Celdas

Aplicar la validación de datos a celdas

Aplicar la validación de datos a celdas

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de datos es Crear una lista desplegable.

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  1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.

  2. Seleccione datos >validación de datos.

    Validación de datos

  3. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:

    • Número entero : para restringir la celda para que acepte solo números enteros.

    • Decimal : para restringir la celda para que acepte solo números decimales.

    • Lista: para elegir datos de una lista desplegable.

    • Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.

    • Tiempo : para restringir la celda para que solo acepte la hora.

    • Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.

    • Personalizado: para fórmulas personalizadas.

  4.  En Datos, seleccione una condición:

    • entre

    • no entre

    • igual que

    • no es igual que

    • mayor que

    • menor que

    • mayor o igual que

    • menor o igual que

  5. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:

  6. Establezca los otros valores requeridos según su elección para Permitir y Datos. Por ejemplo, si selecciona entrey, a continuación, seleccione los valores mínimo: y máximo: de las celdas.

  7. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco.

  8. Si desea agregar un título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña mensaje de entrada y, a continuación, escriba un título y un mensaje de entrada.

  9. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.

  10. Seleccione Aceptar.

    Ahora, si el usuario intenta escribir un valor no válido, se mostrará el mensaje emergente “Este valor no coincide con las restricciones de validación de datos para esta celda”.

Si está creando una hoja que requiere que los usuarios introduzcan datos, es posible que desee restringir la entrada a un determinado intervalo de fechas o números, o asegurarse de que solo se introducen números enteros positivos. Excel puede restringir la entrada de datos a determinadas celdas con validación de datos, pedir a los usuarios que especifiquen datos válidos cuando se selecciona una celda y mostrar un mensaje de error cuando un usuario escribe datos no válidos.

Restringir la entrada de datos

  1. Seleccione las celdas en las que desea restringir la entrada de datos.

  2. En la pestaña datos , haga clic en validación de datos > validación de datos.

    Nota: Si el comando validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que el libro esté compartido. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  3. En el cuadro permitir , seleccione el tipo de datos que desea permitir y rellene los criterios y valores de limitación.

    Nota: Los cuadros en los que se introducen valores de limitación se etiquetan según los datos y los criterios de limitación que haya elegido. Por ejemplo, si elige fecha como tipo de datos, podrá introducir valores de limitación en los cuadros de valor mínimo y máximo denominados fecha de Inicio y fechade finalización.

Solicitar a los usuarios las entradas válidas

Cuando los usuarios hacen clic en una celda que tiene requisitos de entrada de datos, puede mostrar un mensaje que explique qué datos son válidos.

  1. Seleccione las celdas en las que desea pedir a los usuarios entradas válidas de datos.

  2. En la pestaña datos , haga clic en validación de datos > validación de datos.

    Nota: Si el comando validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que el libro esté compartido. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  3. En la pestaña mensaje de entrada , active la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda .

  4. En el cuadro título , escriba un título para el mensaje.

  5. En el cuadro mensaje de entrada , escriba el mensaje que desea mostrar.

Mostrar un mensaje de error cuando se introducen datos no válidos

Si tiene restricciones de datos y un usuario introduce datos no válidos en una celda, puede mostrar un mensaje en el que se explique el error.

  1. Seleccione las celdas en las que desea mostrar el mensaje de error.

  2. En la pestaña datos , haga clic en validación de datos > validación de datos.

    Nota: Si el comando validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que el libro esté compartido. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  3. En la pestaña mensaje de error , en el cuadro título , escriba un título para el mensaje.

  4. En el cuadro mensaje de error , escriba el mensaje que desee mostrar si se escriben datos no válidos.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Para

    En el Estilo menú emergente, seleccione

    Requerir que los usuarios corrijan el error antes de continuar

    Detener

    Advierta a los usuarios que los datos no son válidos y deben seleccionar o no para indicar si desean continuar

    Advertencia

    Advertir a los usuarios de que los datos no son válidos, pero permitirles continuar después de desechar el mensaje de advertencia

    Importante

Restringir la entrada de datos

  1. Seleccione las celdas en las que desea restringir la entrada de datos.

  2. En la pestaña datos , en herramientas, haga clic en validar.

    Ficha Datos, grupo Herramientas

    Nota: Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  3. En el menú emergente permitir , seleccione el tipo de datos que desea permitir.

