Administración de registros de implementación

Los registros se pueden administrar “localmente”, lo que significa que puede dejar un documento en su ubicación actual de un sitio o almacenar los registros en un archivo específico como, por ejemplo, un sitio del Centro de registros.

Antes de implementar la administración de registros, recomendamos crear primero un plan de administración de registros para su organización. Para que le sea más fácil elegir el mejor sistema para su organización, consulte Elegir cómo almacenar y administrar registros.

Nota: En SharePoint Online, hemos introducido el uso de etiquetas de retención para declarar el contenido como registros, lo cual sustituye de forma eficaz la necesidad de usar el centro de registros. Si está usando el centro de registros, puede continuar utilizándolo junto con las etiquetas de retención. Pero, para el propósito de la administración de registros, le recomendamos que use etiquetas de retención en lugar del centro de registros.

Crear y configurar un sitio del Centro de registros

En esta sección se proporciona información general sobre los principales pasos que debe tomar para crear y configurar un sitio del Centro de registros. Haga clic en los vínculos para ver instrucciones específicas sobre cada paso.

  1. Cree el sitio del Centro de registros con la plantilla de sitio del Centro de registros.

  2. Cree bibliotecas o listas de registros para administrar y almacenar cada tipo de registro especificado en el plan de archivos (un plan de archivos describe los tipos de documentos o elementos que una organización reconoce como registros profesionales oficiales. Indica dónde se almacenan estos registros y proporciona información que diferencia un tipo de registro de otro).

  3. Agregue un tipo de contenido asociado a sus listas y bibliotecas.

  4. Cree y agregue columnas de sitio a los tipos de contenido pertinentes para incluir y mostrar los metadatos de cada tipo de registro especificado en el plan de archivos.

  5. Agregue una directiva de administración de la información a un tipo de contenido en el sitio del Centro de registros.

  6. Configure el organizador de contenido para distribuir cada tipo de registro a la ubicación apropiada.

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Crear un sitio del Centro de registros

Le recomendamos que cree un Centro de registros como una colección de sitios de primer nivel, no como un subsitio. Para crear una colección de sitios, debe ser miembro del grupo de SharePoint de administradores de la granja de servidores en el equipo que ejecuta el sitio web de la Administración central de SharePoint.

En SharePoint Online, puede crear un sitio del centro de registros desde el sitio de SharePoint de nivel superior. Haga clic en + crear sitioy, a continuación, empiece en el paso 4.

  1. Inicie la administración central de SharePoint 2013 o 2016.

    • En Windows Server 2008 R2:

      • Haga clic en Inicio, haga clic en productos de Microsoft SharePoint 2013 o productos de Microsoft SharePoint 2013y, a continuación, haga clic en SharePoint 2013 Central Administration o SharePoint 2016 Central Administration.

    • En Windows Server 2012:

      • En la pantalla Inicio , haga clic en Administración central de SharePoint 2013 o Administración central de SharePoint 2016.

        Si la administración central de sharepoint 2013 o la Administración central de SharePoint 2016 no está en la pantalla de Inicio :

      • Haga clic con el botón derecho en equipo, seleccione todas las aplicacionesy, después, haga clic en administración central de SharePoint 2013 o administración central de SharePoint 2016.

  2. En el sitio web de Administración central, en la sección Administración de aplicaciones, haga clic en Crear colecciones de sitios.

  3. En la página crear colección de sitios , en la sección aplicación web , si la aplicación web en la que desea crear la colección de sitios no está seleccionada, haga clic en la flecha hacia abajo. En el menú aplicación Web, haga clic en cambiar aplicación weby, a continuación, haga clic en la aplicación web en la que desea crear la colección de sitios.

  4. En la sección Título y descripción, escriba el título y una descripción para la colección de sitios.

  5. En la sección Dirección del sitio web, seleccione la ruta de acceso que usará la dirección URL (por ejemplo, una ruta de inclusión comodín como /sitios/ o el directorio raíz (/).

    Si selecciona una ruta de inclusión comodín, también debe escribir el nombre del sitio que usará en la URL de su sitio.

  6. En la sección Selección de plantilla, en la lista Seleccionar la versión de la experiencia, seleccione la versión de la experiencia de SharePoint de las plantillas que desea usar.

    Seleccione la versión de experiencia si quiere que la colección de sitios tenga el mismo aspecto que una colección de sitios en SharePoint Server. Una colección de sitios que usa una versión de experiencia anterior se ejecuta en una versión posterior de SharePoint, pero la interfaz de usuario y la experiencia de usuario de la colección de sitios reflejarán la versión anterior. Una colección de sitios que se puede actualizar en cualquier momento a la versión más reciente de la experiencia.

