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Actualizar una conexión de datos externos en Excel

Puede conectar su libro de Excel con un origen de datos externo, como una base de datos de SQL Server, un cubo OLAP o incluso otro libro de Excel. Esta conexión puede aparecer en el libro como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Puede mantener los datos del libro al día "actualizando" el vínculo a su origen. Cada vez que actualice la conexión, verá los datos más recientes, incluido el contenido nuevo o eliminado.

Nota de seguridad: Es posible que las conexiones a datos externos estén deshabilitadas actualmente en el equipo. Para actualizar los datos al abrir un libro, debe habilitar las conexiones de datos con la barra centro de confianza o colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, vea Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para los archivos, Agregar, quitar o ver un editor de confianzay ver las opciones y la configuración en el centro de confianza.

Para la mayoría de las conexiones, haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que usa la conexión y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

  • Actualizar solo los datos seleccionados   Presione ALT + F5 o, en la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en la flecha situada debajo de Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

    El mouse apunta al comando actualizar de la cinta de opciones

  • Actualizar todos los datos del libro   Presione CTRL + ALT + F5 o, en la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en Actualizar todo.

    Puntero del mouse sobre el botón Actualizar todo

  • Controlar cómo o Cuándo se actualiza la conexión   En la pestaña datos , haga clic en la flecha situada debajo de Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

    El mouse apunta al comando propiedades de conexión de la cinta de opciones

    En el cuadro de diálogo que se abre, elija las opciones que desee en la pestaña uso , en control de actualizaciones.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en la flecha situada debajo de Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

    El mouse apunta al comando propiedades de conexión de la cinta de opciones

  3. En el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, en la pestaña uso , en control de actualizaciones, active la casilla actualizar datos al abrir el archivo .

  4. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en la flecha situada debajo de Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

    El mouse apunta al comando propiedades de conexión de la cinta de opciones

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta   Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano   Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta   Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

  2. En la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en la flecha situada debajo de Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Puntero del mouse sobre el botón Actualizar todo

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

    2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

  3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

    Actualizar datos XML

Al usar el complemento Power Pivot para actualizar datos importados previamente, puede ver si la actualización se ha realizado correctamente, si se ha cancelado o no.

En Power Pivot, haga clic en inicio > obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

El estado de la actualización se indica para todas las conexiones que se usan en el modelo de datos. Existen tres resultados posibles.

Mensajes de estado de actualización de datos en PowerPivot

"Success" informa del número de filas importadas en cada tabla.

"Error" puede ocurrir si la base de datos está desconectada, ya no tiene permisos o se elimina una tabla o columna, o se cambia el nombre en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una conexión nueva en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha emitido la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Sugerencia:  ¿Comparte este libro con otras personas que podrían desear actualizar los datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos al recordarles que soliciten permisos sobre los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Propiedades de tabla Mostrar consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente está reejecutando la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y, a veces, modificar, la consulta viendo las propiedades de la tabla en la ventana de Power Pivot.

  1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

  2. Haga clic en diseño > propiedades de tabla.

  3. Cambie al editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de orígenes de datos. Por ejemplo, no se muestran consultas para las importaciones de fuentes de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer propiedades de conexión que determinen la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión en particular, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

  1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic en datos > consultas & conexiones para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

  2. Haga clic con el botón secundario en una conexión y luego haga clic en propiedades.

  3. En uso, en control de actualizaciones, si se desactiva la casilla de verificación Actualizar esta conexión en Actualizar todo, recibirá una cancelación cuando intente Actualizar todo en la Power Pivot ventana.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server 2013, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero ello requiere que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno de SharePoint. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada.

Cuando los datos que usa para los cambios de los mapas, puede actualizarlos manualmente en mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

  • En mapas 3D, haga clic en inicio > actualizar datos.

Actualizar datos en la pestaña Inicio

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a los mapas 3DPower Map:

  1. En mapas 3D, ve al mapa al que deseas añadir datos.

  2. Dejando la ventana de mapas 3D abierta, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

  3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Comando Agregar los datos seleccionados a Power Map

Tus mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Los datos de un libro de Microsoft Office Excel que se ha mostrado en servicios de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Los datos se pueden almacenar directamente en el libro o se pueden almacenar en un origen de datos externo, como una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el autor o el administrador del libro definió la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (. odc), que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo en Excel Services, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde que se actualizó por última vez.

Información sobre la actualización de datos

En la siguiente ilustración se explica el proceso básico de lo que sucede al actualizar los datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

  1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

  2. Una conexión, que suele guardarse en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para obtener acceso a los datos de un origen de datos externo y recuperarlos.

