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La información en este artículo presenta el concepto de uso del centro de registros para administrar y almacenar los registros. Encontrará información general de las instrucciones de este artículo para ayudarle a entender las ventajas de usar la plantilla de sitio del centro de registros. Para obtener más información sobre cómo crear y usar el centro de registros, vea los vínculos en la sección Vea también.
En este artículo
Información general
El centro de registros está pensado como un repositorio central en el que una organización puede almacenar y administrar todos sus registros como sus documentos legales y financieros. El centro de registros sustenta todo el proceso de administración de registros, desde la recopilación hasta la administración o la disposición. Normalmente, los profesionales de administración de registros y el personal de tecnología de la información (IT) de la organización configuran un sitio del centro de registros para sustentar el plan de archivos de la organización.
Nota: SharePoint ofrece la capacidad para administrar registros "en"contexto. Con la administración de registros locales, puede usar cualquier característica disponible en el centro de registros, como el cumplimiento de directivas de administración de información, enrutamiento y espera, para administrar registros en cualquier sitio. Para más información sobre la administración de registros locales, consulte los vínculos en la sección Vea también.
La plantilla de sitio del centro de registros se parece a otros sitios de SharePoint en que sirve de repositorio general para documentos y permite la colaboración entre los usuarios del sitio. Sin embargo, la plantilla de sitio del centro de registros es un sitio preconfigurado diseñado especialmente para ayudar a las organizaciones a implementar sus programas de retención y administración de registros. El control de versiones, la auditoría, la administración de metadatos, la exhibición de documentos electrónicos y el enrutamiento de registros personalizables son características integradas que le pueden ayudar a administrar registros de manera más eficaz.
Características de la plantilla de sitio del centro de registros
La plantilla de sitio del centro de registros combina algunas características estándar disponibles en Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution con algunas características de administración de registros especializadas adicionales para proporcionar las capacidades siguientes:
Capacidades de depósito El centro de registros tiene varias características que ayudan a garantizar la integridad de los registros que se almacenan en ella:
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El sistema nunca codifica automáticamente los registros. Esto garantiza que los registros que se cargan en el sitio del centro de registros y se vuelven a descargar posteriormente sean idénticos.
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Los administradores del sitio pueden configurar el centro de registros para impedir la manipulación directa de los registros. Esto se realiza mediante el control de versiones de los cambios que se realicen en el contenido de los documentos y la auditoría de tipos específicos de cambios.
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El centro de registros permite a los administradores de registros agregar y mantener los metadatos de los elementos aparte de los metadatos de un registro a fin de que la información que sea pertinente para las tareas de administración de registros pueda actualizarse sin modificar el registro subyacente. También se controlan las versiones de los metadatos.
Aplicación de directivas de administración de información Algunas características de directiva disponibles son útiles para la administración de registros:
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Auditoría Esta característica registra los eventos y operaciones que se realizan en los archivos. Auditoría es útil para registrar whm es ver y obtener acceso a información en el centro de registros.
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Caducidad Esta característica especifica cuánto tiempo debe ser un registro se conservan y qué acción debe tener lugar cuando finalice el período de retención, como la eliminación o la iniciación de un flujo de trabajo de aprobación de disposición. El período de retención para un registro normalmente comienza cuando un registro se envía inicialmente al centro de registros.
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Códigos de barras Esta característica proporciona a cada registro con un valor numérico y la imagen de código de barras único. El valor del código de barras se almacena y se indiza junto con la versión electrónica del registro. Códigos de barras son útiles para retener y seguimiento de registros físicos. Cuando los registros de una biblioteca tienen versiones físicas, códigos de barras proporcionan una manera de correlación las versiones físicas con sus homólogos electrónicas.
Interfaz programable de recopilación de registros El centro de registros es compatible con un conjunto de servicios que facilitan la recopilación de registros. Interfaz programable del centro de registros permite a las organizaciones configurar ambos sistemas de correo electrónico y la administración de documentos para enviar automáticamente los archivos al sitio del centro de registros. Contenido se puede enviar al centro de registros a través de un servicio Web usando el SOAP (Simple Object Access Protocol) o correo electrónico mediante SMTP (Protocolo Simple de transferencia de correo). También puede usar los flujos de trabajo diseñadas en Microsoft SharePoint Designer 2010 para enviar registros al centro de registros. Para obtener más información sobre cómo enviar registros al centro de registros, vea los vínculos en la sección Vea también.
