Buscar registros que contengan las fechas más o menos recientes

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En este artículo se explica cómo usar las consultas de valores superiores y totales para buscar las fechas más recientes o más antiguas de un conjunto de registros. Esto puede ayudarle a responder a una gran variedad de preguntas de la empresa, por ejemplo, cuando un cliente realizó el último pedido y qué trimestres cinco han sido el mejor para las ventas por ciudad.

En este artí­culo:

Información general

Preparar datos de ejemplo para practicar con los ejemplos

Buscar la fecha más o menos reciente

Buscar las fechas más o menos recientes para grupos de registros

Información general

Puede clasificar los datos y revisar los elementos superiores de rango mediante una consulta de valores superiores. Una consulta de valores superiores es una consulta de selección que devuelve un número o porcentaje especificado de valores de la parte superior de los resultados, por ejemplo, las páginas más populares cinco en un sitio web. Puede usar una consulta de valores superiores en cualquier tipo de valores: no tiene que ser números.

Si desea agrupar o resumir datos antes de que la clasificar, no debe usar una consulta de valores superiores. Por ejemplo, supongamos que necesita buscar las cifras de ventas para una fecha determinada para cada ciudad en el que opera la empresa. De este caso, las ciudades se convierten en categorías (debe buscar los datos por ciudad), así que utilice una consulta de totales.

Cuando usa una consulta de valores superiores para buscar los registros que contienen las fechas más recientes o más antiguas de una tabla o un grupo de registros, puede responder a una gran variedad de preguntas de la empresa, como las siguientes:

  • ¿Quién ha hecho más ventas últimamente?

  • ¿Cuándo un cliente última hacer un pedido?

  • ¿Cuando están los tres próximos cumpleaños en el equipo?

Para realizar una consulta de valores superiores, empiece por crear una consulta de selección. A continuación, ordenar los datos según su pregunta: si está buscando la parte superior o inferior. Si necesita agrupar o resumir los datos, convierta la consulta de selección en una consulta de totales. A continuación, puede usar una función de agregado, como Máx o Mín. para devolver el valor mayor o menor, o primera o última para devolver la fecha más antigua o más reciente.

En este artículo se supone que los valores de fecha que use tienen los datos de fecha y hora tipo. Si los valores de fecha están en un campo de texto.

Piense en usar un filtro en lugar de una consulta de valores superiores

Un filtro es generalmente mejor si tiene en cuenta una fecha específica. Para determinar si debe crear una consulta de valores superiores o aplicar un filtro, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si desea volver todos los registros que coincida con la fecha sea anterior o posterior a una fecha específica, use un filtro. Por ejemplo, para ver las fechas de ventas entre abril y julio, aplique un filtro.

  • Si desea devolver una cantidad especificada de registros que contienen las fechas más recientes o más recientes en un campo y no conoce los valores de fecha exacta o éstos no importan, cree una consulta de valores superiores. Por ejemplo, para ver los cinco trimestres ventas mejores, utilice una consulta de valores superiores.

Para obtener más información sobre la creación y uso de filtros, vea el artículo aplicar un filtro para ver seleccione registros en una base de datos de Access.

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Preparar datos de ejemplo para practicar con los ejemplos

Los pasos de este artículo usar los datos en las tablas de ejemplo siguientes.

La tabla de empleados   

Apellido

Primera Nombre

Dirección

Ciudad

CountryOrR egión

Nacimiento Fecha

Contratar Fecha

Bernabé

Josh

Rodeo de la Cruz 477

Caracas

USA

05 de febrero de 1968

10 de junio de 1994

Santos

David

Carlos Pellegrini 1263

San Cristóbal

USA

22 de mayo de 1957

22 de noviembre 1996

Ezequiel

Picó

C/ Córcega 452

I. de Margarita

USA

11 de noviembre de 1960

11 de marzo de 2000

Dosil

José Andrés

Av. Benavides 4858

Londres

RU

22 de marzo de 1964

22 de junio de 1998

Precio

Julián

Av. de la Constitución 2222

Ciudad de México

México

05 de junio de 1972

05 de enero de 2002

Portillo

Cristina

C/ Córcega 452-454

Seattle

USA

23 de junio de 1970

23 de abril de 1999

Puerto

Esteban

Cerrito 333

Buenos Aires

USA

14 de abril de 1964

14 de octubre de 2004

Barrera

María

E. Zolá 1715

Barinas

USA

29 de octubre de 1959

29 de marzo de 1997

La tabla EventType   

TypeID

Evento Tipo

1

Lanzamiento del producto

".2"

Función corporativa

3%

Función privada

-4

Captador de fondos

'5

Feria comercial

6%

Conferencia

7

Conjunto

8%

Provocar

9%

Feria

La tabla Compradores   

CustomerID

Compañía

Contacto

1

Gráfico de Contoso, Ltd.

