web Apps |
Coautoría, control de versiones, desprotección y entornos de Office mixtos
Las secciones siguientes describen los procedimientos recomendados al coautoría con otros usuarios.
Coautoría y desprotección de documentos
La co-autoría no es compatible con el proceso de desproteger y proteger documentos en una biblioteca. Desproteger un medio de documento que desea escribir exclusivamente en él y finalmente active volver para que otras personas puedan ver los cambios o trabajen más en el documento. Por lo tanto, al desproteger un archivo, otros usuarios no pueden compartir la autoría del documento con usted. De forma predeterminada bibliotecas no requiere la desprotección de archivos y no deben estar habilitadas donde se utilizará la co-autoría. No explícitamente debe desproteger un documento si desea compartir la autoría del documento.
Coautoría de documentos y control de versiones
Control de versiones permite a los usuarios guardar versiones de documentos, deshacer modificaciones o instantánea el estado de un documento para que coincidan con un hito de proyecto. Tecnologías de SharePoint realiza un seguimiento de los cambios en los documentos mientras está editando, almacena las versiones anteriores e incluso puede mantener versiones principales y secundarias de un documento. Dado que varios autores pueden mantener un documento abierto durante un largo período de tiempo, control de versiones de documentos con coautoría se realiza en intervalos de tiempo específicos y no necesariamente cuando se guarda el documento. De forma predeterminada, el control de versiones no está habilitado en una biblioteca.
Cuando usted coautores de documentos de Word 2010 y PowerPoint 2010, es aconsejable usar el control de versiones, ambos principales y secundarias, para que los usuarios pueden recuperar los cambios realizados por otros usuarios cuando sea necesario. Además, el período de control de versiones determina la frecuencia con tecnologías de SharePoint crea una nueva versión de un documento que se está coautor. El valor predeterminado de 30 minutos probablemente funciona para la mayoría de los entornos, pero este valor se puede ajustar un administrador según sea necesario. Establecer este período en un valor inferior captura versiones y cambia con más frecuencia, pero puede requerir más espacio de almacenamiento del servidor.
Para las bibliotecas que contiene los blocs de notas de OneNote, es una buena idea solo importantes de control de versiones, porque las versiones secundarias pueden provocar errores de sincronización que pueden evitar que los cambios se guardan. Los blocs de notas de OneNote se actualizan con frecuencia también pueden crear varias versiones. Dado que el número de versiones puede ser grande con el tiempo, es una buena idea limitar el número de versiones guardadas estableciendo un número máximo de versiones en una cantidad razonable según las necesidades de los usuarios. Tenga en cuenta que el período de control de versiones no afecta a los blocs de notas de OneNote, ya que OneNote guarda información más detallada de la versión el Bloc de notas.
Coautoría de documentos en un entorno de versión de Office mixto
Algunas organizaciones mantienen un entorno donde los usuarios tienen diferentes versiones de Microsoft Office, como Office 2007 y Office 2010.
Aunque puede almacenar versiones de Word y PowerPoint antes de Office 2010 en una biblioteca, no puede compartir la autoría de estos documentos. Además, cuando un usuario abre el documento de Word 2010 o PowerPoint 2010 con Word o PowerPoint 2007, tecnologías de SharePoint crea un bloqueo en el documento e impide que otros usuarios de Microsoft Office 2010 utilizando la co-autoría para editar el documento. Para aprovechar mejor la co-autoría en Office Word u Office PowerPoint, se recomienda que todos los usuarios funcionan con Microsoft Office 2010. Esta situación también se aplica a los libros de Excel 2010 y coautoría con Excel Web App.
Tenga en cuenta no obstante, que OneNote 2010 es compatible con el formato de archivo de OneNote 2007 y es compatible con la co-autoría con usuarios de OneNote 2007. Para usuarios de OneNote 2007 y OneNote 2010 a blocs de notas de co-autoría en un entorno mixto, deben guardar blocs de notas en el formato de archivo de OneNote 2007. Al actualizar al formato de archivo de OneNote 2010, puede usar algunas nuevas características clave, incluyendo la capacidad de los blocs de notas de co-autoría entre OneNote 2010 y OneNote Web App.
Problemas con la coautoría de documentos
Si no puede compartir la autoría de un documento de Word o una presentación de PowerPoint, uno o varios de los motivos siguientes pueden ser la causa:
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El archivo usa Information Rights Management (IRM) o administración de derechos digitales (DRM).
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El archivo está desprotegido.
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El archivo está cifrado.
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No se admite el formato de archivo. Sólo los formatos de archivo .docx y .pptx son compatibles. En la mayoría de los casos, puede guardar el formato de archivo no admitidos en el formato compatible.
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El archivo está marcado como final. El propietario del archivo ha decidido detener el proceso de edición o coautoría el archivo y el archivo ahora es de solo lectura.
