Asignar permisos de exhibición de documentos electrónicos a sitios de OneDrive para la Empresa

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Puede usar el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online para buscar en todos los sitios de OneDrive para la Empresa de su organización para ciertas palabras clave, información confidencial y otros criterios de búsqueda. Cada usuario de su organización es el propietario de su sitio OneDrive para la Empresa, que se encuentra en la colección de sitios con el nombre https://domain-my.sharepoint.com. De forma predeterminada, Office 365 de administrador global o administrador de cumplimiento no puede usar el centro de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Online para buscar los sitios OneDrive para la Empresa. Para buscar un sitio de OneDrive para la Empresa, los administradores o cumplimiento debe ser un administrador de colección de sitios para ese sitio OneDrive para la Empresa.

Este tema le guiará a través de los pasos para convertir a un administrador o administrador de cumplimiento en un administrador de colección de sitio para cada sitio de OneDrive para la Empresa de su organización.

Paso 1: Recopilar una lista de todos los OneDrive para los sitios de la empresa

Paso 2: Conecte el Shell de administración de SharePoint Online para su organización

Paso 3: Asignar un usuario como administrador de una colección de sitios de un sitio de OneDrive para la Empresa

Consulte la sección más información al final de este tema para obtener sugerencias sobre el uso de estas secuencias de comandos, incluida la revisión de la secuencia de comandos en el paso 3 para quitar un usuario como administrador de la colección de sitios de OneDrive para la Empresa.

Antes de empezar

  • Instalar el Shell de administración de SharePoint Online. Para obtener más información, vea Configurar el entorno de SharePoint Online administración Shell de Windows PowerShell.

  • Ejecute el script del paso 3 cada vez que quiera asignar un usuario como administrador de una colección de sitios a cualquier sitio de OneDrive para la Empresa de su organización.

    Importante: Un administrador o administrador de cumplimiento que sea administrador de una colección de sitios de un sitio de OneDrive para la Empresa puede abrir las librerías de documentos de los usuarios de OneDrive para la Empresa y realizar las mismas tareas que el propietario. Es importante controlar y hacer un seguimiento de a quién se le han otorgado permisos de exhibición de documentos electrónicos en sitios de OneDrive para la Empresa de su organización.

  • Los scripts de ejemplo que aparecen en este tema no son soportados por ningún programa o servicio de soporte técnico de Microsoft. Los scripts de ejemplo aparecen "TAL CUAL", sin garantía de ningún tipo. Además, Microsoft no se hace responsable de cualquier garantía implícita, incluyendo, de manera enunciativa pero no limitativa, cualquier garantía implícita de comercialización o de calidad para cualquier propósito. Cualquier riesgo resultante del uso o resultado de los scripts y la documentación de ejemplo será únicamente responsabilidad suya. En ningún caso Microsoft, sus autores o cualquier persona involucrada en su creación, producción o entrega de los scripts será responsable de cualquier daño (incluidos, de manera enunciativa pero no limitativa, daños por pérdidas de beneficios de una empresa, interrupción de la actividad de una empresa, pérdidas de información de una empresa, o cualquier otro daño pecuniario), incluso si Microsoft supiera de la posibilidad de tales daños.

Paso 1: Recopilar una lista de todos los sitios de OneDrive para la Empresa

El primer paso es crear una lista de todos los sitios de OneDrive para la Empresa de su organización. Para obtener instrucciones, vea crear una lista de todas las ubicaciones de OneDrive en su organización. Esta secuencia de comandos en este artículo, crea un archivo de texto que contiene una lista de todos los sitios de Onedrive. La secuencia de comandos que se ejecutan en asigna paso 3 un usuario especificado como un administrador de colección de sitios para cada sitio de OneDrive para la Empresa enumerado en el archivo de texto que se crea en este paso. El texto siguiente proporciona un ejemplo de cómo se debe aplicar el formato de la lista de sitios de este archivo. Puede quitar los sitios de este archivo si es necesario.

/personal/annb_contoso_onmicrosoft_com/
/personal/carolt_contoso_onmicrosoft_com/
/personal/esterv_contoso_onmicrosoft_com/
/personal/hollyh_contoso_onmicrosoft_com/
/personal/jeffl_contoso_onmicrosoft_com/
/personal/joeh_contoso_onmicrosoft_com/
/personal/kaia_contoso_onmicrosoft_com/

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Paso 2: Conecte SharePoint Online Shell de administración de la organización

  1. En el equipo local, abra SharePoint Online Shell de administración y ejecute el siguiente comando:

    $credentials = Get-Credential

    En el cuadro de diálogo Solicitud de credenciales para Windows PowerShell, escriba el nombre de usuario y la contraseña para su cuenta de administrador global de Office 365 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  2. Ejecute el comando siguiente para conectar el Shell a su organización SharePoint Online:

