Anexo a la Declaración de privacidad de Microsoft Outlook 2010

Última actualización: 2010 de marzo

Vincular a imágenes y otros documentos

Si elige crear un vínculo a una imagen, archivo, origen de datos u otro documento en el disco duro o en un servidor, la ruta de acceso a ese archivo se guarda en el elemento de Outlook. En algunos casos, el vínculo puede incluir su nombre de usuario o información sobre los servidores de su red. En el caso de una conexión de datos, puede elegir guardar un nombre de usuario o una contraseña en el vínculo de conexión de datos.

Además, cuando aplica un esquema XML a un documento, se guarda en el documento una ruta de acceso al esquema XML que creó. En algunos casos, esa ruta de acceso puede incluir su nombre de usuario.

Impresión

Al imprimir un elemento de 2010 de Microsoft Outlook y, a continuación, guardarlo, Outlook 2010 guarda la ruta de acceso a la impresora con el elemento. En algunos casos, la ruta de acceso puede incluir un nombre de usuario o un nombre de equipo.

Sitios de área de documentos

Outlook 2010 le permite obtener acceso a un sitio de área de documentos de un sitio de Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un sitio de área de documentos es un espacio compartido donde puede colaborar con otros miembros del equipo en uno o más documentos.

Al obtener acceso a un sitio de área de documentos, Outlook 2010 descarga datos del sitio de área de documentos para proporcionarle información sobre el sitio. Estos datos incluyen:

  • Nombre del sitio de SharePoint Foundation

  • Dirección URL o dirección del sitio

  • Nombres, direcciones de correo electrónico y niveles de permisos de los usuarios del sitio

  • Listas de los documentos, las tareas y otra información disponible del sitio

Outlook 2010 también almacena una lista de los sitios de SharePoint Foundation que ha visitado en el equipo, en forma de cookies. Esta lista se usa para proporcionarle acceso rápido a los sitios que visitó antes. Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y no se expone a Internet, a menos que decida que la lista esté disponible de forma más amplia.

Servicio de fax

El servicio de fax le permite enviar un fax a través de Internet y organizar los faxes que ha enviado en Outlook 2010. Para usar el servicio de fax, debe suscribirse a un proveedor de servicios de fax, independiente de Microsoft, que procesa los faxes y los envía a través de Internet. Microsoft no recopila ningún tipo de datos del servicio de fax.

Al suscribirse al servicio de fax, el proveedor de servicios de fax crea un paquete de registro que almacenan el proveedor de servicios de fax y Outlook 2010. El paquete consta de la dirección del sitio web del proveedor de servicios de fax y un "token" en el que se confirma el acceso al proveedor de servicios de fax. Al enviar un fax desde un programa de Office, este paquete de registro se anexa al documento.

También puede usar el servicio de fax para calcular el precio de un fax sin enviar realmente el fax. Si decide calcular el precio de un fax, Outlook 2010 usa una conexión cifrada para enviarle el token de registro, el número de teléfono al que se va a enviar el fax y el número de páginas del fax al proveedor de servicios de fax. Microsoft no recibe ni almacena esta información.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 proporciona sitios de área de trabajo compartidos basados en web donde puede colaborar en documentos o reuniones.

Cuando se obtiene acceso a un sitio de SharePoint, ya sea mediante el explorador Web o cualquier programa de Office, el sitio guarda las cookies en el equipo si tiene permisos para crear un nuevo subsitio en ese sitio. Estas cookies constituyen una lista de sitios para los que dispone de permisos. Esta lista la usan varios programas de Office para proporcionarle acceso rápido a los sitios que ha visitado antes.

Microsoft no tiene acceso a la lista de sitios visitados y no se expone a Internet, a menos que decida que la lista esté disponible de forma más amplia.