  7. En la sección Selección de plantilla, seleccione la pestaña Enterprise y, a continuación, haga clic en Centro de registros.

  8. En la sección Administrador de la colección de sitios principal, escriba el nombre de usuario (en el formato DOMINIO\nombre de usuario) para el usuario que será el administrador de la colección de sitios.

  9. En la sección Administrador de la colección de sitios secundario, escriba el nombre de usuario para el administrador secundario de la colección de sitios. Designar un administrador de la colección de sitios secundario es una práctica recomendada para asegurarse de que alguien podrá administrar la colección de sitios cuando un administrador de la colección de sitios principal no esté presente.

  10. Si está utilizando cuotas para administrar el almacenamiento para colecciones de sitios, en la sección Plantilla de cuota, haga clic en una plantilla de la lista Seleccionar una plantilla de cuota.

  11. Haga clic en Aceptar.

Crear bibliotecas o listas para administrar registros

Las listas y bibliotecas son elementos importantes en la administración de registros. Funcionan como archivadores para cada tipo de registro que desee almacenar o administrar. La asociación de tipos de contenido (explicada más adelante) a listas y bibliotecas contribuye a categorizar aún más los registros. Recomendamos crear una lista o biblioteca de documentos para cada tipo de contenido del plan de archivos de registros.

Agregar un tipo de contenido existente a una lista o biblioteca

Cuando agrega un tipo de contenido a una lista o biblioteca, hace posible que dicha lista o biblioteca contenga elementos de ese tipo. Cuando se envían registros al Centro de registros, se distribuyen a la lista o biblioteca pertinente en función del tipo de contenido del documento.

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Crear y agregar columnas de sitio a listas, bibliotecas o tipos de contenido

Las columnas facilitan la agrupación, categorización y seguimiento de registros u otros elementos. Una columna de sitio define un elemento de metadatos que se puede asociar con un tipo de contenido, lista o biblioteca. Por ejemplo, es posible que desee agregar columnas del sitio para definir “autor” o “fecha de finalización”. Agregue una columna del sitio a un tipo de contenido par registros, ya sea para almacenar un elemento de metadatos que haya sido enviado con un registro o para agregar metadatos para ayudar a administrar el registro.

Crear una columna de sitio

  1. En el sitio del centro de registros, haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en configuración del sitio.

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en galerías del diseñador web, haga clic en columnas de sitio.

  3. En la página Columnas de sitio, haga clic en Crear.

  4. En la página Nueva columna de sitio, en el cuadro Nombre de columna de la sección Nombre y tipo, escriba el nombre que desee.

  5. Seleccione el tipo de información que desea almacenar en la columna — por ejemplo, moneda, fecha y hora, o texto—.

  6. En la sección Grupo, seleccione el grupo existente en el que desea almacenar la nueva columna de sitio o seleccione Nuevo grupo para crear un grupo nuevo en el que almacenar la columna. Los grupos proporcionan una forma de organizar columnas y facilitan su búsqueda.

En la sección Configuración de columna adicional, seleccione la configuración adicional de las columnas que desee. Las opciones disponibles en esta sección varían según el tipo de columna que seleccione en la sección Nombre y tipo. Por ejemplo, si el tipo de información para almacenar en una columna es Opción, puede definir las opciones que se enumerarán en la sección Configuración de columna adicional.

  1. Haga clic en Aceptar.

Agregar una columna de sitio a un tipo de contenido de registros

  1. En la Página principal del sitio del centro de registros, haga clic en configuración y, a continuación, haga clic en configuración del sitio.

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  2. En la sección galerías del diseñador web , haga clic en tipos de contenido de sitio.

  3. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el tipo de contenido de sitio que desee configurar.

  4. Después de seleccionar un tipo de contenido de sitio del sitio primario o de crear un nuevo tipo de contenido de sitio, en la página del tipo de contenido de sitio seleccionado, en la sección Columnas, haga clic en Agregar desde columnas de sitio existentes.

  5. En la página Agregar columnas a tipo de contenido, en la sección Seleccionar columnas, seleccione el grupo por el que desee filtrar en la lista Seleccionar columnas de.

  6. Seleccione la columna que desea agregar en la lista columnas disponibles y, a continuación, haga clic en Agregar.

  7. En la sección Actualizar tipos de contenido de sitio y lista, especifique si los tipos de contenido de sitio secundario que heredan de este tipo de contenido de sitio se actualizarán con los cambios.

