Una vez que haya completado un proyecto, es probable que ya no necesite acceso inmediato a él y es posible que desee ocultarlo para que no se muestre en el Centro de proyectos y en las vistas Mi tarea de los miembros del equipo. Archivar y ocultar proyectos completados reduce el desorden en estas vistas y ayuda a evitar que los usuarios realicen cambios en proyectos que ya no están activos.
Existe un método "estándar" para archivar proyectos de forma eficaz usando Microsoft Project Server 2010. Si ese método no satisface sus necesidades, hay algunos métodos alternativos que pueden ser más adecuados para su organización. En este artículo se describen estos métodos, así como los procedimientos recomendados para el archivado a largo plazo.
En este artículo
Archivar un proyecto mediante el método estándar
El método estándar para archivar un proyecto es un proceso de varios pasos:
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Paso 1: Anular la publicación de todas las tareas del proyecto
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Paso 2: Desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto
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Paso 3: Configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores
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Paso 4: Configurar una categoría de seguridad Archivo
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Paso 5: Archivar el sitio de grupo del proyecto
Estos pasos los realizan el jefe de proyecto y el administrador, como se indica en cada una de las secciones siguientes.
Paso 1: Anular la publicación de todas las tareas del proyecto
Si el proyecto se ha publicado anteriormente para los miembros del equipo y ahora desea quitar el proyecto y sus tareas de sus vistas, el jefe de proyecto tendrá que anular la publicación de todas las tareas en el proyecto que está archivando. El jefe de proyecto puede comenzar este proceso en Microsoft Project Web App, pero el proceso de anulación de publicación real se realiza en Microsoft Project Professional 2010.
Nota: Al anular la publicación de una tarea, no se quita ningún trabajo aceptado y aplicado del proyecto. Sin embargo, se elimina cualquier historial de aprobación de actualizaciones asociado a una tarea.
Para anular la publicación de todas las tareas del proyecto:
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En Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Centro de proyectos.
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Haga clic en el nombre del proyecto que está archivando en la columna Nombre del proyecto .
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En la pestaña Tarea, en el grupo Proyecto, haga clic en la flecha del botón Editar y, a continuación, haga clic en En Project Profesional.
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En Project Professional 2010, desplácese hasta la columna del extremo derecho de la parte de la tabla de la vista diagrama de Gantt , haga clic en el encabezado Agregar nueva columna y, a continuación, haga clic en Publicar. Si la vista diagrama de Gantt ya muestra la columna Publicar , omita este paso.
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En la columna Publicar de cada tarea del proyecto, haga clic en No.
Sugerencia: Para acelerar este proceso para proyectos más grandes, establezca la primera tarea en No. Después, haga clic en el controlador de la esquina inferior derecha de la celda y arrástrelo para copiar el contenido de la celda en la columna Publicar .
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En la pestaña Archivo , haga clic en Publicar.
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Una vez publicado el proyecto, cierre el proyecto y compruébalo.
Paso 2: Desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto
A continuación, es posible que el jefe de proyecto deba desactivar las actualizaciones de la tarea de resumen del proyecto para que no sea posible realizar ningún informe de parte de horas.
Para desactivar las actualizaciones en la tarea de resumen del proyecto:
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En Inicio rápido, en Proyectos, haga clic en Centro de proyectos.
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Haga clic en el nombre del proyecto que está archivando en la columna Nombre del proyecto .
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En la pestaña Opciones , en el grupo Mostrar u ocultar , active la casilla Tarea de resumen del proyecto .
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En la pestaña Opciones, en el grupo Tareas, haga clic en Cerrar para Novedades.
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En la sección Seleccionar tareas , active la casilla de verificación de la tarea de resumen del proyecto (id. es 0) y, a continuación, haga clic en Publicar.
Paso 3: Configurar un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores
Una vez que el jefe de proyecto ha preparado el proyecto para el archivado, el administrador crea un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios excepto los administradores.
Para crear un grupo de seguridad para los usuarios que no son administradores:
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En inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
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En la página Configuración del servidor , en Seguridad, haga clic en Administrar grupos.
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Haga clic en Nuevo grupo.
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En la sección Información del grupo, escriba Todos los usuarios que no Administración en el cuadro Nombre del grupo.
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En la sección Usuarios , en el cuadro Usuarios disponibles , seleccione los nombres de todos los usuarios que no sean administradores y, a continuación, haga clic en Agregar para moverlos al cuadro Usuarios seleccionados .
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Haga clic en Guardar.
Paso 4: Configurar una categoría de seguridad Archivo
Una vez que el administrador haya creado el grupo Todos los usuarios que no Administración, el siguiente paso es crear una categoría de seguridad Archivo. Durante este proceso, el administrador elige qué proyectos archivar incluyéndolos en esta categoría.
Para crear una categoría de seguridad Archivo :
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En inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
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En la página Configuración del servidor , en Seguridad, haga clic en Administrar categorías.
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En la página Administrar categorías , haga clic en Nueva categoría.