SharePoint Foundation también guarda una lista de los cinco sitios de área de reuniones que ha usado más recientemente en el registro de su sistema. La entrada del registro contiene el nombre del sitio y la dirección URL de cada uno de estos cinco sitios, el identificador de idioma de la plantilla, el identificador de la plantilla, el nombre de la plantilla y el nombre del organizador de la reunión. Esto le permite realizar un seguimiento sencillo de los sitios que usa con más frecuencia.

En SharePoint Foundation, al crear un nuevo sitio web o una lista, o al agregar o invitar a personas a un sitio web o lista existente, el sitio guarda lo siguiente para cada usuario, entre los que se incluyen:

  • Nombre completo

  • Dirección de correo electrónico

Se agrega un identificador de usuario a cada elemento que usted o los demás usuarios del sitio agregan o modifican en el sitio. Como en todo el contenido del sitio de SharePoint, solo los administradores y miembros del sitio deben tener acceso a esta información.

Todos los elementos del sitio de SharePoint incluyen dos campos: creado por y modificado por. El campo creado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que creó originalmente el elemento y la fecha en la que se creó. El campo modificado por se rellena con el nombre de usuario de la persona que modificó por última vez el documento de Outlook 2010 y la fecha en que se modificó por última vez.

Los administradores de los servidores donde se hospedan los sitios de SharePoint tienen acceso a algunos datos de estos sitios, que se usa para analizar los patrones de uso del sitio y mejorar el porcentaje de tiempo que el sitio está disponible. Estos datos solo están disponibles para los administradores del servidor y no se comparten con Microsoft, a menos que Microsoft albergue el sitio de SharePoint. Los datos que se han capturado específicamente incluyen los nombres, las direcciones de correo electrónico y los permisos de todos los usuarios con acceso al sitio.

Todos los usuarios con acceso a un sitio en particular de SharePoint pueden buscar y ver todo el contenido disponible en ese sitio.

Auditoría

Microsoft SharePoint Foundation 2010 ofrece características de auditoría que permiten a los administradores mantener una pista de auditoría confiable del modo en que los usuarios trabajan con un determinado contenido.

Cuando los administradores de SharePoint Foundation habilitan la característica de auditoría, el servidor registra automáticamente en la base de datos de contenido de SharePoint determinadas acciones realizadas por el usuario. Estas acciones incluyen ver, editar, proteger y desproteger. Para cada acción grabada, el servidor registra información identificativa sobre el archivo, la acción y el identificador de SharePoint del usuario. No se envía a Microsoft ningún dato como parte de esta característica.

Esta característica está desactivada de forma predeterminada y solo está disponible para los administradores de los sitios de SharePoint donde se almacena el contenido.

Mensajería instantánea y notificaciones

Outlook 2010 le ofrece la posibilidad de enviar mensajes instantáneos desde el propio programa y le proporciona la posibilidad de recibir alertas cuando se conectan usuarios o cuando se realizan determinados cambios en las áreas de trabajo o los documentos compartidos.

Outlook 2010 puede usar un cliente de mensajería instantánea para proporcionarle la posibilidad de ver la presencia en línea de otras personas y enviarles mensajes. Outlook 2010 incluye un control Web que permite mostrar la presencia de mensajería instantánea en una página web. Tanto las páginas de Microsoft SharePoint Foundation 2010 como las páginas de Microsoft SharePoint Server 2010 usan este control. Ninguno de estos tipos de páginas transmite los datos de presencia de vuelta al servidor Web. Este control Web se puede usar para transmitir datos de presencia desde el programa de mensajería instantánea al servidor Web. De forma predeterminada, los datos de presencia solo se pueden enviar a sitios de intranet, sitios de confianza y sitios en el equipo local.

Grabar macros

La grabación de macros permite grabar una secuencia de acciones para que pueda reproducir las acciones más adelante. Si decide grabar una macro, su nombre de usuario se guarda como un Comentario en el código cuando se crea inicialmente la macro. Puede quitar manualmente su nombre de usuario de esta ubicación.

