Cancelación de la impresión de un informe en caso de que no contenga ningún registro

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De forma predeterminada, puede imprimir informes que no contengan registros. Para solucionar este problema, puede usar una macro o el Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA) para detectar la ausencia de registros en un informe y, a continuación, cancelar la operación de impresión. En este artículo se explica cómo usar ambas técnicas.

¿Qué desea hacer?

Utilice una macro para cancelar la impresión

Usar el código de VBA para cancelar la impresión

Quizás desee cancelar la impresión de un informe cuando no contenga ningún registro. Por ejemplo, si está empezando a vender un nuevo producto, es probable que sea un período de tiempo en el que tenga que registrar cualquier venta. Por tanto, debe, considere la posibilidad de que algunos informes no tengan registros y funciones de agregado, como la función contar , puede ser que tenga nada que contar. Para controlar suceda correctamente, puede crear una macro que cancele el trabajo de impresión. También puede agregar líneas de código VBA colocado cuidadosamente para hacer lo mismo. VBA es la programación utiliza ese Access de idioma.

Agregar la macro o el código VBA del informe De No Data procedimiento de evento. Access activa el evento Al no haber datos cada vez que ejecute un informe que no tenga registros. La macro el código VBA que se describe en este artículo muestra un mensaje apropiado y cancelar la impresión del informe cuando dicho informe no contiene datos. Cuando agrega una macro o código VBA al procedimiento de evento Al no haber datos , la macro o el código VBA se ejecute cada vez que abra un informe que no contiene registros. Al hacer clic en Aceptar para cerrar el mensaje de alerta, la macro también cierra el informe en blanco. Al agregar la macro o el código de VBA al informe, no se abrirá un informe en blanco al intentar para que se muestre en la vista informe o presentación, pero puede abrir el informe en la vista Diseño.

Utilice una macro para cancelar la impresión

La macro descrita en esta sección muestra un mensaje de alerta al intentar imprimir un informe en blanco. Al hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje, la macro cancela automáticamente la operación de impresión. Si no incluye un mensaje de alerta, aparecerá como si no ocurre nada cuando intenta imprimir el informe, algo que puede resultar confuso para los usuarios del informe.

Crear la macro.

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

    - O bien -

    Haga doble clic en el cuadro en la esquina superior izquierda o la derecha del informe, dependiendo de la configuración regional y de idioma.

  3. Haga clic en la ficha evento y, en el cuadro de propiedad En sin datos , haga clic en Botón Generador .

    Aparece el cuadro de diálogo Elegir generador .

  4. Haga clic en Generador de macrosy, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El Diseñador de macros se inicia y muestra una macro en blanco.

  5. En la lista desplegable de acciones de macro en la ventana de diseño de la macro, seleccione el cuadro de mensaje de la lista.

  6. en el cuadro de mensaje , escriba el texto del mensaje de alerta.

    Por ejemplo, puede escribir el siguiente: no existen registros al informe.

  7. Si lo desea, cambie el valor del argumento en el cuadro Bip de a No y, en la lista tipo , seleccione el tipo de icono que desea que aparezca en el mensaje de alerta.

  8. En el cuadro título , escriba el título del mensaje de alerta.

    Por ejemplo, puede escribir Sin registros.

  9. Seleccione la lista desplegable de acciones de macro por debajo de la acción del cuadro de mensaje y, a continuación, seleccione CancelarEvento.

  10. En la ficha Diseño , en el grupo Cerrar , haga clic en Guardar.

  11. En la ficha Diseño , en el grupo Cerrar , haga clic en Cerrar. Si aparece un mensaje de alerta que le pregunta si desea guardar los cambios en las propiedades del informe y la macro, haga clic en , cierre el informe, guardar los cambios, si se le solicita y continúe con los siguientes pasos para probarlo.

Probar la macro

  • En el panel de navegación, haga clic en el informe que contiene la macro y haga clic en Imprimir. Dependiendo de las opciones que elija, Access muestra un mensaje de alerta.

    Al hacer clic en Aceptar para cerrar el mensaje, la acción CancelarEvento detiene la operación de impresión. Ya se ha no especificado ningún otro evento (por ejemplo, para abrir el informe para verlo), se cierra el informe.

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Usar el código de VBA para cancelar la impresión

El código de VBA describe aquí funciona al igual que la macro se describe en la sección anterior, muestra un mensaje de alerta al abrir un informe en blanco y, a continuación, cancela la operación de impresión al cerrar el mensaje de alerta.

Agregar código de VBA

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño.

    Nota: Para completar este procedimiento usar un informe que no contiene registros.

  2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

    - O bien -

    Haga doble clic en el cuadro en la esquina superior izquierda o la derecha del informe, dependiendo de la configuración regional y de idioma.

  3. Haga clic en la ficha evento y, en el cuadro de propiedad En sin datos , haga clic en Botón Generador .

    Aparece el cuadro de diálogo Elegir generador .

  4. Haga clic en Generador de códigoy, a continuación, haga clic en Aceptar.

    El Editor de Visual Basic se inicia y muestra un procedimiento de evento en blanco.

  5. Escriba el código siguiente en el Editor de Visual Basic para que el procedimiento Report_NoData aparezca exactamente así cuando haya terminado:

    Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
    MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
    Cancel = True
    End Sub
  6. Cuando haya terminado, haga clic en archivoy, a continuación, haga clic en Guardar.

  7. Haga clic en archivoy, a continuación, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Access.

  8. Cierre el informe abierto y, a continuación, haga clic en para confirmar la operación de guardar.

  9. En el panel de navegación, haga clic en el informe que acaba de modificar y haga clic en Imprimir. Dependiendo de las opciones que elija, Access muestra un mensaje de alerta.

El procedimiento Report_NoData utiliza la función CuadroMsj para mostrar el mensaje no hay ningún registro al informe y un botón Aceptar . Al hacer clic en Aceptar, la "Cancelar = True" línea del procedimiento indica a Access que cancele el informe. Cancelar es un argumento que se pasa automáticamente al procedimiento de evento y siempre está activado por Access cuando finaliza el procedimiento de evento.

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