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Administrar listas y bibliotecas grandes en SharePoint

Administrar listas y bibliotecas grandes en SharePoint

Existen muchas formas de trabajar con una lista o una biblioteca de SharePoint o de consultarla sin recibir una advertencia de Umbral de vista de lista. Puede almacenar hasta 30 millones de elementos o documentos en una lista o biblioteca de SharePoint. Por medio de las ideas siguientes, puede obtener la información que necesita y mantenerse dentro el umbral de vista de lista de 5 000 elementos. Para obtener más información sobre el propio Umbral de vista de lista, vea Información general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos.

Trabajar con el límite de Umbral de vista de lista

SharePoint tiene límites de recursos que rigen la cantidad de datos y el rendimiento que se pueden administrar. De forma predeterminada el umbral de vista de lista es de aproximadamente 5000 elementos y se establece para permitir a los usuarios trabajar con listas grandes, pero mantener un buen rendimiento. Hay tres formas principales de trabajar con el umbral de vista de lista:

  • Para todas las versiones de SharePoint, administrar el número de elementos devueltos mediante indexación, filtrado, carpetas y datos sin conexión.

  • Para las versiones Server de SharePoint, usar un Intervalo diario de horas programado por el administrador en el que se aumenten los límites.

  • Para las versiones Server de SharePoint, un administrador de red puede elevar el límite del umbral de vista de lista.

Para SharePoint Online, no se puede cambiar este límite y se aplica 24 x 7 para permitir que los usuarios en inquilinos compartidos siempre tengan un buen rendimiento en consultas. Para evitar el límite, hemos trazado algunas acciones que puede realizar para mantener las consultas dentro del límite.

Nota: En ocasiones, es posible que vea un número mayor de elementos devueltos en las vistas generadas por el sistema.

Con los servidores de SharePoint Server (SharePoint 2016, 2013 y 2010), el umbral de vista de lista de 5 000 elementos también es el predeterminado. Pero como hay más control por parte de los administradores de red, se puede establecer un Intervalo diario de horas en el que los límites se quiten de forma efectiva, para permitir realizar grandes consultas, así como otras operaciones de uso intensivo de datos. Este intervalo normalmente es durante la noche cuando la mayoría de los usuarios no está en el sistema. El administrador también puede elegir elevar el límite si corresponde.

La última opción, también con las versiones Server de SharePoint, consiste en cambiar el límite. Esto es arriesgado, dado que un límite mayor aumenta la posibilidad de afectar al rendimiento para algunos o todos los usuarios.

Para comprobar la versión de SharePoint, consulte ¿Qué versión de SharePoint estoy usando?

Si está bloqueado por el umbral de vista de lista pero el número total de elementos es menos de 20 000, puede agregar índices a las columnas. En todas las versiones de SharePoint, puede crear una vista filtrada con un índice de columna para ayudar a reducir el número de resultados cuando se trabaja con bibliotecas y listas grandes. La creación de una vista filtrada con una columna indexada es un proceso de dos pasos: crear un índice para una columna y, después, crear una vista en la que se use la columna indexada para filtrar la vista.

Para obtener más información sobre la indexación de columnas, vea Agregar un índice a una columna de SharePoint.

Para obtener más información sobre el filtrado de columnas, vea Usar los filtros para modificar una vista de SharePoint.

Aunque las carpetas no son necesarias para usar listas y bibliotecas grandes, aun así puede usarlas para facilitar la organización de los datos y mejorar la eficacia del acceso a los datos. La creación de carpetas está habilitada de forma predeterminada en las bibliotecas de documentos, pero no en las listas. Para obtener más información, consulte Crear una carpeta en una lista de SharePoint o Crear una carpeta en una biblioteca de documentos.

Nota: Con SharePoint Online, si se usa el comando Mover a, o bien arrastrar y colocar, también se mueven los metadatos existentes.

Cuando crea una carpeta, está creando un índice interno en segundo plano. Este índice interno también se crea para la carpeta raíz o de nivel superior de una lista o biblioteca. Al obtener acceso a los elementos de una carpeta, está usando de forma eficaz este índice interno para obtener acceso a los datos. Tenga presente que si una carpeta contiene subcarpetas, cada subcarpeta se cuenta como un elemento (pero no los elementos de esa subcarpeta).

Incluso si el número total de elementos de una lista o biblioteca es muy grande, la vista de una sola carpeta es al menos tan rápida como una vista que filtra el número total de elementos mediante una columna indexada. En algunos casos sería posible distribuir todos los elementos de una lista o biblioteca en varias carpetas de forma que ninguna carpeta tenga más de 5000 elementos.