Características de Outlook

Como administrador de información personal, Outlook 2010 almacena el correo electrónico, las citas, las entradas de la libreta de direcciones y los contactos, las tareas, las notas que realice con las notas de Outlook y todas las entradas del diario guardadas en el diario de Outlook.

De forma predeterminada, toda esta información se guarda en su equipo personal y solo usted puede acceder a ella. Sin embargo, puede optar por compartir esta información con otros usuarios de una de las siguientes formas:

  • Puede enviar un mensaje de correo electrónico o una convocatoria de reunión.

  • Puede enviar o compartir un contacto o una tarea. Si envía o comparte un contacto con alguien, toda la información que haya almacenado en ese contacto se comparte con la otra persona.

  • Puede compartir información del calendario con otras personas de la empresa o con otras personas en otras redes que puedan comunicarse con el sistema de calendario de su empresa, por ejemplo, con usuarios federados de Microsoft Exchange Server o Windows. Cuentas de Live ID. Puede elegir con quién desea compartir el calendario y la cantidad de información de su calendario para compartir. Puede dejar de compartir el calendario en cualquier momento.

  • Puede enviar un mensaje de correo electrónico cifrado con una firma digital. Si firma digitalmente un mensaje, esa firma se almacena con el mensaje. La firma digital contiene un certificado digital, que puede incluir una dirección de correo electrónico. Si está usando Exchange Server, también puede publicar claves públicas en ese equipo con Exchange Server.

Integración de Outlook con Exchange Server

Cuando trabaja con un servidor que usa Microsoft Exchange Server, Outlook 2010 recopila determinadas estadísticas de rendimiento acerca de las llamadas a procedimientos remotos que Outlook ha enviado a ese servidor. El propósito de esta característica es permitir que los administradores de Exchange Server determinen el rendimiento de los servidores.

Una llamada a procedimiento remoto es una llamada de Outlook 2010 al servidor de Exchange, que pide al servidor de Exchange que realice una tarea y devuelva los resultados a Outlook. Por ejemplo, Outlook 2010 emite una llamada a procedimiento remoto a un servidor de Exchange cuando pide al servidor de Exchange que entregue el nuevo mensaje de correo electrónico.

Outlook 2010 recopila estadísticas sobre el número de llamadas a procedimiento remoto que se realizan, el número de llamadas correctas y erróneas, el número de llamadas a procedimientos remotos canceladas y la cantidad de tiempo que se ha realizado cada llamada a procedimiento remoto. Estos datos se guardan en un archivo denominado registro de eventos. No se guarda información personal en estos registros. De forma predeterminada, los registros solo están disponibles en el equipo del usuario, pero un administrador de red puede poner este registro a disposición de un administrador de Exchange Server.

Configuración automática de la cuenta

Outlook 2010 le proporciona una opción para configurar automáticamente el buzón de Outlook para enviar y recibir mensajes de correo electrónico desde un servidor. Para configurar automáticamente su cuenta, debe proporcionar su nombre de usuario, contraseña y dirección de correo electrónico en el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta de correo electrónico durante la primera ejecución. Para modificar estos valores, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en configuración de la cuenta.

  3. Haga clic en configuración de la cuentay, a continuación, seleccione la cuenta que quiere cambiar.

De forma predeterminada, el nombre de usuario y la contraseña se envían por Internet a un servidor en el nombre de dominio de la dirección de correo electrónico que proporcione. Como alternativa, puede elegir configurar la configuración del servidor de correo electrónico manualmente haciendo clic en la opción configurar manualmente las opciones del servidor en el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta de correo electrónico durante la primera ejecución. Para modificar estos valores, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en configuración de la cuenta.