Patricia García

".2"

Tailspin Toys

Elena García

3%

Fabrikam

Ana Saavedra

-4

Wingtip Toys

Jesús Pérez

'5

Respuestas. referencia de

Diego Arteaga

6%

Adventure Works

Tomás Navarro

7

Instituto de diseño

Fabricio Noriega

8%

Escuela de arte

María González

La tabla eventos   

EventID

Evento Tipo

Clientes

Evento Fecha

Precio

1

Lanzamiento del producto

Contoso, Ltd.

14/4/2011

10 000 $

".2"

Función corporativa

Tailspin Toys

21/4/2011

8.000 $

3%

Feria comercial

Tailspin Toys

1/5/2011

25.000 $

-4

Provocar

Graphic Design Institute

5/13/2011

$4.500

'5

Feria comercial

Contoso, Ltd.

14/5/2011

55.000 $

6%

Conjunto

Escuela de arte

23/5/2011

12.000 €

7

Lanzamiento del producto

Respuestas. referencia de

6/1/2011

15.000 $

8%

Lanzamiento del producto

Wingtip Toys

18/6/2011

21.000 $

9%

Captador de fondos

Adventure Works

22/6/2011

$1.300

10%

Conferencia

Graphic Design Institute

25/6/2011

$2,450

11

Conferencia

Contoso, Ltd.

04/07/2011

$3,800

12

Feria

Graphic Design Institute

04/07/2011

5500 $

Nota: Los pasos de esta sección supone que los clientes y el tipo de evento tablas residen en el lado "uno" de relaciones uno a varios con la tabla eventos. En este caso, la tabla eventos comparte los campos Id. Los totales de las consultas que se describe en las siguientes secciones no funcionará sin esas relaciones.

Pegar los datos de ejemplo en hojas de cálculo de Excel

  1. Inicie Excel. Se abre un libro vacío.

  2. Presione MAYÚS+F11 para insertar una hoja de cálculo (necesitará cuatro).

  3. Copie los datos de cada tabla de ejemplo en una hoja de cálculo vacía. Incluya los encabezados de columna (la primera fila).

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de cálculo

  1. Seleccione los datos de la primera hoja de cálculo (encabezados de columna incluidos).

  2. Haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y haga clic en Pegar.

  3. Haga clic en para confirmar que la primera fila contiene los encabezados de columna.

  4. Repita los pasos 1-3 por cada hoja de cálculo que quede.

Buscar la fecha más o menos reciente

Los pasos de esta sección utilizan los datos de ejemplo para ilustrar el proceso de creación de una consulta de valores superiores.

Crear una consulta de valores superiores

  1. En el grupo Consultas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

    Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  2. Haga doble clic en la tabla empleados y, a continuación, haga clic en Cerrar.

    Si usa los datos de ejemplo, agregue la tabla empleados a la consulta.

  3. Agregue los campos que desea usar en la consulta a la cuadrícula de diseño. Puede haga doble clic en cada campo, o arrastrar y colocar cada campo en una celda en blanco en la fila campo.

    Si usa la tabla de ejemplo, agregue los campos nombre, apellido y fecha de nacimiento.

  4. En el campo que contiene los valores superiores o inferiores (el campo Fecha de nacimiento, si usa la tabla de ejemplo), haga clic en la fila Ordenar y seleccione ascendente o descendente.

    Orden descendente devuelve la fecha más reciente y criterio de ordenación ascendente devuelve la fecha más próxima.

    Importante: Debe establecer un valor en la fila Ordenar únicamente para los campos que contienen las fechas. Si especifica un criterio de ordenación para otro campo, la consulta devuelve los resultados deseados.

  5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo junto a todo (la lista de Valores superiores ) y bien escriba el número de registros que desea ver o seleccione una opción de la lista.

  6. Haga clic en Ejecutar Imagen de botón para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en la vista Hoja de datos.

  7. Guarde la consulta como NextBirthDays.

Puede ver que este tipo de consulta de valores superiores puede responder a preguntas básicas, como quién es el más antiguo o persona más reciente de la empresa. Los siguientes pasos explican cómo usar expresiones y otros criterios para agregar potencia y flexibilidad a la consulta. Los criterios que se muestra en el siguiente paso devuelven los cumpleaños de tres empleados.

Agregar criterios a la consulta

Estos pasos utiliza la consulta creada en el procedimiento anterior. Puede practicar con una consulta de valores superiores diferentes siempre que contiene los datos reales de fecha y hora, no los valores de texto.

Sugerencia: Si desea comprender mejor cómo funciona esta consulta, cambiar entre la vista Diseño y vista de hoja de datos en cada paso. Si desea ver el código de consulta real, cambie a la vista SQL. Para cambiar entre vistas, haga clic en la pestaña en la parte superior de la consulta y, a continuación, haga clic en la vista que desee.