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Algunas configuraciones de directivas de grupo de Microsoft Office evitar coautoría incluidas las siguientes: deshabilitar la directiva de cliente de autocombinación, deshabilitar la directiva de servidor coautoría y deshabilitar la directiva de cliente de co-autoría.
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El archivo contiene controles ActiveX.
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El archivo contiene objetos que no se puede identificar, como un objeto OLE, un gráfico SmartArt, gráfico u objeto de entrada de lápiz.
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El documento de Word usa documentos maestros con subdocumentos, contiene conjuntos de marcos HTML o se publica como blog.
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El documento de Word no tiene activada la casilla de verificación almacenar números aleatorios para mejorar la precisión de combinación . (En la cinta de opciones, haga clic en el la pestaña archivo , haga clic en Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Word , haga clic en Centro de confianza, haga clic en Configuración del centro de confianza para mostrar el cuadro de diálogo Centro de confianza , haga clic en privacidad Opciones dey, a continuación, en la sección configuración específica del documento , asegúrese de que está seleccionada la casilla de verificación almacenar números aleatorios para mejorar la precisión de combinación .)
Escenarios de espectro de colaboración de documentos
Las siguientes secciones proporcionan más detalles acerca de cada uno de los productos de coautoría, los diferentes métodos de colaboración que admiten y sus escenarios previstos.
Coautoría semiformal
Quizá la mejor situación para explicar la co-autoría de manera semiformal es el grupo clásico sesión de lluvia de ideas. Con OneNote 2010, OneNote Web App o incluso una combinación de los dos, varios autores pueden capturar rápidamente ideas y pensamientos durante una sesión de lluvia de ideas al mismo tiempo y el mismo bloc de notas. Considere esto como una "Pizarra virtual". Al igual que cualquier sesión de lluvia de ideas buena, no es necesario para corregir o revisar inmediatamente, simplemente expresarse en un flujo libre de ideas. Todos los autores pueden agregar contenido de forma simultánea y ver al instante qué se ha agregado. Al final de la sesión de lluvia de ideas, ha capturado un registro de la sesión, a continuación, se puede limpiar como deseado. Si necesita hacer el seguimiento con otro autor, cada fragmento de contenido etiquetado con su alias e incluso puede buscar contenido por autor.
Otras formas comunes que puede usar OneNote para colaborar en un bloc de notas son periódicos reunión, investigación compartida para un proyecto rápido, cursos de aprendizaje y material de referencia.
Usar Excel 2010: ejecutar cálculos y comparaciones estadísticas de los datos; crear y usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible; enfatizar visualmente los datos con gráficos de aspecto profesional, formato condicionales iconos, barras de datos, escalas de color y minigráficos; y realizar operaciones de análisis de hipótesis en los datos.
Usar Excel Web App, puede hacer gran parte de este trabajo analítica simultáneamente con otros usuarios. Otros autores pueden trabajar en diferentes hojas de cálculo, distintas secciones de una hoja de cálculo, o incluso editar el mismo celdas como usted, incluidas las celdas que contienen fórmulas y funciones: todo al mismo tiempo. En este caso, el último gana editar si ocurrió tanto a editar la misma celda. Usar Excel Web App mientras la co-autoría es una excelente manera de ver ideas de los demás, pruebe los cálculos y fórmulas distintas, comparar los resultados e incluso comprobar y detectar errores de los demás.
Nota: Excel Web App admite coautoría la misma hoja de cálculo entre otros usuarios de Excel Web App, pero no con Excel 2010, que no admite la co-autoría.
Coautoría formal
Cuando un documento de Word 2010 o una presentación de PowerPoint 2010 se almacena en una biblioteca, dos o más usuarios pueden compartir la autoría del documento o presentación al mismo tiempo. Por ejemplo, en el mismo documento de Word, puede trabajar en un párrafo, mientras que un compañero funciona en otro párrafo. O bien, en la misma presentación, puede trabajar en una diapositiva, mientras que un compañero funciona en otra diapositiva. No necesita activar nada o Recuerde configurar nada para que esto funcione. Co-autoría "simplemente funciona". Y vale la pena enfatizar que sigue teniendo acceso a casi todas las enriquecido la edición y el formato de las características de Word 2010 o PowerPoint 2010 cuando se compartir la autoría, incluidos comentarios, seguimiento de cambios y versiones del documento.
Coautoría formal significa que los cambios realizados por los autores está intermedia y luego publicada cuando los autores están listos guardar explícitamente los cambios. Por lo general, no desea formular medio planteamientos compartidos con otros autores, ni que el tren-de-pensamiento constantemente interrumpida por otros coautores. Sin embargo, mientras la co-autoría en Word 2010 y PowerPoint 2010, siempre podrá ver otros autores editan como editar y, a continuación, otros autores verán dónde está editando mientras se edita mediante el uso de los iconos, los indicadores de barra de estado y paneles de navegación de la documento o presentación.