  3. Haga clic en configuración de la cuentay, a continuación, seleccione la cuenta que quiere cambiar.

Enviar y realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico

Outlook 2010 le proporciona una opción para aplicar marcas de seguimiento (al redactar un mensaje nuevo, haga clic en seguimiento en la cinta de opciones) en sus mensajes de correo electrónico. Estas marcas se usan para realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico que se han enviado y recibido y seguir en ellos. Los datos de la bandera se almacenan como parte del mensaje de correo electrónico y, en algunos casos, pueden estar disponibles para otras personas a las que reenviaron el mensaje. De forma predeterminada, un servidor de Microsoft Exchange quita los datos de la marca antes de enviar el mensaje al destinatario.

Información sobre administración de derechos

Information Rights Management (IRM) le permite conceder a determinados usuarios o grupos el derecho de acceder y modificar un elemento. A pesar de algunas similitudes, IRM no es lo mismo que la protección de un documento. IRM le permite establecer permisos en todo el elemento para acciones específicas, como imprimir el elemento o reenviarlo a otras personas, así como para leer o editar el elemento.

Al almacenar un elemento con IRM habilitado, Outlook 2010 guarda en el elemento una lista de todos los usuarios que tienen derechos para ese elemento y cuáles son sus permisos. Esta información se cifra para que solo los propietarios del elemento puedan acceder a esta información.

Además, los elementos con IRM habilitado contienen licencias de contenido. Una licencia de contenido contiene una dirección de correo electrónico, permisos e información de autenticación. Cada vez que un usuario intenta abrir un elemento con IRM habilitado, Outlook 2010 comprueba las licencias de contenido guardadas en el elemento con la identidad del usuario. Si el usuario nunca ha abierto el documento, Outlook 2010 se pone en contacto con un servidor de IRM, comprueba la identidad del usuario, descarga una nueva licencia de contenido para el usuario (siempre que el usuario tenga los derechos necesarios) y guarda esa licencia de contenido en el elemento.

Los propietarios de elementos tienen la opción de evitar guardar licencias de contenido en el elemento. Sin embargo, si esta licencia de contenido no se guarda en el elemento, Outlook 2010 debe ponerse en contacto con el servidor de IRM cada vez que se abra el elemento. Si Outlook 2010 no está conectado a una red o no puede ponerse en contacto con el servidor de IRM, el elemento no se puede abrir.

Complemento de compañeros de SharePoint Server

El complemento de importación de compañeros de Microsoft SharePoint Server ayuda a descubrir los colegas y los asuntos que normalmente trata en Outlook 2010 y los lista en su sitio de confianza de Microsoft SharePoint Server 2010. Para generar una lista de los posibles compañeros, el complemento examina la carpeta de correo electrónico elementos enviados para buscar nombres y palabras clave junto con la frecuencia de esos nombres y palabras clave. La lista se actualiza periódicamente y se almacena en el perfil del usuario en el equipo local. A la lista de posibles compañeros se accede desde la página Agregar compañeros de mi sitio, donde puede elegir los compañeros que quiere agregar a su mi sitio de confianza. Este complemento se activa de forma predeterminada al instalar Outlook 2010. Puede elegir desactivar el complemento de compañeros de SharePoint e impedir que el complemento examine la carpeta de correo electrónico de los elementos enviados , así como la carga de información en mi sitio de la siguiente manera:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.

  3. Haga clic en Avanzadas.

  4. En otros, desactive la casilla permitir el análisis de los correos electrónicos enviados para identificar a quiénes suele enviar mensajes y los asuntos que normalmente trata, y cargar esta información en la casilla mi sitio en Microsoft SharePoint Server .

Compartir información entre varias cuentas

Puede obtener acceso a varias cuentas con Outlook 2010. Por ejemplo, puede usar Outlook 2010 para tener acceso a varias cuentas de Microsoft Exchange o a sus cuentas de Windows Live Hotmail con Outlook Connector. De forma predeterminada, estas cuentas almacenan sus datos por separado, pero comparten algún tipo de información de configuración, como la configuración almacenada en las opciones de Outlook. Además, los datos que se almacenan por separado pueden combinarse en una vista en Outlook 2010, por ejemplo, la lista de contactos a la que se envían los mensajes de correo electrónico a menudo se almacenan por separado pero se visualizan en una lista.