    Connect-SPOService -Url https://<your organization name>-admin.sharepoint.com –credential $credentials
  3. Para comprobar que está conectado a su organización SharePoint Online, ejecute el comando siguiente para obtener una lista de todos los sitios de su organización:

    Get-SPOSite

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Paso 3: Asignar a un usuario como un administrador de colección de sitios a los sitios de OneDrive para la Empresa

El siguiente paso es ejecutar un script que asigna a un usuario especificado como un administrador de colección de sitios en cada sitio de OneDrive para la Empresa de su organización. Esta secuencia de comandos usa la lista de sitios de OneDrive para la Empresa que creó en el paso 1. Como se ha dicho, debe ejecutar esta secuencia de comandos cada vez que desea asignar a un usuario como un administrador de colección de sitios a los sitios de OneDrive para la Empresa.

  1. Pegue el texto siguiente en un documento de Bloc de notas. Por ejemplo, podría guardarlo en un documento con el nombre OD4BAssignSCA.txt.

    #Start logging, so if this script fails, you can look at the last successful change,
    # remove any OneDrive for Business paths that worked it from the input file, and then rerun the script.
    
    Start-Transcript
    
    # URL for your organization's SPO admin service
    $AdminURI = "https://<your organization name>-admin.sharepoint.com"
    
    # User account for an Office 365 global admin in your organization
    $AdminAccount = "<global admin account>"
    
    # Compliance manager to be made site collection admin on each MySite
    $eDiscoveryUser = "<eDiscovery user account>"
    
    # URL for your tenant's MySite domain
    $MySitePrefix = "https://<your organization name>-my.sharepoint.com"
    
    # Where should we read the list of MySites?
    # This file should contain partial MySite paths formatted as follows, one per line; for example
    # /personal/junminh_contoso_onmicrosoft_com/
    $MySiteListFile = 'C:\Users\<youralias>\Desktop\ListOfMysites.txt'
    
    # Begin by connecting to the service
    Connect-SPOService -Url $AdminURI -Credential $AdminAccount
    
    # Make a reader for our list of MySites
    $reader = [System.IO.File]::OpenText($MySiteListFile)
    
    try {
        for(;;) {
    # Read a line
            $line = $reader.ReadLine()
    
    # Stop if it doesn't exist
            if ($line -eq $null) { break }
    
            # Turn the line into a complete SharePoint site path by merging $MySitePrefix
    # Formatted like this: "https://contoso-my.sharepoint.com"
    # ...with each partial MySite path in the file, formatted like this:
    # "/personal/junminh_contoso_onmicrosoft_com/"
            $fullsitepath = "$MySitePrefix$line"
    Write-Host "Operating on $fullsitepath "
    
    # We need to remove the last "/" to work around an issue.
    # "/personal/junminh_contoso_onmicrosoft_com/"
    # becomes "/personal/junminh_contoso_onmicrosoft_com"
    $fullsitepath = $fullsitepath.trimend("/")
    
    # Make the specified eDiscovery user a site collection admin on the OneDrive for Business site
    Write-Host "Making $eDiscoveryUser a Site Collection Admin"
    Set-SPOUser -Site $fullsitepath -LoginName $eDiscoveryUser -IsSiteCollectionAdmin $true
    
        }
    }
    finally {
        $reader.Close()
    }
    
    Write-Host "Done!"
    Stop-Transcript
    Write-Host "Log written."
  2. Edite las variables siguientes al principio del archivo de script y use la información específica de su organización. En los ejemplos siguientes se supone que el nombre de dominio de su organización es contoso.onmicrosoft.com. No olvide incluir los valores de las variables entre comillas dobles (" ").

    • $AdminURI Especifica el URI para el servicio de administración de SharePoint Online, por ejemplo, "https://contoso-admin.sharepoint.com".

    • $AdminAccount Especifica una cuenta de administrador global de la organización de Office 365, por ejemplo, "admin@contoso.onmicrosoft.com".

    • $eDiscoveryUser Especifica la cuenta de usuario de un administrador o director de cumplimiento que se asignarán como un administrador de colección de sitios para cada sitio de OneDrive para la Empresa en su organización, por ejemplo, "annb@contoso.onmicrosoft.com".

      Nota: Cambie la cuenta de usuario especificada por la variable $eDiscoveryUser y vuelva a ejecutar el script para asignar un usuario distinto como administrador de una colección de sitios para los sitios de OneDrive para la Empresa especificados por la variable $MySiteListFile.

    • $MySitePrefix Especifica la dirección URL de dominio de Mi sitio de su organización. Este es el dominio que contiene todos los sitios de OneDrive para la Empresa de su organización, por ejemplo, "https://contoso-my.sharepoint.com".