Distribución de registros El centro de registros incluye un organizador de contenido que puede distribuir automáticamente los registros entrantes (si se envían automáticamente como manualmente) a la ubicación apropiada, según el tipo de registro. Cuando un registro se envía al centro de registros, normalmente se junto con información relacionada adicional, como historial de auditoría y metadatos. Historial de auditoría de un registro se almacena en el centro de registros como un archivo XML y los metadatos de un registro se almacenan en un archivo XML y en columnas de metadatos en el sitio del centro de registros. Para obtener información acerca de cómo configurar y enrutamiento de registros mediante el organizador de contenido, consulte los vínculos en la sección Vea también.
Mantenga presionada Como parte de lo que se conoce como e-Discovery, el centro de registros permite a las organizaciones recopilar los registros que están debajo de descubrimiento legal como parte de un litigio o relevantes para una auditoría o investigación y colóquelos en una lista de suspensiones. Cuando los registros se ponen en suspensión, se ha suspendido de las directivas de caducidad que pueden estar en vigor y, por tanto, están protegidos de destrucción. Por ejemplo, si un litigio, una organización pone los registros relevantes que puedan ser necesarios para producir en puesta en espera, estos registros están disponibles hasta que se complete la litigios. Los registros se pueden colocar en espera más de uno en uno. Los administradores de registros también pueden buscar el centro de registros que se deben colocar en espera. Para obtener más información sobre e-Discovery, consulte los vínculos en la sección Vea también.
Ejemplo de uso del centro de registros para administrar registros
Las empresas suelen ser necesarias para generar y proporcionar informes financieros de forma regular de impuestos. En cualquier momento, se pueden pedir una empresa para liberar información financiera como parte de un proceso de auditoría, por ejemplo, e información financiera debe liberar con el requisito de que los datos no se modifican en modo alguno. Para poder alojar esta solicitud, departamento de finanzas de la compañía busca y enruta los informes financieros a una biblioteca específica de suspensión dentro de un sitio de centro de registros. Mediante el envío de informes en una biblioteca de espera, se ha suspendido desde cualquier definidas previamente que podría ser en vigor y se bloquea el acceso a estos informes hasta una fecha y hora determinadas o hasta que se produce la autorización adecuada. Los informes financieros se guardan en el sitio del centro de registros junto con el historial de auditoría asociados y otros metadatos.
Diseñar un sitio del centro de registros
En el nivel superior, hay tres pasos principales para el diseño de un sitio del centro de registros a fin de implementar un programa de administración de registros:
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Una organización debe desarrollar una estrategia de administración de registros y un plan de administración formal registros. Se trata de un esfuerzo de colaboración que implica junto entre los administradores de registros, supervisores de cumplimiento, profesionales de TI y los trabajadores de la información.
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A continuación, la organización debe configurar uno o más sitios del centro de registros para implementar el plan de administración de registros.
En las secciones siguientes se resumen los principales elementos implicados en cada uno de estos pasos.
Planeamiento de la administración de registros
Antes de configurar un sitio del centro de registros como solución de administración de registros, una organización debe desarrollar un plan formal para su estrategia de administración de registros. Los elementos específicos de un plan formal de administración de registros probablemente sean únicos en cada organización o compañía individual. Sin embargo, prácticamente todos los planes de administración de registros incluyen los siguientes documentos y procesos:
Plan de archivos Un plan de archivos describe los tipos de documentos o elementos que una organización reconoce como sus registros profesionales oficiales. Indica dónde se almacenan estos registros y da información que diferencia un tipo de registro de otro. El plan de archivos sirve como una colección exhaustiva de directivas, procesos e instrucciones para crear, almacenar y administrar registros. Un plan de archivos debe abarcar todos los registros, independientemente del soporte físico, incluidos papel, blogs, wikis, correo y archivos electrónicos. También debe especificar la forma en que cada registro se clasifica, protege y finalmente se destruye. Además debe incluir consideraciones para categorías especiales de registros, como Confidencial, Vital, Secreto empresarial o Registros privilegiados. Por último, un plan de archivos debe indicar quiénes son las personas responsables de administrar cada tipo de registro.