  3. Hay una gran variedad de orígenes de datos a los que puede obtener acceso, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

  4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Más información sobre cuestiones de seguridad

Cuando se está conectado a un origen de datos externo y se intenta actualizar los datos, es importante tener en cuenta los posibles problemas de seguridad y saber qué se puede hacer acerca de los problemas de seguridad.

Un archivo de conexión de datos contiene a menudo una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones maliciosas puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones dañinas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que:

  • El archivo de conexión fue creado por una persona confiable.

  • El archivo de conexión es seguro y viene de una biblioteca de conexiones de datos de confianza (DCL).

Nota de seguridad: El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionen de manera segura y de que no las revele involuntariamente a otras personas.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo se actualizan los datos de un origen de datos externo siguiendo uno o varios de estos procedimientos:

  • Actualizar al abrir   En Microsoft Office Excel 2007, el autor de un libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos al abrir el libro seleccionando la casilla actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión . (En la pestaña datos , en el Grupo conexiones , haga clic en conexiones, seleccione la conexión, haga clic en propiedades, haga clic en la pestaña uso y, a continuación, haga clic en actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, servicios de Excel siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crea una nueva sesión. Si el autor del libro desactiva la casilla actualizar datos al abrir el archivo , se muestran los datos que se almacenan en la memoria caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve los datos actualizados actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que siempre se muestren los datos actualizados al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.

    Si está usando un archivo de conexión de datos de Office (. odc), asegúrese de que también establece la casilla usar siempre el archivo de conexión en el cuadro de diálogo propiedades de conexión (en la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en conexiones, seleccione la conexión, haga clic en propiedades, haga clic en la pestaña definición y luego haga clic en usar siempre archivo de conexión)

    La configuración del sitio de ubicación de archivos de confianza, tiempo de espera de sesión breve y duración en caché de datos externostambién puede afectar a las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte a su administrador o al sistema de ayuda de la administración central de Microsoft Office SharePoint Server.

  • Actualización manual   

    Nota: Solo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

    1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

    2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en actualizar la conexión seleccionada.

      Notas: 

      • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

      • Si este comando de actualización no está visible, el autor del elemento Web ha desactivado la propiedad actualizar la conexión seleccionada, actualizar todas las conexiones . Para obtener más información, vea propiedades personalizadas del elemento Web Excel Web Access.

  • Actualizar todas las conexiones   En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en actualizar todas las conexiones.

  • Actualización periódica   Al usar Office Excel 2007, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente a un intervalo especificado después de que el libro se abra para cada conexión en el libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario puede actualizarse cada hora y, por lo tanto, el autor del libro ha definido que el libro se actualice automáticamente cada 60 minutos.

    Un autor de elemento Web puede activar o desactivar la propiedad permitir la actualización periódica de datos de Excel Web Access para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurre el intervalo de tiempo, de forma predeterminada se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento Web de Excel Web Access:

    ¿Actualizar datos para <lista de conexiones>? Vez Constantemente (No volver a preguntar)

    Un autor de elementos Web de Excel Web Access también puede establecer la propiedad del mensaje de la actualización periódica de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando servicios de Excel realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

    • Constantemente     significa que el mensaje se muestra con una pregunta en cada intervalo.

    • Opcionalmente     significa que un usuario puede elegir continuar con la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

    • Sin     significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje ni un aviso.

    Para obtener más información, vea propiedades personalizadas del elemento Web Excel Web Access.

  • Cancelar una actualización   Dado que una operación de actualización puede tardar más tiempo de lo esperado, puede cancelarla. Mientras se lleva a cabo la actualización, Excel Services muestra un mensaje con un símbolo del sistema. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más oportuno. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento que se describe a continuación no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Nota: Excel le solicita la contraseña solo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña datos , en el grupo consultas & conexiones , haga clic en Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

    El mouse apunta al comando propiedades de conexión de la cinta de opciones

    Nota: No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

    Nota: No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo a los datos externos.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en Actualizar todo.

    Actualizar la conexión de datos

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

    Nota: Si tiene abierto más de un libro, tendrá que repetir la operación en cada libro.

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

    Actualizar la conexión de datos

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Actualizar.

    Actualizar la conexión de datos

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

    2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

  3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

    Actualizar datos XML

¿Necesita conectarse primero a otro libro?

