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Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

El filtrado es una forma útil de ver solo los datos que desea que se muestren en las bases de datos de Access. Puede usar filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de información, o para imprimir solo algunos registros de un informe, tabla o consulta. Al aplicar un filtro, puede limitar los datos en una vista sin modificar el diseño del objeto subyacente.

En este artí­culo

Cómo son útiles los filtros

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Quitar o volver a aplicar un filtro

Borrar un filtro

Guardar un filtro

Cómo son útiles los filtros

Puesto que la vista que obtiene después de aplicar un filtro contiene solo los registros con los valores que seleccionó, el resto de los datos permanecerá ocultos hasta que se borre el filtro.

Nota: Las columnas de las hojas de los controles y los controles de formularios e informes enlazados a expresiones no admiten el filtrado.

Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos son fáciles de aplicar y quitar. Access contiene algunos filtros comunes que están integrados en todas las vistas. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebre en un mes específico, haga clic en la columna fecha de nacimiento , en la pestaña Inicio , en el grupo filtro de orden _AMP_ , haga clic en filtros de fechay, a continuación, seleccione el período de fecha requerido.

Filtrar por un campo de fecha

1. los filtros disponibles dependen del tipo de datos de la columna seleccionada.

2. todas las fechas del filtro período ignoran la parte correspondiente al día y al año de los valores de fecha.

En esta vista filtrada, solo verá los registros en los que la parte del mes del campo FechaNacimiento está establecida en abril.

Campo Fecha de nacimiento filtrado por abril

1. el icono de filtro en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indica que la vista actual está filtrada en la columna fecha de nacimiento.

2. en la vista Hoja de información, cuando coloque el puntero del mouse sobre el encabezado de la columna, verá el criterio de filtro actual.

Nota:  Al aplicar un filtro a una columna que ya está filtrada, el filtro anterior se quita automáticamente. Aunque solo puede haber un único filtro en vigor para un campo a la vez, puede especificar un filtro diferente para cada campo de la vista.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que viven en el Reino Unido cuyo cumpleaños caen en abril, puede filtrar la tabla contactos en el campo PaísRegión y también en el campo fecha de nacimiento. Cuando se filtran varios campos en una sola vista, los filtros se combinan mediante el operador AND, como este:

PaísRegión = Reino Unido y mes de fecha de nacimiento = abril

Para volver a la vista sin filtrar: Quite los filtros. Quitar un filtro temporalmente lo quita de la vista para que pueda volver a la vista original sin filtrar.

Para cambiar entre las vistas filtrada y sin filtrar: en el grupo de filtros ordenar & de la pestaña Inicio , haga clic en alternar filtro.

Para quitar de forma permanente un filtro de una vista: borre el filtro. Para obtener información sobre cómo borrar los filtros, vea la sección borrar un filtro.

La configuración de filtro permanecerá en vigor hasta que se cierre el objeto, incluso si se pasa a otra vista del objeto. En otras palabras, si filtra un formulario en la vista Hoja de información, la configuración del filtro seguirá estando vigente aunque cambie a la vista formulario o la vista presentación, y permanecerá en vigor hasta que cierre el formulario. Si guarda el objeto mientras se aplica el filtro, estará disponible la próxima vez que abra el objeto. Para obtener información sobre cómo guardar un filtro, vea la sección guardar un filtro en este artículo.

Principio de página

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Puede elegir entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: hoja de formato, formulario, informe y diseño. Además de estos filtros, también puede filtrar un formulario o una hoja de comentarios rellenando un formulario (denominado filtro por formulario).

Si desea más flexibilidad y, si está cómodo escribiendo expresiones, puede crear sus propios filtros mediante las opciones de la pestaña filtrar documento .

Seleccione entre los siguientes tipos de filtros:

Filtros comunes: para filtrar por valores específicos o por un rango de valores.

Filtrar por selección: para filtrar todas las filas de una tabla que contengan un valor que coincida con un valor seleccionado en una fila, filtre la vista Hoja de información.

