Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Filtrar es una manera útil para ver solo los datos que desee mostrados en las bases de datos de Access. Puede usar filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir sólo algunos registros de un informe, tabla o consulta. Aplicando un filtro, es posible limitar los datos en una vista sin cambiar el diseño del objeto subyacente.

En este artículo

¿Cómo son útiles filtros

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Quitar o volver a aplicar un filtro

Borrar un filtro

Guardar un filtro

¿Cómo son útiles filtros

Puesto que la recibe después de aplicar un filtro de vista contiene solo los registros con los valores que haya seleccionado, el resto de los datos permanece oculto hasta que desactive el filtro.

Nota: Columnas de hojas de datos y controles de formularios e informes que están enlazados a expresiones no admiten filtros.

Existen varios tipos de filtros y algunas de ellas resultan fáciles de aplicar y quitar. Access contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de las personas cuyo cumpleaños se celebre en un mes específico, haga clic en la columna fecha de nacimiento , en la ficha Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Filtros de fechay, a continuación, seleccione el período de la fecha requerida.

Filtrar por un campo de fecha

1. los filtros que están disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.

2. filtro de todas las fechas del período pasa por alto la parte de día y año de los valores de fecha.

En esta vista filtrada, verá solo los registros en el que se establece la parte correspondiente al mes del campo fecha de nacimiento en abril.

Fecha de nacimiento filtrada para abril

1. el icono de filtro en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indica que la vista actual está filtrada en la columna fecha de nacimiento.

2. en la vista Hoja de datos al mantener el mouse, el mouse sobre el encabezado de columna, verá el criterio de filtro actual.

Nota:  Al aplicar un filtro a una columna que ya está filtrada, se quita automáticamente el filtro anterior. Aunque puede ser un solo filtro en vigor para un campo a la vez, puede especificar un filtro diferente para cada campo en la vista.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que se encuentran en el Reino Unido cuyo cumpleaños se celebre en abril, puede filtrar la tabla contactos en el campo PaísRegión y también en el campo Fecha de nacimiento. Cuando se filtran varios campos en una sola vista, los filtros se combinan mediante el operador AND, similar a esta:

PaísRegión = Reino Unido y mes de fecha de nacimiento = abril

Para volver a la vista sin filtrar: quitar los filtros. Quitar un filtro temporalmente la quita de la vista, por lo que puede cambiar a la vista original, sin filtrar.

Para cambiar entre las vistas filtradas y sin filtrar: en el grupo Ordenar & filtro en la pestaña Inicio , haga clic en Alternar filtro.

Quitar permanentemente un filtro de una vista: borrar el filtro. Para obtener información sobre cómo borrar los filtros, consulte la sección Borrar un filtro.

Configuración de filtro permanecerán vigentes hasta que se cierra el objeto, incluso si cambia a otra vista del objeto. En otras palabras, si se filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración de filtro seguirán siendo vigentes incluso si cambiar a la vista formulario o vista de diseño y permanecerán vigentes hasta que se cierre el formulario. Si guarda el objeto mientras se aplica el filtro, estará disponible la próxima vez que abra el objeto. Para obtener información sobre cómo guardar un filtro, vea la sección Guardar un filtro en este artículo.

Principio de página

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Puede seleccionar desde varios filtros para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las vistas siguientes: hoja de datos, formulario, informe y diseño. Además de estos filtros, también puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (denominado filtro por formulario).

Si desea más flexibilidad y está familiarizado con las expresiones, puede crear sus propios filtros mediante las opciones de la ficha de documentos filtro .

Seleccione los siguientes tipos de filtros:

Filtros comunes: filtrar por valores específicos o un rango de valores.

Filtro por selección: filtrar todas las filas de una tabla que contengan un valor que coincida con un valor seleccionado en una fila mediante el filtrado de la vista Hoja de datos.

Filtro por formulario: para filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o si está intentando buscar un registro específico.

Filtro avanzado: tipo de filtro que defina los criterios de filtro personalizado.

Nota: Si no ve los comandos de filtro en cualquiera de las vistas, el diseñador del formulario o de la base de datos posible que haya deshabilitado el filtrado. Para obtener más ayuda, póngase en contacto con el diseñador.

Filtros comunes

Excepto para los campos objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros que se encuentran disponibles depende del tipo de datos del campo seleccionado y los valores.

Haga clic en el campo que desea filtrar. Para filtrar por varios controles o columnas, debe seleccionar y filtrar cada columna o control por separado o usar una opción de filtro avanzado. Vea las secciones Filtro por formulario y filtros avanzados en este artículo para obtener más información.

Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento, en la Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en filtro

Filtros de fecha comunes
Ejemplo de filtros de fecha comunes

1. para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas de verificación. La lista muestra todos los valores que se muestran actualmente en el campo.

2. para filtrar un rango de valores, haga clic en uno de estos filtros y especifique los valores requeridos. Por ejemplo, para ver los cumpleaños que entran entre la fecha actual y el final del año, haga clic en entrey, a continuación, especifique las fechas inicial y final apropiadas en el cuadro de diálogo entre . Para ver se muestran todos los cumpleaños que se encuentran en una fecha específica, haga clic en la fecha y la de los cumpleaños que se encuentren en esa fecha específica.

Es importante que tenga en cuenta que los valores de un campo de fecha tienen un gran impacto en la lista de filtros específicos del tipo. Si el valor de fecha más reciente en un campo de fecha se encuentra dentro de los últimos dos años, verá una lista de filtros más larga y más detallada. Si ninguna de las fechas en un campo tiene menos de dos años, verá la lista de filtros más corta.

Listas de filtros comunes de fecha larga y corta
Listas de filtros comunes de fecha larga y corta

Nota: Filtros específicos de tipo no están disponibles para Sí/No, objeto OLE y los campos de datos adjuntos. La lista de valores no está disponible para los campos de memorando, o campos que contienen texto enriquecido.

Aplicar un filtro común

  1. Abrir una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: hoja de datos, formulario, informe o diseño.

  2. Asegúrese de que la vista no está filtrada. En la barra de selector de registros, compruebe que ya sea la sin filtrar o el atenuada icono de Filtro No está presente.

    Sugerencia: Para quitar todos los filtros de un objeto determinado, en la Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en Avanzadasy a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros.

  3. Haga clic en cualquier lugar de la columna o el control que corresponde al primer campo que desea filtrar y, en la Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en filtro

Para aplicar un filtro común: elija texto (o número o fecha) filtrosy, a continuación, haga clic en el filtro que desee. Filtra como es igual a y entre le pida que especifique los valores necesarios.

Sugerencia:  Determinados caracteres, como *, %, y?, tienen un significado especial cuando especificado en un cuadro de texto de filtro. Por ejemplo, * representa una cadena de caracteres, por lo que la cadena un * coincidirán con cualquier cadena que comienza con unay no solo la cadena literal un *. Para omitir el significado especial de un carácter, escríbalo en corchetes angulares [] similar a esta: un [*]. Bases de datos que usen el estándar ANSI-89 tratan *,?, [,],!, - y # como caracteres especiales. Bases de datos que usen el estándar ANSI-92 tratan %, _, [,], ^ y - como caracteres especiales. Puede utilizar cualquiera de los estándares con Access, pero no se pueden mezclar los dos (por ejemplo, ?un *) en una expresión...

Para aplicar un filtro basado en los valores de campo: desactive las casillas de verificación junto a los valores en los que no desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para filtrar por uno o sólo algunos de los valores en una lista larga, desactive el (Seleccionar todo) casilla de verificación y, a continuación, seleccione los valores que desee.

Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de texto, número y fecha: en la lista de la casilla de verificación, desactive el Active (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla situada junto a (en blanco).

Filtro por selección

Para ver todas las filas de una tabla que contengan un valor que coincide con el valor de una fila, puede filtrar rápidamente la vista Hoja de datos seleccionando un valor específico y, a continuación, haga clic en el comando de selección . La lista desplegable muestra las opciones de filtrado disponibles. Estas opciones varían en función del tipo de datos del valor seleccionado. Otra manera de acceder a las opciones de filtro de selección es haga clic en la celda específica.

Por ejemplo, si el valor 21/2/1967 está seleccionado en el campo Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en selección para mostrar el filtro por comandos de selección y, a continuación, seleccione la opción de filtrado...

Lista de filtros basada en la selección

La lista de comandos también depende de la cantidad del valor que está seleccionada. Por ejemplo, si selecciona solo algunos de los caracteres en el valor, verá una lista diferente de comandos, dependiendo de la parte del campo seleccionado.

Filtros basados en un campo parcialmente seleccionado

1. filtro mediante el comienzo de un valor de campo...

2.... el medio de un valor de campo...

3.... o al final de un valor de campo.

Nota: Filtrar por una selección parcial no está disponible para campos multivalor. La comando selección no está disponible para los datos adjuntos.

Para quitar un filtro, en la ficha Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Alternar filtro, o haga clic en Avanzadas y haga clic en Borrar todos los filtros.

Aplicar un filtro basado en una selección

  1. Abrir una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: hoja de datos, formulario, informe o diseño.

  2. Asegúrese de que la vista no está filtrada. En la barra de selector de registros, compruebe que ya sea la sin filtrar o el atenuada icono de Filtro No está presente.