Para actualizar:

  • En la pestaña datos , haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo desea actualizar una determinada, seleccione cualquier celda de ese rango de datos, haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Controlar cómo o Cuándo se actualiza la conexión

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos conectados.

  2. En la pestaña datos , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, en propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar.

    En el caso de conjuntos de datos muy grandes, considere la opción Habilitar actualización en segundo plano . Esto devolverá el control de Excel, en lugar de esperar a que finalice la actualización.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Al usar el complemento Power Pivot para actualizar datos importados previamente, puede ver si la actualización se ha realizado correctamente, si se ha cancelado o no.

En Power Pivot, haga clic en inicio > obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

El estado de la actualización se indica para todas las conexiones que se usan en el modelo de datos. Existen tres resultados posibles.

Mensajes de estado de actualización de datos en PowerPivot

"Success" informa del número de filas importadas en cada tabla.

"Error" puede ocurrir si la base de datos está desconectada, ya no tiene permisos o se elimina una tabla o columna, o se cambia el nombre en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una conexión nueva en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha emitido la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Sugerencia:  ¿Comparte este libro con otras personas que podrían desear actualizar los datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos al recordarles que soliciten permisos sobre los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Propiedades de tabla Mostrar consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente está reejecutando la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y, a veces, modificar, la consulta viendo las propiedades de la tabla en la ventana de Power Pivot.

  1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

  2. Haga clic en diseño > propiedades de tabla.

  3. Cambie al editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de orígenes de datos. Por ejemplo, no se muestran consultas para las importaciones de fuentes de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer propiedades de conexión que determinen la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión en particular, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

  1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic en conexiones de datos > para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

  2. Seleccione una conexión y haga clic en propiedades.

  3. En uso, en control de actualizaciones, si se desactiva la casilla de verificación Actualizar esta conexión en Actualizar todo, recibirá una cancelación cuando intente Actualizar todo en la Power Pivot ventana.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server 2013, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero ello requiere que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno de SharePoint. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada.

Nota: El Editor de Power Query forma parte de obtener & transformación. Para obtener más información, vea Obtener y transformar en Excel 2016.

Con el editor de Power Query, puede actualizar una consulta para importar los datos más recientes en una tabla sin tener que volver a crear la consulta.

Para actualizar una consulta:

  1. Haga clic en obtener & transformar > Mostrar consultas.

  2. En el panel consultas del libro , seleccione la consulta que desea actualizar.

  3. En la cinta de opciones Editor de Power Query , haga clic en inicio > consulta > actualizar la vista previa.

Cinta del Editor de consultas

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de Access, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña datos ) para hacerlo.

¿Necesita conectarse primero a su base de datos de Access?

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

  2. En el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar.

Comprobar el estado de una actualización o cancelarla

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar la actualización, o para cancelarla, siga uno o varios de estos procedimientos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de SQL Server, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña datos ) para hacerlo.

¿Necesita conectarse primero a su base de datos de SQL Server?

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de SQL Server.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de SQL Server.

  2. En el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar, como habilitar una actualización en segundo plano.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en un origen de datos OLE DB, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña datos ) para hacerlo.

¿Necesita conectarse primero a los datos de OLE DB?

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

  2. En el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar.

Comprobar o cancelar una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para activar o desactivar una actualización, realice una de las siguientes acciones:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Cuando los datos que usa para los cambios de los mapas, puede actualizarlos manualmente en mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

  • En mapas 3D, haga clic en inicio > actualizar datos.

Actualizar datos en la pestaña Inicio

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a los mapas 3DPower Map:

  1. En mapas 3D, ve al mapa al que deseas añadir datos.

  2. Dejando la ventana de mapas 3D abierta, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

  3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Comando Agregar los datos seleccionados a Power Map

Tus mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Los datos de un libro de Microsoft Office Excel que se ha mostrado en servicios de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Los datos se pueden almacenar directamente en el libro o se pueden almacenar en un origen de datos externo, como una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el autor o el administrador del libro definió la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (. odc), que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde que se actualizó por última vez.

Información sobre la actualización de datos

En la siguiente ilustración se explica el proceso básico de lo que sucede al actualizar los datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

  1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

  2. Una conexión, que suele guardarse en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para obtener acceso a los datos de un origen de datos externo y recuperarlos.

  3. Hay una gran variedad de orígenes de datos a los que puede obtener acceso, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

  4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Más información sobre cuestiones de seguridad

Cuando se está conectado a un origen de datos externo y se intenta actualizar los datos, es importante tener en cuenta los posibles problemas de seguridad y saber qué se puede hacer acerca de los problemas de seguridad.