Bibliotecas de registros Las bibliotecas de registros son, básicamente, bibliotecas de documentos que se crean para clasificar y almacenar registros importantes. Puede crear una biblioteca de registros para cada tipo de registro que quiera conservar. Los registros se redirigen automáticamente a la biblioteca apropiada en función de las opciones configuradas en el Organizador de contenido.
Tipos de contenido Puede crear tipos de contenido para definir los tipos de registros que la organización necesita almacenar y, así, identificar las propiedades únicas de cada tipo de registro. Al definir tipos de contenidos para tipos específicos de registros, la organización puede garantizar que cada uno de estos grupos de contenido se administre de forma coherente. Los documentos de Office, archivos PDF, archivos TIFF (imágenes digitalizadas), mensajes de correo, conversaciones instantáneas, vídeos y registros físicos se pueden clasificar y almacenar con los tipos de contenido que cree. Todos los registros llamados “contrato”, por ejemplo, se tratarán de la misma forma y de manera coherente en el sistema de administración de registros de SharePoint. El uso de tipos de contenido para clasificar y almacenar registros es un método alternativo al uso de bibliotecas de registros.
Programación de retención Una programación de retención especifica el tiempo que debe conservarse cada tipo de registro en el plan de archivos (el período de retención) y el proceso para eliminarlo cuando llegue al final de este período (el proceso de eliminación). Las instrucciones de una programación de retención generalmente se basan en requisitos legales, riesgos de la organización y necesidades del negocio. Además, una programación de retención suele describir las contingencias de administración de riesgos que determinan el período de retención de cada tipo de registro.
Documento de requisitos de cumplimiento Un documento de requisitos de cumplimiento define las reglas que deben observar los sistemas de TI para la administración de registros, las funciones que deben tener y los tipos de supervisión regular que deben permitir a fin de garantizar el cumplimiento.
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Proceso formal para suspender la eliminación de registros Este proceso, que a menudo se denomina retención, explica con detalle la forma en que una organización suspende la eliminación de registros cuando se producen eventos como un litigio, una auditoría o una investigación.
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Sistema para supervisar y crear informes sobre el tratamiento de registros Para garantizar que los empleados archiven, consulten y administren los registros según las directivas y los procesos definidos, un programa de administración de registros debe tener un proceso o sistema para supervisar el tratamiento de registros y para crear informes sobre el mismo.
Nota: Como con cualquier otro sitio, puede manualmente cargar archivos de hasta 2 GB al centro de registros. Si utiliza el organizador de contenido para distribuir los registros al centro de registros, el límite de tamaño de archivo para cada registro es 50MB.
Para obtener más información para planear la solución de administración de sus registros, consulte los vínculos en la sección Vea también.
Información general sobre cómo configurar el sitio del centro de registros
Una vez que una organización se ocupa del planeamiento detallado de la administración de registros y desarrolla un plan formal de administración de registros, puede crear y configurar un sitio del centro de registros para ayudar a implementar el programa.
Para configurar un sitio del centro de registros, es necesario realizar los pasos siguientes:
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Crear bibliotecas o listas de registros para administrar y almacenar cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.
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Se recomienda crear una biblioteca de registros para cada tipo de contenido del plan de registros.
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Cuando los registros se envían al centro de registros, se distribuyen a la lista o biblioteca relevante.
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Cree columnas para las bibliotecas de documentos, listas o tipos de contenido relevantes a fin de que contengan y muestren los metadatos de cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.
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Especifique directivas de administración de la información para cada tipo de registro en el sitio del centro de registros. Estas directivas deben reflejar los períodos de retención y los requisitos de auditoría especificados en el plan de archivos y la programación de retención de la organización.
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Configure el Organizador de contenido para redirigir cada tipo de registro a la ubicación apropiada. Cuando los registros se envían al sitio del centro de registros, ya sea de forma manual o con programación, la aplicación usa esta característica para determinar cómo clasificar el registro dentro del sitio del centro de registros y adónde enviarlo.
Para obtener más información para configurar y personalizar la solución de administración de sus registros, consulte los vínculos en la sección Vea también.