    • $MySiteListFile Especifica la ruta de acceso completa del archivo de texto que ha creado en el paso 1. Este archivo contiene una lista de sitios de OneDrive para la Empresa de su organización, por ejemplo, 'C:\Users\<youralias>\Desktop\ListOfMysites.txt'. Asegúrese de escribir el valor de esta variable con comillas simples (' '). Observe que debe especificar la ubicación en la que guardó el archivo de texto en el paso 1.

  3. Guarde el documento de Bloc de notas como un archivo de script de PowerShell cambiando el sufijo del nombre de archivo por .ps1. Por ejemplo, guarde el archivo OD4BAssignSCA.txt como OD4BAssignSCA.ps1.

  4. En SharePoint Online Shell de administración, vaya a la carpeta que contiene la secuencia de comandos de PowerShell que creó en el paso anterior y, a continuación, ejecute la secuencia de comandos, por ejemplo:

    .\OD4BAssignSCA.ps1

    Se le solicitará que introduzca la contraseña de la cuenta de administrador que especificó en el script. Si el script se ejecuta correctamente, aparecerá el mensaje "Convirtiendo <usuario especificado por $eDiscoveryUser> en administrador de una colección de sitios" en cada sitio de OneDrive para la Empresa listado en el archivo de entrada especificado por $MySiteListFile.

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Más información

  • El script ejecutado en el paso 3 usa el cmdlet Set-SPOUser para asignar un usuario específico como administrador de una colección de sitios para cada OneDrive para la Empresa listado en el archivo especificado por la variable $MySiteListFile. Si su organización tiene miles de usuarios, considere realizar lo siguiente para administrar los permisos de exhibición de documentos electrónicos con más facilidad.

    • Editar el archivo que creó en el paso 1 que contiene la lista de sitios de OneDrive para la Empresa para que incluya sólo los sitios para los usuarios que participan en activos casos legales.

    • Asignar permisos a los sitios de OneDrive para la Empresa no más de 2500 al día. Por ejemplo, supongamos que tiene 10.000 sitios OneDrive para la Empresa en su organización. Puede crear la lista en el paso 1 para recopilar todos los sitios. A continuación, podría usar ese archivo para crear cuatro archivos que contienen 2500 usuarios. El primer día, podría ejecutar la secuencia de comandos en el paso 3 para asignar permisos a los sitios de OneDrive para la Empresa primero 2500. El segundo día, que ejecute el script en los sitios de OneDrive para la Empresa siguiente 2500 y así sucesivamente.

  • Mantenga un informe de los sitios de OneDrive para la Empresa a los que se asignó permisos de exhibición de documentos electrónicos y el usuario asignado como administrador de la colección de sitios. Por ejemplo, después de asignar permisos, puede guardar el documento de Bloc de notas con la lista de los sitios de OneDrive para la Empresa y añadir una línea para identificar al usuario asignado como administrador de la colección de sitios.

  • Los usuarios pueden ver la lista de administradores de colección de sitios para su sitio OneDrive para la Empresa. Dado que los usuarios son el Administrador de colección de sitios para su propio sitio OneDrive para la Empresa, pueden quitar administradores de colección de sitios. Tenga en cuenta lo siguiente para reducir la posibilidad de usuarios quitar el usuario que se asigna permisos de exhibición de documentos electrónicos a sitios de OneDrive para la Empresa.

    • Comunique a los usuarios que, por motivos de exhibición de documentos electrónicos y de cumplimiento, se ha asignado un director de cumplimiento como administrador de colección de sitios para los sitios de OneDrive para la Empresa de su organización.

    • Vuelva a ejecutar el script del paso 3, en caso necesario, para reasignar un usuario como administrador de colección de sitios para los sitios de OneDrive para la Empresa.

  • También puede usar el script ejecutado en el paso 3 para quitar a un usuario como administrador de colección de sitios de los sitios de OneDrive para la Empresa. Para quitar un usuario como administrador de colección de sitios, debe cambiar el comando siguiente (casi al final del script) de:

    Set-SPOUser -Site $fullsitepath -LoginName $eDiscoveryUser -IsSiteCollectionAdmin $true

    a:

    Set-SPOUser -Site $fullsitepath -LoginName $eDiscoveryUser -IsSiteCollectionAdmin $false

    También puede cambiar la línea siguiente del script de:

    "Making $eDiscoveryUser a Site Collection Admin"

    a:

    "Removing $eDiscoveryUser as a Site Collection Admin"

    Después de realizar estos cambios, guarde el script con un nombre distinto, como por ejemplo OD4BRemoveSCA.ps1 y, a continuación, úselo para quitar un usuario como administrador de colección de sitios de un grupo de sitios de OneDrive para la Empresa.

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