  3. Ir al registro que contiene el valor que desea usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o control (en la vista formulario, informe o diseño).

Para filtrar basándose en una selección parcial; Seleccione los caracteres que desee en el Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en seleccióny, a continuación, haga clic en el filtro que desea aplicar.

Filtro por formulario

Este filtro es útil cuando desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o si está intentando buscar un registro específico. Access crea un formulario en blanco o una hoja de datos es similar a la hoja de datos o formulario original y, a continuación, le permite realizar como muchos de los campos que desee. Cuando haya terminado, Access busca los registros que contienen los valores especificados.

Nota: No puede especificar valores de campo para campos multivalor mediante filtro por formulario ni para los campos con Memo, hipervínculo, Sí/No o tipo de datos objeto OLE, aunque puede especificar valores de otros campos en el conjunto de registros.

Por ejemplo, si desea buscar todos los registros del cliente donde el título de la persona de contacto es propietarioy esa persona se encuentra en Portland o en Toledo, abra la hoja de datos de clientes o el formulario y, en la ficha Inicio , en la Ordenar & filtro de grupo, haga clic en Avanzadasy, a continuación, haga clic en Filtro por formulario.

Escriba el primer conjunto de valores, a continuación, haga clic en la pestaña o en la parte inferior de la hoja de datos o formulario y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de valores. Tenga en cuenta que, si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los otros valores de campo, debe especificar ese valor en la pestaña Buscar y cada ficha o . Cada ficha o representa un conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver solo los registros que coincidan con los datos de entrada:    En la Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en Alternar filtro.

Aplicar un filtro rellenando un formulario

  1. Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista formulario.

  2. Asegúrese de que la vista aún no está filtrada. En la barra de selector de registros, compruebe que ya sea la sin filtrar o el atenuada icono de Filtro No está presente.

  3. En la Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en Avanzadasy a continuación, haga clic en Filtro por formulario en el menú contextual.

  4. Dependiendo de si está trabajando en la hoja de datos ver o en la vista formulario, siga uno de estos procedimientos:

    Vista de hoja de datos:Haga clic en la primera fila de la columna en la que desea filtrar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, seleccione un valor. Para agregar valores adicionales, haga clic en el o ficha en la parte inferior de la hoja de datos y seleccione otro valor.

    Vista Formulario: haga clic en la flecha que aparece en el control y a continuación, seleccione un valor en el que desea filtrar. Para agregar valores adicionales, haga clic en el o ficha en la parte inferior del formulario y seleccione otro valor.

    Sugerencias: No puede especificar valores de campo para campos multivalor mediante el filtro por formulario, pero puede especificar valores de un campo no multivalor en el conjunto de registros.

    • Para especificar una lista de valores posibles para un campo, use el operador or . Por ejemplo, especifique "Portland" o "Toledo" en el campo Ciudad para filtrar los registros que contienen cualquiera de los valores.

    • Para filtrar según el estado de un control, como una casilla de verificación o un botón, haga clic en el control para que se encuentra en el estado que desee. Para devolver el control a una posición neutral, de modo que no se utilizará como criterio para filtrar registros, asegúrese de que no está disponible (aparece atenuada).

    • Para filtrar los registros que contengan nulo (que faltan), no es null, en blanco (vacíos o ""), o valores no en blanco, escriba Es Null, No es nulo, "", o no "" en el campo.

  5. Si desea especificar dos alternativos conjuntos de criterios, por ejemplo, para ver solo los nombres de los contactos cuyo valor de PaísRegión sea Estados Unidos y cuyo cumpleaños se dividen en abril, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

    • Para recuperar todos los registros que cumplen cualquiera de varios conjuntos de criterios, especifique los criterios, escriba el primer conjunto de criterios, haga clic en el o ficha y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de criterios. Tenga en cuenta que, si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los otros valores de campo, debe especificar ese valor en el ficha Buscar y cada ficha o . En otras palabras, el ficha Buscar y cada ficha o representa un conjunto alternativo de valores de filtro.

    • Recuerde que cada vez que agregue un criterio de campo a la ficha o , Access crea otra ficha o . Esto le permite especificar varios criterios "o". El filtro devuelve todos los registros que contiene todos los valores especificados en la ficha Buscar , o todos los valores especificados en la primera ficha u o todos los valores especificados en la segunda o pestaña y así sucesivamente.

Para quitar un filtro y mostrar todos los registros, haga clic en Alternar filtro nuevamente.

Para modificar un filtro por formulario, haga clic en Avanzadasy luego haga clic en Filtro por formulario de nuevo. Se muestra el conjunto de criterios de filtro actual.

