Asignar tareas y realizarles un seguimiento

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Además de crear sus propias tareas, puede crear tareas para asignarlas a otros usuarios.

Las tareas sirven para hacer un seguimiento de las actividades que tiene pendientes por hacer. También sirven para asignar tareas a otras personas.

  1. En la barra de navegación, haga clic en Tareas y, después, haga clic en Nueva tarea o abra una tarea existente.

    Método abreviado de teclado    Para crear una tarea, presione Ctrl+Mayús+K.

  2. Haga clic en Asignar tareas.

    Comando Asignar tarea en la cinta

  3. En el cuadro para, escriba un nombre o una dirección de correo electrónico.

  4. Escriba el asunto, la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.

    Propiedades de las fechas de inicio y de vencimiento de una tarea asignada

  5. Si desea que la tarea se repita, haga clic en Periodicidad, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic en Enviar.

    Nota: Si asigna una tarea repetitiva, en la lista de tareas se conserva una copia de la tarea, pero no se actualiza. Si activa la casilla Enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completa, recibirá un informe de estado cada vez que se complete la tarea.

Cuando abra una tarea que ha asignado, puede revisar el progreso de las tareas asignadas con el cuadro % completado que usted o el destinatario pueden actualizar cuando estos le envían el informe de estado de una tarea asignada.

Outlook puede realizar un seguimiento del progreso de una tarea asignada a una persona. Si desea que varias personas trabajen en una tarea, es una buena idea dividir la tarea en fragmentos más pequeños o asignar cada tarea individualmente. Por ejemplo, para realizar el seguimiento de un informe para que lo escriban tres escritores, cree tres tareas distintas llamadas escribir informe: Ana, Escriba informe: Carlosy Escriba informe: Michiyo, y asigne cada tarea individual al redactor correspondiente.

Realizar un seguimiento de las tareas que ha asignado a otra persona

  1. En la barra de navegación, haga clic en Tareas.

  2. Haga clic en Ver > Cambiar vista > Asignada.

Comando de vista de tarea asignada en la cinta

Faltan las tareas asignadas

Si no ve las tareas que ha asignado, es posible que Outlook no esté configurado para conservar copias de las tareas asignadas.

  1. Haga clic en Archivo > Opciones > Tareas.

  2. En Opciones de Tareas, active la casilla Mantener mi lista de tareas actualizada con copias de las tareas que asigno a otras personas.

Casilla Mantener mi lista de tareas actualizada con copias de las tareas que asigno a otras personas

Cuando active esta opción no se hará un seguimiento de las tareas que ya ha asignado, pero sí de las que asigne a partir de la activación.

Después de crear una tarea y asignarla a alguien, es posible que tenga algunas tareas de administración para realizar el mantenimiento hasta que se complete. Por ejemplo, es posible que desee informes de estado y actualizaciones sobre el progreso de la tarea. Además, si la persona a la que asigna la tarea la rechaza, es posible que desee reasignarla a otro usuario.

Para asignar una tarea, primero debe crear la tarea y, a continuación, enviarla como una solicitud de tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea, aceptar la tarea o asignar la tarea a otra persona. Si la tarea se rechaza, se le devuelve.

Nota: Aunque se le devuelva una tarea rechazada, la tarea sigue perteneciendo al destinatario hasta que se reclame la propiedad devolviendo la tarea a su propia lista de tareas.

Asignar una tarea a alguien

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para asignar una nueva tarea     En el menú archivo, seleccione nuevo y, a continuación, haga clic en solicitud de tarea.

      Enviar una solicitud de tarea a alguien

    • Para asignar una tarea existente     En la lista de tareas, abra la tarea que desea asignar. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en asignar tarea.

  2. En el cuadro para, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea asignar la tarea.

    Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botón para.

  3. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea.

    Nota: Para una tarea existente, el cuadro asunto ya se ha rellenado.

  4. Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de Estado que desee.

  5. Active o desactive la casilla de verificación mantener una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y la casilla de verificación enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.

  6. Si desea que la tarea se repita, en la pestaña tarea, en el grupo Opciones, haga clic en periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En el cuerpo de la tarea repetitiva, escriba la información que desee incluir en la tarea.

  8. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

    Nota: Si asigna una tarea repetitiva, se conservará una copia de la tarea en la lista de tareas, pero no se actualizará. Si activa la casilla de verificación enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado cada vez que se complete una repetición de la tarea.

  1. Abra la tarea que desee enviar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en reenviar.

    Método abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL + F.

  3. Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros para y CC.

  4. En el cuerpo de la tarea, escriba el mensaje que quiera incluir. Para enviar más de una tarea, arrastre las tareas adicionales desde la lista de tareas al cuerpo de la tarea que está reenviando.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

  1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la solicitud de tarea. Este mensaje suele estar en la carpeta elementos enviados.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en volver a la lista de tareas.

También puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic en volver a la lista de tareas.