Un archivo de conexión de datos contiene a menudo una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones maliciosas puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones dañinas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que:

  • El archivo de conexión fue creado por una persona confiable.

  • El archivo de conexión es seguro y viene de una biblioteca de conexiones de datos de confianza (DCL).

Para obtener más información sobre cómo un administrador puede crear archivos de conexión, crear ubicaciones de confianza y proteger los archivos de conexión, consulte la ayuda de Microsoft Office Excel 2007 y la ayuda de la administración central de Office SharePoint Server.

Nota de seguridad: El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionen de manera segura y de que no las revele involuntariamente a otras personas.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo se actualizan los datos de un origen de datos externo siguiendo uno o varios de estos procedimientos:

  • Actualizar al abrir   En Microsoft Office Excel 2007, el autor de un libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos al abrir el libro seleccionando la casilla actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión . (En la pestaña datos , en el Grupo conexiones , haga clic en conexiones, seleccione la conexión, haga clic en propiedades, haga clic en la pestaña uso y, a continuación, haga clic en actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, servicios de Excel siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crea una nueva sesión. Si el autor del libro desactiva la casilla actualizar datos al abrir el archivo , se muestran los datos que se almacenan en la memoria caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve los datos actualizados actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que siempre se muestren los datos actualizados al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.

    Si está usando un archivo de conexión de datos de Office (. odc), asegúrese de que también establece la casilla usar siempre el archivo de conexión en el cuadro de diálogo propiedades de conexión (en la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en conexiones, seleccione la conexión, haga clic en propiedades, haga clic en la pestaña definición y luego haga clic en usar siempre archivo de conexión)

    La configuración del sitio de ubicación de archivos de confianza, tiempo de espera de sesión breve y duración en caché de datos externostambién puede afectar a las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte a su administrador o al sistema de ayuda de la administración central de Microsoft Office SharePoint Server.

  • Actualización manual   

    Nota: Solo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

    1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

    2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en actualizar la conexión seleccionada.

      Notas: 

      • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

      • Si este comando de actualización no está visible, el autor del elemento Web ha desactivado la propiedad actualizar la conexión seleccionada, actualizar todas las conexiones . Para obtener más información, vea propiedades personalizadas del elemento Web Excel Web Access.

  • Actualizar todas las conexiones   En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en actualizar todas las conexiones.

  • Actualización periódica   Al usar Office Excel 2007, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente a un intervalo especificado después de que el libro se abra para cada conexión en el libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario puede actualizarse cada hora y, por lo tanto, el autor del libro ha definido que el libro se actualice automáticamente cada 60 minutos.

    Un autor de elemento Web puede activar o desactivar la propiedad permitir la actualización periódica de datos de Excel Web Access para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurre el intervalo de tiempo, de forma predeterminada se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento Web de Excel Web Access:

    ¿Actualizar datos para <lista de conexiones>? Vez Constantemente (No volver a preguntar)

    Un autor de elementos Web de Excel Web Access también puede establecer la propiedad del mensaje de la actualización periódica de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando servicios de Excel realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

    • Constantemente     significa que el mensaje se muestra con una pregunta en cada intervalo.

    • Opcionalmente     significa que un usuario puede elegir continuar con la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

    • Sin     significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje ni un aviso.

    Para obtener más información, vea propiedades personalizadas del elemento Web Excel Web Access.

  • Cancelar una actualización   Dado que una operación de actualización puede tardar más tiempo de lo esperado, puede cancelarla. Mientras se lleva a cabo la actualización, Excel Services muestra un mensaje con un símbolo del sistema. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más oportuno. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  1. Haga clic en la pestaña Uso.

  2. En Control de actualizaciones, active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

  3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento que se describe a continuación no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después, haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Nota: Excel le solicita la contraseña solo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después, haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

    Nota: No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

    Nota: No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo a los datos externos.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en Actualizar todo.

    Actualizar la conexión de datos

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

    Nota: Si tiene abierto más de un libro, tendrá que repetir la operación en cada libro.

  1. Haga clic en cualquier celda del rango o de la tabla que contiene el vínculo al archivo de texto importado.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo.

    Actualizar la conexión de datos

    Para actualizar únicamente los datos seleccionados, haga clic en Actualizar.

    También puede hacer clic con el botón secundario en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, hacer clic en Actualizar.

  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, busque el archivo de texto y, luego, haga clic en Importar.

