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Agregar códigos de barras postales a las etiquetas o sobres en Publisher

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

El servicio Postal de Estados Unidos (USPS) desarrollado el código de barras de punto de entrega (DPBC) para automatizar la clasificación de la correspondencia a más de 100 millones de puntos de entrega únicos en los Estados Unidos. Cuando agregue códigos de barras postales a todos los sobres o etiquetas de su correo, puede optar a un descuento de automatización.

Etiqueta de dirección con código de barras

Requisitos de código de barras postal

Antes de agregar códigos de barras postales a las etiquetas y sobres, debe tener una fuente de código de barras postal instalada en su equipo. Puede obtener fuentes de código de barras de una gran variedad de compañías. Para buscar una empresa que ofrece fuentes de código de barras, busque "código de barras fuente" o "código de barras" en línea.

Lea detenidamente la documentación que se incluye con la fuente de código de barras que compra. La documentación debe indicar exactamente qué caracteres y los números que debe escribir para crear un código de barras válido, así como el tamaño de fuente para usar para satisfacer los requisitos del USPS, cómo crear long barras ese marco principio y al final de código de barras y mucho más.

Directrices de USPS para códigos de barras postales varían según el tipo de distribución de correo (letra, mensaje de respuesta, periódicos y así sucesivamente). Asegúrese de comprobar las instrucciones para los requisitos que se relacionan con el uso específico. Tarifas de correo masivas requieren que siga determinada tratamiento y procedimientos de correo. Además, el USPS periódicamente cambia la forma en calcula los códigos de barras postales. Para ello, asegúrese de trabajar con su oficina de correos local.

Agregar códigos de barras a etiquetas o sobres del mismo modo que agregar nombres y direcciones, preparar un origen de datos y utilizando la combinación de correspondencia.

El origen de datos es la lista de destinatarios de Microsoft Office Publisher, tabla de base de datos de Microsoft Office Access, hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, lista de contactos de Microsoft Office Outlook u otro archivo estructurado donde haya almacenado los nombres y direcciones ¿desea combinar en las etiquetas o sobres.

Debe crear una columna de código de barras en ese origen de datos. Cada fila de la columna de código de barras debe contener una combinación de caracteres y números que va a imprimir en una fuente de código de barras postal como las dos barras largas que el código de barras, de marco la postal + 4 código, la entrega de puntos de código y el carácter de corrección.

Hoja de cálculo de Excel que contiene la columna Código de barras

1. cada columna en un origen de datos representa una categoría de información. Puede agregar la información específica guardada en cada fila de una columna para los sobres y etiquetas impresas insertando un marcador de posición de columna (también denominado un campo de datos) en la etiqueta inicial o la publicación de sobres.

2. los caracteres y los números de esta celda definen el código de barras postal para la dirección que se encuentra en la misma fila. En este ejemplo, los paréntesis representan las barras largas que el código de barras del marco. Consulte la documentación que se incluye con la fuente de códigos de barras postales para averiguar qué caracteres debe utilizar.

3. la información de cada fila corresponde a la información que desee que aparezca en una etiqueta o un sobre.

Agregar códigos de barras a un origen de datos

Si todavía no tiene una lista de distribución de correo que puede usar como origen de datos, debe crear uno. Para obtener información sobre cómo crear listas de distribución de correo, vea sugerencias para listas de distribución.

Si ya tiene una lista de distribución de correo, debe agregar los números de código de barras a cada registro. Puede escribir estos números en una columna de origen de datos que planea usar para la combinación de correspondencia.

Si ha creado el origen de datos en Publisher, puede usar el siguiente procedimiento para actualizar el origen de datos. Si ha creado el origen de datos en Access, Excel, Outlook u otro programa, mejor puede actualizar el origen de datos en el mismo programa que usó para crearlo. También puede editar un origen de datos creado en cualquiera de estos programas después de conectarse a la lista de destinatarios durante una combinación de correspondencia en Publisher.

Actualizar el origen de datos

  1. En Publisher, haga clic en envíos > Seleccionar destinatarios > utilizar una lista existente.

  2. Seleccione el origen de datos que desea editar y, a continuación, haga clic en Abrir.

  3. En el cuadro de diálogo Modificar origen de datos, haga clic en Personalizar columnas.

  4. En el cuadro de diálogo Personalizar lista de direcciones, haga clic en Agregar.

  5. En el cuadro de diálogo Agregar campo, escriba un campo Nombre (o encabezado de columna), por ejemplo, código de barras, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar nuevamente.

  6. En el cuadro de diálogo Modificar origen de datos, haga clic en la primera celda de la nueva columna donde desee introducir los datos.