Filtro por formulario: para filtrar por varios campos en un formulario u hoja de información, o si está tratando de buscar un registro específico.

Filtro avanzado: para filtrar el tipo donde se definen los criterios de filtro personalizados.

Nota: Si no ve los comandos de filtro en ninguna de las vistas, es posible que el diseñador del formulario o de la base de datos haya deshabilitado el filtrado. Póngase en contacto con el diseñador para obtener más ayuda.

Filtros comunes

Excepto los campos de objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros disponibles depende del tipo de datos y los valores del campo seleccionado.

Haga clic con el botón secundario en el campo que desee filtrar. Para filtrar por varias columnas o controles, debe seleccionar y filtrar cada columna o control por separado o usar una opción de filtro avanzado. Para obtener más información, vea las secciones filtro por formulario y filtros avanzados de este artículo.

Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo fecha de nacimiento, en la pestaña Inicio , en el grupo filtro orden & , haga clic en filtro .

Filtros de fecha comunes

1. para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas de verificación. La lista muestra todos los valores que se muestran actualmente en el campo.

2. para filtrar por un rango de valores, haga clic en uno de estos filtros y especifique los valores requeridos. Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se encuentran entre la fecha actual y el final del año, haga clic en entrey, a continuación, especifique las fechas de inicio y finalización apropiadas en el cuadro de diálogo entre . Para ver todos los cumpleaños que caen en una fecha específica, haga clic en la fecha y se mostrarán todos los cumpleaños que se encuentren en esa fecha específica.

Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de fecha afectan a la lista de filtros específicos de los tipos. Si el valor de fecha más reciente en un campo de fecha cae dentro de los últimos dos años, verá una lista de filtros más larga y más detallada. Si ninguna de las fechas de un campo tiene menos de dos años de antigüedad, verá la lista de filtros más corta.

Listas de filtros comunes de fecha larga y corta

Nota: Los filtros específicos de tipos no están disponibles para los campos sí/no, objeto OLE y datos adjuntos. La lista de valores no está disponible para los campos memo o para los campos que contienen texto enriquecido.

Aplicar un filtro común

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: hoja de comentarios, formulario, informe o diseño.

  2. Asegúrese de que la vista aún no está filtrada. En la barra del selector de registro, compruebe que esté presente el icono sin filtro ni el icono atenuado sin filtro .

    Sugerencia: Para quitar todos los filtros de un objeto en particular, en la pestaña Inicio , en el grupo ordenar & filtro , haga clic en avanzadasy , a continuación, haga clic en borrar todos los filtros.

  3. Haga clic en cualquier lugar de la columna o control que se corresponda con el primer campo que desee filtrar y, en la pestaña Inicio , en el grupo filtro de orden & , haga clic en filtro .

Para aplicar un filtro común: seleccione filtrosde texto ( o numéricos o de fecha) y, a continuación, haga clic en el filtro que desee. Filtros como es igual a y comprendidos entre los cuales se le pide que escriba los valores necesarios.

Sugerencia:  Algunos caracteres, como *,% y?, tienen un significado especial cuando se especifican en un cuadro de texto de filtro. Por ejemplo, * representa una cadena de caracteres, por lo que la cadena a * coincidirá con cualquier cadena que comience con una, y no solo la cadena literal a *. Para descartar el significado especial de un carácter, inclúyalo entre corchetes [], como este: a [*]. Las bases de datos que usan el estándar ANSI-89 tratan *,?, [,],!,-, y # como caracteres especiales. Las bases de datos que usan el estándar ANSI-92 tratan%, _, [,], ^ y-como caracteres especiales. Puede usar cualquier estándar con Access, pero no puede mezclar los dos estándares (por ejemplo, ?a *) en una expresión determinada..