Filtro avanzado

En ocasiones, desea aplicar un filtro que es un tipo de filtro avanzado y posiblemente tenga que escribir los criterios del filtro. Por ejemplo, para buscar los registros que contienen las fechas que se producen durante los últimos siete días o los últimos seis meses.

Uso de los filtros avanzados requiere escribir expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas de Excel y a los criterios que especifican al diseñar una consulta.

Un ejemplo de dónde puede usar un filtro avanzado es, para buscar los nombres de los contactos cuyo cumpleaños se ha producido durante los últimos siete días. Después de aplicar un filtro avanzado, puede limitar aún más los resultados a los registros cuyo país o región es Estados Unidos.

Aplicar un filtro avanzado

  1. Abrir una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: hoja de datos, formulario, informe o diseño.

  2. Asegúrese de que la vista no está filtrada. En la barra del explorador de registros, compruebe que Sin filtro aparece atenuado (no está disponible). Si la barra del explorador de registros no está visible, haga clic en Avanzadas en el grupo Ordenar & filtro en la pestaña Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro en vigor).

  3. En la Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

  4. Agregue los campos en la que desea filtrar a la cuadrícula.

  5. En la fila criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y se muestran únicamente los registros que cumplen todos los criterios en la fila criterios . Para especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila criterios y el segundo criterio en la fila o y así sucesivamente.

    Sugerencias: 

    • Todo el conjunto de criterios en la fila o se aplica como alternativa para el conjunto de criterios en la fila criterios . Debe escribir cualquier criterio que desee que se aplique para ambos conjuntos de criterios en la fila criterios y la fila o . Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.

    • Es una buena manera de aprender a escribir criterios aplicar un filtro común o un filtro por selección que genera un resultado que se parezca lo está buscando. A continuación, con el filtro aplicado a la vista, muestre la ficha del objeto de filtro

Comandos especiales en la ficha de documento de filtro

Dos comandos especiales están disponibles en la ficha de documentos filtro . Cuando el ratón por encima de la cuadrícula de diseño en la pestaña, el cargar desde la consulta y comandos Guardar como consulta están disponibles en el menú contextual.

Opciones de filtro especiales

El comando cargar desde la consulta carga el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. Esto le permite usar los criterios de consulta como criterios de filtro.

El comando Guardar como consulta permite guardar la configuración de filtro como una nueva consulta.

Principio de página

Quitar o volver a aplicar un filtro

Para cambiar a la vista sin filtrar de datos, quite los filtros, haga clic en filtrado en la barra del explorador de registros para volver a la vista completa.

Cuando quita los filtros actuales, los filtros se quitan temporalmente de todos los campos en la vista. Por ejemplo, si se aplican primero filtros a los campos PaísRegión y fecha de nacimiento y, a continuación, quite los filtros, verá todos los registros de nuevo.

Para volver a aplicar los filtros más recientes, haga clic en sin filtrar en la barra del explorador de registros.

Principio de página

Borrar un filtro

Borrar un filtro cuando ya no necesite. Borrar un filtro, elimina de la vista y, a continuación, ya no se puede volver a aplicarlo haciendo clic en sin filtrar en la barra de estado. Puede borrar un solo filtro de un solo campo, o borrar todos los filtros de todos los campos en la vista.

  • Para borrar un filtro de un solo campo: haga clic en la columna filtrada o el control y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de nombre de campo.

  • Borrar todos los filtros de todos los campos: en el Inicio tab, en el Ordenar & filtro de grupo, haga clic en Avanzadasy a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros en el menú contextual.

Principio de página

Guardar un filtro

Puede ser útil guardar un filtro si va a utilizar se nuevamente. La configuración de filtro que tiene efecto en el momento de cerrar tablas, consulta, formulario o informe se guarda automáticamente junto con el objeto y están disponibles para volver a aplicar. Sin embargo, de forma predeterminada, la configuración de filtro no se aplicarán automáticamente para usted próxima vez que abra el objeto.

Para asegurarse de que los filtros actuales se aplican automáticamente la próxima vez que abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe, desde la hoja de propiedades del objeto, establezca el objeto propiedad se cambia a . La cambia se aplique la próxima vez que abra el objeto. Cada vez que cambie este valor, debe cerrar el objeto y vuelva a abrirlo para aplicar la nueva configuración.

Nota:  La Si se cambia el valor de propiedad solo se aplica cuando se carga el objeto. Establecer esta propiedad para un objeto en la vista Diseño y, a continuación, cambiar a otra vista no hará que la configuración que se aplique. Debe cerrar y volver a abrir el objeto para cambios a la propiedad FiltrarAlCargar surta efecto ...

Principio de página

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×