Puede impedir que Outlook 2010 comparta cualquier información entre cuentas configurando un perfil de Outlook para cada cuenta a la que tiene acceso.

Servicio móvil de Outlook

El servicio móvil de Outlook (OMS) le permite enviar mensajes SMS o servicio de mensajería multimedia (MMS) a través de Internet mediante Outlook 2010. Si usa Outlook 2010 con una cuenta de Microsoft Exchange 2010 que admite mensajería SMS/MMS, los mensajes se envían a través de la cuenta de Exchange. Si usa Outlook 2010 sin una cuenta de Exchange o si el servidor de Exchange no admite SMS/MMS, debe registrarse con un proveedor de servicios de terceros para enviar mensajes SMS y MMS. Microsoft no recopila datos de esta característica. Tu proveedor de servicios procesa los mensajes SMS y MMS y los envía a través de Internet en tu nombre. Microsoft no se responsabiliza de las directivas o prácticas de privacidad de los proveedores de servicios SMS o MMS de terceros.

Durante el proceso de configuración de la cuenta de OMS, puede ver una lista de los proveedores de servicios que admiten el protocolo OMS y ofrecer el servicio de mensajería en su región. Después de elegir un proveedor de servicios, se le dirigirá al sitio web del proveedor de servicios para completar la configuración de su cuenta de OMS. La mayoría de los proveedores de servicios SMS y MMS ofrecen sus servicios por una tarifa, y tratan toda la información de facturación.

Outlook 2010 almacena la dirección del servicio web para su proveedor de servicio SMS o MMS que se usa para enviar mensajes de OMS. Outlook también puede almacenar su nombre de usuario y contraseña para el proveedor de servicios que se usa para conectarse al servicio. Al usar las características de OMS en Outlook 2010, los mensajes (SMS y MMS) se envían por Internet a la dirección del servicio Web que proporciona el proveedor de servicios con el nombre de usuario y la contraseña para su identificación, a través de una conexión de capa de sockets seguros (SSL). Los mensajes salientes (SMS y MMS) se almacenan en la carpeta elementos enviados de Outlook 2010.

Outlook Social Connector

Outlook Social Connector le permite instalar complementos para conectarse a redes sociales. De forma predeterminada, Outlook le permite conectarse a características de redes sociales en Microsoft SharePoint Server 2010. Puede usar Outlook Social Connector para:

  • Guarde su nombre de usuario y contraseña para conectarse más fácilmente a las redes sociales. Si guarda su nombre de usuario y contraseña, se almacenan en el equipo.

  • Sincronizar automáticamente contactos entre Outlook y las redes sociales. Para deshabilitar la sincronización de contactos de redes sociales en Outlook, haga lo siguiente:

    1. En la pestaña Ver , en el grupo Panel de personas , haga clic en configuración de la cuenta.

    2. Haga clic en la red social que desee cambiar y, a continuación, haga clic en cambiar.

    3. En el cuadro de diálogo configuración de la red social que ha seleccionado, haga clic en Opciones.

    4. Desactive la casilla de verificación descargar contactos de la red social .

  • Ver fuentes de actividades en Outlook y almacenarlas en Outlook para verlas sin conexión. De forma predeterminada, puede ver los elementos de la actualización de noticias en el modo sin conexión durante 30 días. Puede cambiar la cantidad de tiempo que se conservan los elementos para verlos sin conexión y eliminar los elementos de actividad de la siguiente manera:

    1. En la pestaña Ver , en el grupo Panel de personas , haga clic en configuración de la cuenta.

    2. Haga clic en Configuración.

    3. Desactive la casilla eliminar automáticamente los elementos de actividad de la carpeta de fuentes después de: 30 días o cambie el número de días a un valor distinto de 30.

Principio de página

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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