Es importante tener en cuenta lo siguiente cuando se usan carpetas para organizar una lista o biblioteca grande:

  • Una carpeta puede contener más elementos que el Umbral de la vista Lista, pero para evitar que se bloquee, es posible que deba usar una vista filtrada basada en índices de columna.

  • Si elige la opción Mostrar todos los elementos sin carpetas en la sección Carpetas al crear o modificar una vista en esta lista o biblioteca, debe usar un filtro que se base en un índice simple para asegurarse de no alcanzar el Umbral de la vista Lista.

  • Generalmente, resulta útil configurar la vista predeterminada de modo que muestre todas las carpetas disponibles sin filtros para que los usuarios puedan elegir la carpeta apropiada al insertar nuevos elementos. Además, al mostrar todas las carpetas, es menos probable que los elementos se agreguen fuera de las carpetas de la lista o biblioteca de manera incorrecta. Tenga en cuenta que no hay una forma automática de mover los elementos entre las carpetas de una lista.

Nota: Si mueve elementos a la Papelera de reciclaje de SharePoint, esos elementos se seguirán contando al determinar si la expresión de filtro supera el umbral de vista de lista. Si vacía la Papelera de reciclaje ya no se contarán. Para obtener más información, vea Eliminar elementos o vaciar la Papelera de reciclaje de un sitio de SharePoint.

Para mover archivos entre carpetas en una biblioteca, vea Mover o copiar elementos de una biblioteca de documentos de SharePoint.

La eliminación de listas grandes requiere recursos de base de datos que se pueden bloquear mediante el umbral de vista de lista. Intente eliminar listas grandes durante el Intervalo diario de horas para evitar el bloqueo. Recuerde que si el proceso de eliminación tarda más del intervalo asignado, seguirá hasta que complete, independientemente de otros usuarios. Deje tiempo suficiente.

Para obtener más información sobre cómo eliminar una lista, vea Eliminar una lista de SharePoint.

Sincronización sin conexión, datos externos y la administración de datos de Access

Poner los datos sin conexión suele ser más conveniente y eficaz al sincronizar con el equipo. Puede usar Excel, Access o Outlook, dependiendo de los datos de lista con los que está trabajando. También puede usar la administración de datos externos sin límites con sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP), OData y servicios Web, según su servicio de SharePoint.

Puede realizar cambios en su equipo de escritorio o portátil y, después, cuando vuelva a colocar los datos online, sincronizar los cambios y resolver conflictos de un modo simple y eficaz. El trabajo con largas listas mediante la sincronización sin conexión para "depurar", analizar o notificar datos ayuda a reducir la carga de la actividad de la base de datos y minimiza el uso de los recursos de SharePoint.

Puede trabajar con datos de lista sin conexión y sincronizar los cambios cuando vuelva a conectarse usando varios productos de Microsoft Office. Para exportar a estos, debe tener instalado las aplicaciones, Office 365 o bien escritorio de Office.

Microsoft Access       Access puede administrar más filas de datos que SharePoint, y tiene muchas herramientas eficaces para manipular esos datos. Trabajar con los datos en Access y sincronizar con SharePoint permite trabajar con conjuntos de datos más grandes.

Puede leer y escribir la mayoría de listas nativas desde Access si las vincula, y Access funciona bien con prácticamente todos los tipos de datos de SharePoint. La vinculación permite conectarse a los datos de una lista de SharePoint, de modo que pueda crear una conexión bidireccional para ver y modificar los datos más recientes tanto en la lista de SharePoint como en la base de datos de Access. Access crea una copia (o una réplica) de la lista de SharePoint en una tabla de Access. Una vez creada la tabla de Access, puede trabajar con los datos de lista en Access hasta el límite de dos gigabytes de Access (quedan excluidos los datos adjuntos que no están almacenados localmente). Además, Access almacena en caché los datos de lista en el cliente, usa una caché de escritura en memoria y solo transfiere los elementos modificados de la lista, lo que hace que las consultas y las actualizaciones se realicen mucho más rápido. Un cuadro de diálogo de resolución de conflictos también permite administrar las actualizaciones conflictivas perfectamente.

Si la característica Access Services está activada, puede trabajar con muchos más datos que el umbral de vista de lista, hasta 50 000 elementos de forma predeterminada. Access procesa automáticamente datos de lista o biblioteca en pequeños lotes y después se vuelven a ensamblar los datos, una técnica que permite trabajar con muchos más datos que el Umbral de vista de lista sin afectar negativamente a otros usuarios del sitio de SharePoint. Encontrará más información en la siguiente sección Uso de Servicios de Access.