La actualización de un archivo de cubo sin conexión, que vuelve a crear el archivo utilizando los datos más recientes del cubo del servidor, puede llevar mucho tiempo y requerir una gran cantidad de espacio temporal en disco. Comience el proceso cuando no necesite acceso inmediato a otros archivos en Excel y asegúrese de tener suficiente espacio en disco para guardar el archivo nuevamente.

  1. Haga clic en la tabla dinámica conectada al archivo de cubo sin conexión.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Actualizar.

    Actualizar la conexión de datos

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda asignada para seleccionar la asignación XML que desee actualizar.

  2. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

    1. Haga clic en Archivo, en Opciones y después en Personalizar cinta de opciones.

    2. En Pestañas principales, active la casilla Programador y, después, haga clic en Aceptar.

  3. En la pestaña Programador, en el grupo XML, haga clic en Actualizar datos.

    Actualizar datos XML

¿Necesita conectarse primero a otro libro?

Para actualizar:

  • En la pestaña datos , haga clic en Actualizar todo.

Si tiene varias conexiones y solo desea actualizar una determinada, seleccione cualquier celda de ese rango de datos, haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Controlar cómo o Cuándo se actualiza la conexión

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos conectados.

  2. En la pestaña datos , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, en propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar.

    En el caso de conjuntos de datos muy grandes, considere la opción Habilitar actualización en segundo plano . Esto devolverá el control de Excel, en lugar de esperar a que finalice la actualización.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Al usar el complemento Power Pivot para actualizar datos importados previamente, puede ver si la actualización se ha realizado correctamente, si se ha cancelado o no.

En Power Pivot, haga clic en inicio > obtener datos externos > Actualizar o Actualizar todo para volver a importar la tabla actual o todas las tablas del modelo de datos.

El estado de la actualización se indica para todas las conexiones que se usan en el modelo de datos. Existen tres resultados posibles.

Mensajes de estado de actualización de datos en PowerPivot

"Success" informa del número de filas importadas en cada tabla.

"Error" puede ocurrir si la base de datos está desconectada, ya no tiene permisos o se elimina una tabla o columna, o se cambia el nombre en el origen. Compruebe que la base de datos está disponible, quizás creando una conexión nueva en un libro diferente.

"Cancelado" significa que Excel no ha emitido la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Sugerencia:  ¿Comparte este libro con otras personas que podrían desear actualizar los datos? Ayude a sus compañeros a evitar errores de actualización de datos al recordarles que soliciten permisos sobre los orígenes de datos que proporcionan los datos.

Propiedades de tabla Mostrar consultas usadas en la actualización de datos

La actualización de datos simplemente está reejecutando la misma consulta que se usó para obtener los datos en primer lugar. Puede ver y, a veces, modificar, la consulta viendo las propiedades de la tabla en la ventana de Power Pivot.

  1. Para ver la consulta usada durante la actualización de datos, haga clic en Power Pivot > Administrar para abrir la ventana de Power Pivot.

  2. Haga clic en diseño > propiedades de tabla.

  3. Cambie al editor de consultas para ver la consulta subyacente.

Las consultas no son visibles para todos los tipos de orígenes de datos. Por ejemplo, no se muestran consultas para las importaciones de fuentes de datos.

Propiedades de conexión que cancelan la actualización de datos

En Excel, puede establecer propiedades de conexión que determinen la frecuencia de actualización de datos. Si no se permite la actualización en una conexión en particular, recibirá un aviso de cancelación cuando ejecute Actualizar todo o intente actualizar una tabla específica que use la conexión.

  1. Para ver las propiedades de conexión, en Excel, haga clic en conexiones de datos > para ver una lista de todas las conexiones usadas en el libro.

  2. Seleccione una conexión y haga clic en propiedades.

  3. En uso, en control de actualizaciones, si se desactiva la casilla de verificación Actualizar esta conexión en Actualizar todo, recibirá una cancelación cuando intente Actualizar todo en la Power Pivot ventana.

Actualizar datos en SharePoint Server 2013

En SharePoint Server 2013, puede programar la actualización de datos desatendida en el servidor, pero ello requiere que Power Pivot para SharePoint 2013 esté instalado y configurado en su entorno de SharePoint. Consulte a su administrador de SharePoint para saber si está disponible la actualización de datos programada.

Power Query permite actualizar una consulta para importar los datos más recientes en una tabla sin necesidad de volver a crear la consulta.