Para aplicar un filtro basándose en valores de campo: Desactive las casillas junto a los valores que no desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para filtrar por uno o solo unos pocos valores de una lista larga, desactive primero la casilla (seleccionar todo) y, a continuación, seleccione los valores que desee.

Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de texto, número y fecha: en la lista de casillas de verificación, desactive la casilla (seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla junto a (espacios).

Filtrar por selección

Para ver todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor de una fila, puede filtrar rápidamente la vista Hoja de información seleccionando un valor específico y, a continuación, haciendo clic en el comando de selección . La lista desplegable muestra las opciones de filtrado disponibles. Estas opciones variarán según el tipo de datos del valor seleccionado. Otra forma de acceder a las opciones de filtro de selección es hacer clic con el botón secundario en la celda específica.

Por ejemplo, si el valor 2/21/1967 está seleccionado actualmente en el campo fecha de nacimiento, en la pestaña Inicio , en el grupo orden & , haga clic en selección para mostrar el filtro por comandos de selección y, a continuación, seleccione la opción de filtrado..

Lista de filtros por selección

La lista de comandos también depende de la cantidad de valor que se haya seleccionado. Por ejemplo, si selecciona solo algunos de los caracteres del valor, verá una lista diferente de comandos, en función de la parte del campo que haya seleccionado.

Filtros basados en un campo parcialmente seleccionado

1. filtrar con el principio del valor de un campo...

2... el medio de un valor de campo...

3... o al final de un valor de campo.

Nota: Los filtros en una selección parcial no están disponibles para los campos multivalor. El comando de selección no está disponible para los datos adjuntos.

Para quitar un filtro, en la pestaña Inicio , en el grupo de filtros ordenar & , haga clic en alternar filtroo en avanzado y haga clic en borrar todos los filtros.

Aplicar un filtro basado en una selección

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: hoja de comentarios, formulario, informe o diseño.

  2. Asegúrese de que la vista aún no está filtrada. En la barra del selector de registro, compruebe que esté presente el icono sin filtro ni el icono atenuado sin filtro .

  3. Desplácese al registro que contiene el valor que desea usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de información) o en el control (en la vista formulario, informe o presentación).

Para filtrar según una selección parcial; Seleccione los caracteres que desee, en la pestaña Inicio , en el grupo filtro de orden & , haga clic en seleccióny, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

Filtro por formulario

Este filtro es útil cuando desea filtrar por varios campos en un formulario u hoja de información, o si está tratando de buscar un registro específico. Access crea un formulario en blanco u hoja de comentarios que es similar a la hoja de origen o el formulario original y le permite completar tantos campos como desee. Cuando haya terminado, Access buscará los registros que contengan los valores especificados.

Nota: No se pueden especificar valores de campo para campos multivalor mediante filtro por formulario ni para campos con tipos de datos Memo, hiperVínculo, sí/no u objeto OLE, aunque se pueden especificar valores para otros campos del conjunto de registros.

Por ejemplo, si desea buscar todos los registros de clientes en los que el puesto de la persona de contacto es propietario, y esa persona se encuentra en Portland o en Eugene, abra la hoja de información o el formulario de los clientes y, en la pestaña Inicio , en el Grupo filtro orden & , haga clic en avanzadasy, a continuación, haga clic en filtro por formulario.

Escriba el primer conjunto de valores, haga clic en la pestaña o en la parte inferior de la hoja de de o del formulario y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de valores. Tenga en cuenta que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás valores de campo, debe escribir ese valor en la pestaña Buscar y en cada una de las pestañas o . Cada ficha o representa un conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver solo los registros que coinciden con la entrada:    En la pestaña Inicio , en el grupo de filtros ordenar & , haga clic en alternar filtro.

Aplicar un filtro rellenando un formulario

  1. Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de información o un formulario en la vista formulario.

  2. Asegúrese de que la vista aún no está filtrada. En la barra del selector de registro, compruebe que esté presente el icono sin filtro ni el icono atenuado sin filtro .