Microsoft Excel       Puede exportar listas de SharePoint a una tabla de Excel, con lo que se crea una conexión de datos unidireccional entre la tabla de Excel y la lista de SharePoint.

Botón Exportar a Excel de SharePoint resaltado en la cinta
Exportar a Excel en SharePoint 2016 o 2013

Excel también le permitirá trabajar con listas grandes sin un bloqueo. Además, puede sincronizar Excel con SharePoint y Access para aprovechar las ventajas de cada plataforma.

Cuando actualiza los datos desde la lista de SharePoint y actualiza la tabla de Excel, Microsoft Excel reemplaza los datos de Excel con los últimos datos de lista de SharePoint, y sobrescribe los cambios realizados en esa tabla de Excel.

Lista de SharePoint Online con Exportar a Excel resaltado
Exportar a Excel en SharePoint Online

Una vez que los datos están en la tabla de Excel, también puede aprovechar las numerosas características de análisis de datos de Microsoft Excel, como hojas de cálculo potentes y flexibles, informes de tablas dinámicas, gráficos y minigráficos de aspecto profesional, formato condicional con iconos, barras de datos y escalas de colores, y sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis.

Si la característica Access Services está activada, puede trabajar con muchos más datos que el Umbral de vista de lista, hasta 50 000 elementos de forma predeterminada. A continuación encontrará más información en la sección Usar Servicios de Access.

Microsoft Outlook       Desde Microsoft Outlook, puede leer y escribir listas de contactos, tareas, calendario y discusión, así como sincronizar las bibliotecas de documentos. Por ejemplo, puede trabajar tanto con listas de tareas estándar como con listas de tareas de proyecto sin conexión; ver, actualizar y asignar tareas nuevas, conectarlas online nuevamente y sincronizarlas sin salir de Outlook. Además, puede almacenar, compartir y administrar contactos de SharePoint más eficazmente en Outlook.

Principio de página

En Access, una base de datos web basada en Access Services se crea mediante la generación de tablas basadas en listas vinculadas, junto con consultas, formularios, informes y macros que se publican en un sitio de SharePoint. Estas bases de datos web se actualizaron, pero todavía puede usarlas, modificarlas y crear bases de datos web a partir de una plantilla, aunque no desde Access 2013.

Puede crear una aplicación de Access en SharePoint sin usar código. En general, una aplicación de SharePoint es una solución centrada en un asunto determinado que se distribuye y se pone a disposición con facilidad en un catálogo de soluciones. Piense en una aplicación como en una forma cómoda y diferente de empaquetar, distribuir, ejecutar, supervisar y retirar una solución. Para obtener más información, vea Crear una aplicación de Access

Una aplicación de base de datos web de Access almacena datos en listas de SharePoint, mientras que una aplicación de Access usa una base de datos de SQL Server independiente de los productos de SharePoint para almacenar los datos, con lo que deja de estar sujeta al Umbral de vista de lista de SharePoint. De este modo, se mejora significativamente la escalabilidad de las soluciones de Access pudiendo llegar a administrar de forma eficiente hasta millones de registros. Para los usuarios de SharePoint Server, la base de datos de SQL Server se puede configurar para que se ejecute detrás del firewall de la organización. En el caso de los usuarios en línea, la base de datos es una base de datos de SQL Server Azure habilitada con una cuenta y una capacidad de almacenamiento gratuitas. Para obtener más información sobre Azure, vea la página principal de Microsoft Azure.

Por último, todavía puede sincronizar datos entre una lista de SharePoint y una tabla de Access, y mantener actualizados ambos conjuntos de datos. Esta sincronización es bidireccional. Los cambios realizados en Access a la lista de los datos se cargan en la lista de SharePoint y los cambios realizados en la lista de SharePoint se descargan en Access en el equipo. Para obtener más información, consulte Importar o vincular datos a una lista de SharePoint.

Cuadro de búsqueda de SharePoint y soluciones del Centro de documentación

Una forma alternativa de buscar documentos o elementos en una lista o biblioteca de gran tamaño es usar el cuadro Buscar de la lista o biblioteca para introducir una palabra clave o una frase. SharePoint Search tiene sus mecanismos de indexación propios y no está sujeto al umbral de vista de lista u otros límites relacionados.