  7. Escriba un código de barras y, a continuación, presione la tecla flecha abajo para desplazarse a la fila situada debajo.

  8. Repita hasta que haya enumerado todos los códigos de barras que se va a utilizar.

  9. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar el archivo.

    Nota: Incluso si tiene una columna de código de barras en el origen de datos, todavía deberá una columna distinta de código Postal si desea que los códigos postales y otros códigos postales aparezca en la dirección en imprima las etiquetas o sobres.

Después de configura su origen de datos, ya está listo para abrir la publicación de etiquetas o sobres. Si ya tiene una publicación que utiliza para la correspondencia en el pasado, simplemente puede abrir publicación. Si está empezando desde cero, abra una publicación que coincida con el tamaño de los sobres o etiquetas en la que desea imprimir los nombres, direcciones y códigos de barras. Si va a imprimir etiquetas, Nota el número de producto, como 5160 o L7163, asociado con el paquete de etiquetas que ha adquirido. Necesitará este número para abrir la publicación de la derecha.

Abrir una publicación existente

  1. En Publisher, haga clic en archivo > Abrir.

  2. Busque y abra la publicación de etiquetas o sobres que desee.

Empezar desde cero con sobres

  • En la lista de publicaciones, siga uno de estos procedimientos:

    • Para empezar con un sobre prediseñado, escriba Sobres en el cuadro Buscar plantillas en línea, haga doble clic en una plantilla y, a continuación, personalizarlo realizando los cambios que desee.

    • Para empezar con un sobre en blanco, haga clic en Más tamaños de página en blanco y, en Tipo de publicaciones, haga clic en Sobres.

Empezar desde cero con etiquetas

Muchas publicaciones se pueden configurar para imprimir en productos de etiquetas de un fabricante específico. Por ejemplo, puede diseñar etiquetas utilizando uno de los diseños de Publisher y, a continuación, imprimir la publicación en papel de las etiquetas de un fabricante específico, como Avery, NCR o Printec.

  1. En Publisher, haga clic en Más tamaños de página en blanco y, en Tipo de publicaciones, haga clic en Etiquetas postales, Etiquetas de medios u Otras etiquetas.

  2. Busque el nombre del fabricante de las etiquetas y expandir la lista.

  3. Desplácese por las publicaciones de etiquetas y haga doble clic en el número de producto o el tamaño que coincida con las de su paquete de etiquetas.

    Si no ve un número de publicación que coincida exactamente con el número en el paquete, busque el paquete y la información de las etiquetas. Pueden aparecer otros números de producto que están disponibles en Publisher que son equivalentes en tamaño y diseño a las etiquetas del paquete adquirido. Por ejemplo, para imprimir en Avery 8163, puede seleccionar Avery 8463, 8663, 15163 o 18163 en Publisher.

Con la publicación de etiquetas o sobres abierta, que está listo para conectarse a un origen de datos, que es un archivo que contiene los nombres, direcciones y códigos de barras que desee agregar. Después de crear la conexión, estará listo para agregar marcadores de posición (campos de combinación de correspondencia) a la publicación inicial para indicar dónde aparecerá la dirección y el código de barras en imprima las etiquetas o sobres.

Si desea combinar imágenes en las páginas de publicación, para agregar un logotipo, por ejemplo, el origen de datos debe incluir nombres de archivo o rutas de acceso para los archivos de imagen que desea combinar. No incluya la reales imágenes o imágenes en el origen de datos.

Conectarse al origen de datos

  1. Haga clic en envíos > combinación de correspondencia > Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

  2. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en Crear lista de destinatarios, haga clic en utilizar una lista existente y, a continuación, haga clic en siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el origen de datos que contiene los códigos de barras.

    De forma predeterminada, Microsoft Publisher almacena los orígenes de datos en la carpeta Mis orígenes de datos. Debe examinar para buscar el origen de datos.

  4. Haga clic en Abrir.

    Según el tipo de origen de datos que seleccione, otros cuadros de diálogo pueden aparecer solicita información específica. Por ejemplo, si el origen de datos es un libro de Microsoft Office Excel que contiene información en varias hojas de cálculo, debe seleccionar la hoja de cálculo que contiene la información que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia permite filtrar u ordenar las entradas en el archivo de datos. Por ejemplo, es recomendable hacer una distribución únicamente para clientes de una ciudad determinada. Si no desea filtrar u ordenar la información, haga clic en Aceptar. Si desea filtrar u ordenar la información, puede hacer algunas o todas las acciones siguientes antes de hacer clic en Aceptar.

    • Si no desea que la información en una fila concreta aparezca en una etiqueta o sobre, haga clic en la casilla de verificación al principio de la fila para desactivarla.