  3. En la pestaña Inicio , en el grupo filtro ordenar & , haga clic en avanzadasy, a continuación, haga clic en filtro por formulario en el menú contextual.

  4. En función de si está trabajando en la vista Hoja de información o en la vista formulario, siga uno de estos procedimientos:

    Vista Hoja de información:Haga clic en la primera fila de la columna en la que desea filtrar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, seleccione un valor. Para agregar valores adicionales, haga clic en la pestaña o en la parte inferior de la hoja de comentarios y seleccione otro valor.

    Vista Formulario: haga clic en la flecha que aparece en el control y seleccione el valor en el que desea filtrar. Para agregar valores adicionales, haga clic en la pestaña o en la parte inferior del formulario y seleccione otro valor.

    Sugerencias: No puede especificar valores de campo para campos multivalor mediante el filtro por formulario, pero puede especificar valores para un campo no multivalor del conjunto de registros.

    • Para especificar una lista de valores posibles para un campo, use el operador or . Por ejemplo, especifique "Portland" o "Oregon" en el campo ciudad para filtrar por los registros que contengan cualquiera de los dos valores.

    • Para filtrar según el estado de un control, como una casilla o un botón, haga clic en el control para que esté en el estado que desee. Para devolver el control a una posición neutra, de modo que no se use como criterio para filtrar registros, asegúrese de que no está disponible (aparece atenuado).

    • Para filtrar los registros que contengan valores nulos (que faltan), no nulos, en blanco (vacíos o " ") o valores no en blanco, escriba es nulo, no es nulo, ""o no "" en el campo.

  5. Si desea especificar dos conjuntos de criterios alternativos, por ejemplo, para ver únicamente los nombres de los contactos cuyo valor de PaísRegión es Estados Unidos y cuyos cumpleaños caen en abril, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

    • Para recuperar todos los registros que cumplen cualquiera de los distintos conjuntos de criterios, especifique los criterios especificando el primer conjunto de criterios, haga clic en la pestaña o y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de criterios. Tenga en cuenta que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás valores de campo, debe escribir ese valor en la pestaña Buscar y en cada una de las pestañas o . En otras palabras, la pestaña Buscar y cada ficha o representan un conjunto alternativo de valores de filtro.

    • Además, tenga en cuenta que cada vez que agrega un criterio de campo a la pestaña o , Access crea otra pestaña o . Esto le permite especificar varios criterios "o". El filtro devuelve todos los registros que contengan todos los valores especificados en la pestaña Buscar , o todos los valores especificados en la primera ficha o , o todos los valores especificados en la segunda ficha o , y así sucesivamente.

Para quitar un filtro y Mostrar todos los registros, vuelva a hacer clic en alternar filtro .

Para modificar un formulario de filtro por, haga clic en avanzadasy, a continuación, haga clic de nuevo en filtro por formulario . Se muestra el conjunto de criterios de filtro actual.

Filtro avanzado

En ocasiones, es posible que quiera aplicar un filtro que sea un tipo de filtro avanzado y es posible que tenga que escribir usted mismo el criterio de filtro. Por ejemplo, para buscar registros que contengan fechas que se hayan producido durante los últimos siete días o los últimos seis meses.

Usar los filtros avanzados requiere escribir expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas de Excel y a los criterios que especifique al diseñar una consulta.

Un ejemplo de dónde podría usar un filtro avanzado es, para buscar los nombres de los contactos cuyos cumpleaños se produjeron durante los últimos siete días. Después de aplicar un filtro avanzado, puede limitar aún más los resultados a aquéllos cuyo país o región es Estados Unidos.

Aplicar un filtro avanzado

  1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: hoja de comentarios, formulario, informe o diseño.

  2. Asegúrese de que la vista aún no está filtrada. En la barra del explorador de registros, compruebe que ningún filtro aparece atenuado (no disponible). Si la barra del explorador de registros no está visible, haga clic en avanzadas en el grupo de filtros ordenar & en la pestaña Inicio y, a continuación, haga clic en borrar todos los filtros (si borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro aplicado).