Otra solución para administrar las bibliotecas de gran tamaño es crear y usar un sitio del Centro de documentos. Diseñado para la administración de documentos, ofrece características como la protección y desprotección de archivos, flujos de trabajo, filtros y vistas.

Por lo general, hay dos cuadros de búsqueda en una página de SharePoint, la búsqueda de sitio en la parte superior de la página y el cuadro de búsqueda de la lista o biblioteca específica. Al usar el cuadro Buscar de la lista o biblioteca, puede expandir progresivamente el ámbito de la operación de búsqueda:

  • De forma predeterminada, el ámbito de búsqueda se basa inicialmente en todos los elementos de la vista actual y las subcarpetas. Los resultados aparecerán como columnas que podrá filtrar y ordenar después. Si se ha sobrepasado el Umbral de la vista Lista, no se mostrará ningún resultado.

  • Si no encuentra lo que está buscando, puede ampliar el ámbito de búsqueda de manera que incluya toda la lista, con todas las subcarpetas, independientemente de cuál sea la vista actual o el Umbral de la vista Lista.

  • Por último, puede ampliar el ámbito para buscar en todo el sitio. En este caso, verá todos los resultados en la página estándar Buscar del sitio. Puede restringir aún más los resultados utilizando el Panel de refinamiento para filtrar, por ejemplo, por el autor de un documento o la fecha de creación de un elemento de lista. Incluso puede usar operadores lógicos o sintaxis booleana para formular consultas más elaboradas.

Notas: 

  • El cuadro Buscar solo está disponible para listas y bibliotecas que se muestran como vistas representadas del cliente. Si bien el comportamiento predeterminado consiste en mostrar el cuadro Buscar, el cuadro Buscar se puede ocultar con la propiedad de los elementos web de vista de lista, Cuadro de búsqueda, en la sección Varios del panel de herramientas. Para obtener más información sobre las propiedades de elementos web, consulte Usar la lista y otros elementos web.

  • Listar propiedad «Mostrar cuadro de búsqueda» en Varios

Puede usar un sitio del Centro de documentación cuando quiera crear, administrar y almacenar grandes cantidades de documentos. El Centro de documentación se basa en una plantilla de sitio y está diseñado para que pueda funcionar como repositorio centralizado para administrar varios documentos. Sus diferentes características, como la navegación de vista de árbol y metadatos, los tipos de contenido y los componentes web, ayudan a organizar y recuperar documentos de una forma eficaz y significativa para los usuarios. Para obtener más información sobre el uso de plantillas de sitio, consulte Crear y usar plantillas de sitio.

Los administradores de contenido pueden configurar rápidamente la navegación controlada por metadatos para que tenga un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas sin tener que crear explícitamente los índices, pero también pueden obtener ayuda al crear índices adicionales para mejorar el rendimiento sobre un mayor rango de filtros y vistas. Para obtener, consulte Usar un sitio del Centro de documentación.

Puede usar un sitio del Centro de documentación como entorno de creación o como archivo de contenido:

  • En un entorno de creación, los usuarios protegen y desprotegen activamente los archivos y crean estructuras de carpetas para los archivos. El control de versiones está habilitado y puede haber 10 versiones o más de cada documento. Los usuarios protegen y desprotegen los documentos con frecuencia y los flujos de trabajo ayudan a automatizar las acciones en los documentos.

  • Por el contrario, hay muy poca creación en un archivo de contenido (o de base de conocimiento). Los usuarios solo ven o cargan documentos. Normalmente, los archivos de contenido contienen versiones únicas de los documentos y un sitio puede escalar a millones de archivos. En un escenario típico, como un centro de soporte técnico de una organización grande, es posible que 10 000 usuarios tengan acceso al contenido, principalmente para leerlo. Un subconjunto de 3 000 a 4 000 usuarios podría cargar contenido nuevo en el sitio.

Uso de vistas personales, listas relacionales y fuentes RSS

Para ayudar más al rendimiento general del sistema y evitar alcanzar un umbral o límite de recursos, puede considerar si va a usar vistas personales, listas relacionales o fuentes RSS.

Vistas personales    Como la creación correcta de vistas que usan un índice de columna es más complicada para listas y bibliotecas grandes, es posible que quiera quitar el permiso Administrar vistas personales de los colaboradores de una biblioteca o lista de gran tamaño. Al quitar este permiso, puede evitar que los usuarios creen una vista que abarque todos los elementos y que pueda afectar negativamente al rendimiento del resto del sitio. Para obtener más información sobre los permisos, consulte Editar permisos para una lista o biblioteca.

