Administrar el tamaño del buzón de correo

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¿Se está recibiendo mensajes semanales o incluso diarios que le avisan de que está a punto de quedarse sin espacio en el buzón de correo? La limpieza de buzón es una herramienta de limpieza única que puede usar para recortar el tamaño del buzón de correo.

  1. En Outlook, elija archivo _GT_ limpiar herramientas > limpieza de buzón.

    Herramienta Limpieza de buzón

  2. Realice uno de los pasos siguientes:

    • Visualice el tamaño total del buzón de correo y de las carpetas individuales que este contiene.

    • Busque elementos anteriores a una fecha o un tamaño específico.

    • Archivar elementos mediante autoArchivar.

    • Visualice el tamaño de la carpeta Elementos eliminados y vacíe la carpeta.

    • Visualice el tamaño de la carpeta Conflictos y elimine la carpeta.

Prácticas recomendadas para mantener el buzón de correo limpio

Si el correo electrónico se almacena en un servidor de correo electrónico como Exchange, cuando el buzón alcance su límite superior, el Administrador podría empezar a limitar la funcionalidad. Por ejemplo, en 90 MB podría recibir una advertencia, a 100 MB es posible que no pueda enviar correo electrónico y a 110 MB es posible que no pueda recibir correo electrónico.

A continuación se indican algunas maneras de mantener el tamaño del buzón de correo bajo control:

  • Archivar elementos antiguos : Mueve los elementos antiguos que quieras mantener a un archivo. Puede crear un Archivo de datos de Outlook (.pst) separado que pueda abrir desde Outlook cada vez que lo necesite. De forma predeterminada , Outlookarchiva automáticamente los elementos a intervalos regulares. También puede archivar elementos manualmente cuando lo desee. De este modo, puedes decidir qué elementos archivar, Cuándo archivarlos y dónde almacenarlos.

    Nota: Si no ve el comando archivar, es posible que su organización haya desactivado la característica.

  • Vaciar la carpeta elementos eliminados : Vacíe la carpeta elementos eliminados con frecuencia para asegurarse de que no mantiene los mensajes que no necesita.

  • Vaciar la carpeta correo no deseado : Vacíe periódicamente la carpeta correo no deseado para guardar el espacio de la bandeja de entrada para los mensajes que realmente desee.

  • Almacenar datos adjuntos fuera del buzón : como los datos adjuntos se acumulan con el tiempo, pueden consumir mucho espacio. Para los datos adjuntos que desee mantener, considere la posibilidad de guardarlos en un sitio de grupo, OneDrive o en carpetas de su equipo.

Puede usar la herramienta limpieza de buzón, que le permite ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un archivo de carpetas personales (. pst) y vaciar la carpeta elementos eliminados.

  1. En el menú herramientas, haga clic en limpieza de buzón.

  2. Realice una de las siguientes acciones:

    • Para ver el tamaño total del buzón y de las carpetas individuales que contiene, haga clic en Ver tamaño del buzón.

    • Para buscar elementos antiguos, seleccione Buscar elementos anteriores a n días, escriba un número entre 1 y 999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para buscar elementos grandes, seleccione Buscar elementos superiores a n kilobytes, escriba un número entre 1 y 9999 y, a continuación, haga clic en Buscar.

    • Para mover elementos antiguos del buzón a un archivo de carpetas personales (. pst), haga clic en Autoarchivar. La carpeta predeterminada para los archivos. pst de archivo es c:\Documents and Settings\nombre de name\Local configuración de la aplicación de Programa\microsoft\outlook.

    • Para ver el tamaño de la carpeta elementos eliminados, haga clic en Ver tamaño de elementos eliminados.

    • Para vaciar la carpeta elementos eliminados, haga clic en vaciar.

    • Para ver el tamaño de la carpeta conflictos, haga clic en Ver tamaño de conflictos.

    • Para eliminar el contenido de la carpeta conflictos, haga clic en eliminar.

Reducir el tamaño de un archivo de carpetas personales (. pst)

Si elimina elementos de un archivo de carpetas personales (. pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no está usando el equipo y Outlook está en ejecución. Si desea reducir inmediatamente el tamaño del archivo, puede forzar una compactación. El procedimiento para compactar el archivo de datos puede tardar varios minutos.

  1. En el menú archivo, haga clic en Administración de archivos de datos.

  2. Haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en configuración.

  3. Haga clic en compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo. pst.

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Reducir el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (. OST)

Reducir el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (. OST) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado una gran cantidad de elementos. Este procedimiento no elimina los elementos que se guardan en el servidor.

  1. Elimine los elementos que no desee mantener y, a continuación, vacíe la carpeta elementos eliminados.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

    Falta el comando de configuración de la cuenta.

    El comando configuración de la cuenta se encuentra en el menú herramientas de Microsoft Office Outlook 2007. Si usa una versión anterior de Outlook, las siguientes instrucciones no se aplican. Use la ayuda que se incluye con el producto. Si la barra de título del programa que usa muestra Microsoft Outlook Express, está usando un programa que no es el mismo que Outlook. Consulte la ayuda de Outlook Express para obtener ayuda.

  3. En la lista, seleccione Microsoft Exchange Server y, a continuación, haga clic en cambiar.

  4. Haga clic en Más configuraciones.

  5. Haga clic en la pestaña avanzadas y, después, en configuración del archivo de carpeta sin conexión.

  6. Haga clic en compactar ahora.

  • Para eliminar un elemento de las carpetas en línea y sin conexión, seleccione el elemento y, a continuación, presione SUPRIMIr.

  • Si usa una cuenta de Exchange en el modo de intercambio en caché, solo se borrará la carpeta seleccionada del archivo. Ost local. Los elementos del servidor volverán a descargarse en el archivo. Ost en la siguiente sincronización, si la carpeta está seleccionada en Opciones de carpeta, en la configuración de envío o recepción de la cuenta de correo electrónico de Exchange Server.

  • Al usar el modo de intercambio en caché, las carpetas públicas favoritas no se sincronizan de manera predeterminada. Si decide sincronizar las carpetas públicas, el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (. OST) puede aumentar significativamente.

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