  1. En el panel de navegación, haga clic en la consulta NextBirthDays y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la cuadrícula de diseño de consulta, en la columna a la derecha de la fecha de nacimiento, escriba lo siguiente:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Esta expresión extrae el mes de fecha de nacimiento usando la función DatePart .

  3. En la columna siguiente de la cuadrícula de diseño de consulta, escriba lo siguiente:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    esta expresión extrae el día del mes de fecha de nacimiento mediante la función DatePart .

  4. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar de cada una de las dos expresiones que acaba de escribir.

  5. Haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, a continuación, seleccione ascendente.

  6. En la fila criterios de la columna Fecha de nacimiento, escriba la siguiente expresión:
    mes ([fecha de nacimiento]) > mes o Month([Birth Date]) = Month y Day([Birth Date]) > día
    esto expresión hace lo siguiente:

    • Mes ( [fecha de nacimiento]) > mes especifica que la fecha de nacimiento de cada empleado está en un mes futuro.

    • La mes ([fecha de nacimiento]) = mes y Day([Birth Date]) > día especifica que si se produce la fecha de nacimiento en el mes actual, el cumpleaños se celebre en o después del día actual.

      En resumen, esta expresión excluye los registros donde produce el cumpleaños entre enero 1 y la fecha actual.

      Sugerencia: Para obtener más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  7. En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, escriba 3 en el cuadro devolver.

  8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar Imagen de botón .

Nota: En su propia consulta con sus propios datos, es posible que vea a veces más registros que se ha especificado. Si los datos contienen varios registros que comparten un valor que se encuentra entre los valores superiores, la consulta devolverá todos estos registros incluso si significa devolver más registros que desea.

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Buscar las fechas más o menos recientes para grupos de registros

Usar una consulta de totales para buscar las fechas más recientes o más próxima de registros que se dividen en grupos, como los eventos agrupados por ciudad. Una consulta de totales es una consulta de selección que usa funciones de agregado (como Group By, Men, Max, Count, primeray última) para calcular valores para cada campo de salida.

Incluya el campo que desee usar para categorías: Agrupar por: y el campo con los valores que desee resumir. Si incluye otros campos de salida: supongamos, por ejemplo, los nombres de los clientes al cual desea agrupar por tipo de evento: la consulta también usará esos campos para crear grupos, cambie los resultados de modo que no responda a su pregunta original. Para etiquetar las filas con otros campos, crear una consulta adicional que usa la consulta de totales como origen y agregue los campos adicionales a esa consulta.

Sugerencia: Crear consultas en pasos es una estrategia muy eficaces para responder a preguntas más avanzadas. Si tiene problemas para obtener una consulta compleja para que funcione, considere si puede dividirla en una serie de consultas más simples.

Crear una consulta de totales

Este procedimiento utiliza los eventos de ejemplo de tabla y la tabla de ejemplo EventType para responder a esta pregunta:

¿Cuándo fue el evento de cada tipo de evento, excluyendo conciertos más reciente?

  1. En el grupo Consultas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en los eventos y EventType tablas.
    Cada tabla aparece en la sección superior del Diseñador de consultas.

  3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  4. Haga doble clic en el campo EventType de la tabla EventType y el campo de Fecha delevento en la tabla eventos para agregar los campos a la cuadrícula de diseño de consulta.

  5. En la cuadrícula de diseño de consulta, en la fila criterios del campo EventType, escriba < > conjuntamente.

    Sugerencia: Para obtener más ejemplos de expresiones de criterios, vea el artículo ejemplos de criterios de consulta.

  6. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

  7. En la cuadrícula de diseño de consulta, haga clic en la fila Total del campo de Fecha delevento y, a continuación, haga clic en Max.

  8. En la ficha Diseño, en el grupo resultados, haga clic en vista y, a continuación, haga clic en Vista SQL.

  9. En la ventana SQL, al final de la cláusula SELECT, después de la palabra clave AS, reemplace MaxOfEventDate por MostRecent.

  10. Guarde la consulta como MostRecentEventByType.

Crear una segunda consulta para agregar más datos

Este procedimiento utiliza la consulta MostRecentEventByType del procedimiento anterior para responder a esta pregunta:

¿Quién fue el cliente en el evento de cada tipo de evento más reciente?

  1. En el grupo Consultas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña consultas, haga doble clic en la consulta MostRecentEventByType.

  3. En la ficha tablas del cuadro de diálogo, haga doble clic en la tabla eventos y la tabla Customers.

  4. En el Diseñador de consultas, haga doble clic en los siguientes campos:

    1. En la tabla eventos, haga doble clic en EventType.

    2. En la consulta MostRecentEventByType, haga doble clic en MostRecent.

    3. En la tabla Compradores, haga doble clic en la empresa.

  5. En la cuadrícula de diseño de consulta, en la fila Ordenar de la columna EventType, seleccione ascendente.

  6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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