Activar y configurar identificadores de documento en una colección de sitios

Activar y configurar identificadores de documento en una colección de sitios

Los identificadores de documento le ayudan a administrar los documentos proporcionándole una manera fácil de realizar el seguimiento de elementos independientemente de su ubicación. Por ejemplo, si se mueve un contrato legal de una biblioteca de documentos a una biblioteca de archivado de otro sitio, el contrato conserva su id. de documento. Puede usar el identificador de documento para encontrar fácilmente el contrato archivado. Los identificadores de documento se asignan automáticamente a los documentos cargados y este identificador seguirá al elemento en todo su ciclo de vida. Los identificadores de documento también pueden asignarse a conjuntos de documentos.

Activar, habilitar y configurar identificadores de documento

Para usar identificadores de documento con el fin de realizar el seguimiento de documentos o registros, primero tiene que activar la característica en la colección de sitios.

Activar la característica Id. de documento en una colección de sitios

Nota: Para habilitar la característica Id. de documento, tiene que ser administrador de la colección de sitios.

  1. Vaya al sitio de primer nivel o a la colección de sitios.

  2. Haga clic en Configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título y después en Configuración del sitio.

    En un sitio de grupo conectado de SharePoint, haga clic en Configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título y en Contenido del sitio, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  4. Junto a Servicio de Id. de documento, haga clic en Activar. Aparece un icono activo junto al elemento y se activa la característica para la colección de sitios actual.

Habilitar y configurar identificadores de documento en una colección de sitios

Cuando se habilita la característica Id. de documento para una colección de sitios determinada, se asigna un identificador de documento automáticamente a todos los documentos de la colección de sitios. El número de documentos de la colección de sitios afecta al tiempo que se tarda en completar este proceso.

Nota: Para habilitar y configurar la característica Id. de documento, tiene que ser administrador de la colección de sitios.

  1. Vaya al sitio de primer nivel o a la colección de sitios.

  2. Haga clic en Configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título y después en Configuración del sitio.

    En un sitio de grupo conectado de SharePoint, haga clic en Configuración Botón de configuración de SharePoint 2016 en la barra de título y en Contenido del sitio, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de Id. de documento.

  4. En la página Configuración de Id. de documento, en la sección Asignar identificadores de documento, compruebe que la casilla Asignar identificadores de documento esté activada.

    Asignar identificadores de documento en la página de Configuración de identificadores de documento

    Nota:  Cuando habilite identificadores de documento en una colección de sitios, aparecerá el mensaje siguiente: La configuración de la característica de Id. de documento está programada para que la complete un proceso automatizado. El tiempo que tarde este proceso dependerá de la cantidad de documentos que haya en la colección de sitios.

    1. Para establecer una cadena personalizada de caracteres o números que se anexen automáticamente al comienzo de cada Id. de documento, escriba la cadena en Comenzar los identificadores con los siguientes caracteres.

    2. Active la casilla Restablecer todos los identificadores de documento… si desea agregar automáticamente el prefijo a todos los identificadores de documento existentes de la colección de sitios.

    3. En las secciones Ámbito de búsqueda de consulta de Id. de documento, seleccione los sitios que usará como ámbito de búsqueda para la consulta de identificadores.

  5. Haga clic en Aceptar.

Cuando se habilitan id. de documento para una colección de sitios, se agrega una columna a los tipos de contenido Documento y Tipos de contenido del conjunto de documentos como el nivel de la colección de sitios. El id. asignado a un elemento aparece en la columna Id. de documento. Busque el id. de documento en el panel de detalles de la biblioteca del documento.

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Actualización: 25 de abril de 2018

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