Listas relacionales     Cuando crea relaciones de lista mediante el uso de columnas de búsqueda, columnas únicas y comportamiento relacional obligatorio (llamado también integridad referencial), puede alcanzar el Umbral de la vista Lista y sufrir bloqueos en las siguientes circunstancias:

  • Si crea una columna única en una lista existente que contiene más elementos que el Umbral de la vista Lista (aunque tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que la lista supere el Umbral de la vista Lista, por lo general, no es una operación que se bloquee).

  • Si una lista tiene más elementos que el Umbral de la vista Lista y, a continuación, activa Eliminación en cascada o Eliminación restringida para un campo de búsqueda en esa lista.

Fuentes RSS     Después de habilitar la compatibilidad con RSS en Administración central y en el nivel de colección de sitios, puede habilitar y configurar la compatibilidad con RSS para los distintos tipos de listas y bibliotecas. Cuando los usuarios obtienen acceso a la Fuente RSS para una lista o biblioteca, los datos se recuperan de esa lista. La vista RSS predeterminada limita la cantidad de elementos que se devuelven en función de la fecha en que el elemento se modificó por última vez mediante el uso de un filtro en la columna Modificado. Si la lista o biblioteca tiene muchos elementos y los usuarios tienen acceso a la Fuente RSS, es una buena idea indizar la columna Modificado. Para reducir la cantidad de elementos recuperados, puede cambiar el número de elementos y el número de días para los cuales se incluyen cambios en una Fuente RSS.

Para obtener más información sobre la administración de fuentes RSS, vea Administrar fuentes RSS. Para obtener información sobre cómo agregar una fuente RSS, vea Crear una alerta para recibir una notificación cuando cambia un archivo o carpeta en SharePoint.

Solo para administradores de SharePoint Server

Estas operaciones solo pueden realizarlas administradores de red o de SharePoint, y administradores de granja en versiones de SharePoint Server.

El intervalo diario de horas es una forma para que los administradores especifiquen un periodo de tiempo dedicado para que todos los usuarios puedan realizar operaciones ilimitadas y normalmente se programa durante las horas de poca actividad.

Aunque las vistas son una forma principal de recuperar elementos de una lista o biblioteca, también hay otros comandos y operaciones de SharePoint que se realizan mejor durante el intervalo diario de horas.

Agregar y eliminar un índice

Agregar y modificar una columna de lista

Eliminar y copiar carpetas

Cambio de configuración de seguridad de una lista o biblioteca

Guardar una lista con su contenido como una plantilla

Eliminación de un sitio web

Restaurar o eliminar elementos de la Papelera de reciclaje

Estos comandos y operaciones pueden fallar si superan los umbrales y límites del sitio al recuperar datos de lista durante el horario normal. Su ejecución sin límites durante el intervalo diario de horas puede evitar errores y que afecten a otros usuarios.

La configuración del intervalo diario de horas requiere que establezca una hora de inicio y una duración. Al establecer la hora y la duración, tenga en cuenta que si alguien inicia una consulta o una operación de ejecución prolongada durante el intervalo, continuará hasta que se complete, independientemente de si está dentro del intervalo o no.

  1. Como administrador, inicie sesión en Administración Central.

  2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

    Administración central con Administrar aplicaciones web seleccionado
  3. Seleccione la aplicación para establecer o cambiar la configuración del Intervalo diario de horas.

  4. En la cinta, haga clic en la flecha abajo en Configuración general para tener acceso al menú y, después, haga clic en Limitación de recursos.

    Limitación de recursos de Administración central seleccionado.
  5. Cambie el Intervalo diario de horas y, después, establezca la hora y la duración que quiera usar.

    La página de configuración de aplicación de Administración Central con Intervalo diario de horas resaltado
  6. Cuando termine, haga clic en OK.

Si no es desarrollador o no tiene el acceso adecuado a recursos de desarrollador para realizar estas acciones, puede diferir estos tipos de operaciones al Intervalo diario de horas. Póngase en contacto con el administrador para ver cuando está programado el Intervalo diario de horas.

Nota: SharePoint Online no admite cambiar el umbral de vista de lista.

El umbral de vista de lista se aplica para proporcionar rendimiento entre usuarios y proteger al servidor de sobrecarga no intencionada durante las consultas. Solo puede cambiar el umbral de vista de lista (LVT) en las versiones Server de SharePoint un administrador en la aplicación Administración Central y se recomienda no cambiarlo para evitar la degradación del rendimiento. SharePoint Online no permite a los administradores cambiar el umbral de vista de lista para impedir que los usuarios en otros inquilinos tengan problemas de rendimiento cuando se recuperan conjuntos de datos de gran tamaño. En su lugar, use índices, filtros y carpetas para administrar las consultas.