Importante: 

  • Excel 2010   Power Query no se incluye en Excel 2010, pero puede descargar, instalar y activar el complemento Power Query.

  • Para activar el complemento de Power Query , haga clic en > opciones de archivo > Complementos. En la sección Administrar de la parte inferior, elija la opción Complementos COM de la lista desplegable y, después, haga clic en Ir. Haga clic en la casilla de Power Query y, luego, en Aceptar. La cinta Power Query debe aparecer automáticamente, pero si no lo hace, cierre y reinicie Excel.

Para actualizar una consulta:

  1. En la cinta de opciones Editor de consultas , haga clic en Actualizar vista previa.

Cinta del Editor de consultas

Nota: El Editor de consultas solo aparece al cargar, editar o crear una consulta nueva con Power Query. En el siguiente vídeo se muestra la ventana del Editor de consultas, que aparece tras editar una consulta de un libro de Excel. Para ver el Editor de consultas sin cargar o editar una consulta de libro existente, vaya a la sección Obtener datos externos de la ficha de cinta Power Query y seleccione Desde otros orígenes > Consulta en blanco. En el siguiente vídeo se muestra una manera de mostrar el Editor de consultas.

Cómo ver el Editor de consultas en Excel

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de Access, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña datos ) para hacerlo.

¿Necesita conectarse primero a su base de datos de Access?

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de Access.

  2. En el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar.

Comprobar el estado de una actualización o cancelarla

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar la actualización, o para cancelarla, siga uno o varios de estos procedimientos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en una base de datos de SQL Server, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña datos ) para hacerlo.

¿Necesita conectarse primero a su base de datos de SQL Server?

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de SQL Server.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de SQL Server.

  2. En el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar, como habilitar una actualización en segundo plano.

Cancelar o comprobar el estado de una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Si el libro de Excel tiene una conexión a una tabla o consulta en un origen de datos OLE DB, puede asegurarse de que muestra la información más actualizada. Use el comando Actualizar (en la pestaña datos ) para hacerlo.

¿Necesita conectarse primero a los datos de OLE DB?

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

  2. En la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en Actualizar.

Actualizar la conexión de datos

Para controlar cómo o con qué frecuencia se actualiza la conexión:

  1. Haga clic en cualquier celda que contenga los datos de OLE DB.

  2. En el grupo conexiones , haga clic en la flecha junto a Actualizar todoy, a continuación, haga clic en propiedades de conexión.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

Propiedades de la conexión

  1. En la pestaña uso , establezca las opciones que desee cambiar.

Comprobar o cancelar una actualización

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para activar o desactivar una actualización, realice una de las siguientes acciones:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

Cuando los datos que usa para los cambios de los mapas, puede actualizarlos manualmente en mapas 3D. Los cambios se reflejarán en el mapa. Se hace así:

  • En mapas 3D, haga clic en inicio > actualizar datos.

Actualizar datos en la pestaña Inicio

Agregar datos a Power Map

Para agregar nuevos datos a los mapas 3DPower Map:

  1. En mapas 3D, ve al mapa al que deseas añadir datos.

  2. Dejando la ventana de mapas 3D abierta, haga clic en Excel y seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea agregar.

  3. En la cinta de opciones de Excel, haga clic en Insertar > Mapa flecha > Agregar datos seleccionados a Power Map.

Comando Agregar los datos seleccionados a Power Map

Tus mapas 3D se actualizarán automáticamente para mostrar los datos adicionales.

Los datos de un libro de Microsoft Office Excel que se ha mostrado en servicios de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Los datos se pueden almacenar directamente en el libro o se pueden almacenar en un origen de datos externo, como una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Si los datos proceden de un origen de datos externo, el autor o el administrador del libro definió la información de conexión, a menudo en un archivo de conexión de datos de Office (. odc), que describe cómo localizar, iniciar sesión, consultar y obtener acceso al origen de datos externo.

Cuando esté conectado a un origen de datos externo, puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados en los datos desde que se actualizó por última vez.

Información sobre la actualización de datos

En la siguiente ilustración se explica el proceso básico de lo que sucede al actualizar los datos conectados a un origen de datos externo.

Proceso básico de actualización de datos externos

  1. Una operación de actualización obtiene datos actualizados.

  2. Una conexión, que suele guardarse en un archivo de conexión, define toda la información necesaria para obtener acceso a los datos de un origen de datos externo y recuperarlos.

  3. Hay una gran variedad de orígenes de datos a los que puede obtener acceso, como OLAP, SQL Server, proveedores OLEDB y controladores ODBC.