    • Para ordenar las filas según el orden ascendente o descendente de la información en una columna en particular, haga clic en el encabezado de columna.

    • Para reducir la lista de filas según determinados criterios, haga clic en la flecha situada junto a un encabezado de columna.

      Nota: Si utiliza un archivo de contactos de Outlook como origen de datos y códigos de barras almacenados en uno de los campos de usuario (por ejemplo, el campo de usuario 1 ), tendrá que desplazarse mucho hacia la derecha en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para ver ese campo. Puede cambiar la posición de un campo en el cuadro de diálogo arrastrando el encabezado de columna del campo a la izquierda o derecha.

  6. Haga clic en Aceptar para volver al panel de tareas combinación de correspondencia.

Agregar y dar formato a los marcadores de posición en sobres o etiquetas

Marcadores de posición, también llamados campos de datos, corresponden a los encabezados de columna del origen de datos. Si coloca un campo de datos de código de barras en una publicación de etiquetas o sobres, indican donde desea que la información de la columna de código de barras que aparezca en las copias impresas. Puede dar formato a los campos para que la información de imprima las etiquetas o sobres el aspecto que desee buscar. Debe dar formato al campo de código de barras para que la información en este campo se imprime en una fuente de código de barras.

Agregar y dar formato a los marcadores de posición en sobres

  1. Si ha creado un conjunto de información empresarial, se inserta como la dirección de remite. Si no y si no va a imprimir en sobres que ya tengan el remite imprimen, o si ha empezado con un tamaño de página en blanco para crear la publicación de sobres, agregue la dirección de remite.

    • Si hay texto de ejemplo para el remite, haga clic en él y, a continuación, escriba su dirección de remite.

    • Si no hay ningún cuadro de texto dirección de remite, haga clic en Insertar > Dibujar cuadro de texto Imagen del botón .

      En los sobres, arrastre en diagonal para crear un cuadro de texto para el remite y, a continuación, escriba su dirección de remite.

  2. Ahora, agregue campos de la dirección y el código de barras.

    • Si hay texto de muestra para la dirección de correo en los sobres, vaya al paso siguiente.

    • Si no hay ningún cuadro de texto dirección de correo, haga clic en Insertar > Dibujar cuadro de texto Imagen del botón .

      En el sobre, arrastre en diagonal para crear un cuadro de texto dirección de correo.

  3. Haga clic en Insertar > Dibujar cuadro de texto Imagen del botón nuevamente.

    En el sobre, encima del cuadro de texto dirección postal, arrastre en diagonal para crear otro cuadro de texto para el código de barras. Dibujar el cuadro de texto según el desplazamiento especificado por USPS las instrucciones de código de barras.

    Por ejemplo, el código de barras es muy probable que debe ser al menos.04 pulgadas fuera de la parte superior del cuadro de texto de la dirección de correo, en la parte inferior del cuadro de texto de código de barras y el borde sobre. El cuadro de texto es muy probable que deberá ser casi 3 pulgadas largo para que quepa todo el código de barras impreso.

    Nota: Asegúrese de comprobar las directrices de USPS para la medida de desplazamiento de otros elementos sobre.

  4. Haga clic en el cuadro de texto de dirección de correo.

  5. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en más elementos, haga clic en Bloque de direcciones.

  6. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija el formato de los nombres de los destinatarios y, a continuación, haga clic en Asignar campos.

  7. En el cuadro de diálogo Asignar campos, asegúrese de que cada componente de dirección que aparece a la izquierda que se usa en las direcciones de correo coincidan con una columna del origen de datos a la derecha. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar nuevamente.

    Un campo «Bloque de dirección» aparece en la publicación de sobres.

  8. Haga clic en el cuadro de texto de código de barras. En el panel de tareas combinación de correspondencia en Preparar la publicación, haga clic en el campo de datos de código de barras en la lista para agregar un campo «Código de barras» a la publicación de sobres.

    Lista de campos de datos en el panel de tareas Combinar correspondencia

    Si va a combinar códigos de barras desde un archivo de contactos de Outlook, el campo que contiene los códigos de barras probablemente se denomina campo de usuario 1, campo de usuario 2, campo de usuario 3 o campo de usuario 4.

  9. Seleccione el campo «Código de barras» o «Campo de usuario» que ha agregado, incluidas las comillas angulares («»).

  10. Haga clic en Inicio > fuente.

  11. En el cuadro de diálogo fuente, en fuente, elija la fuente de código de barras.

    En tamaño, seleccione el tamaño de fuente que satisfaga los requisitos del USPS según la documentación de la fuente.