Si solo tiene algunas consultas que requieren aumentar el umbral de vista de lista, en su lugar considere la posibilidad de usar el Intervalo diario de horas durante horas sin actividad.

Advertencia: Cambiar el umbral de vista de lista (LVT) no se recomienda si tiene otros usuarios, ya que los valores mayores degradarán el rendimiento. Crear un valor demasiado grande puede causar un alto nivel de latencia o errores para los usuarios, o potencialmente desactivar un servidor.

Nota: Administración central solo está disponible con instalaciones Server de SharePoint.

Si realmente quiere cambiar el umbral de vista de lista, siga estos pasos. Son estándar de SharePoint 2010 a SharePoint 2016, aunque la interfaz de usuario puede diferir ligeramente. La aplicación Administración central es independiente del sitio de SharePoint y requiere derechos de administrador de granja para el acceso. Solo puede cambiar el umbral de vista de lista en versiones Server de SharePoint.

  1. Como administrador, inicie sesión en Administración Central.

  2. Vaya a Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones web.

    Administración central con Administrar aplicaciones web seleccionado
  3. Seleccione la aplicación para cambiar el umbral de vista de lista.

  4. En la cinta, haga clic en la flecha abajo en Configuración general para tener acceso al menú y, después, haga clic en Limitación de recursos.

    Limitación de recursos de Administración central seleccionado.
  5. Cambie el valor Umbral de vista de lista (el primero en la lista) por un valor razonable.

  6. Haz clic en Aceptar.

Hay parámetros adicionales en la página de limitación de recursos que como administrador le interesa entender.

  • Umbral de la vista Lista para auditores y administradores    De forma predeterminada se trata de un "límite superior". Las consultas que se ejecutan por un auditor o un administrador que específicamente (mediante programación) solicitan invalidar el LVT estarán sujetas a este límite en su lugar. De forma predeterminada, es 20 000 en lugar de 5 000 para el umbral de vista de lista. Aumentar este límite tiene las mismas consecuencias que aumentar el umbral de vista de lista. Al cambiar este valor, es posible que se deban realizar cambios asociados. Para obtener más información, consulte Programmatically Using the Object Model Override for the List View Threshold (Uso mediante programación de la invalidación de modelo de objetos para el umbral de vista de lista)

  • Invalidación de modelos de objeto:    si suele usar código personalizado en la implementación y tiene la necesidad de invalidar el umbral de vista de lista por un límite superior, entonces puede ser una buena idea permitir la invalidación del modelo de objeto y conceder al auditor o administrador permisos para la aplicación que va a realizar las consultas. Esta opción está activada de forma predeterminada, pero puede deshabilitarla si no la necesita. Un buen ejemplo de cuando es posible que quiera usar esto es si ha implementado código que lleva a cabo el almacenamiento en caché de un conjunto de resultados a los que se tiene acceso a menudo durante, por ejemplo, varios minutos. Si no tiene pensado almacenar en caché el contenido y va a ejecutar estas consultas a menudo, entonces no se recomienda usar este método para evitar el umbral de vista de lista, ya que afectará negativamente al rendimiento del servidor. En resumen: "andar con cuidado".

  • Umbral de búsqueda en la vista Lista:    esta característica limita el número de combinaciones que puede realizar una consulta. Esto equivale a la cantidad de campos de búsqueda, persona o grupo, o estado del flujo de trabajo que se incluyen en la consulta. Por ejemplo, una vista que muestra seis columnas de búsqueda y filtra en otras tres columnas de búsqueda diferentes, usa nueve búsquedas. Si el umbral de búsqueda de vista de lista se establece en 8, esto provocará un error. No se recomienda aumentar el número a más de 8.

    Pruebas exhaustivas realizadas por Microsoft han demostrado que se produce una degradación grave no gradual del rendimiento que aparece al superar las ocho combinaciones. No solo se reduce significativamente el rendimiento del servidor en ese momento, sino que la consulta acaba por usar una cantidad desproporcionadamente elevada de los recursos de SQL Server, lo que afecta negativamente a todos los que usan esa misma base de datos. Para obtener más información, vea la sección de columnas de búsqueda y vistas de lista de Resultados y recomendaciones de la prueba de rendimiento y capacidad.