Hay tres formas de realizar el seguimiento de las tareas asignadas a otras personas:

  • Mantener automáticamente copias de las tareas asignadas y recibir informes de estado automatizados   

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

    2. Haga clic en Opciones de tarea.

    3. Seleccione la casilla mantener copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas.

    4. Active la casilla de verificación enviar informes de estado cuando se completen las tareas asignadas.

  • Ver las tareas que ha asignado a otros usuarios   

    1. Haga clic en tareas.

    2. En el menú Ver, elija vista actual y, a continuación, haga clic en asignar.

  • Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada   

    1. Abra la tarea asignada para la que desea ver la lista.

    2. En la pestaña detalles, vea los nombres en el cuadro de lista actualizar.

  1. Abra la tarea o solicitud de tarea.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en Aceptar o rechazar.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en editar la respuesta antes de enviarla, escriba el comentario en el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

    • Haga clic en enviar la respuesta ahora.

  1. Abra la tarea para la que desea enviar un informe de estado o un comentario.

  2. En la pestaña tarea, en el Grupo administrar tarea, haga clic en Enviar informe de estado, responder o responder a todos.

  3. Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros para y CC.

    Si la tarea se le ha asignado, los nombres de los usuarios que se actualizarán se agregarán automáticamente.

  4. En el cuerpo del mensaje, escriba la información que desee incluir en el informe de estado.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

Después de crear una tarea y asignarla a alguien, es posible que tenga algunas tareas de administración para realizar el mantenimiento hasta que se complete. Por ejemplo, es posible que desee informes de estado y actualizaciones sobre el progreso de la tarea. Además, si la persona a la que asigna la tarea la rechaza, es posible que desee reasignarla a otro usuario.

Para asignar una tarea, primero debe crear la tarea y, a continuación, enviarla como una solicitud de tarea a alguien. La persona que recibe la solicitud de tarea se convierte en el propietario temporal de la tarea. Esta persona puede rechazar la tarea, aceptar la tarea o asignar la tarea a otra persona. Si la tarea se rechaza, se le devuelve.

Nota: Aunque se le devuelva una tarea rechazada, la tarea sigue perteneciendo al destinatario hasta que se reclame la propiedad devolviendo la tarea a su propia lista de tareas.

Asignar una tarea a alguien

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para asignar una nueva tarea     En el menú archivo, seleccione nuevo y, a continuación, haga clic en solicitud de tarea.

      Enviar una solicitud de tarea a alguien

    • Para asignar una tarea existente     En la lista de tareas, abra la tarea que desea asignar. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en asignar tarea.

  2. En el cuadro para, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea asignar la tarea.

    Para seleccionar el nombre de una lista, haga clic en el botón para.

  3. En el cuadro Asunto, escriba un nombre para la tarea.

    Nota: Para una tarea existente, el cuadro asunto ya se ha rellenado.

  4. Seleccione la fecha de vencimiento y las opciones de Estado que desee.

  5. Active o desactive la casilla de verificación mantener una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas y la casilla de verificación enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada.

  6. Si desea que la tarea se repita, en la pestaña tarea, en el grupo Opciones, haga clic en periodicidad, seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. En el cuerpo de la tarea repetitiva, escriba la información que desee incluir en la tarea.

  8. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

    Nota: Si asigna una tarea repetitiva, se conservará una copia de la tarea en la lista de tareas, pero no se actualizará. Si activa la casilla de verificación enviarme un informe de estado cuando esta tarea esté completada, recibirá un informe de estado cada vez que se complete una repetición de la tarea.

  1. Abra la tarea que desee enviar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en reenviar.

    Método abreviado de teclado para reenviar una tarea, presione CTRL + F.

  3. Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros para y CC.

  4. En el cuerpo de la tarea, escriba el mensaje que quiera incluir. Para enviar más de una tarea, arrastre las tareas adicionales desde la lista de tareas al cuerpo de la tarea que está reenviando.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

  1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la solicitud de tarea. Este mensaje suele estar en la carpeta elementos enviados.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en volver a la lista de tareas.

También puede reclamar la tarea desde el mensaje de tarea rechazada haciendo clic en volver a la lista de tareas.

Hay tres formas de realizar el seguimiento de las tareas asignadas a otras personas:

  • Mantener automáticamente copias de las tareas asignadas y recibir informes de estado automatizados   

    1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

    2. Haga clic en Opciones de tarea.

    3. Seleccione la casilla mantener copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas.

    4. Active la casilla de verificación enviar informes de estado cuando se completen las tareas asignadas.

  • Ver las tareas que ha asignado a otros usuarios   

    1. Haga clic en tareas.

    2. En el menú Ver, elija vista actual y, a continuación, haga clic en asignar.

  • Ver la lista de personas que reciben copias actualizadas de una tarea asignada   

    1. Abra la tarea asignada para la que desea ver la lista.

    2. En la pestaña detalles, vea los nombres en el cuadro de lista actualizar.

  1. Abra la tarea o solicitud de tarea.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo administrar tarea, haga clic en Aceptar o rechazar.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en editar la respuesta antes de enviarla, escriba el comentario en el mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

    • Haga clic en enviar la respuesta ahora.

  1. Abra la tarea para la que desea enviar un informe de estado o un comentario.

  2. En la pestaña tarea, en el Grupo administrar tarea, haga clic en Enviar informe de estado, responder o responder a todos.

  3. Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros para y CC.

    Si la tarea se le ha asignado, los nombres de los usuarios que se actualizarán se agregarán automáticamente.

  4. En el cuerpo del mensaje, escriba la información que desee incluir en el informe de estado.

  5. Haga clic en Enviar Imagen del botón .

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