  4. Los datos actualizados se agregan al libro actual.

Más información sobre cuestiones de seguridad

Cuando se está conectado a un origen de datos externo y se intenta actualizar los datos, es importante tener en cuenta los posibles problemas de seguridad y saber qué se puede hacer acerca de los problemas de seguridad.

Un archivo de conexión de datos contiene a menudo una o más consultas que se usan para actualizar datos externos. Al reemplazar este archivo, un usuario con intenciones maliciosas puede diseñar una consulta para obtener acceso a información confidencial y distribuirla a otros usuarios o realizar otras acciones dañinas. Por lo tanto, es importante asegurarse de que:

  • El archivo de conexión fue creado por una persona confiable.

  • El archivo de conexión es seguro y viene de una biblioteca de conexiones de datos de confianza (DCL).

Para obtener más información sobre cómo un administrador puede crear archivos de conexión, crear ubicaciones de confianza y proteger los archivos de conexión, consulte la ayuda de Microsoft Office Excel 2007 y la ayuda de la administración central de Office SharePoint Server.

Nota de seguridad: El acceso a un origen de datos externo suele requerir credenciales (como un nombre de usuario y una contraseña) que se usan para autenticar al usuario. Asegúrese de que estas credenciales se le proporcionen de manera segura y de que no las revele involuntariamente a otras personas.

Controlar cómo se actualizan los datos

Puede controlar cómo se actualizan los datos de un origen de datos externo siguiendo uno o varios de estos procedimientos:

  • Actualizar al abrir   En Microsoft Office Excel 2007, el autor de un libro puede crear un libro que actualice automáticamente los datos externos al abrir el libro seleccionando la casilla actualizar datos al abrir el archivo en el cuadro de diálogo Propiedades de la conexión . (En la pestaña datos , en el Grupo conexiones , haga clic en conexiones, seleccione la conexión, haga clic en propiedades, haga clic en la pestaña uso y, a continuación, haga clic en actualizar datos al abrir el archivo). En este caso, servicios de Excel siempre actualiza los datos antes de mostrar un libro y crea una nueva sesión. Si el autor del libro desactiva la casilla actualizar datos al abrir el archivo , se muestran los datos que se almacenan en la memoria caché con el libro, lo que significa que cuando un usuario actualiza manualmente los datos, el usuario ve los datos actualizados actualizados durante la sesión actual, pero los datos no se guardan en el libro. Si desea asegurarse de que siempre se muestren los datos actualizados al mostrar el libro en Excel Services, active la casilla actualizar datos al abrir el archivo con Office Excel.

    Si está usando un archivo de conexión de datos de Office (. odc), asegúrese de que también establece la casilla usar siempre el archivo de conexión en el cuadro de diálogo propiedades de conexión (en la pestaña datos , en el grupo conexiones , haga clic en conexiones, seleccione la conexión, haga clic en propiedades, haga clic en la pestaña definición y luego haga clic en usar siempre archivo de conexión)

    La configuración del sitio de ubicación de archivos de confianza, tiempo de espera de sesión breve y duración en caché de datos externostambién puede afectar a las operaciones de actualización. Para obtener más información, consulte a su administrador o al sistema de ayuda de la administración central de Microsoft Office SharePoint Server.

  • Actualización manual   

    Nota: Solo puede actualizar manualmente un informe de tabla dinámica.

    1. Seleccione una celda en un informe de tabla dinámica.

    2. En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en actualizar la conexión seleccionada.

      Notas: 

      • Cualquier operación interactiva que cause una nueva consulta de un origen de datos OLAP inicia una operación de actualización manual.

      • Si este comando de actualización no está visible, el autor del elemento Web ha desactivado la propiedad actualizar la conexión seleccionada, actualizar todas las conexiones . Para obtener más información, vea propiedades personalizadas del elemento Web Excel Web Access.

  • Actualizar todas las conexiones   En la barra de herramientas de Excel Web Access, en el menú Actualizar , haga clic en actualizar todas las conexiones.

  • Actualización periódica   Al usar Office Excel 2007, el autor del libro puede especificar que los datos se actualicen automáticamente a un intervalo especificado después de que el libro se abra para cada conexión en el libro. Por ejemplo, una base de datos de inventario puede actualizarse cada hora y, por lo tanto, el autor del libro ha definido que el libro se actualice automáticamente cada 60 minutos.

