Archivar en Outlook para Windows

Archivar en Outlook para Windows

Hay varias maneras para archivar mensajes en Outlook 2016. Los métodos que puede usar dependen de si usa Outlook 2016 con una cuenta empresarial de Office 365, una cuenta de Exchange u otros tipos de cuentas como Outlook.com, Gmail, POP o cuentas IMAP.

Todas las cuentas en Outlook 2016 tienen acceso a una carpeta Archivo. La carpeta Archivo es una de las carpetas predeterminadas de Outlook, como Bandeja de entrada, la carpeta Elementos eliminados y Elementos enviados. No puede eliminar la carpeta Archivo. Si usa Outlook con una cuenta de Exchange o Exchange Online, las directivas de carpeta como directivas de retención se aplican a la carpeta Archivo.

Usar el botón Archivar para mover mensajes a la carpeta Archivo no reduce el tamaño del buzón. Si necesita reducir el tamaño del buzón, puede usar Archivo en línea en Office 365 para empresas o Archivar elementos manualmente.

Archivar mensajes en una sola acción en Outlook 2016

Puede usar el botón Archivar en el grupo Eliminar de la cinta para mover uno o más mensajes a la carpeta Archivo sin eliminarlos. Utilizar Archivo tiene varias ventajas.

  • Los elementos archivados siguen siendo fáciles de encontrar desde el cuadro de búsqueda o navegando hasta la carpeta Archivo. Al escribir un término en el cuadro de búsqueda, Outlook 2016 busca en todas las carpetas de su buzón de forma predeterminada.

  • Los elementos siguen estando disponibles en su teléfono u otros dispositivos a través de la carpeta Archivo

Archivar elementos en Outlook 2016

  1. Seleccione uno o más mensajes en la Bandeja de entrada o de otra carpeta para archivar.

  2. En el grupo Eliminar, elija Archivar. También puede usar la tecla Retroceso para archivar inmediatamente uno o varios de los mensajes seleccionados. 

    Archivado en un clic

    Nota: La carpeta Archivo ya existe, incluso si nunca ha usado antes la función. Podrá buscarlo en la lista de carpetas de Outlook. Si no ve la carpeta y usa Outlook 2016, vaya a Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora.

  3. Los mensajes se moverán inmediatamente a la carpeta Archivo. Si archiva un mensaje por error, vaya a la carpeta Archivo y mueva el mensaje de nuevo a la bandeja de entrada.

Nota: El botón Archivo solo es visible en Outlook 2016. Las versiones anteriores de Outlook no tienen el botón Archivo en la cinta.

Archivar mensajes con el teclado

Para archivar uno o más mensajes seleccionados presione la tecla Retroceso . Si presiona la tecla Suprimir, los mensajes irán a la carpeta Elementos eliminados. No puede cambiar el comportamiento de la tecla Retroceso.

Nota: Si tiene un mensaje abierto en su propia ventana, en lugar de en el panel de lectura, la tecla Retroceso no archivará el mensaje. Tendrá que cerrar el mensaje y verlo en el panel de lectura para que la tecla Retroceso archive el mensaje. Cuando el mensaje se abre en una ventana nueva, la única forma de archivar el mensaje es mediante el botón Archivar de la cinta.

¿Cómo encontrar la carpeta Archivo?

La carpeta Archivo está en la lista de carpetas. Para mostrar la lista de carpetas, seleccione Vista Panel de carpetas y seleccione Normal.

En el menú Panel de carpetas, se ha seleccionado Normal.

¿Cómo buscar la carpeta Archivo?

De forma predeterminada, al buscar elementos de Outlook mediante la característica·Buscar·en el buzón actual en la parte superior de la lista de carpetas, Outlook busca en todo el buzón.

Buscar en el buzón

Si quiere limitar el ámbito de la búsqueda a solo la carpeta Archivo, primero seleccione la carpeta Archivo en la lista de carpetas. Ahora el cuadro de búsqueda buscará solo en la carpeta Archivo.

Buscar carpeta Archivo

¿Cuál es la diferencia con respecto a Archivo en línea?

El Archivo en línea es una característica para clientes de Office 365 Enterprise que tienen buzones singularmente grandes. Estos clientes puedan usar un Archivo en línea para evitar la eliminación de correo antiguo. El Archivo en línea de un usuario actúa, en cierto modo, como una segunda cuenta en Outlook con su propia estructura de carpetas. Así pues, no se incluye en las búsquedas realizadas desde la Bandeja de entrada.

Si se habilita un Archivo en línea, los administradores y usuarios pueden configurar su buzón para mover automáticamente los mensajes antiguos al Archivo en línea con las Directivas de archivo.

¿Cuándo debería usar Archivo y cuándo Archivo en línea?

Se recomienda usar la característica Archivo para mantener la Bandeja de entrada limpia de mensajes que ya ha respondido o en los que ya ha actuado. Piense que el Archivo es como una carpeta de archivos. Puede almacenar elementos en la carpeta Archivo y tener acceso a ellos fácilmente. Si lo prefiere, también puede eliminar mensajes o moverlos a carpetas específicas.

Para los usuarios con buzones grandes en una organización Office 365 Enterprise, recomendamos a los administradores que configuren una Directiva de archivo que mueva los elementos a un Archivo en línea después de un año o menos si los usuarios están alcanzando la cuota de buzón más rápido. Esto garantiza que los usuarios no tengan que eliminar correo antiguo para hacer sitio al nuevo correo. Los correos que sobrepasen el tiempo especificado se pueden mover tanto desde la carpeta Bandeja de entrada como desde la carpeta Archivo local.

Preguntas más frecuentes acerca del archivado

No. La carpeta Archivo es una de las carpetas de sistema predeterminadas de Outlook y no se cambiar de nombre, mover o eliminar.

Archivo es una característica bien comprendida que ya está disponible en Outlook Mobile, Outlook Web App, y Outlook.com, e incluso otros proveedores de correo como Gmail. Puesto que se trata de un nombre establecido y Archivo en línea es una característica ya existente, decidimos mantenerlo para ambos.

Autoarchivar es una característica más antigua de Outlook que permite mover automáticamente mensajes antiguos a un archivo .pst. Esto significa que los mensajes se quitan del servidor y son más difíciles de buscar. Si el disco duro que contiene el Autoarchivar.pst ya no se puede utilizar más, podría perder estos mensajes. Archivo en línea es una sustitución profesional de Autoarchivar.

Si no tiene un Archivo en línea y el departamento de TI no deshabilita la funcionalidad, todavía podría utilizar Autoarchivar. Para obtener más información acerca de Autoarchivar en Outlook 2016, vea Archivar manualmente elementos antiguos de Outlook para Windows.

Archivo está ampliamente disponible en Outlook para Windows, Outlook Mobile, Outlook en la Web y Outlook.com. No se puede deshabilitar la funcionalidad Archivo mediante el uso de la Directiva de grupo.

¿Necesita ayuda adicional?

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×