Agregar tareas a su proyecto

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Uno de los primeros pasos para administrar un proyecto consiste en agregar las tareas que finalizan su proyecto. Su lista de tareas puede ser tan simple como una lista de comprobación de cosas que hay que hacer o puede estar más relacionada con fechas de inicio y finalización, otras tareas y otra información de tareas asociadas. Una simple lista de comprobación de tareas y una lista de tareas programada usan la misma lista en su sitio, así que puede comenzar con una simple lista de comprobación y luego agregar detalles a las tareas más adelante para convertirla en una lista de tareas programada.

Agregar una simple lista de comprobación de tareas

Si recién comienza con la planeación de su proyecto o si no prevé que este proyecto sea particularmente complicado, una simple lista de comprobación de tareas puede ser suficiente para que administre su proyecto de forma efectiva. Su lista de comprobación puede incluir fechas de vencimiento para las tareas de su proyecto y asignaciones para miembros del equipo del proyecto.

Para agregar una simple lista de comprobación de tareas:

  1. En el Inicio rápido de su sitio, haga clic en Tareas.

  2. En la página Tareas, haga clic en Editar.

  3. En la columna Nombre de la tarea, escriba un nombre para cada tarea que hay que completar en su proyecto. Presione Entrar para ir a la siguiente línea tras agregar una tarea.

Sugerencia:  ¿Desea agregar una nueva tarea entre dos tareas que ya están en la lista? Haga clic en el espacio a la izquierda de la casilla de una tarea existente y luego presione Insertar. Se agrega una nueva fila arriba de la tarea existente que ha seleccionado. También puede hacer clic en Insertar en el grupo Jerarquía de la pestaña Tareas.

  1. En la columna Fecha de vencimiento, escriba o seleccione una fecha para indicar cuándo debería estar completada cada tarea de la lista. Si no está seguro de cuándo tiene que estar completada una tarea, deje esta columna en blanco para esa tarea.

  2. En la columna Asignada a, escriba o seleccione el nombre de cada persona que va a trabajar en cada tarea de la lista.

    Sugerencia:  Como procedimiento recomendado, se aconseja tener una sola persona asignada a cada tarea. En caso de que necesite asignar más de una persona, podrían surgir problemas a la hora de marcar las tareas como completas. Si Ana acaba su trabajo con la tarea, tiene sentido que la marque como completa en su página Mis tareas. Sin embargo, esto haría que se marcara como completa para todos los que tengan la tarea asignada, no solo para Ana, y puede que alguien todavía necesite trabajar en dicha tarea. Si, aún así, decide asignar más de una persona a una tarea, puede separar los nombres con un punto y coma (;).

  3. Cuando haya terminado de agregar su simple lista de comprobación de tareas, haga clic en Detener.

Otra forma rápida de agregar una simple lista de comprobación de tareas es pegando una lista de una hoja de cálculo de Excel. Mientras las columnas que use en la hoja de cálculo se alineen con las columnas que se ven en la página Tareas, simplemente puede hacer clic en la lista de tareas y pegar los datos de su hoja de cálculo. Los nombres se ligarán a cuentas, de ser posible, en la columna Asignada a.

Cuando trabaje en su proyecto, podrá seleccionar la casilla junto al nombre de cada tarea cuando la tarea esté completada.

Si considera que necesita más control sobre las tareas de su lista de comprobación simple, puede usar los pasos de la próxima sección para agregar detalles a sus tareas, para hacer una lista programada más robusta.

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Agregar una lista de tareas programada

Si su proyecto es algo complejo, puede considerar que una lista de tareas programada lo ayudará a realizar un seguimiento del trabajo de una forma más manejable.

Para agregar una lista de tareas programada:

  1. En el Inicio rápido de su sitio, haga clic en Tareas.

  2. En la página Tareas, haga clic en Nueva tarea. O bien, en la pestaña Tareas de la cinta, haga clic en Nuevo elemento.

    Nota:  Si inicialmente creó una simple lista de comprobación de tareas, pero el proyecto se volvió más complicado, puede agregar más detalles a sus tareas existentes de manera fácil. Para seleccionar una tarea, haga clic en el espacio a la izquierda de su casilla y luego, en la pestaña Tareas de la cinta, haga clic en Editar elemento. Esto abre la tarea para que pueda agregar más detalles de la programación.

