Actualizar una conexión de datos externa en Excel

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

   

1. Haga clic en la pestaña Uso.

2. En Control de actualizaciones, active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

   

3. Haga clic en la pestaña Uso.

4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento siguiente no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras que combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase para una contraseña que use 14 caracteres o más siempre será más adecuada.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

   

3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

   

   Nota: No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

   Nota: No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

3. Haga clic en la pestaña Uso.

4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

   Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

• Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

• Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

• Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si usó Obtener & transformación para consultar un archivo de texto, no es necesario seguir ningún paso más. Si importó el archivo de texto, los pasos para actualizar son los siguientes:

1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en Actualizar todo.

   

   Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

   También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

   

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

   1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

   2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

   

• En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo desea actualizar una determinada, seleccione cualquier celda dentro de ese rango de datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Actualizar.

Al usar el complemento Power Pivot para actualizar los datos importados anteriormente, puede ver si la actualización se realiza correctamente, falla o se cancela.

En Power Pivot, haga clic en Inicio > Obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

El estado de la actualización se indica para cada conexión usada en el modelo de datos. Hay tres resultados posibles.

"Correcto" informa sobre el número de filas importadas a cada tabla.

Puede producirse un "error" si la base de datos está sin conexión, si ya no tiene permisos o si se elimina o se cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una nueva conexión en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha publicado la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Con el Editor de Power Query, puede actualizar una consulta para importar los datos más recientes en una tabla sin tener que volver a crear la consulta.

Para actualizar una consulta:

1. Haga clic en Obtener & transformación > Mostrar consultas.

2. En el panel Consultas del libro , seleccione la consulta que desea actualizar.

3. En la cinta de opciones Editor de Power Query, haga clic en Inicio > vista previa consulta > actualizar.

Cuando cambien los datos que usas para el mapa, puedes actualizarlos manualmente en Mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

• En Mapas 3D, haga clic en Inicio > Actualizar datos.

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a mapas 3DPower Map:

1. En Mapas 3D, ve al mapa al que quieres agregar datos.

2. Dejando abierta la ventana Mapas 3D, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Los Mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Los datos de un libro de Microsoft Office Excel que se ha mostrado en Excel Services pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Los datos pueden almacenarse directamente en el libro, o pueden almacenarse en un origen de datos externo, como en una base de datos o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el autor o administrador del libro ha definido la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), que describe cómo buscar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde la última actualización.

1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo a los datos externos.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en Actualizar todo.

   

   Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

   También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

   Nota: Si tiene abierto más de un libro, tendrá que repetir la operación en cada libro.

1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en Actualizar todo.

   

   Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

   También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

   

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

   1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

   2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

   

• En la pestaña Datos , haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo desea actualizar una determinada, seleccione cualquier celda dentro de ese rango de datos, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Actualizar.

Controlar cómo o cuándo se actualiza la conexión

1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos conectados.

2. En la pestaña Datos , haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Propiedades de conexión.

   

3. En la pestaña Uso , establezca las opciones que quiera cambiar.

   Para conjuntos de datos muy grandes, considere la posibilidad de activar la opción Habilitar actualización en segundo plano . Esto le devuelve el control de Excel, en lugar de hacer que espere a que finalice la actualización.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

• Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

• Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

• Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Al usar el complemento Power Pivot para actualizar los datos importados anteriormente, puede ver si la actualización se realiza correctamente, falla o se cancela.

• En Power Pivot, haga clic en Inicio > Obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

  El estado de la actualización se indica para cada conexión usada en el modelo de datos. Hay tres resultados posibles.

  

"Correcto" informa sobre el número de filas importadas a cada tabla.

Puede producirse un "error" si la base de datos está sin conexión, si ya no tiene permisos o si se elimina o se cambia el nombre de una tabla o columna en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una nueva conexión en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha publicado la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Las propiedades de tabla muestran las consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente vuelve a realizar la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver la consulta y, a veces, modificarla viendo las propiedades de tabla en la ventana Power Pivot.

1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

2. Haga clic en Diseño > Propiedades de tabla.

3. Cambie a Editor de Power Query para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de origen de datos. Por ejemplo, las consultas no se muestran para las importaciones de fuentes de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer propiedades de conexión que determinen la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión determinada, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic en Datos > Connections para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

2. Seleccione una conexión y haga clic en Propiedades.

3. En Uso, en Control de actualización, si la casilla está desactivada para Actualizar esta conexión en Actualizar todo, obtendrá una cancelación al intentar Actualizar todo en la ventana Power Pivot.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server 2013, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero ello requiere que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno de SharePoint. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada.

Con Power Query, puede actualizar una consulta para importar los datos más recientes a una tabla sin tener que volver a crear la consulta.

Para actualizar una consulta:

1. En la cinta de opciones Editor de Power Query, haga clic en Actualizar vista previa.

Si el libro de Excel tiene una conexión con una tabla o consulta en una base de datos de Access, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña Datos ) para hacerlo.

1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

2. En el grupo Connections, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. En la pestaña Uso , establezca las opciones que quiera cambiar.

Comprobar el estado de una actualización o cancelarla

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar la actualización o cancelarla, siga uno o varios de estos procedimientos:

• Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

• Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

• Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de SQL Server, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña Datos ) para hacerlo.

1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos del SQL Server.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos del SQL Server.

2. En el grupo Connections, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. En la pestaña Uso , establezca las opciones que quiera cambiar, como habilitar una actualización en segundo plano.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

• Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

• Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

• Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en un origen de datos de OLE DB, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña Datos ) para hacerlo.

1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

2. En la pestaña Datos, en el grupo Connections, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y, a continuación, haga clic en Actualizar.

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

2. En el grupo Connections, haga clic en la flecha situada junto a Actualizar todo y haga clic en Propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

1. En la pestaña Uso , establezca las opciones que quiera cambiar.

Comprobar o cancelar una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para activar o cancelar una actualización, siga uno de estos procedimientos:

• Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

• Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

• Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Cuando cambien los datos que usas para el mapa, puedes actualizarlos manualmente en Mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

• En Mapas 3D, haga clic en Inicio > Actualizar datos.

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a mapas 3DPower Map:

1. En Mapas 3D, ve al mapa al que quieres agregar datos.

2. Dejando abierta la ventana Mapas 3D, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Los Mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Actualizar manualmente

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla dinámica.

   De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Datos, siga uno de los procedimientos siguientes:

3. Para actualizar la información de manera que coincida con el origen de datos, haga clic en el botón Actualizar o presione ALT+F5.

   También puede hacer clic con el botón derecho en la tabla dinámica y, después, hacer clic en Actualizar.

4. Para actualizar todas las tablas dinámicas del libro, haga clic en la flecha del botón Actualizar y, después, haga clic en Actualizar todo.

   

   Si la actualización tarda más de lo esperado, haga clic en Opciones > Actualizar > Estado de actualización para comprobar el estado de la actualización.

   Para detener la actualización, haga clic en Cancelar Actualizar.

Impedir el ajuste de los anchos de columna y el formato de celda

Si el ancho de las columnas y el formato de las celdas de los datos se ajustan al actualizar los datos de la tabla dinámica, y no desea que suceda eso, asegúrese de que las siguientes opciones estén activadas:

1. Haga clic en Opciones > Opciones.

   

2. En la pestaña Diseño y formato, active las casillas Autoajustar anchos de columnas al actualizar y Mantener el formato de la celda al actualizar.

Actualizar automáticamente los datos de tabla dinámica al abrir el libro

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla dinámica.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

   

3. En el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica, en la pestaña Datos, active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo.