Adición de una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca

Adición de una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca

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Los usuarios agreguen palabras clave de empresa a los elementos en un sitio de SharePoint para usar para el etiquetado y para desarrollar un folksonomy. Palabras clave de empresa puede capturar algunos de los conocimientos de las personas que usan el contenido. Para que sea más fácil agregar palabras clave, puede agregar una columna de palabras clave de empresa especiales a una lista o biblioteca. Los usuarios, a continuación, pueden seleccionar el elemento para agregar una palabra clave y escriba la palabra o frase que deseen en las propiedades del elemento.

Los usuarios pueden agregar palabras clave en el diálogo de propiedades del documento

Para agregar una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca:

  1. Desde una lista o biblioteca, haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de la lista en la cinta de opciones para la lista o biblioteca.

    Para SharePoint_Online, haga clic en configuración de Icono de configuración y, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca o configuración de la lista.

  2. En la columnaPermisos y administración, haga clic en Configuración de metadatos y palabras clave de empresa.

  3. En página de configuración, en la sección Agregar palabras clave de empresa, active la casilla que corresponde a Agregar una columna Palabras clave de empresa a esta lista y habilitar la sincronización de palabras clave.

Deshabilitar o habilitar Publicación de metadatos

Puede controlar si los términos o palabras clave que se agregan a las columnas Metadatos administrados o Palabras clave de empresa de una lista o una biblioteca estarán disponibles como palabras clave para el etiquetado temático. Por ejemplo, si su lista contiene información confidencial, es posible que no desee que los valores de las palabras clave sean visibles. Para restringir el acceso a las palabras clave, quizás prefiera deshabilitar Publicación de metadatos.

Nota:  De forma predeterminada, los términos de un conjunto de términos local que se creó dentro del contexto de una colección de sitios específica se excluyen de Publicación de metadatos. Los conjuntos de términos locales no están disponibles para usarse en el etiquetado temático o como Palabras clave de empresa.

Para deshabilitar o habilitar Publicación de metadatos, haga lo siguiente:

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la cual desea configurar Publicación de metadatos.

  2. En la pestaña Lista o en la pestaña Biblioteca en la cinta de opciones, haga clic en Configuración de la lista o en Configuración de biblioteca.

    Para SharePoint_Online, haga clic en configuración de Icono de configuración y, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca o configuración de la lista.

  3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de metadatos y palabras clave de empresa.

  4. En la sección Publicación de metadatos, en Guardar metadatos en esta lista como etiquetas temáticas, realice una de las siguientes acciones:

    • Para publicar los valores de los campos Metadatos administrados y Palabras clave de empresa en el etiquetado temático y en perfiles de Mi sitio, active la casilla.

    • Para impedir que los valores de los campos Metadatos administrados y Palabras clave de empresa se expongan en el etiquetado temático y en perfiles de Mi sitio, desactive la casilla.

  5. Haga clic en Aceptar.

Más información sobre las palabras clave de empresa

Los productos de SharePoint recopilan las palabras clave de empresa en un conjunto de términos único y no jerárquico. Puede encontrar este conjunto especial de términos, que se denomina Conjunto de palabras clave, usando la Herramienta de administración de almacén de términos.

Las palabras clave que los usuarios agregan están disponibles para otros usuarios cuando usan la lista o biblioteca. Por ejemplo, cuando los usuarios escriben caracteres similares en la columna Palabras clave de empresa de la lista, SharePoint muestra la palabra clave en un mensaje de sugerencia. Además, si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, SharePoint copia las etiquetas del documento existentes en la columna de palabras clave de empresa cuando los documentos se cargan a la lista o a la biblioteca. Así se facilita la sincronización de las palabras clave existentes con las características de metadatos administrados.

Los administradores del almacén de términos pueden configurar que el Conjunto de palabras clave sea abierto o cerrado. El hecho de que el conjunto sea abierto o cerrado afecta a la manera en que los usuarios trabajan con una columna de palabras clave de empresa de una lista o biblioteca. Si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, los usuarios del sitio podrán escribir valores de palabra clave. Si el conjunto Palabras clave se ha configurado como cerrado, los usuarios no pueden enviar palabras clave nuevas, pero deben utilizar palabras clave de empresa o un término administrado existentes. Si el Conjunto de términos de palabras clave para el sitio se ha configurado como abierto, los usuarios pueden agregar cualquier valor de texto a esta columna.

Si es necesario, un administrador que tenga permiso para administrar puede cambiar la forma en que los productos de SharePoint controlan estas palabras clave y muévalos a un conjunto de términos administrados específicos. A continuación, las palabras clave no estarán disponibles para los mismos tipos de usos como las demás condiciones en que el conjunto de términos.

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