Bloquear o desbloquear una etiqueta en un documento de Office

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Cuando un administrador de sitio o lista define una directiva de etiqueta para una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2010 o de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede sería necesario insertar etiquetas en los documentos al guardar o imprimir. Después de insertar la etiqueta y rellene toda la información necesaria, puede bloquear la etiqueta para evitar que la información que se está actualizando. Para actualizar el contenido de la etiqueta más adelante, debe desbloquear la etiqueta.

La característica de directiva de etiqueta no está disponible en SharePoint 2013 y versiones posteriores.

Nota: Un administrador de sitio o lista puede bloquear la etiqueta predeterminada.

Importante: La capacidad de bloquear o desbloquear una etiqueta está disponible sólo en Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Enterprise, Microsoft Office Ultimate y en las versiones independientes de Word, Excel y PowerPoint...

Campos de la etiqueta se corresponden a las columnas de la biblioteca de documentos. Cuando se inserta una etiqueta en un documento de Word, un libro de Excel o una presentación de PowerPoint, la etiqueta se actualiza automáticamente con la información de las propiedades del documento. Puede bloquear una etiqueta o desbloqueada. Si la etiqueta está desbloqueada, la información de la etiqueta y las propiedades del documento permanecen sincronizadas:

  • Al editar las propiedades del documento en la biblioteca, las actualizaciones aparecen en la etiqueta.

  • Al editar la información de la etiqueta y, a continuación, guarde el documento, las actualizaciones aparecen en las columnas de la biblioteca.

Como la etiqueta está desbloqueada, cambios en las propiedades del documento siempre se reflejan en la información de la etiqueta y viceversa, como se muestra en la siguiente ilustración.

La información de la etiqueta se muestra en columnas en la biblioteca de documentos

Etiqueta con un campo y una línea subrayada de color verde, que indica que los campos necesitan información .

Sin embargo, puede bloquear una etiqueta para que los cambios en las propiedades del documento no se actualizan automáticamente la información de la etiqueta. La siguiente ilustración muestra que una etiqueta bloqueada no se actualiza automáticamente en respuesta a cambios en las propiedades del documento.

La información de la etiqueta se muestra en columnas en la biblioteca de documentos

Etiqueta con un campo y una línea subrayada de color verde, que indica que los campos necesitan información

Bloquear una etiqueta es útil cuando el valor de la etiqueta inicial de un documento que se utilizará como el nombre del elemento, por ejemplo, "Coho Winery contrato", como la etiqueta permanece en la misma incluso si obtengan revisados el título o en otras propiedades del documento. Si Coho Winery cambia su nombre, a continuación, ¿desbloquear la etiqueta para actualizar el nombre del documento.

Nota: No puede bloquear una etiqueta hasta que se rellene toda la información de la etiqueta. Todos los campos de una etiqueta son necesarios. Tenga en cuenta que cualquier usuario que tenga permiso para editar el archivo puede bloquear o desbloquear la etiqueta.

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Después de insertar o rellenar una etiqueta, puede bloquear la etiqueta para impedir que se actualicen automáticamente de las propiedades del documento. Etiquetas pueden bloquearse solo cuando la etiqueta se ha rellenado por completo.

  1. Si la biblioteca no está ya abierta, haga clic en su nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de su biblioteca no aparece en la barra de inicio rápido, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Seleccione el documento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar en el nombre del programa de Microsoft Office. Por ejemplo, haga clic en Editar en Microsoft Office Word.

  3. En el documento, libro o presentación, haga clic en la etiqueta y, a continuación, haga clic en Bloquear etiqueta en el menú contextual.

    Notas: 

    • Si la etiqueta aparece en el encabezado del documento, debe primero haga clic en la etiqueta y, a continuación, haga clic en Editar encabezado en el menú contextual.

    • Si falta información en la etiqueta, el sistema se lo solicita rellene toda la información necesaria antes de que puede bloquear la etiqueta.

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Si la etiqueta está bloqueada, debe desbloquearla antes de modificar el contenido de la etiqueta.

  1. Si la biblioteca no está ya abierta, haga clic en su nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de su biblioteca no aparece en la barra de inicio rápido, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Seleccione el documento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar en el nombre del programa de Microsoft Office. Por ejemplo, haga clic en Editar en Microsoft Office Word.

  3. En el documento, libro o presentación, haga clic en la etiqueta y, a continuación, haga clic en Desbloquear etiqueta en el menú contextual.

    Nota: Si la etiqueta aparece en el encabezado del documento, debe primero haga clic en la etiqueta y, a continuación, haga clic en Editar encabezado en el menú contextual.

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