  8. Cuando haya finalizado de agregar las columnas que desee, haga clic en Aceptar.

Nota: Si el tipo de contenido que desea seleccionar no aparece como vínculo (está atenuado) en esta página, el tipo de contenido pertenece a un sitio primario del sitio del Centro de registros y, por lo tanto, es necesario seleccionarlo y configurarlo desde el sitio primario. Para ello, haga clic en el vínculo de la columna Origen que aparece junto al tipo de contenido de sitio atenuado en la columna Tipo de contenido de sitio.

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Crear directivas de administración de la información para los registros

Una directiva de administración de la información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Las directivas de administración de la información permiten a las organizaciones controlar y realizar el seguimiento de cosas como el tiempo durante el que se retiene el contenido o qué acciones pueden realizar los usuarios con el contenido.

Nota: Para completar esta tarea, debe ser miembro del grupo Propietarios del sitio del Centro de registros.

Agregar una directiva de administración de la información a un tipo de contenido

Nota: No puede especificar una directiva de administración de información para un tipo de contenido principal. Los tipos de contenido principal se instalan cuando se crea una colección de sitios. Debe crear un tipo de contenido que se deriva de un tipo de contenido principal y aplicar una directiva de administración de información para el tipo de contenido derivado.

  1. En el sitio, haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en configuración del sitio.

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  2. En la página Configuración del sitio, en la sección galerías del diseñador web , haga clic en tipos de contenido de sitio.

  3. En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el tipo de contenido al que desee agregar una directiva de administración de la información.

  4. En la página Tipo de contenido, haga clic en Configuración de la directiva de administración de la información.

  5. En la página Editar directiva, escriba una descripción para la directiva y después escriba una breve declaración de directiva que explique a los usuarios la utilidad de la misma. La declaración de directiva puede tener hasta 512 caracteres.

  6. A continuación, agregue una o más características de directiva a la directiva de administración de la información. A medida que habilite las características, se mostrará una configuración adicional.

Agregar características de directiva a la directiva de administración de la información

Las características de directiva que se pueden agregar a una directiva de administración de la información son etiquetas, auditoría, expiración y códigos de barras.

Agregar una característica directiva de retención a una directiva de administración de la información

  1. En la página Editar directiva, active la casilla Habilitar retención.

  2. Haga clic en Agregar una fase de retención y seleccione uno de las siguientes opciones de período de retención para especificar cuándo expirarán los documentos: para establecer la fecha de expiración en función de una propiedad de fecha, seleccione Período de tiempo basado en las propiedades del elemento. Luego seleccione la acción (Fecha de creación o Modificación) y el período de tiempo (días, meses o años).

  3. Escriba un valor en el cuadro entre las listas para especificar el período de tiempo.

  4. Seleccione la acción que se debe llevar a cabo cuando expira el documento.

  5. Si desea que se repita la acción seleccionada, active la casilla en la sección Periodicidad y después seleccione la periodicidad.

  6. Haga clic en Aceptar.

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Agregar una característica de directiva de auditoría a una directiva de administración de la información

  1. En la página Editar directiva, en la sección Auditoría, active Habilitar auditoría y después active las casillas situadas junto a los eventos para los que desee mantener trazas de auditoría.

  2. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Para ver los registros de auditoría, en la página Configuración de la colección de sitios, haga clic en Informes de registro de auditoría y después seleccione el informe para verlo.

Agregar una característica de directiva de códigos de barras a una directiva de administración de la información

  1. En la página Editar directiva, en la sección Códigos de barras, seleccione Habilitar códigos de barras.

  2. Si desea que las aplicaciones cliente de Office les pidan a los usuarios que inserten un código de barras en sus documentos, active la casilla Solicitar a los usuarios que inserten un código de barras antes de guardar o imprimir.

Agregar una característica de directiva de etiqueta a una directiva de administración de la información

  1. En la página Editar directiva, en la sección Etiquetas, active la casilla Habilitar etiquetas.

  2. Para pedir a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir un documento, seleccione Solicitar a los usuarios que inserten una etiqueta antes de guardar o imprimir.

  3. Para evitar que las etiquetas se modifiquen una vez que se hayan agregado, seleccione Impedir cambios en las etiquetas después de que se hayan agregado.

  4. En el cuadro Formato de etiqueta, escriba el texto que desee que aparezca en la etiqueta. Puede usar cualquier combinación de texto fijo o propiedades de documentos, excepto propiedades calculadas o integradas como un identificador único global (GUID) o Creado por. Para iniciar una línea nueva, use la secuencia de caracteres \n.