  4. En el menú emergente datos , seleccione el tipo de criterio de limitación que desee y, a continuación, introduzca los valores de limitación.

    Nota: Los cuadros en los que se introducen valores de limitación se etiquetan según los datos y los criterios de limitación que haya elegido. Por ejemplo, si elige fecha como tipo de datos, podrá introducir valores de limitación en los cuadros de valor mínimo y máximo denominados fecha de Inicio y fechade finalización.

Solicitar a los usuarios las entradas válidas

Cuando los usuarios hacen clic en una celda que tiene requisitos de entrada de datos, puede mostrar un mensaje que explique qué datos son válidos.

  1. Seleccione las celdas en las que desea pedir a los usuarios entradas válidas de datos.

  2. En la pestaña datos , en herramientas, haga clic en validar.

    Ficha Datos, grupo Herramientas

    Nota: Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  3. En la pestaña mensaje de entrada , active la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda .

  4. En el cuadro título , escriba un título para el mensaje.

  5. En el cuadro mensaje de entrada , escriba el mensaje que desea mostrar.

Mostrar un mensaje de error cuando se introducen datos no válidos

Si tiene restricciones de datos y un usuario introduce datos no válidos en una celda, puede mostrar un mensaje en el que se explique el error.

  1. Seleccione las celdas en las que desea mostrar el mensaje de error.

  2. En la pestaña datos , en herramientas, haga clic en validar.

    Ficha Datos, grupo Herramientas

    Nota: Si el comando de validación no está disponible, es posible que la hoja esté protegida o que se compartiera el libro. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro está compartido o la hoja está protegida. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.

  3. En la pestaña mensaje de error , en el cuadro título , escriba un título para el mensaje.

  4. En el cuadro mensaje de error , escriba el mensaje que desee mostrar si se escriben datos no válidos.

  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Para

    En el Estilo menú emergente, seleccione

    Requerir que los usuarios corrijan el error antes de continuar

    Detener

    Advierta a los usuarios que los datos no son válidos y deben seleccionar o no para indicar si desean continuar

    Advertencia

    Advertir a los usuarios de que los datos no son válidos, pero permitirles continuar después de desechar el mensaje de advertencia

    Importante

Agregar validación de datos a una celda o un rango

Nota: Los dos primeros pasos de esta sección son para agregar cualquier tipo de validación de datos. Los pasos 3-7 son específicos para crear una lista desplegable. 

  1. Seleccione una o más celdas para validar.

  2. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

  3. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.

  4. En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por ejemplo, escriba baja, media, alta.

  5. Asegurarse de que la casilla Celda con lista desplegable esté activada De lo contrario, no podrá ver la flecha desplegable junto a la celda.

  6. Para especificar cómo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

  7. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que está funcionando correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Notas: 

  • Tras crear su lista desplegable, asegúrese de que funciona de la manera que quiera. Por ejemplo, es posible que desee comprobar si la celda es lo suficientemente ancha para mostrar todas las entradas.

  • Quitar validación de datos : seleccione la celda o las celdas que contienen la validación que desea eliminar y, a continuación, vaya a datos > validación de datos y, en el cuadro de diálogo validación de datos, presione el botón Borrar todo y, después, haga clic en Aceptar.

En la tabla siguiente se muestran otros tipos de validación de datos y maneras de agregarla a sus hojas de cálculo.

Para ello:

Siga estos pasos:

Restrinja la entrada de datos a números enteros dentro de límites.

  1. Siga los pasos 1-2 anteriores.

  2. En la lista Permitir, seleccione Número entero.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.

  4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

    Por ejemplo, supongamos que está validando datos en la celda F1. Para establecer un límite mínimo de deducciones en dos veces el número de secundarios en dicha celda, seleccione mayor o igual que en el cuadro Datos y escriba la fórmula =2*F1, en el cuadro Mínimo.