  3. Escriba un nombre para su tarea en el cuadro Nombre de la tarea.

  4. Escriba o seleccione una fecha de inicio y finalización de su tarea en los cuadros Fecha de inicio y Fecha de vencimiento. Si no está seguro de ninguna de las fechas, deje esta información por ahora. Siempre podrá regresar más tarde y agregar información editando la tarea.

  5. Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona que desea que trabaje en la tarea en el cuadro Asignada a.

    Sugerencia:  Como procedimiento recomendado, se aconseja tener una sola persona asignada a cada tarea. En caso de que necesite asignar más de una persona, podrían surgir problemas a la hora de marcar las tareas como completas. Si Ana acaba su trabajo con la tarea, tiene sentido que la marque como completa en su página Mis tareas. Sin embargo, esto haría que se marcara como completa para todos los que tengan la tarea asignada, no solo para Ana, y puede que alguien todavía necesite trabajar en dicha tarea. Si, aún así, decide asignar más de una persona a una tarea, puede separar los nombres con un punto y coma (;).

  6. Si el trabajo de la tarea ya ha comenzado, escriba el porcentaje en el cuadro % Completado, para indicar aproximadamente cuánto trabajo se ha hecho y qué queda por hacer.

    Sugerencia:  Este es un buen campo para que los miembros del equipo de su proyecto actualicen regularmente. Puede ayudarlo a entender cómo progresa el trabajo en su proyecto y si su proyecto está encaminado para finalizarse a tiempo.

  7. Escriba una breve descripción de la tarea en el cuadro Descripción, si desea proporcionar más detalles sobre el trabajo necesario. Esto puede ser útil para ejecutivos u otros participantes que intentan entender el proyecto.

  8. Use los cuadros y botones junto a Predecesoras para indicar qué tareas de su proyecto hay que completar antes de comenzar la tarea actual.

    Por ejemplo, digamos que crea una tarea llamada “Publicar comunicado de prensa”, que no puede comenzar hasta que la tarea “Escribir comunicado de prensa” esté completada. Seleccione la tarea “Escribir comunicado de prensa” del cuadro de la izquierda y luego haga clic en Agregar para moverla al cuadro de la derecha. Esto indica que la tarea “Escribir comunicado de prensa” es predecesora de (es decir, precede a) la tarea “Publicar comunicado de prensa”.

  9. Seleccione el nivel de prioridad apropiado de la lista Prioridad.

  10. Seleccione el nivel de estado apropiado de la lista Estado de la tarea.

    Sugerencia:  Este es otro campo útil para que los miembros del equipo del proyecto actualicen regularmente. Puede ayudarlo a controlar los bloqueos de trabajo, las demoras de la programación y otros problemas críticos de la programación.

  11. Haga clic en Guardar.

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Trabajar con su lista de tareas

Cuando trabaja con su lista de tareas, aquellas con la fecha de vencimiento en rojo están retrasadas. Una vez que marque una tarea retrasada como completada seleccionando la casilla junto a la tarea, la fecha de vencimiento dejará de aparecer como texto rojo.

Además, puede cambiar entre las distintas vistas de la lista de tareas, haga clic en los vínculos de vista encima de la lista. Puede elegir entre Todas las tareas, calendario, completado, diagrama de Gantt, Límite de tareas, Mis tareas y próximas, o puede modificar una vista existente o crear su propia vista de la lista de tareas. Si la vista que desea usar no aparece encima de la lista de tareas, haga clic en haga clic en para ver opciones adicionales (...) junto a los vínculos de la vista y seleccione la vista que desea usar. Para obtener más información sobre cómo crear su propia vista, vea crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Después de agregar tareas detalladas a su proyecto, tal vez desee:

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