Aplicar o recomendar automáticamente etiquetas de confidencialidad a los archivos y mensajes de correo electrónico en Office

Office se puede configurar para recomendar o aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad a un archivo o correo electrónico si incluye información confidencial corporativa o personal, como números de la seguridad social, números de tarjetas de crédito, números de cuentas bancarias e identificadores internacionales. Esto le ayudará a mantener los archivos y mensajes conformes con las directivas de protección de información de su organización aunque no haya aplicado manualmente una etiqueta de confidencialidad.

Cómo Office aplica automáticamente o recomienda las etiquetas de confidencialidad

Para obtener información sobre la disponibilidad de esta característica en diferentes Office aplicaciones y plataformas, consulte Cómo funcionan las etiquetas de confidencialidad en las aplicaciones de Office.

Word, Excel yPowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione Aceptar o X para cerrar la sugerencia de directiva.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta recomendada, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione aplicar confidencialidad para aplicar la etiqueta, o bien, seleccione X para cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad recomendada

Outlook

Las etiquetas de confidencialidad automáticas y recomendadas estarán disponibles próximamente en outlook_for_windows.

Word, Excel y PowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó. Seleccione Aceptar o X para cerrar la sugerencia de directiva.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerenciade directiva con el nombre de la etiqueta que se recomienda. Seleccione cambiar ahora para aplicar la etiqueta recomendada o seleccione Xpara cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad recomendada

Outlook en la Web

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se ha aplicado.

Captura de pantalla de una sugerencia sobre una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se recomienda. Seleccione cambiar sensibilidad para aplicar la etiqueta recomendada, o bien, seleccione descartar para cerrar la sugerencia sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia sobre una etiqueta de confidencialidad recomendada

Office no aplicará automáticamente una etiqueta de confidencialidad si:

  • Se ha aplicado de forma manual una etiqueta de confidencialidad al archivo o al correo electrónico.

  • El archivo o el correo electrónico ya tiene una etiqueta de mayor sensibilidad que la etiqueta que se habría aplicado automáticamente.

Office no recomendará una etiqueta de confidencialidad si:

  • El archivo o el correo electrónico ya tiene una etiqueta de confidencialidad de igual o mayor sensibilidad que la etiqueta que se habría recomendado.

Office detecta información confidencial

  • En Word, Excel y PowerPoint, la detección se inicia automáticamente cuando abre un documento y continúa en segundo plano mientras lo edita.

  • En outlook_for_windows, la detección se inicia automáticamente al redactar un mensaje nuevo, o al responder o reenviar un mensaje existente.

  • En Outlook en la Web, la detección se produce cuando se guarda un borrador de mensaje.

Nota: Como esta característica analiza los datos con un servicio deOffice 365, puede que le preocupe la seguridad de sus datos. Puede leer experiencias conectadas en Office para obtener más información.

Requisitos

Para queOffice apliquen o recomienden automáticamente una etiqueta de confidencialidad, deben cumplirse las condiciones siguientes:

Limitaciones

  • No se garantiza que el proceso de etiquetado de la distinción de mayúsculas y minúsculas automáticos y recomendados enOffice se complete. Office no impide que los usuarios guarden o cierren archivos o envíen mensajes de correo electrónico antes de que se detecten términos confidenciales. 

    Para obtener cobertura adicional, los administradores deben configurar el etiquetado de sensibilidad automático para el contenido en reposo con el analizador de protección de información de Azure y la seguridad de aplicaciones en la nube de Microsoft.

  • En Excel, se muestra un subconjunto de contenido en las celdas del libro para su evaluación, y se podría haber perdido información confidencial fuera de ese ejemplo. Por ejemplo, en Excel para la web, el límite de muestra es de aproximadamente 2 MB y 2000 celdas. Estamos trabajando para ampliar este tamaño de la muestra y cubrir más de un libro.

  • No se detectará información confidencial contenida en determinados objetos. Algunos ejemplos son:

    • Entrada de lápiz

    • Archivos incrustados

    • Objetos que no sean celdas, como tablas dinámicas o SmartArt (Excel )

    • Celdas con fórmulas o resultados de cálculos (Excel )

    • Comentarios, encabezados, pies de página, notas al pie, notas al final y cuadros de texto (Word para la web)

    • Formas y SmartArt (Word para la web)

    • Notas (PowerPoint )

  • Al abrir o editar contenido confidencial, puede haber un retraso antes de que se aplique o se recomiende automáticamente una etiqueta. La duración del retraso variará en función de la cantidad de contenido que se esté evaluando y de la velocidad de la conexión a Internet, y puede durar de unos segundos a varios minutos. Estamos trabajando para reducir este retraso a lo largo del tiempo.

Vea también

Problemas conocidos con la aplicación o recomendación automática de etiquetas de confidencialidad

Aplicar etiquetas de confidencialidad a los documentos y al correo electrónico en Office

Aplicar una etiqueta de confidencialidad a contenido automáticamente

Cómo funcionan las etiquetas de confidencialidad en las aplicaciones de Office

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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