  5. Seleccione una fuente, un tamaño de fuente, un estilo de fuente y una justificación para el texto de la etiqueta.

  6. Escriba un alto de etiqueta en pulgadas en el cuadro Alto y un ancho de etiqueta en pulgadas en el cuadro Ancho.

  7. Para ver los cambios, haga clic en Actualizar.

  8. Haga clic en Aceptar.

Configurar la administración de registros locales

Cuando usa el Centro de registros, está trabajando en un repositorio bloqueado y puede enviar registros a ese repositorio con una operación Enviar a. No obstante, todos los sitios se pueden habilitar para la administración de registros en su ubicación y configurar como un sistema de administración de registros. En este tipo de sistema, a diferencia del Centro de registros, puede almacenar registros junto con documentos activos en un espacio de colaboración. Algunas ventajas adicionales del uso de un sistema de administración de registros en su ubicación son:

  • Los registros pueden existir y pueden administrarse en varios sitios.

  • Con el control de versiones habilitado, el mantenimiento de las versiones de los registros es automático.

  • La búsqueda de exhibición de documentos electrónicos puede ejecutarse tanto en registros como en documentos activos al mismo tiempo.

  • El control es más amplio con respecto a lo que representa un registro en la organización y quién puede crear un registro.

Hay tres pasos principales para configurar la administración de registros locales:

  1. Activar la administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios

  2. Establecer la configuración de declaración como registro en el nivel de la colección de sitios

  3. Establecer la configuración de declaración como registro en el nivel de la lista o biblioteca

    Nota: Para declarar elementos como registros de forma manual, debe ser administrador o colaborador de lista.

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Activar la administración de registros locales en el nivel de la colección de sitios

El primer paso para configurar un sistema de administración de registros locales es activar la característica en el nivel de la colección de sitios. Al activar la característica, se habilita el comando Declarar/Revocar declaración como registro en la cinta.

Nota: Para poder llevar a cabo esta tarea, debe ser administrador de la colección de sitios.

  1. En el nivel superior del sitio, haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en configuración del sitio.

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  2. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  3. Junto a Administración de registros locales, haga clic en Activar.

Establecer la configuración de declaración como registro en el nivel de la colección de sitios

  1. En el nivel superior del sitio, haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en configuración del sitio.

    En un sitio de SharePoint grupo conectado, haga clic en configuración, en contenidos del sitioy, a continuación, en configuración del sitio.

  2. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de declaración como registro.

  3. En la página Configuración de declaración como registro, si desea imponer una restricción sobre lo que se puede hacer con los elementos declarados como registros, seleccione una de las opciones de la sección Restricciones de registro.

  4. En la sección Disponibilidad de declaración como registro, elija si la declaración manual de registros debe estar disponible o no en listas y bibliotecas de forma predeterminada. Si elige la opción No disponible en todas las ubicaciones de forma predeterminada, solo se podrán declarar registros mediante una directiva o un flujo de trabajo.

  5. En la sección Roles de declaración, seleccione los roles que pueden declarar y revocar la declaración de registros de forma manual.

  6. Seleccione Aceptar.

Establecer la configuración de declaración como registro en el nivel de la lista o biblioteca

Puede tener más control sobre dónde se pueden declarar los elementos como registros si configura declaraciones como registro para una lista o biblioteca. Al configurar la declaración como registro en una lista o biblioteca, puede hacer que los elementos se declaren automáticamente como registros cuando se agreguen a la lista o biblioteca.

  1. En la lista o biblioteca donde desee establecer la configuración de declaración de registros, haga clic en la pestaña biblioteca o lista en la cinta y, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca o configuración de lista.

    En SharePoint Online, haga clic en configuración Botón Configuración de Office 365 y, a continuación, haga clic en configuración de la lista o configuración de biblioteca.

  2. En la página Configuración de la biblioteca/lista de documentos, en Permisos y administración, haga clic en Configuración de declaración como registro.

  3. En la sección Disponibilidad de declaración manual como registro, seleccione:

  4. Si desea que la lista o biblioteca use la configuración de declaración como registro predeterminada que usa la colección de sitios.

  5. Si los usuarios siempre deben poder declarar elementos como registros de forma manual en la lista o biblioteca.

  6. Si los usuarios no pueden declarar nunca de forma manual los registros dentro de la lista o biblioteca.

  7. En la sección Declaración automática, active la casilla si desea que todos los elementos que se agregan a la lista o biblioteca se declaren automáticamente como registros.

  8. Haga clic en Aceptar.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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