Asignar una directiva de archivo a los mensajes de correo electrónico

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Cuando usa Microsoft Outlook 2010 con una cuenta de Microsoft Exchange Server 2010, puede usar el archivo Personal como una ubicación de almacenamiento alternativa en la que desea guardar los mensajes de correo electrónico histórico. Elementos en el archivo Personal no consumen la cuota de almacenamiento de la cuenta de Exchange Server y proporcionar una solución de almacenamiento menos costosa para las organizaciones.

Nota: Hay requisitos de licencia de Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server para esta característica. Para obtener más información, consulte requisitos de licencia para el archivo Personal y directivas de retención.

En este artí­culo:

Acerca de archivo Personal

Acerca de las directivas de archivo

Asignar una directiva de archivo a una carpeta de correo electrónico

Asignar una directiva de archivo

Quitar una directiva de archivo

Asignar una directiva de archivo a los mensajes de correo electrónico

Asignar una directiva de archivo

Quitar una directiva de archivo

Ver la directiva de archivo del buzón

Acerca de archivo Personal

Archivo personal proporciona una ventaja significativa frente a archivado elementos a un archivo de datos de Outlook (.pst) en su equipo. Un archivo de datos de Outlook (.pst) está disponible sólo en Outlook y únicamente en el equipo donde está guardado el archivo. Usando el archivo Personal, tener acceso completo a los elementos archivados de Microsoft Outlook 2010 o Outlook Web App (OWA) desde cualquier equipo.

Puede mover o copiar mensajes entre el buzón principal de Exchange Server y el archivo Personal, sin embargo, es preferible mover elementos con las directivas de archivo. Las directivas de archivo habilitar la administración automática de cuando se mueven elementos desde el buzón de Exchange Server al archivo Personal.

Acerca de las directivas de archivo

El administrador de Exchange Server es quien crea las directivas de archivo. De forma predeterminada, las cuentas de Exchange Server incluyen una directiva de archivo de buzón y cinco directivas que pueden aplicarse a carpetas o mensajes individuales.

Directiva

Descripción

Buzón: desplazamiento al archivo después de 2 años

Los mensajes se mueven automáticamente al archivo Personal después de dos años. Se aplica a los elementos de todo el buzón que no tengan una directiva de archivo aplicado explícitamente o se heredan de la carpeta.

Desplazamiento al archivo después de 6 meses

Los mensajes se mueven automáticamente al archivo Personal después de seis meses.

Desplazamiento al archivo después de 1 año

Los mensajes se mueven automáticamente al archivo Personal después de 365 días.

Desplazamiento al archivo después de 2 años

Los mensajes se mueven automáticamente al archivo Personal después de dos años.

Desplazamiento al archivo después de 5 años

Los mensajes se mueven automáticamente al archivo Personal después de cinco años.

Nunca desplazar al archivo

Nunca se mueven mensajes al archivo Personal.

Es posible que la organización proporcione más directivas de archivo que pueden aplicarse manualmente a carpetas o mensajes individuales.

Importante: Si tiene alguna pregunta sobre las directivas de archivo de su organización, debería revisar las instrucciones de su organización.

Es más fácil asignar una directiva de archivo en una base de carpeta en lugar de individualmente a cada mensaje. Sin embargo, incluso cuando se asigna una directiva de archivo a una carpeta o sus mensajes, puede seleccionar uno o varios mensajes y, a continuación, asignar una directiva diferente a solo los mensajes. Asignada a un mensaje de una directiva tiene prioridad sobre cualquier carpeta de directiva de buzón heredado.

Asignar una directiva de archivo a una carpeta de correo electrónico

Asignar una directiva de archivo

  1. En el panel de navegación, haga clic en una carpeta de correo.

  2. En la ficha Carpeta, en el grupo Propiedades, haga clic en Directiva.

Comandos de directiva en la cinta de opciones

Falta el botón de Directiva en la cinta de opciones.

Si falta el comando de Directiva en la cinta de opciones, el administrador del servidor de Exchange no ha habilitado las directivas de retención de su cuenta o no está usando una licencia de Outlook que es necesaria para la característica. Para obtener más información, consulte requisitos de licencia para el archivo Personal y directivas de retención.

  1. En la pestaña de la Directiva, en el Archivo Personal, en la lista de Mover elementos al archivo cuando sean anteriores, haga clic en una entrada en función de las directrices de su organización.

Quitar una directiva de archivo

Cuando quita una directiva de archivo, la directiva de la carpeta se aplica al elemento en caso de existir una asignada.

  1. En el panel de navegación, haga clic en una carpeta de correo.

  2. En la ficha Carpeta, en el grupo Propiedades, haga clic en Directiva.

Comandos de directiva en la cinta de opciones

  1. Archivo Personal, en la lista de Mover elementos al archivo cuando sean anteriores, haga clic en Usar directiva de carpeta principal.

Inicio de la página

Asignar una directiva de archivo a los mensajes de correo electrónico

Asignar una directiva de archivo

  1. En la lista de mensajes, haga clic en un mensaje.

Sugerencia:  Para seleccionar más de un mensaje, mantenga presionada la tecla CTRL al hacer clic en cada mensaje.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Asignar directiva.

Asignar comandos de directiva en la cinta de opciones

El comando Asignar directiva no se muestra en la cinta de opciones.

Si falta el comando Asignar directiva en la cinta de opciones, el administrador del servidor de Exchange no ha habilitado las directivas de retención de su cuenta o no está usando una licencia de Outlook que es necesaria para la característica. Para obtener más información, consulte requisitos de licencia para el archivo Personal y directivas de retención.

  1. Directiva de archivo, haga clic en una entrada en función de las directrices de su organización.

Si la fecha de un archivo se aplica a un mensaje, cuando éste se abre, la fecha aparece cerca de la parte inferior de la ventana del mensaje después de la sección del cuerpo del mensaje.

Quitar una directiva de archivo

Cuando quita una directiva de archivo de un mensaje de correo electrónico, la directiva de carpeta se aplica al elemento, si se asigna.

  1. En la lista de mensajes, haga clic en un mensaje.

Sugerencia:  Para seleccionar más de un mensaje, mantenga presionada la tecla CTRL al hacer clic en cada mensaje.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Etiquetas, haga clic en Asignar directiva.

Asignar comandos de directiva en la cinta de opciones

  1. Haga clic en Usar directiva de carpeta.

Si la fecha de un archivo se aplica a un mensaje, cuando éste se abre, la fecha aparece cerca de la parte inferior de la ventana del mensaje después de la sección del cuerpo del mensaje.

Inicio de la página

Ver la directiva de archivo del buzón

El administrador del servidor de Exchange puede asignar una directiva de archivo a todos los mensajes de correo electrónico en su buzón de Exchange Server.

Cualquier mensaje en su buzón de Exchange que no tiene asignada una directiva de archivo hereda la directiva de buzón.

Para ver la directiva de buzón, realice lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. En La información de cuenta, asegúrese de que está seleccionada la cuenta de Exchange Server. Si tiene más de una cuenta configurada en su perfil de Outlook, haga clic en la flecha abajo y, a continuación, haga clic en la cuenta de Exchange.

  3. En Configuración de la cuenta, aparece información con la dirección web para obtener acceso a su cuenta de Exchange utilizando Outlook Web Access (OWA) y mensajes de correo electrónico se mueven automáticamente al archivo Personal.

La configuración de la cuenta de Exchange en la vista Backstage que incluye información del Archivo en línea y Outlook Web Access

Nota: Si el Administrador de Exchange no ha configurado OWA o archivo Personal, no aparecen los elementos de uno o ambos.

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