Administración y ciclo de vida de una página moderna de SharePoint

Administración y ciclo de vida de una página moderna de SharePoint

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Las páginas modernas de SharePoint le proporcionan muchas de las mismas capacidades que las páginas de los sitios de publicación clásicos. Una vez que se crea una página moderna de SharePoint, se puede editar, guardar, publicar y compartir.  UNA página también se puede eliminar o restaurar a una versión diferente. También puede configurar un flujo de aprobación de contenido.

Ciclo de vida de página

Botón Nuevo Crear El ciclo de vida de una página comienza con su creación. Cuando creas por primera vez una página, se encuentra en un estado de borrador "local", lo que significa que nadie más puede verla todavía.   

Botón Guardar como borrador Guardar como borrador Al guardar y cerrar esta página, se protege como una versión secundaria y se convierte en un borrador "compartido". Esto significa que todos los usuarios con permisos de edición (o propietarios de sitios) ahora pueden verlo y editarlo.   

Imagen del botón Ed Para editar la página, haga clic en el botón Editar y la página ahora está desprotegida para usted. Mientras la página esté abierta para su edición o desprotegida, nadie más podrá editarla. La página está "bloqueada" hasta que los cambios se guardan o descartan, o hasta que se publica la página. Una excepción es que si la página no tiene actividad durante 5 minutos, se agotará el tiempo de espera de la sesión de edición y la página se "desbloqueará".    

DesCartar cambios Descartar cambios Al descartar los cambios, la página vuelve a su estado anterior. Equivale a "desHacer desprotección".   

Botón publicar Publicar Cuando una página se publica haciendo clic en el botón publicar, se protege como una versión "principal" y aparece como "viva", lo que significa que cualquiera que pueda ver su sitio puede ver la página.   

Ciclo de vida de la página con aprobación de contenido

El ciclo de vida de una página con la aprobación de contenido activada es ligeramente diferente cuando una página tiene que ser aprobada por alguien antes de que se pueda publicar. Los aprobadores deben ser propietarios del sitio o personas con permisos de control total o de edición para el sitio.

Estas son las fases adicionales de la publicación de páginas cuando la aprobación de contenido está activada con el flujo. Aquí no se incluyen los pasos para flujos de aprobación que requieren varios aprobadores o para flujos de aprobación personalizados.

Botón Enviar para aprobación Enviar para aprobación  Cuando la página está lista para publicarse, el autor de la página envía la página para su aprobación.   

Pendiente de aprobación Hasta que se aprueba una página, permanece en estado pendiente.

Botón Revisar aprobaciones Revisar aprobaciones   Las personas designadas como aprobadores recibirán una notificación y verán un botón Revisar aprobaciones en el que pueden ver la página. Los aprobadores no pueden editar el contenido; solo pueden aprobar o rechazar o contenido. Pueden enviar comentarios junto con la notificación que recibe el autor de la página.   

Publicado   Cuando se aprueba una página, se publica y se protege como una versión "principal" y va "en vivo", lo que significa que cualquiera que pueda ver su sitio puede ver la página.

La manera recomendada de usar la aprobación de contenido en las páginas modernas es usar Microsoft Flow. Consulte configurar aprobación de página para obtener información sobre cómo hacerlo.

Si desea usar el método clásico de requerir aprobación en una biblioteca, consulte requerir aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio.

¿Quién puede editar una página?

Cualquier persona a la que haya concedido permisos de edición puede editar una página. En un sitio de grupo, agregar alguien al grupo de sitio de grupo tiene permisos de edición de forma predeterminada. En un sitio de comunicación, solo los propietarios de sitios y aquellos a los que haya concedido permisos de edición pueden editar.

Al hacer clic en Editar en una página, la página se desprotege, lo que significa que nadie más podrá editarla, a menos que guarde y cierre la página, descarte los cambios o publique la página. Cada una de estas acciones vuelve a comprobar la página.

Cuando alguien desprotege una página por error, o olvida guardar y cerrar, descartar cambios o publicar, la página se guardará y cerrará automáticamente después de 5 minutos de inactividad.

Dos personas no pueden editar la misma página al mismo tiempo. Si una persona tiene una página abierta para su edición y otra persona intenta editar la página, un mensaje le indica que otro usuario está editando la página. Puede pedir a la persona que tiene la página abierta para su edición que "libere" la página al guardar y cerrar, descartar los cambios o publicar. Una excepción es que si la página no tiene actividad durante 5 minutos, se agotará automáticamente el tiempo de espera de la sesión de edición y la página estará "DESBLOQUEADA".

El propietario de un sitio tiene una opción adicional para invalidar la desprotección de la persona que edita la página.

Buscar páginas

Las páginas se almacenan en la biblioteca de páginas, a la que se puede acceder haciendo clic en páginas en la navegación. Si páginas no se muestra en la navegación, puede ir a configuración del sitio Configuración de un sitio web público de SharePoint Online , a continuación, a contenido del sitio y buscar páginas de sitio.

Restaurar una versión anterior

  1. Vaya a la biblioteca de páginas.

  2. Haz clic con el botón derecho en el espacio entre el nombre de la página y la fecha y, a continuación, haz clic en historial de versiones en el menú. Es posible que tenga que desplazarse por el menú para ver el historial de versiones.

    Si no ve historial de versiones, haga clic en los puntos suspensivos (... ) en el cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en historial de versiones.

    Verá una lista de versiones del archivo.

    Cuadro de diálogo Historial de versiones con tres versiones
  3. En el cuadro de diálogo historial de versiones, sitúese junto a la versión que desee y haga clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho para obtener una lista de opciones.

    Opciones de historial de versiones (ver, restaurar, eliminar)

    Haga clic en Restaurar.

  4. Haga clic en Aceptar para restaurar la versión actual como la más reciente.

    Cuadro de diálogo confirmar la restauración de la versión con aceptar seleccionado

    Nota: SharePoint no quita la versión anterior que acaba de restaurar, crea una copia y la convierte en la versión más reciente.

Proteger y desproteger páginas de la biblioteca de páginas

Se recomienda usar los comandos Editar, guardar y cerrar, descartar cambios y publicar de la página para administrar la protección y desprotección de las páginas. Sin embargo, puede proteger manualmente las páginas y usar los mismos pasos que usaría en cualquier biblioteca de documentos. Para obtener más información, vea Desproteger o proteger archivos en una biblioteca de documentos.

Cancelar la publicación de una página

Si ya no quiere que otros usuarios vean la página o la hayan encontrado en las búsquedas, puede anular la publicación:

  • Vaya a la biblioteca de páginas

  • Seleccione la página que desea anular la publicación.

  • Haga clic en... y, a continuación, haga clic en más.

  • Haga clic en Anular publicación.

Esto vuelve a colocar la página en un estado de borrador. Sin embargo, la página seguirá apareciendo en los resultados de búsqueda. Si no quiere que esto suceda, quite permisos de la página. para ello, vaya a la biblioteca páginas, haga clic en..., haga clic en más y, a continuación, haga clic en propiedades. En la parte superior, haga clic en compartido con. A continuación, haga clic en dejar de compartir.

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