Restrinja la entrada de datos a un número decimal dentro de límites.

  1. Siga los pasos 1-2 anteriores.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.

  4. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo.

    Nota: Para permitir que un usuario escriba porcentajes, por ejemplo 20%, seleccione decimal en el cuadro permitir , seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro datos , escriba el valor mínimo, máximo o específico como un decimal, por ejemplo, . 2y, a continuación, para mostrar la celda de validación de datos como un porcentaje, seleccione la celda y haga clic en estilo porcentual Imagen de botón en el grupo número de la pestaña Inicio .

Restrinja la entrada de datos a una fecha dentro de un intervalo de fechas.

  1. Siga los pasos 1-2 anteriores.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.

  4. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir.

    También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para establecer un período de tiempo entre la fecha de hoy y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Fecha de inicio y escriba =HOY()+3 en el cuadro Fecha de finalización.

Restrinja la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo.

  1. Siga los pasos 1-2 anteriores.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.

  4. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. Si desea especificar horas específicas, use el formato de hora hh:mm.

    Por ejemplo, supongamos que tiene la celda E2 configurada con una hora de inicio (8:00) y la celda F2 con una hora de finalización (17:00) y quiere limitar las horas de la reunión entre esas horas. Seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =E2 en el cuadro Hora de inicio y escriba =F2 en el cuadro Hora de finalización.

Restrinja la entrada de datos a texto de una longitud específica.

  1. Siga los pasos 1-2 anteriores.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.

  4. En este caso, queremos limitar la entrada a 25 caracteres, así que selecciona menor o igual que en el cuadro de datos y escribe 25 en el cuadro máximo .

Calcule qué se permite según el contenido de otra celda.

  1. Siga los pasos 1-2 anteriores.

  2. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que quiere.

  3. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.

  4. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.

    Por ejemplo, para permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E1, seleccione Permitir > Número completo, datos, menor que o igual a, y Máximo >= =E1.

Notas: 

  • Los ejemplos siguientes usan la opción Personalizado donde escribe fórmulas para configurar sus condiciones. No tiene por qué preocuparse sobre lo que muestre el cuadro Datos, ya que está deshabilitado con la opción Personalizado.

  • Las capturas de pantalla de este artículo se han tomado en Excel 2016. pero la funcionalidad es la misma en Excel Online.

Para asegurarse de que

Escriba esta fórmula

La celda que contiene un id. de producto (C2) comienza siempre con el prefijo estándar de “ID”, y tiene al menos 10 (superior a 9) caracteres de longitud.

= Y (LEFT (C2; 3) = "ID-", LEN (C2) >9)

Ejemplo 6: Fórmulas en la validación de datos

La celda que contiene un nombre de producto (D2) solo contiene texto.

=ESTEXTO(D2)

Ejemplo 2: Fórmulas en la validación de datos

La celda que contiene un cumpleaños (B6) debe ser mayor que el número de años que establezca en la celda B4.

=SI(B6<=(HOY()-(365*B4)),VERDADERO,FALSO)

Ejemplo de validación de datos para restringir la entrada de una a una antigüedad mínima

Todos los datos del rango de celdas A2:A10 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$2:$A$10,A2)=1

Ejemplo 4: Fórmulas en la validación de datos

Nota: Debe escribir la fórmula de validación de datos para la celda A2 primero, después copiar A2 a A3:A10 de forma que el segundo argumento de CONTAR.SI coincida con la celda actual. Es decir, la parte A2)=1 cambiará a A3)=1, A4)=1 y así sucesivamente.

Para obtener más información

Asegúrese de que las entradas de direcciones de correo electrónico en la celda B4 contienen el símbolo @.

= ESNUMERO (ENCONTRAR ("@"; B4))

Ejemplo de validación de datos que garantiza que una dirección de correo electrónico contiene el símbolo @

¿Necesita más ayuda?

Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community, obtener soporte técnico en la Comunidad de respuestas o sugerir una característica nueva o mejora en el UserVoice de Excel.

Vea también

Más información sobre la validación de datos

Agregar o quitar elementos de una lista desplegable

Quitar una lista desplegable

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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