  3. En la pestaña Inicio , en el grupo filtro orden & , haga clic en avanzadas y , después, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  4. Agregue los campos en los que desee filtrar la cuadrícula.

  5. En la fila criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y solo se muestran los registros que cumplen todos los criterios de la fila criterios . Para especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila criterios y el segundo criterio en la fila o , y así sucesivamente.

    Sugerencias: 

    • Se aplica todo el conjunto de criterios de la fila o como alternativa al conjunto de criterios de la fila criterios . Los criterios que desee aplicar a ambos conjuntos de criterios deben escribirse tanto en la fila criterios como en la fila o . Haga clic en alternar filtro para ver las filas filtradas.

    • Una buena manera de aprender a escribir los criterios es aplicar un filtro común o un filtro basado en la selección que genera un resultado cercano a lo que está buscando. Después, con el filtro aplicado a la vista, Mostrar la pestaña de objeto de filtro

Comandos especiales de la pestaña filtrar documentos

Hay dos comandos especiales disponibles en la pestaña filtrar documento. Al hacer clic con el botón secundario sobre la cuadrícula de diseño, en la pestaña, los comandos cargar desde la consulta y Guardar como consulta están disponibles en el menú contextual.

Opciones de filtro especiales

El comando cargar desde la consulta carga el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. Permite usar los criterios de consulta como criterios de filtro.

El comando Guardar como consulta le permite guardar la configuración del filtro como una consulta nueva.

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Quitar o volver a aplicar un filtro

Para cambiar a la vista de datos sin filtrar, quite los filtros haciendo clic en filtrar en la barra del explorador de registros para volver a la vista completa.

Al quitar los filtros actuales, los filtros se quitan temporalmente de todos los campos de la vista. Por ejemplo, si primero aplica filtros en los campos PaísRegión y fecha de nacimiento y, a continuación, quita los filtros, vuelve a ver todos los registros.

Para volver a aplicar los filtros más recientes, haga clic en sin filtrar en la barra del explorador de registros.

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Borrar un filtro

Borre un filtro cuando ya no lo necesite. Al borrar un filtro, se elimina de la vista y ya no puede volver a aplicarlo haciendo clic en sin filtrar en la barra de estado. Puede borrar un solo filtro de un solo campo, o bien, borrar todos los filtros de todos los campos de la vista.

  • Para borrar un solo filtro de un solo campo, haga clic con el botón secundario en la columna filtrada o el control y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de nombre de campo.

  • Para borrar todos los filtros de todos los campos: en la pestaña Inicio , en el grupo ordenar & filtro , haga clic en avanzadasy, a continuación, haga clic en borrar todos los filtros en el menú contextual.

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Guardar un filtro

Puede ser útil guardar un filtro si lo va a volver a usar. La configuración de filtro que se aplica en el momento de cerrar una tabla, una consulta, un formulario o un informe se guardan automáticamente junto con el objeto y están disponibles para volver a aplicarlos. Sin embargo, de forma predeterminada, la configuración de filtro no se aplica automáticamente la próxima vez que abra el objeto.

Para asegurarse de que los filtros actuales se aplican automáticamente la próxima vez que abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe, en la hoja de propiedades del objeto, establezca la propiedad FilterOnLoad del objeto en . La propiedad FilterOnLoad se aplicará la próxima vez que abra el objeto. Cada vez que cambie esta configuración, debe cerrar el objeto y volver a abrirlo para aplicar la nueva configuración.

Nota:  El valor de la propiedad FilterOnLoad solo se aplica cuando se carga el objeto. Establecer esta propiedad para un objeto en la vista Diseño y, después, cambiar a otra vista no hará que se aplique la configuración. Debe cerrar y volver a abrir el objeto para que los cambios realizados en la propiedad FilterOnLoad surtan efecto..

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