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En la sección Nombre y descripción , escriba Archivo en el cuadro Nombre de categoría .
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En la sección Usuarios y grupos, en Usuarios y grupos disponibles, haga clic en Todos los usuarios que no Administración y, a continuación, haga clic en Agregar para mover el grupo al cuadro Usuarios y grupos con permisos.
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En Permisos para todos los usuarios no Administración (grupo), active la casilla Denegar para todos los permisos.
Sugerencia: Active la casilla Denegar de cada nodo de permisos de nivel superior (Proyecto y Recurso) para denegar todos los permisos con sangría debajo de cada nodo.
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En la sección Proyectos , seleccione Solo los proyectos indicados y, a continuación, haga clic en el nombre del proyecto que está archivando en el cuadro Proyectos disponibles .
Nota: Asegúrese de NO seleccionar ninguna de las casillas que aparecen debajo de Aplicar los permisos de seguridad de Project anteriores a todos los proyectos en los que. Si lo hace, es posible que se produzcan problemas de permisos en otros proyectos y recursos.
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Haga clic en Agregar para mover el proyecto al cuadro Proyectos seleccionados .
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Haga clic en Guardar.
Paso 5: Archivar el sitio de grupo del proyecto
Muchos proyectos usan el sitio de grupo de proyecto asociado para recopilar información que complemente la programación del proyecto. Es posible que desee asegurarse de que esta información también se archiva. Microsoft SharePoint Server 2010 habilita la copia de seguridad a nivel del sitio. Para obtener más información sobre cómo el administrador completa este paso, vea Exportar un sitio, una lista o una biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010).
Una vez que se realiza una copia de seguridad del sitio, el administrador puede eliminar el sitio.
Para eliminar un sitio de grupo de proyecto:
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En inicio rápido, en Configuración, haga clic en Configuración del servidor.
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En la página Configuración del servidor , en Directivas operativas, haga clic en Sitios de proyecto.
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Haga clic en la fila que contiene el sitio de grupo del proyecto del que ha realizado una copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Eliminar sitio.
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Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación.
Archivar un proyecto mediante un método alternativo
El método estándar de archivado es exhaustivo y permite la recuperación, si lo necesita. Sin embargo, el archivado exhaustivo no siempre es lo que necesita una organización. A veces, simplemente ocultar proyectos completados de la vista o guardar un proyecto localmente es suficiente para cumplir con sus requisitos de archivado.
Si el método estándar de archivado no se adapta a sus necesidades, estas son algunas alternativas:
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Ocultar el proyecto en el Centro de proyectos Si solo quiere ocultar los proyectos completados en el Centro de proyectos, puede agregar una marca Archivo a la página Detalles del proyecto y filtrar una vista del Centro de proyectos para mostrar solo aquellos proyectos en los que la marca Archivo esté establecida en No.
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Quitar el proyecto de la base de datos de borradores Otra opción es asegurarse de que se realiza una copia de seguridad del proyecto en la base de datos Archivo y, a continuación, eliminar el proyecto de las bases de datos borrador, publicada y de informes . Si necesita datos del proyecto archivado posteriormente, use la opción Restauración administrativa de la página Configuración del servidor para volver a incluirla en la base de datos de borradores y, a continuación, vuelva a publicar el proyecto.
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Guarde el proyecto como . Archivo MPP Si desea quitar el proyecto por completo de Project Server, otra opción es abrir el proyecto desde Project Server mediante Project Professional 2010 y, a continuación, guardar el proyecto como un archivo MPP. Para obtener más información, vea la sección titulada "Guardar el proyecto localmente", en Guardar un proyecto. Le recomendamos que guarde el proyecto con todos los datos de campos personalizados para que el archivo MPP esté aislado de los cambios adicionales realizados en los campos personalizados en Project Server. Una vez que haya guardado y realizado una copia de seguridad del proyecto como un archivo MPP, se puede eliminar de Project Server. Si necesita recuperar el proyecto más adelante, puede abrir el archivo MPP en Project Professional 2010 mientras está conectado a Project Server y, a continuación, guardar el proyecto en el servidor.
Nota: Con este método se romperán los vínculos de entrega, problema y riesgo entre el proyecto y su sitio de grupo de proyecto en Project Server.
Procedimientos recomendados para el archivado a largo plazo
De vez en cuando, el formato de archivo MPP del proyecto, los esquemas de base de datos de contenido de Project Server y los esquemas del sitio de SharePoint pueden cambiar para reflejar nuevas características. Esto puede afectar a la compatibilidad con versiones anteriores en la medida en que un proyecto guardado como archivo MPP, una copia de seguridad antigua de una base de datos de contenido de Project Server o una copia de seguridad del sitio de grupo de proyecto no se pueda usar inmediatamente.
Un procedimiento recomendado es planear siempre incluir el contenido archivado en el planeamiento de actualizaciones. Esto reduce el tiempo de recuperación de un proyecto antiguo que, de lo contrario, podría requerir varios pasos de actualización.