  12. Haga clic en Aceptar.

    El campo «Código de barras» o «Campo de usuario» puede cambiar el tamaño y la apariencia.

    Puede cambiar la fuente, tamaño, color y mucho más para el texto de dirección de correo también. Seleccione el campo «Bloque de direcciones», incluidas las comillas angulares («») y aplicar el formato que desee.

Agregar y dar formato a los marcadores de posición en las etiquetas

  1. Agregar campos de dirección y el código de barras, realice uno de estos procedimientos:

    • Si hay texto de muestra en la etiqueta, haga clic en él. Coloque el puntero sobre el borrar círculo en la parte superior del cuadro de texto. Arrastre hacia abajo para que el cuadro de texto aproximadamente dos terceras partes o la mitad de su tamaño original. Haga clic fuera del cuadro de texto para cancelar la selección del cuadro de texto.

    • Si no hay ningún texto de ejemplo en la etiqueta, haga clic en Insertar > Dibujar cuadro de texto Imagen del botón .

      En la etiqueta, arrastre en diagonal para crear un cuadro de texto dirección de correo que está aproximadamente la mitad dos terceras partes pulgadas el alto y casi la longitud total de la etiqueta, salvo.25 acerca de los extremos. Asegúrese de dejar aproximadamente.125 pulgadas de espacio en la parte inferior de la etiqueta.

  2. Haga clic en Insertar > Dibujar cuadro de texto Imagen del botón .

    Arrastre en diagonal para crear un cuadro de texto de código de barras en el área superior vacía de la etiqueta. Asegúrese de este cuadro de texto nuevo cuadro en la etiqueta de la misma longitud que el otro texto y dejar un espacio de al menos.04 pulgadas entre la parte superior del cuadro de texto y la parte superior de la etiqueta y entre la parte inferior del cuadro de texto de código de barras y el cuadro de texto que hay debajo.

  3. Haga clic en el cuadro de texto dirección en la etiqueta. En el panel de tareas combinación de correspondencia en más elementos, haga clic en Bloque de direcciones.

  4. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija el formato de los nombres de los destinatarios y, a continuación, haga clic en Asignar campos.

  5. En el cuadro de diálogo Asignar campos, asegúrese de que cada componente de dirección que aparece a la izquierda que se usa en las direcciones de correo coincidan con una columna del archivo de datos a la derecha. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar nuevamente.

    Un campo «Bloque de dirección» aparece en la publicación de etiquetas.

  6. Haga clic en el cuadro de texto de código de barras. En el panel de tareas combinación de correspondencia en Preparar la publicación, haga clic en el campo de datos de código de barras en la lista para agregar un campo «Código de barras» a la publicación de sobres.

    Lista de campos de datos en el panel de tareas Combinar correspondencia

    Si va a combinar códigos de barras desde un archivo de contactos de Outlook, el campo que contiene los códigos de barras probablemente se denomina campo de usuario 1, campo de usuario 2, campo de usuario 3 o campo de usuario 4.

  7. Seleccione el «código de barras» o «usuario» campo que acaba de agregar, incluidas las comillas angulares («»).

  8. Haga clic en Inicio > fuente.

  9. En el cuadro de diálogo fuente, en fuente, elija la fuente de código de barras. En tamaño, seleccione el tamaño de fuente que satisfaga los requisitos del USPS según la documentación de la fuente. Haga clic en Aceptar.

    El campo «Código de barras» o «Campo de usuario» puede cambiar el tamaño y la apariencia.

    Puede cambiar la fuente, tamaño, color y mucho más para el texto de dirección de correo también. Simplemente seleccione el campo «Bloque de dirección» y aplicar el formato que desee.

Ahora está listo para combinar la información del archivo de datos en la publicación para crear una nueva etiqueta o sobre para cada fila de la información que haya decidido combinar. Al obtener una vista previa de las publicaciones, puede identificar los problemas que deben corregirse antes de imprimirlas.

Obtener una vista previa de las direcciones y códigos de barras

  1. Para obtener una vista previa de las entradas en orden, haga clic en la navegación botones botón Adelante Botón Atrás para ver el aspecto de cada entrada en la publicación combinada.

    Le mostramos cómo publicación combinada podría ser:

    Vista previa de etiqueta con código de barras

  2. Si detecta algún problema, ahora es el momento para corregirlos. Ejemplos de problemas que pueden surgir:

    • Falta parte del código de barras

      El cuadro de texto de código de barras podría ser demasiado corto para permitir que el código de barras mostrar. Haga clic en el borde alrededor del cuadro de texto y, a continuación, arrastre un controlador de blanco hasta que el cuadro de texto es la longitud de la derecha.

