Aplicar Information Rights Management a una lista o biblioteca

Aplicar Information Rights Management a una lista o biblioteca

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Use Information Rights Management (IRM) para controlar y proteger los archivos que se descargan desde listas o bibliotecas con mayor facilidad.

Antes de empezar

  • El servicio de Azure Rights Management (RMS de Azure) de protección de la información de Azure y el equivalente en local, Active Directory Rights Management Services (AD RMS), que admiten Information Rights Management de sitios. No se requiere ninguna instalación independiente o adicional.

  • Para aplicar IRM a una lista o biblioteca, debe tener permisos de administrador para dicha lista o biblioteca.

  • Antes de aplicar IRM a una lista o biblioteca, que primero debe estar habilitado por un administrador de su sitio.

  • Si está usando SharePoint Online, sus usuarios pueden experimentar tiempos de espera al descargar los archivos protegidos por IRM más grandes. Si es así, aplicar la protección IRM mediante el uso de los programas de Office y almacenar archivos de mayor tamaño en una biblioteca de SharePoint que no utilice IRM.

Nota: Si usa SharePoint Server 2013, un administrador del servidor debe instalar a protectores en todos los servidores Web front-end para cada tipo de archivo que las personas de su organización desean proteger mediante IRM.

Aplicar IRM a una lista o biblioteca

Configuración de Administración de derechos de información

  1. Vaya a la lista o biblioteca en la que desee configurar IRM.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la ficha biblioteca y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca. (Si está trabajando en una lista, haga clic en la pestaña lista y, a continuación, haga clic en Configuración de la lista ).

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta de opciones
  3. En permisos y administración, haga clic en Information Rights Management. Si no aparece el vínculo Information Rights Management, IRM no puede estar habilitada para el sitio. Póngase en contacto con el administrador del servidor para ver si es posible habilitar IRM para el sitio. El vínculo Information Rights Management no aparece para bibliotecas de imágenes.

  4. En la página Configuración de Information Rights Management , active la casilla de verificación restringir permisos a los documentos de esta biblioteca al descargarlos para aplicar permiso restringido a documentos descargados de esta lista o biblioteca.

  5. En el cuadro crear un título de directiva de permisos , escriba un nombre descriptivo para la directiva que puede utilizar más adelante para diferenciar esta directiva de otras. Por ejemplo, puede escribir Confidencial de la compañía si está aplicando permiso restringido a una lista o biblioteca que contendrá documentos confidenciales de la empresa.

  6. En el cuadro Agregar una descripción de la directiva de permisos , escriba una descripción que se mostrará a las personas que usan esta lista o biblioteca que explica cómo deben tratar los documentos de esta lista o biblioteca. Por ejemplo, puede escribir discutir el contenido de este documento sólo con otros empleados si desea restringir el acceso a la información de estos documentos a los empleados internos.

  7. Para aplicar restricciones adicionales a los documentos de esta lista o biblioteca, haga clic en Mostrar opciones y realice una de las siguientes acciones:

    Para ello:

    Haga lo siguiente:

    Permitir que los usuarios impriman documentos de la lista o biblioteca.

    Active la casilla de verificación Permitir a los visores de impresión.

    Permitir a las personas con al menos el permiso Ver elementos ejecuten código incrustado o macros en un documento.

    Active la casilla de verificación Permitir que los lectores ejecutar el lector de pantalla y script funcione en documentos descargados.

    Nota:  Si selecciona esta opción, los usuarios podrían ejecutar el código para extraer el contenido de un documento.

    Requerir que los usuarios comprueben sus credenciales en intervalos específicos.

    Seleccione esta opción si desea restringir el acceso al contenido por un período especificado. Si selecciona esta opción, las licencias de publicación de las personas para obtener acceso al contenido vencerán después del número especificado de días y se requerirá a las personas que vuelvan al servidor para comprobar sus credenciales y descargar una nueva copia.

    Seleccione el los usuarios deben comprobar sus credenciales con este intervalo (días) casilla de verificación y, a continuación, especifique el número de días que desea que el documento sea visible.

    Evitar que los usuarios carguen en la lista o biblioteca documentos que no admiten IRM.

    Si selecciona esta opción, los usuarios no podrán cargar ninguno de los tipos de archivo siguientes:

    • Tipos de archivo que no tienen instalados los protectores IRM correspondientes en todos los servidores web front-end.

    • Tipos de archivo que SharePoint Server 2010 no puede descifrar.

    • Tipos de archivo que están protegidos con IRM en otro programa.

    Active la casilla No permitir a los usuarios cargar documentos que no admitan IRM.

    Quitar permisos restringidos de la lista o biblioteca en una fecha específica.

    Seleccione la casilla de verificación dejar de restringir el acceso a la biblioteca en y, a continuación, seleccione la fecha que desee.

    Controlar el intervalo en el que se almacenan credenciales en caché para el programa que tiene licencia para abrir el documento.

    En establecer protección de grupo y el intervalo de credenciales, introduzca elintervalo para almacenar credenciales en caché en número de días.

    Permitir protección de grupo para que los usuarios puedan compartir elementos con los miembros del mismo grupo.

    Seleccione Permitir protección de grupo y escriba el nombre del grupo para establecer el uso compartido.

  8. Cuando termine de seleccionar las opciones que desee, haga clic en Aceptar.

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¿Qué es Information Rights Management (IRM)?