  • Intervalo diario de horas para grandes consultas:    Esta característica le permite establecer una hora cada día en los usuarios pueden usar consultas de mayor tamaño sin alcanzar los límites. Hay algunas cosas que debe considerar detenidamente antes de decidir en qué momento hacer esto:

    • Para que afecte el menor número de usuarios, se debe establecer en horas de poca actividad o en un periodo durante el que se espera la menor carga. Si selecciona una hora en el medio de la jornada laboral para la mayoría de los usuarios, es posible que se vean afectados negativamente incluso los que no estén usando la lista de gran tamaño.

    • Intente limitarlo a un periodo de tiempo razonable para que los usuarios lo puedan usar para corregir sus listas, en lugar de ponerse en contacto con el administrador.

    • Las operaciones iniciadas durante el intervalo de tiempo no se anularán una vez que finalice el intervalo. Tenga en cuenta el tiempo necesario en caso de que un usuario intente eliminar una lista de gran tamaño justo antes del tiempo de inactividad.

    • Considere la posibilidad de diferentes zonas horarias. Esto es especialmente importante si su organización o sus clientes tienen una distribución geográfica amplia y comparten un servidor de SharePoint hospedado de forma centralizada. Si se establece en las 6 p.m. puede funcionar para su propia ubicación, pero no sería adecuado para, Sídney, Australia, por ejemplo.

  • Umbral de permisos exclusivos de lista:    Este es el número de permisos exclusivos permitidos por cada lista. Si tiene una carpeta en la que interrumpe la herencia de permisos y establece algunos permisos para la misma (y todos los elementos en su interior), entonces contará como 1 para el Umbral de permisos exclusivos de lista. A diferencia del umbral de vista de lista y otras opciones de configuración, este umbral no se activa al ver el contenido o realizar otra operación en él, sino explícitamente al cambiar los permisos.

    Si no puede permitirlo, entonces es recomendable reducir este número. El valor predeterminado es 50 000, que es una gran cantidad de permisos exclusivos. Es muy probable que la lista tenga problemas con los permisos antes de llegar a este número, por lo que se recomienda modificarlo de forma preventiva por un valor que pueda funcionar en su entorno.

Información general acerca de listas y bibliotecas con muchos elementos

El umbral de vista de lista (LVT) se aplica para ayudar a obtener un rendimiento coherente entre todos los usuarios con consultas al servidor de la base de datos. A continuación se muestra información sobre los límites, cómo funciona todo y cómo cambiar el valor de Umbral de vista de lista.

Importante: El Umbral de vista de lista no se puede cambiar en SharePoint Online. Tampoco se puede crear un Intervalo diario de horas en SharePoint Online. Esas características solo están disponibles en SharePoint 2016, SharePoint 2013 y SharePoint 2010.

Para reducir al mínimo los conflictos en la base de datos, SQL Server, la base de datos back-end para SharePoint, usa a menudo un bloqueo de fila como estrategia para garantizar actualizaciones precisas sin que ello afecte negativamente a los usuarios que tienen acceso a otras filas. Pero si una operación de base de datos de lectura o escritura, como una consulta, bloquea a la vez más de 5 000 filas, es más eficaz para SQL Server bloquear temporalmente toda la tabla hasta que se complete la operación de base de datos.

Nota: El número real no siempre es 5.000 y puede variar en función de su sitio, la cantidad de actividad de la base de datos y la configuración del sitio.

Cuando se bloquea toda la tabla, evita que otros usuarios tengan acceso a la tabla. Si esto ocurre a menudo, los usuarios experimentarán una degradación del rendimiento del sistema. Por tanto, los umbrales y límites son esenciales para ayudar a minimizar el impacto de las operaciones de base de datos de muchos recursos y equilibrar las necesidades de todos los usuarios.

En el diagrama siguiente se resumen los puntos clave sobre lo que sucede en segundo plano cuando se tiene acceso a muchos elementos de una lista o biblioteca.

Bibliotecas y listas grandes

  1. Los datos de lista o biblioteca de una colección de sitios se almacenan en una tabla de base de datos de SQL Server, que usa consultas, índices y bloqueos para mantener globalmente el rendimiento, el uso compartido y la precisión.

  2. Las vistas filtradas con índices de columna (y otras operaciones) crean consultas de base de datos que identifican un subconjunto de columnas y filas, y lo devuelven al equipo.

  3. Los umbrales y los límites ayudan a limitar las operaciones y equilibrar los recursos para varios usuarios simultáneos.