    • Las direcciones no se muestran correctamente

      Las direcciones no se muestren correctamente. En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en el vínculo Bloque de direcciones. Mueva el puntero a la esquina superior izquierda del cuadro de texto que contiene el bloque de direcciones, haga clic en el menú desplegable de Campo de combinación Opciones de Campo de combinación y, a continuación, haga clic en Cambiar bloque de direcciones.

      En el cuadro de diálogo Cambiar bloque de direcciones, haga clic en Asignar campos. En el cuadro de diálogo Asignar campos, asegúrese de que cada componente de dirección que aparece a la izquierda que se usa en las direcciones de correo coincidan con una columna del origen de datos a la derecha. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Aceptar nuevamente.

    • El formato de texto no se ve bien

      Desea cambiar la fuente o el tamaño de fuente y el color en el bloque de direcciones. Seleccione el campo «Bloque de direcciones», incluidas las comillas angulares («»).

      Haga clic en Inicio > fuente para realizar los cambios que desee.

  3. Si está satisfecho con las vistas previas, en la parte inferior del panel de tareas, haga clic en siguiente: crear publicaciones combinadas.

Ahora está listo para imprimir. Si imprimir las direcciones y códigos de barras en sobres, imprimir las publicaciones como hojas individuales. Si imprimir las direcciones y códigos de barras en etiquetas, puede imprimir un intervalo de direcciones y sus códigos de barras asociados en una hoja de etiquetas o puede imprimir varias copias de la misma dirección y sus códigos de barra asociados en todas las etiquetas en una hoja.

Imprimir las direcciones y códigos de barras en sobres

Después de crear el sobre y seleccione el tamaño de página que desee, ya está listo para imprimir el sobre.

  1. En el panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en Imprimir y, a continuación, haga clic en la pestaña publicación y configuración de papel.

  2. Compruebe la ventana de vista previa. Si no está seguro de cómo insertar el sobre, haga clic en Mostrar cómo insertar el papel y, a continuación, haga clic en Abrir el cuadro de diálogo Definición de sobre.

  3. En el cuadro de diálogo Definición de sobre, la imagen con el borde azul grueso muestra la opción recomendada para la impresora.
    Ilustración de definición de sobre

    El número de bandejas y opciones varía según el fabricante, el tipo y el modelo de la impresora que está utilizando.

  4. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Imprimir.

  5. Haga clic en archivo > Guardar para guardar la publicación.

    Nota: Tenga en cuenta que está guardando no es el conjunto de sobres que han impresos. En su lugar, va a guardar la publicación con su conexión a su origen de datos y sus campos de marcador de posición. Al guardar la publicación, puede crear rápidamente otro conjunto de sobres cuando necesite. La publicación conserva el vínculo al origen de datos le conectó, por lo que le permite pasar a paso de vista previa.

Imprimir las direcciones y códigos de barras en etiquetas

  1. Haga clic en Archivo > Imprimir.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para configurar las etiquetas para que una dirección diferente y su código de barras asociado de impresión en cada etiqueta en una hoja, haga clic en varias páginas por hoja.

    • Para configurar las etiquetas para que imprimen varias copias de la misma dirección y el código de barras asociado en todas las etiquetas en cada hoja, haga clic en varias copias por hoja.

  3. Obtener una vista previa del resultado impreso para asegurarse de que la información de la etiqueta se alinea correctamente en la hoja de etiquetas. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en crear publicaciones combinadas, haga clic en vista previa de impresión. Si es necesitan, realizar ajustes para alinear las direcciones y códigos de barras en las etiquetas.

    ¿Cómo?

    1. Haga clic en Cerrar para cerrar la ventana de vista previa de impresión.

    2. Haga clic en Archivo > Imprimir.

    3. En configuración, elija la configuración que desee y asegúrese de seleccionar la casilla de verificación Guardar la configuración de publicación.

    4. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en crear publicaciones combinadas, haga clic en vista previa de impresión para comprobar los ajustes.

  4. En el panel de tareas combinación de correspondencia, en crear publicaciones combinadas, haga clic en Imprimir. Elija las opciones de impresión que desee.

  5. Haga clic en archivo >Guardar para guardar la publicación.

    Nota: Tenga en cuenta que está guardando no es el conjunto de sobres que han impresos. En su lugar, va a guardar la publicación con su conexión a su origen de datos y sus campos de marcador de posición. Al guardar la publicación, puede crear rápidamente otro conjunto de sobres cuando lo necesite. La publicación conserva el vínculo al origen de datos le conectó, por lo que le permite pasar a paso de vista previa.

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