Information Rights Management (IRM) permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se han descargado de listas o bibliotecas. IRM cifra los archivos descargados y limita el conjunto de usuarios y programas a los que se permite descifrar esos archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer archivos para que no puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de los mismos.

Puede usar IRM en listas o bibliotecas para limitar la diseminación de contenido confidencial. Por ejemplo, si está creando una biblioteca de documentos para compartir información sobre los futuros productos con los representantes de marketing seleccionados, puede usar IRM para evitar que estos individuos compartan este contenido con otros empleados de la compañía.

Dentro de un sitio, IRM se aplica a toda una lista o biblioteca, no a archivos individuales, lo que ayuda a garantizar niveles constantes de protección para un conjunto completo de documentos o archivos. IRM ayuda así a las organizaciones a forzar las directivas corporativas que regulan el uso y la divulgación de información confidencial o de la propiedad.

Nota: La información de esta página acerca de Information Rights Management reemplaza los términos que hacen referencia a 'Information Rights Management' en cualquier contrato Microsoft términos de licencia de SharePoint Server 2013 y SharePoint Server 2016.

Cómo ayuda IRM a proteger el contenido

IRM ayuda a proteger el contenido restringido de las siguientes maneras:

  • Ayuda a evitar que un usuario no autorizado copie, modifique, imprima, envíe por fax o copie y pegue el contenido para usos no autorizados

  • Ayuda a evitar que un lector autorizado copie el contenido mediante la característica Imprimir pantalla de Microsoft Windows

  • Ayuda a evitar que un usuario no autorizado vea el contenido si se envía por correo después de descargarlo del servidor

  • Restringe el acceso al contenido a un período especificado, después del cual los usuarios deben confirmar sus credenciales y descargar el contenido de nuevo

  • Ayuda a aplicar directivas corporativas que dirigen el uso y la diseminación del contenido dentro de la organización

Cómo no puede ayudar IRM a proteger el contenido

IRM no puede proteger el contenido restringido de las siguientes acciones:

  • Borrado, robo, captura o transmisión mediante programas malintencionados como caballos de Troya, software de registro de pulsaciones de teclas y ciertos tipos de spyware

  • Pérdida o daño debido a las acciones de virus informáticos

  • Copia o reescritura manual del contenido desde la pantalla

  • Fotografiado digital o analógico del contenido que se muestra en una pantalla

  • Copia mediante el uso de programas de captura de pantalla de otros fabricantes

  • Copia de los metadatos de contenido (valores de columna) mediante el uso de programas de captura de pantalla de otros fabricantes o acción de copiar y pegar

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Cómo funciona IRM con listas y bibliotecas

Protección de IRM se aplica a los archivos en el nivel de lista o biblioteca. Cuando IRM está habilitado para una biblioteca, administración de derechos se aplica a todos los archivos de la biblioteca. Cuando IRM está habilitado para una lista, administración de derechos se aplica únicamente a los archivos que se adjuntan a elementos de lista, no los elementos de lista real.

Cuando las personas descargan archivos en una biblioteca o lista habilitada con IRM, los archivos se cifran de manera que solo las personas autorizadas puedan verlos. Cada archivo administrado con derechos también contiene una licencia de publicación que impone restricciones a las personas que ven el archivo. Entre las restricciones normales se incluyen crear un archivo de solo lectura, deshabilitar la copia del texto, impedir que se guarde una copia local e impedir que se imprima el archivo. Los programas cliente que pueden leer tipos de archivo compatibles con IRM usan la licencia de publicación dentro del archivo administrado con derechos para aplicar estas restricciones. De esta forma, el archivo administrado con derechos conserva su protección incluso después de descargarse del servidor.

Los tipos de restricciones que se aplican a un archivo cuando se descarga de una lista o biblioteca se basan en los permisos del usuario individual en el sitio que contiene el archivo. La tabla siguiente explica la correspondencia entre los permisos de los sitios y los de IRM.

Permisos

Permisos de IRM

Administrar permisos, Administración del sitio web

Control total (como defina el programa cliente): este permiso generalmente permite a un usuario leer, editar, copiar, guardar y modificar permisos de contenido con derechos administrados.

Editar elementos, Administrar listas, Agregar y personalizar páginas

Editar, Copiar y Guardar: un usuario puede imprimir un archivo únicamente si está activada la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos en la página Configuración de Information Rights Management para la lista o biblioteca.

Ver elementos

Lectura: un usuario puede leer el documento, pero no puede copiar o modificar su contenido. Un usuario puede imprimir solo si la casilla de verificación Permitir que los usuarios impriman documentos está seleccionada en la página Configuración de Information Rights Management para la lista o biblioteca.

Otros

Ningún otro permiso se corresponde directamente con los permisos IRM.

Cuando se habilita IRM para una lista o biblioteca en SharePoint Server 2013, solo puede proteger tipos de archivo en dicha lista o biblioteca para la que se instala un protector en todos los servidores Web front-end. Un protector es un programa que controla el cifrado y descifrado de archivos con derechos administrados de un formato de archivo. SharePoint incluye protectores para los siguientes tipos de archivo:

  • Formularios de Microsoft Office InfoPath

  • Formatos de archivo 97 a 2003 para los siguientes programas de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint

  • Formatos Office Open XML para los siguientes programas de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint

  • Formato XPS (XML Paper Specification)

Si la organización va a utilizar IRM para proteger otros tipos de archivo además de los enumerados anteriormente, el administrador del servidor debe instalar protectores para esos formatos de archivo adicionales.

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