  4. Los desarrolladores con privilegios pueden usar invalidaciones de modelos de objetos para aumentar temporalmente los umbrales y límites de las aplicaciones personalizadas con versiones de SharePoint Server.

  5. Los administradores pueden especificar ventanas de tiempo dedicadas para que todos los usuarios puedan llevar a cabo operaciones ilimitadas durante las horas de menor actividad con versiones de SharePoint Server.

  6. Los profesionales de la información pueden usar vistas, estilos y límites de página adecuados para mostrar los datos en la página más rápidamente.

Las listas y las bibliotecas tienen límites máximos específicos, como se muestra en esta tabla.

Característica

Límite máximo

Número de elementos en una lista o biblioteca

30 millones

Tamaño de un elemento de archivo o de los datos adjuntos de un elemento

10 Gigabytes

En la tabla siguiente, se resume la información sobre los límites de recursos que necesita conocer. Estos límites se definen en la página Límite de recursos de la Administración central con versiones de SharePoint Server. Póngase en contacto con el administrador para obtener más información sobre las solicitudes y los límites específicos para el sitio.

Nota: Para ayudar en la administración, el administrador no está sujeto a los siguientes límites de recursos.

Nota: No todas las configuraciones están disponibles a través de la interfaz de usuario y solo con versiones de SharePoint Server.

Umbral
o Límite

Valor
predeterminado

Descripción

Umbral de la vista Lista

5.000

Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez. Se bloquean las operaciones que superan este límite.

Para darle tiempo de hacer planes alternativos, es posible que se le advierta en la página Configuración de lista cuando la lista haya superado los 3 000 elementos. La advertencia contiene un vínculo de ayuda a este tema.

Límite de permisos exclusivos

50.000

Especifica el número máximo de permisos exclusivos admitidos para una lista o biblioteca.

Cada vez que interrumpe la herencia de permisos de un elemento o carpeta, se cuenta como un permiso exclusivo para con este límite. Si intenta agregar un elemento que podría provocar que se supere el límite, se le impide hacerlo.

Límite de tamaño de fila

6

Especifica el número máximo de filas de tabla internas a la base de datos que se usan en un elemento de biblioteca o de lista. Para que quepan listas extensas con muchas columnas, cada elemento se ajusta en varias filas internas de la tabla, hasta 6 filas y un total de 8.000 bytes (quedan excluidos los datos adjuntos).

Por ejemplo, si tiene una lista con muchas columnas pequeñas, una que contenga cientos de columnas Sí/No, podría superar este límite, en cuyo caso no le sería posible agregar más columnas Sí/No a la lista, pero sí podría agregar columnas de otro tipo.

Los administradores solo pueden establecer este límite mediante el modelo de objetos, y no a través de la interfaz de usuario.

Umbral de búsqueda de vista de lista

12

Especifica el número máximo de operaciones de unión, como las que se basan en columnas de búsqueda, de Persona o Grupo, o de estado del flujo de trabajo.

Si la consulta usa más de ocho columnas, se bloquea la operación. Sin embargo, es posible seleccionar mediante programación las columnas que se van a usar con la vista máxima, que se puede establecer a través del modelo de objetos.

Tamaño del Umbral de la vista Lista para auditores y administradores

20.000

Especifica el número máximo de elementos de biblioteca o lista que una operación de base de datos, como una consulta, puede procesar a la vez cuando la realiza un auditor o administrador con los permisos adecuados. Esta opción funciona junto con Permitir invalidación de modelos de objetos.

Permitir invalidación de modelos de objetos

S

Especifica si los desarrolladores pueden realizar operaciones de base de datos, como consultas, que solicitan la invalidación del Umbral de vista de lista para el límite superior especificado por el Umbral de la vista Lista para auditores y administradores. Un administrador debe habilitar la invalidación de modelos de objetos para que los desarrolladores con permisos adecuados puedan solicitar mediante programación que su consulta use el Umbral de la vista Lista más alto para aprovecharlo.

Intervalo diario de horas

Ninguno

Especifica un período de tiempo durante el cual se omiten los límites y umbrales de recursos. Un administrador puede configurar una ventana de tiempo durante las horas de menor actividad en incrementos de 15 minutos y hasta 24 horas, como 6:00 p. m. a 10:00 p. m. o 1:30 a. m. a 5:15 a. m.

Una consulta u operación de base de datos iniciada dentro del intervalo diario de horas continúa hasta su finalización (o error) aunque no se complete dentro de la ventana de tiempo especificada.

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Última actualización: julio de 2017

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