Agregar invitados a grupos de Office 365

El acceso de invitados en Grupos de Office 365 le permite a usted y a su equipo colaborar con personas de fuera de su organización al otorgarles acceso a conversaciones de grupo, archivos, invitaciones a calendarios y el Bloc de notas de grupo. Se puede conceder acceso a un invitado, por ejemplo, un partner, proveedor, distribuidor o consultor, por cualquier propietario del grupo.

Cómo funciona

Las personas que usan Grupos de Office 365 pueden usar Outlook en la Web o Outlook 2016 para agregar y administrar los invitados en sus grupos de Office 365. Los invitados pueden tener cualquier dirección de correo electrónico y su cuenta de correo electrónico puede ser una cuenta profesional, personal o educativa.

Nota: El acceso de invitados está configurado por el administrador de ti.

  • Paso 1    El propietario de un grupo agrega un invitado al grupo o un invitado lo nombra un miembro del grupo. El propietario del grupo aprueba a los nominados.

  • Paso 2    El propietario del grupo es informado del contenido y los recursos a los que el invitado puede acceder dentro del grupo. Una combinación de texto e iconos proporciona a todos los miembros del grupo una clara indicación de la participación de los invitados.

  • Paso 3    El invitado recibe un correo electrónico de bienvenida y puede participar en conversaciones de grupo, recibir y responder invitaciones de calendario y acceder a los archivos del grupo.

  • Paso 4    Los invitados pueden abandonar el grupo en cualquier momento a través de un vínculo en el pie de página de todos los mensajes de correo electrónico del grupo y las invitaciones del calendario.

Los administradores pueden administrar los invitados y su acceso a los recursos de grupo de Office 365 mediante PowerShell. Para obtener instrucciones, consulte administrar el acceso de invitados en los grupos de Office 365 .

Cuando se invita a un invitado a unirse a un grupo, recibe un mensaje de correo electrónico de bienvenida que incluye un poco de información sobre el grupo y lo que pueden esperar ahora que es miembro. El mensaje también incluye un conjunto de vínculos que le ayudarán a comenzar y a conectarse a los recursos del grupo.

Imagen del mensaje de bienvenida para los invitados del grupo

Todas las interacciones del miembro invitado se realizan a través de su bandeja de entrada de correo electrónico. No pueden acceder al sitio del grupo, pero pueden recibir invitaciones del calendario, participar en conversaciones de correo electrónico y, si el administrador activó la configuración, podrá abrir archivos compartidos con un vínculo o datos adjuntos.

Todos los mensajes de correo electrónico del grupo y las invitaciones del calendario que reciba el invitado incluirán un aviso para usar responder a todos en las respuestas al grupo, junto con los vínculos para ver archivos de grupo y abandonar el grupo. Aquí tenemos un ejemplo:

Todos los mensajes de correo electrónico que el invitado reciba de los miembros del grupo tendrán un pie de página con instrucciones y vínculos

La siguiente tabla es un resumen de qué pueden hacer los invitados y qué no.

Característica

¿El usuario invitado tiene permiso?

Crear un grupo

No

Agregar miembros al grupo y quitarlos

No

Eliminar un grupo

No

Unirse a un grupo

Sí, mediante invitación

Iniciar una conversación

Responder a una conversación

Buscar una conversación

@mencionar a un miembro del grupo

No

Anclar un grupo o marcarlo como favorito

No

Eliminar una conversación

Agregar "Me gusta" a mensajes

No

Administrar reuniones

No

Ver el calendario del grupo

No

Modificar eventos del calendario

No

Agregar un calendario de grupo a un calendario personal

No

Ver y editar los archivos de grupo

Sí, si el administrador de inquilinos lo ha habilitado

Obtener acceso al bloc de notas de OneNote del grupo

Sí, obtener acceso desde el correo electrónico de bienvenida

Explorar grupos

No

Preguntas más frecuentes

Un invitado es un usuario que no es un empleado, un estudiante ni un miembro de su organización. No tienen una cuenta profesional o educativa dentro de su organización.

No. Solo se puede agregar como invitados a personas que sean externas a la organización, como asociados o consultores. Puede invitar a personas que pertenecen a la organización para que se unan como miembros habituales del grupo.

Sí. Los contactos de correo externo son los contactos que aparecen en la lista global de direcciones de organization's's. Un ejemplo de este tipo de contacto es una empresa proveedora que proporciona servicios a su organización de forma periódica.

El administrador debe activar la característica de invitado antes de que puedas añadir invitados. Cuando vea el mensaje para ponerse en contacto con el administrador, es posible que la característica invitado aún no se haya activado. Para obtener más información, vea administrar el acceso de invitados en Office 365 grupos .

Los miembros de invitados no pueden ver los mensajes que están protegidos con Information Rights Management (IRM).

Es posible que reciba un informe de no entrega cuando responda a un mensaje de grupo con una dirección de correo electrónico diferente de la que usó cuando se unió o se agregó al grupo. Por ejemplo, si se unió al grupo como seanc@contoso.com pero intenta responder a un mensaje de grupo de su Bandeja de entrada desde seanc@service.contoso.com, recibirá un informe de no entrega.

No. Solo puede compartir archivos de grupo de Office 365 con los invitados que han sido invitados a participar en el grupo.

Los datos adjuntos modernos se encuentran en un archivo almacenado en OneDrive para la Empresa. Un vínculo va a todos los destinatarios. Puesto que el archivo se almacena en la nube, todos los destinatarios pueden leerlo y editarlo sin tener que conciliar copias individuales. 

En un grupo de Office 365, los datos adjuntos modernos solo se comparten con miembros del grupo. Cuando un mensaje con datos adjuntos modernos se desvía a un miembro invitado del grupo, podrá acceder a él después de iniciar sesión con un nombre de usuario y una contraseña. Si el mensaje se desvía a alguien que no sea miembro del grupo, esa persona no podrá abrir el archivo adjunto.

Es posible que los invitados no reciban las conversaciones del grupo por varias razones. Consulte Los usuarios invitados no reciben una conversación de grupo para obtener información.

¿Cómo pueden los invitados comprobar y administrar sus datos personales recopilados por la organización?

Los invitados pueden averiguar qué datos personales de sus organizaciones conservan y cómo solicitar que se eliminen todas o algunas de ellas seleccionando el vínculo declaración de privacidad de la organización en la parte inferior del correo electrónico de bienvenida que han recibido.

Pie de página de mensaje de bienvenida invitado de grupos de Office 365

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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