En resumen, coautoría formal significa que sabe dónde están los otros autores, pero cada autor revela cambios únicamente cuando está listos para mostrárselos a otras personas.
Este proceso formal co-autoría también ayuda a reducir los conflictos, porque puede realizar un seguimiento de cambios y coordinar según sea necesario en tiempo real. Si tiene instalado en el equipo de Office Communicator, incluso puede haga clic en el botón de presencia para enviar un mensaje instantáneo, enviar un correo electrónico o su colega para tratar problemas de llamadas. Por último, cuando haya terminado con la coautoría, es ningún problema para encontrar la versión más actualizada del documento en la biblioteca de documentos. Ha sido en la misma ubicación desde el principio.
Comentarios y revisión
Comentarios y revisión es un método de colaboración de documentos comunes y más tradicional. En este caso, el autor de un solo busca revisión y comentarios de otros autores, por ejemplo, compañeros o expertos en la materia, pero desea tener más control sobre la incorporación de las modificaciones y la publicación final.
Para invertir menos tiempo para administrar los detalles del proceso de revisión de documentos y más tiempo trabajar en sus documentos, puede usar un flujo de trabajo para recopilar comentarios del documento en un sitio. Flujos de trabajo simplificar el coste y tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales comunes, como revisiones de documentos, administración y seguimiento de las tareas humanas implicadas con estos procesos. Dado que el flujo de trabajo asigna tareas, envía avisos, seguimiento de participación, exige programar las fechas y crea un registro de todo el proceso, puede concentrar en realizar su trabajo en lugar de administrar la forma de proceso de revisión de documentos.
Por ejemplo, puede iniciar un flujo de trabajo de recopilar comentarios al rellenar un formulario de iniciación del flujo de trabajo en la que especifique los nombres de las personas que desea revisar el documento. Puede proporcionar instrucciones específicas para los revisores y puede especificar la fecha en la que desea que los participantes del flujo de trabajo para completar su revisión. Los participantes pueden ver el estado de flujo de trabajo mientras el flujo de trabajo está en curso o comprobar la página Estado del flujo de trabajo para ver qué participantes han completado sus tareas de flujo de trabajo. El propietario del flujo de trabajo puede configurar el flujo de trabajo para que los participantes pueden trabajar en tareas de un modo paralelo o serie, actualizar tareas activas, agregar o actualizar revisores, especifique una fecha de vencimiento de la entrega y finalmente marcar como completada cuando se hayan completado todas las tareas.
Conjuntos de documentos
En algunos casos, debe agrupar y coordinar documentos relacionados juntos, pero asignar un documento específico a cada autor que a menudo funciona de forma independiente en el documento, pero es parte de un proceso formal que combina estos documentos en una sola entrega.
Como ha visto, tecnologías de SharePoint con características como listas, bibliotecas, carpetas, alertas y flujos de trabajo, proporciona una infraestructura sólida para administrar la presentación de un único documento. Conjuntos de documentos que se basan en esta base proporcionando un punto central para agrupar y administrar varios documentos y sus borradores y versiones finales que incluyen una única entrega. Ejemplos de conjuntos de documentos: propuesta de ventas de cliente, que incluye una presentación personalizada, una hoja de cálculo del presupuesto detallado y un documento de contrato; o bien, documentación de marketing, que incluye una hoja de datos, un folleto y una guía del producto.
La característica de conjuntos de documentos proporciona varias formas de administrar fácilmente y publicar correctamente una entrega, incluidos:
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Un tipo de contenido predeterminado que se pueden usar como-es, personalizado o como base para plantilla de conjunto de un documento personalizado.
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La capacidad de especificar los documentos predeterminados que se crearán automáticamente cada vez que se crea un nuevo conjunto de documentos.
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La implementación como carpeta de biblioteca, los usuarios que conocen y que posee muchos de los mismos comportamientos, propiedades y opciones que las carpetas de la biblioteca estándar.
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Página de bienvenida personalizable que los usuarios acceso al hacer clic en vínculos al conjunto de documentos. Puede usar esta página bienvenida predeterminada o crear y aprovisionar su propia página de bienvenida. La página de bienvenida es una página de elementos Web especiales que muestra los metadatos, descripciones, listas de documentos y otra información y tiene una cinta de opciones integrada de conjunto de documentos relacionados comandos.
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Capacidades de control de versiones que le permiten capturar una instantánea del historial de versiones de un documento conjunto que se vincula a las versiones actuales de los documentos dentro del conjunto de documentos.
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Flujos de trabajo diseñados explícitamente para la producción de conjuntos de documentos. Por ejemplo, puede usar flujos de trabajo integrados para administrar actividades como creación, revisiones, y establece la aprobación de contenido de documentos individuales, así como de todo el documento.
Trabajadores de la información pueden usar conjuntos de documentos para administrar fácilmente todo el proceso de principio a fin. La capacidad de mediante programación ensamblar documentos también está disponible mediante la API de XML abierto de Office.