    Un autor de elemento Web puede activar o desactivar la propiedad permitir la actualización periódica de datos de Excel Web Access para habilitar o deshabilitar esta operación de actualización periódica, si el autor del libro ha definido la propiedad. Cuando transcurre el intervalo de tiempo, de forma predeterminada se muestra el siguiente mensaje de alerta de actualización en la parte inferior del elemento Web de Excel Web Access:

    ¿Actualizar datos para <lista de conexiones>? Vez Constantemente (No volver a preguntar)

    Un autor de elementos Web de Excel Web Access también puede establecer la propiedad del mensaje de la actualización periódica de datos para controlar el comportamiento del mensaje que se muestra cuando servicios de Excel realiza una actualización periódica de datos durante una sesión:

    • Constantemente     significa que el mensaje se muestra con una pregunta en cada intervalo.

    • Opcionalmente     significa que un usuario puede elegir continuar con la actualización periódica sin mostrar un mensaje.

    • Sin     significa que Excel Web Access realiza una actualización periódica sin mostrar un mensaje ni un aviso.

    Para obtener más información, vea propiedades personalizadas del elemento Web Excel Web Access.

  • Cancelar una actualización   Dado que una operación de actualización puede tardar más tiempo de lo esperado, puede cancelarla. Mientras se lleva a cabo la actualización, Excel Services muestra un mensaje con un símbolo del sistema. Haga clic en Cancelar para interrumpir la operación, de modo que pueda completar la operación de actualización en un momento más oportuno. Se mostrarán los datos devueltos por las consultas antes de cancelar la operación de actualización.

Puede actualizar un rango de datos externos de forma automática cuando abre el libro. De manera opcional, puede guardar el libro sin guardar los datos externos para que reducir el tamaño del archivo.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  1. Haga clic en la pestaña Uso.

  2. En Control de actualizaciones, active la casilla Actualizar al abrir el archivo.

  3. Si desea guardar el libro con la definición de consulta pero sin los datos externos, active la casilla Quitar datos del rango de datos externo antes de guardar el libro.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Actualizar cada y, a continuación, especifique el número de minutos entre actualizaciones.

Las contraseñas almacenadas no están cifradas, por eso no se recomienda su uso. Si el origen de datos necesita una contraseña para conectarse a él, podrá requerir que los usuarios escriban la contraseña para poder actualizar el rango de datos externos. El procedimiento que se describe a continuación no se aplica a los datos recuperados de un archivo de texto (.txt) o una consulta web (.iqy).

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Por ejemplo, contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después, haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

  3. Haga clic en la pestaña Definición y después, desactive la casilla Guardar contraseña.

Nota: Excel le solicita la contraseña solo la primera vez que se actualiza el rango de datos externos en cada sesión de Excel. La próxima vez que inicie Excel, se le solicitará de nuevo la contraseña si abre el libro que contiene la consulta y, a continuación, intenta realizar una operación de actualización.

Para conjuntos de datos de gran tamaño, considere ejecutar una actualización en segundo plano. De este modo, podrá retomar el control de Excel en lugar de esperar varios minutos o más hasta que finalice la actualización.

  1. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

  2. En la pestaña Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Actualizar todo y después, haga clic en Propiedades de conexión.

    Propiedades de la conexión

    Nota: No puede ejecutar una consulta OLAP en segundo plano.

    Nota: No puede ejecutar una consulta para ningún tipo de conexión que recupere datos del modelo de datos.

  3. Haga clic en la pestaña Uso.

  4. Active la casilla Habilitar actualización en segundo plano para ejecutar la consulta en segundo plano. Desactive esta casilla para ejecutar la consulta mientras espera.

    Mientras graba una macro que incluye una consulta, Excel no ejecuta la consulta en segundo plano. Para cambiar la macro grabada de modo que la consulta se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic. Cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de BackgroundQuery := False a BackgroundQuery := True.

Si el libro está conectado a un origen de datos de gran tamaño, actualizarlo podría llevar algo más de tiempo del previsto. Para comprobar el estado de la actualización o para cancelarla, siga uno de estos pasos:

  • Comprobar el estado de una consulta    Aparece un mensaje en la barra de estado de Excel para indicar que la consulta se está ejecutando. Haga doble clic en el mensaje para comprobar el estado de la consulta.

  • Detener una actualización en segundo plano    Para detener una consulta que se está ejecutando en segundo plano, haga doble clic en el mensaje de estado de la consulta en la barra de estado para mostrar el cuadro de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic en Detener actualización.

  • Detener una consulta    Para detener la ejecución de una consulta cuando la actualización en segundo plano está desactivada, presione la tecla Esc.

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